Бланк приказа о подотчетных лицах

Для того, чтобы выдать сотруднику организации денежные средства из кассы на осуществление каких-либо расчетов необходимо издать приказ о подотчетных лицах, образец которого найдете в конце статьи.

Выдача под отчет наличных денежных средств осуществляется на основании регламента, прописанного в Порядке ведения кассовых операций РФ (утвержденным по решению Совета директоров Банка России №40 от 22 сентября 1993 г.).

Содержание

  • 1 Общие требования
  • 2 Скачать бланк приказа

Общие требования

Бланк приказа о подотчетных лицахЗаполнение шапки приказа

Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:

  • Для осуществления командировочных расходов.
  • На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
  • Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
  • На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
  • На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.

Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:

  • Размеры выдаваемых сумм и их целевое назначение.
  • Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
  • Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.

Бланк приказа о подотчетных лицахПример заполнения самого приказа

Денежные средства, которые выдаются подотчетному лицу передавать третьим лицам запрещено.

Само по себе понятие подотчет, предполагает,  что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию.

Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.

Стоит отметить, что прежде чем выдать сотруднику деньги подотчет следует проверить наличие у него непогашенных ранее выданных авансов. Деньги выдаются лишь в том случае, если долги по предыдущим авансам отсутствуют, либо сотрудник должен их погасить.

Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.

Скачать бланк приказа

Приказ о подотчетных лицах образец скачать.

Бланк приказа о подотчетных лицах скачать.

Приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах – документ, составленный руководителем предприятия, в котором отображается перечень подотчетных лиц, дата и сумма денежных средств, которые им выдаются. В документе так же указываются сроки, в которые подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства.

Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, которые получают определенные суммы денежных средств (авансы), необходимые для административных, хозяйственных, представительских, организационных и иных нужд предприятия. К таким нуждам относятся затраты на покупку канцтоваров, оплата определенных услуг предприятия и др.

После получения указанных в приказе денежных средств и произведенных расходов, подотчетные лица в обязательном порядке должны предоставить в отдел бухгалтерии предприятия письменный отчет об использовании денежных средств. В случае, если некоторая сумма осталась неиспользованной, ее необходимо вернуть в кассу предприятия.

Приказ о подотчетных лицах содержат в себе следующие реквизиты:

  • полное наименование предприятия, согласно учредительным документам;
  • наименование документы;
  • регистрационный номер документа;
  • дата составления приказа;
  • перечень подотчетных лиц, которым предприятие выдает денежные средства (фамилии, имена и отчества, а так же занимаемые должности);
  • фамилия, имя, отчество и подпись главного бухгалтера, который является ответственным за выдачу денежных средств;
  • подпись руководителя предприятия.

Подотчетное лицо, получившее определенную сумму денежных средств, не имеет права передавать ее третьим лицам, т.к. оно материально ответственно и на данного человека возлагается ответственность за использование полученной суммы денежных средств.

В данном приказе уточняется, что подотчетные лица должны использовать полученные денежные средства в строгом соответствии с указанными целями. Израсходование полученной суммы должно быть произведено в течение трех календарных дней с момента их получения.

Для командированных лиц данные сроки так же составляют трехдневных срок, но с момента возвращения из служебной командировки.

Если подотчетное лицо отсутствовало по причине командировки за границей, срок сдачи отчета составляется 10 дней с момента его возвращения.

Составление приказа о подотчетных лицах так же имеет место в случае, когда необходимо выдать денежные средства дочерним предприятиям (филиалам), которые находятся за территориальными пределами главного предприятия и не имеют самостоятельного баланса.

Приказ о подотчетных лицах

Хозяйственная деятельность каждой организации подразумевает наличие определенных расходов, связанных с ее деятельность, что в свою очередь подразумевает оборот наличных денежных средств.

Для получения денег из кассы организации назначаются определенные, так называемые подотчетные лица, которым дано право на обращение с наличными деньгами.

Круг доверенных лиц определяется на основании приказа о подотчетных лицах.

Для чего определяются подотчетные лица

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Для того, чтобы сотрудники организации могли осуществлять определенные операции с наличными деньгами, связанные с осуществлением расходов должен быть издан приказ руководителя, в котором описывается кто и на какие цели может брать деньги из кассы.

Деньги под отчет из кассы предприятия выдаются в соответствии с установленным Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации, который был утвержден на основании Решения Совета директоров Банка России, под номером 40 от 22.09.1993 г.

Выдавать денежные средства под отчет организации могут на осуществление следующих расходов:

  • Командировочные.
  • Геолого-разведывательные партии, на проведение экспедиций.
  • Представительские расходы, хозяйственно-операционные, сюда же входит и приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ).
  • Уполномоченных организаций и предприятий.
  • Филиалов и отдельных подразделений, которые находятся вне деятельности головной организации не состоят на самостоятельном балансе.

Для осуществления вышеописанных расходов в соответствующем приказе определяется следующее:

  • Размер денежных средств.
  • Сроки предоставления под отчет денег.
  • Перечень сотрудников, которым могут предоставляться деньги в под отчет.
  • Целевое назначение, по которому могут выдаваться деньги на расходы.

Важно! Стоит обратить внимание, что выданные в под отчет деньги сотруднику запрещается передавать их в пользу третьих лиц.

Сотрудник, который получил деньги на осуществление каких-либо расходов должен предоставить отчет по расходу выданных ему средств. Такая мера должна быть осуществлена в течение 3-х рабочих дней после истечение установленного срока выдачи. Если средства выдаются командируемому, то отчет предоставляется в течение 3- рабочих дней с момента возвращения из командировки.

Как правильно составить проказ о назначении подотчетных лиц

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Данный документ не имеет установленной законодательством унифицированной формы, для его составления применяется установленный порядок составления приказов. Составлять его можно на официальном бланке организации, где указаны все необходимые реквизиты.

В общем случае необходимо, что в документе содержалась следующая информация:

  • Приказ должен содержать реквизиты организации, город его публикации, порядковый номер, в соответствии с журналом регистрации приказов, и дату издания приказа.
  • Краткое описание документа, например, «О под отчетных лицах».
  • Тело документа, в тексте указывается: кому разрешается выдавать деньги, срок выдачи, а также цели, на которые они выдаются.
  • Приказ должен содержать максимальную сумму денежных средств, которая может быть выданы указанным лицам.
  • В конце документа указывается наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись и инициалы (ФИО).

Бланк приказа о подотчетных лицах

Скачать шаблон приказа в формате Word.

Скачать приказ о подотчетных лицах образец.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Выдача денег из кассы предприятия работнику — достаточно часто встречающаяся практика. Заявление на выдачу денег в подотчет составляется лицом, желающим получить наличные деньги из кассы с целью их использования для нужд предприятия. Файлы в .DOC:Бланк заявления на выдачу денег в подотчетОбразец заявления на выдачу денег в подотчет

Обязательно ли заявление

Законодательной базой для проведения кассовых операций является Указание Центробанка России от 11 марта 2014 года №3210-У.

В частности, в этом указании говорится о том, что при выдаче наличных денежных средств из кассы подотчет подотчетное лицо обязано предоставить в кассу заявление на выдачу денег с визой (резолюцией) руководителя предприятия, на основании которой бухгалтером-кассиром будет оформлен расходный кассовый ордер.

Помимо этого основанием для выдачи денег может являться и приказ (распорядительный документ), изданный организацией.

Подотчетным лицом может быть любое лицо, состоящее с работодателем в отношениях по трудовому или гражданско-правовому договору, а также сам руководитель организации. В последнем случае вместо заявления оформляется распорядительный документ.

В течение трех дней после истечения срока, на который были взяты деньги, подотчетное лицо должно отчитаться в их использовании. Для этих целей составляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие целевое использование средств документы (кассовые чеки, квитанции, билеты и прочее).

  Должностная инструкция оператора ЭВМ

Читайте также:  Как разделить расходы по налогу на прибыль на прямые и косвенные?

В 2020 году в Указание Центробанка были внесены изменения, согласно которым отказать в выдаче денег работнику, если он не отчитался по предыдущим авансам, не могут.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2019-2020 годах

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2019-2020 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Составление заявления

Согласно Указанию, форма заявления является произвольной, главное, чтобы в нем содержалось четкое и ясное указание на:

  • сумму, которая испрашивается в подотчет;
  • цели получения денег;
  • срок, в течение которого деньги будут использованы.

Как правило, в организации внутренним нормативным актом утверждаются бланки заявлений на выдачу денег подотчет. При необходимости работник просто вносит в уже существующие поля свои данные.

На нашем сайте имеется образец заявления, которым можно воспользоваться, индивидуализировав его для собственных нужд.

Структура заявления выглядит следующим образом:

  1. В «шапке» заявления, расположенной в верхнем правом углу, указываются должность, фамилия И.О. руководителя и название организации (ФИО работодателя-ИП), а также данные работника: ФИО, должность, подразделение.
  2. Ниже по центру указывается название документа: «Заявление на выдачу денежных средств подотчет» (возможны другие варианты).
  3. Под названием документа с новой строки пишется текст заявления, начиная со слова «прошу». Например, «прошу выдать мне 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для закупки новогодних подарков для детей наших сотрудников на срок до 15 декабря 2021 года». Указание на срок является обязательным.
  4. Под текстом заявления ставится дата его составления, подпись и расшифровка подписи работника.

  Кто такой товаровед и что он делает

Необходимые сведения

приказ о подотчетных лицах образец 2020 скачать word

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

  • время, на которое выдаются финансовые средства;
  • назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов.

В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет.

Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2020 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок.

А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Понятие подотчетных денег

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Получается, что руководитель фирмы имеет право дать свое согласие на выдачу подотчетных средств неограниченной суммы, если эти финансы будут предназначаться для расчета с физлицом.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
  2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.

  3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Можно ли обойтись без приказа

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

На карточку

  • Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.
  • Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.
  • Данный процесс имеет ряд преимуществ:
  • надежность и своевременность;
  • отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
  • нет необходимости в оформлении кассовой документации;
  • возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
Читайте также:  Физлицо-руководитель не может подать уведомление о переходе на усн от своего имени

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

  • лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
  • работники, ответственные за выполнение приказа.
  1. Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.
  2. Заверять его печатью необязательно.
  3. Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Форма документа

Изменения в порядке

Перечень изменений, внесенных в 2020 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:

  • Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
  • Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
  • Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
  • Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
  • Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и бухгалтерском учете.
  • Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
  • При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2020

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления;
  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Отчетность по потраченным деньгам

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

  • покупка необходимых предметов;
  • оплата расходов, потраченных на командировки;
  • расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
  5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Узнайте к чему: Как забрать свой пай из колхоза

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

  • в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
  • товар должен быть приобретен в рабочее время;
  • на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

  • если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
  • многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
  • сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Как правильно составить приказ о подотчетных лицах (образец)

  • Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
  • Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Начать работу! Узнать больше

Приказ о подотчетных лицах представляет собой документ, в котором перечислен список подотчетных лиц, дата и сумма выдаваемых им денежных средств. Документ составляется руководителем предприятия. Также в нем указываются сроки, в которые подотчетные лица должны представить отчет за полученные и израсходованные средства.

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники предприятия, которые получают денежные средства на представительские, хозяйственные, организационные и иные нужды предприятия. К таким нуждам могут относиться затраты, необходимые на приобретение канцелярских товаров или оплату определенных услуг предприятия, командировочные и тому подобные расходы.

После получения и оприходования денежных средств подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию подробный отчет в письменной форме об использовании денежных средств. Если часть полученных средств осталась неизрасходованной – излишки в обязательном порядке необходимо вернуть в бухгалтерию предприятия.

  1. Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
  2. «Класс365» — онлайн программа для всех:
  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Начать работу! Узнать больше

Как правильно составить приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах должен содержать в себе следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • регистрационный номер;
  • дату составления и утверждения приказа;
  • перечень подотчетных лиц с указанием ФИО и занимаемой должности;
  • подпись директора предприятия;
  • ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за выдачу денежных средств.

Подотчетное лицо ни при каких обстоятельствах не имеет права передавать полученные денежные средства третьим лицам, так как после получения средств оно является материально ответственным лицом и несет ответственность за целевое использование полученных средств.

Также в приказе уточняется, что подотчетное лицо должно использовать средства в соответствии с целями, на которые они были получены. Полученная сумма должна быть израсходована не позднее трех дней с момента получения. Если средства выдавались в качестве командировочных, то и в этом случае срок составляет три дня, но с момента возвращения из служебной командировки.

Возможно увеличение срока до 10 дней, но только в том случае, если подотчетное лицо получало средства на заграничную командировку. Отчет должен быть предоставлен в строго обозначенный срок. Составление данного приказа осуществляется и в том случае, если денежные средства выдаются филиалам либо дочерним предприятиям, которые не имеют собственного бюджета.

Читайте также:  Какие взносы платить с выплат по ГПД работнику-иностранцу?

Скачать образец формы бланка приказ о выдаче подотчетных сумм, а так же посмотреть пример его заполнения

Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • 8 (800) 700 95 53
  • ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
  • Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.

Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.

Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2020 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов.

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2020 года.

Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Подотчетное лицо

Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.

Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.

Передача денег подотчетному лицу

Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.

Подотчетное лицо имеет право расходовать выделенные деньги строго по их назначению. Передавать или обмениваться выделенными финансами, подотчетными лицами между собой запрещено.

Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

  • лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
  • период времени, на который выделяется задаток;
  • цель, для которой предоставляются деньги;
  • лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

  • рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
  • представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
  • приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
  • хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
  • научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары.

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их.

При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

Приказ о подотчетных лицах

Как известно, работники организации могут получать денежные средства в подотчет для выполнения определенных действий. Расходовать полученные деньги работники могут только на нужны организации — съездить в командировку, приобрести канцтовары, хозтовары, закупить основные средства или материалы, потратить на представительские цели.

Для того чтобы выдавать работнику денежные средства в подотчет, необходимо составить приказ, в котором указать, что данному работнику можно выдавать денежные средства для расходов на нужды организации. Причем может быть оговорено, какие именно суммы он может получать и на что их тратить.

Лица, получавшие деньги от организации, называются подотчетными лицами. Их перечень должен быть обязательно закреплен в приказе руководителя. Директор организации своим приказом определяет, кому можно выдавать деньги в подотчет. Скачать образец приказа о подотчетных лицах можно ниже бесплатно.

Для того чтобы получить деньги, подотчетному лицу нужно написать заявление, в котором указать цели расходования средств. Заявление должно быть утверждено руководителем. Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет.

Деньги будут выданы в том случае, если работник включен в список подотчетных лиц, закрепленных в приказе директора, а также не имеет задолженностей по предыдущим полученным суммам. Каждый раз получая деньги, работник должен отчитаться о том, какая сумма им получена, какая потрачена и на что. Отчитывается подотчетное лицо с помощью авансового отчета АО-1.

Как правильно оформить?

Список подотчетных лиц необходимо утвердить руководителю, делается это с помощью приказа, составленного в свободной форме.

Бланк приказа должен включать:

  • название организации и ее реквизиты;
  • название бланка и заголовок;
  • дату и место оформления;
  • номер;
  • список подотчетных лиц (ФИО, должность) — лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет;
  • если необходимо установить ограничение по выдаваемой сумме, то это нужно отразить в приказе;
  • назначение лица, на которого возлагается контроль за соблюдением приказа;
  • подпись директора;
  • визы каждого из подотчетных лиц (они должны быть ознакомлены  с данным приказом под роспись);
  • виза лица, назначенного ответственным за исполнение приказа.

Для упрощения процесса оформления можно распечатать приказ на фирменном бланке, в этом случае можно не писать реквизиты организации вручную.

Скачать образец приказа

Приказ о подотчетных лица образец — скачать.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *