Электронный больничный лист — инструкция для работодателя

10 февраля

4755

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Электронный больничный — это сведения о временной нетрудоспособности сотрудника, сформированные и размещенные в информационной системе ФСС РФ в виде электронного листка нетрудоспособности — ЭЛН.

50 и больше новейших кадровых бланков и документов с учетом последних изменений законодательства вы получите, пройдя наш дистанционный курс.

Данная система функционирует, если стороны — лечебное учреждение и работодатель — обе участвуют в информационном сотрудничестве и обмениваются сведениями, чтобы сформировать электронный больничный.

Совет Для участия в таком взаимодействии работодатель может использовать собственное адаптированное программное обеспечение или войти в Личный кабинет страхователя, размещенный по адресу https://esia.gosuslugi.ru.

Понадобится номер ЭЛН и СНИЛС работника. Вход в личный кабинет ФСС для заполнения электронных больничных осуществляется через ЕСИА.

Что такое электронный СНИЛС и зачем он нужен — об этом наш материал.

Совет Чтобы посмотреть свой электронный больничный лист, работнику надо зайти на страницу https://lk.fss.ru. Для входа в личный кабинет ФСС введите данные, используемые для сайта Госуслуг.

Со стороны работника:

  • дает согласие медорганизации на оформление электронного больничного в письменном виде;
  • поликлиника / стационар в системе «Соцстрах» получает номер электронного листка;
  • врач оформляет больничный лист в электронном виде и доводит до сведения сотрудника его номер;
  • после окончания периода нетрудоспособности работник сообщает руководителю или отделу кадров номер документа.

Нет сложности и в том, как получить электронный больничный лист работодателю, для этого необходимо:

  • в системе «Соцстрах» внести номер ЭБ и СНИЛС работника, откроется поле для внесения данных о страхователе и произведения расчета выплаты;
  • заполненный документ подписать электронной подписью и сохранить;
  • данные автоматически переходят в ФСС.
Важно! Чтобы работать с ЭЛН, не надо специально узнавать, как распечатать электронный больничный лист, — вся работа идет в системе, документ хранится в ЕИИС «Соцстрах» и имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный.

Чтобы работодатель мог корректно взаимодействовать с системой ФСС и медорганизациями, необходимо грамотно настроить технические возможности:

  • получить квалифицированную электронную подпись;
  • заключить соглашение с территориальным отделением Фонда страхования об информационном взаимодействии;
  • выбрать и установить ПО для работы с электронными больничными листами в личном кабинете или из специальных программ;
  • оповестить работников о возможности предоставления электронных больничных листов.

Как заполнить электронный больничный лист работодателю:

  • вписать сведения об организации (название, рег номер в ФСС);
  • внести ИНН, СНИЛС, дату трудоустройства, страховой стаж, период болезни работника;
  • рассчитать размер пособия;.
  • заверить электронной подписью;
  • сохранить.

Внесенные данные хранятся в системе ФСС «Соцстрах». К электронным больничным листам работодатели получают доступ через определенное программное обеспечение. Это может быть личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

Компаниями «1С»,»Компас-СПб», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур», «ПАРУС» обеспечивается связь всех действующих лиц при формировании электронных больничных напрямую из программных продуктов.

По количеству заполняемых полей ЭБ ничем не отличается от бумажного. Вот так выглядит поле для заполнения работодателем.

1.

Электронный больничный лист - инструкция для работодателя

2.

Электронный больничный лист - инструкция для работодателя

Лечебное учреждение выдает сотруднику номер электронного больничного, напечатанный на талоне. Этот номер работник и сообщает в бухгалтерию или кадры.

В первую очередь отдел кадров должен знать — есть ли в организации техническая и программная возможность обрабатывать ЭЛН.

Важно! В настоящее время обязанности подключиться к системе работы с электронным больничным у работодателей нет.

Обязателен ли электронный больничный лист в 2021 году: инструкция для работодателя и работника

Сейчас все большую популярность набирает электронный документооборот. Например, совсем недавно начался переход на электронные трудовые книжки. Электронные больничные начали появляться и того раньше, в 2017 году. Сейчас практически все медицинские учреждения выдают электронные варианты больничных.

Последние новости в 2021 году

На март 2021 года уже более 62% медицинских учреждений готовы выдавать электронные больничные листы. Так или иначе бумажные больничные листы уходят в небытие.

Обычно больничный можно открыть при обращении в поликлинику, по показаниям. При оформлении больничного листа врачи интересуются, какой именно больничный лист нужно оформить пациенту. Если работодатель не принимает электронные больничные листы, пациент может написать отказ от электронного больничного и получить его в бумажном виде.

Конечно же, на сайте ФСС все написано здорово, но в поликлиниках есть специальные информационные плакаты, которые содержат информацию о том, куда стоит обращаться в случае, если работодатель не принимает электронные больничные.

На местах все также не утешительно. Многие работники отделов кадров и бухгалтерии просто не умеют работать с электронными больничными и часто возникают конфликтные ситуации с работниками, которые так или иначе оформили такие документы в случае болезни.

Сейчас граждане имеют возможность открыть электронный больничный по карантину из-за коронавируса. Открывается и закрывается такой больничный дистанционно. Поликлинику посещать не нужно. Напомним, что карантин по самоизоляции необходим всем людям, которые вернулись из заграничных поездок.

Как выглядит

Если взглянуть на отчеты ФСС, можно заметить, что больничный лист в электронном виде оформляют все чаще.

Электронный больничный лист - инструкция для работодателя

Но практически никто из пациентов не знает, как выглядит этот документ, просто потому что ни разу не видел его вживую. Связана такая ситуация с тем, что такой документ оформляет больница или поликлиника, с ним работает отдел кадров и бухгалтерия работодателя, а также ФСС.

Сейчас еще не все работодатели и лечебные учреждения настроили подключение к системе ЕИИС «Соцстрах». Таким образом, далеко не все пока еще могут выдавать и принимать такие больничные.

Как же он выглядит, этот документ? Все просто, своим внешним видом он практически не отличается от бумажного «собрата», он содержит в себе абсолютно те же поля и графы.

Как проверить электронный больничный лист

На сайте ФСС можно зайти в такие разделы:

  • кабинет застрахованного лица;
  • кабинет МСЭ.

На определенных этапах формирования документа доступ могут получать обработчики, которые причастны к таким процедурам, как внесение данных, расчет сумм выплат, а также к проверке правильности оформления документа. Доступ к документу предоставляется в порядке очередности.

Работодатель может проверить электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) только после того, как установить соответствующее программное обеспечение и получит электронную подпись. Когда работодатель получает от работника электронный больничный, нужно зайти в закладку Электронные листки, далее запросить листок.

Инструкция для работодателя

В первую очередь, работодателю необходимо установить специальное программное обеспечение и получить электронный ключ. Эти меры необходимы для обработки электронных больничных.

Когда работник приносит ЭЛН, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии должен зайти в личный кабинет работодателя и перейти по закладке «Электронные листки», далее перейти по ссылке «Запросить листок». Следующим действием надо заполнить поля, которые появятся при переходе по ссылке.

В листке работник бухгалтерии или отдела кадров должен заполнить данные работника в разделе «заполняется работодателем» и сохранить изменения. После сохранения изменений листок перенаправляется в ФСС. ФСС проверяет данные и назначает выплату пособия.

Действия работника

При обращении в медицинское учреждение для оформления больничного лучше всего поинтересоваться у работодателя, есть ли у него возможность обработки электронного больничного листа. Если работник не располагает этой информацией и не может уточнить ее, рекомендуется, все таки, взять бумажный больничный, пока есть такая возможность.

В случае же получения электронного больничного нужно предоставить в отдел кадров его номер и ждать оплаты.

Выводы и рекомендации

  1. В какой то мере, электронный больничный выгоден работнику и работодателю, ведь его нельзя потерять, работодатель освобождается от хранения огромных архивов и предоставления больничных листов в бумажном варианте по запросу ФСС.

  2. В то же время, обработка таких документов требует от работодателя дополнительного программного обеспечения.
  3. Для работодателя такой больничный лист выгоднее, чем бумажный, ведь его невозможно подделать. Этот документ совершенно точно пройдет проверку в ФСС.

    Такое оформление позволяет работодателю избежать финансовых неприятностей.

  4. Для работника же такой вариант больничного листа тоже удобнее, ведь не придется ехать в центральный офис организации, достаточно сообщить работнику отдела кадров номер больничного листа по телефону или электронной почте.

Полезная публикация? Проголосуй!

Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с ФСС

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) облегчает и сокращает время на обработку информации, обеспечивает свободный доступ к данным для работодателя и работника, удобен для заполнения врачом.

Введение ЭЛН упростило взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и Фондом социального страхования (ФСС), уменьшило оборот бумажных документов, сократило расходы на их хранение, повысило контроль над подлинностью.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Краткий алгоритм использования

  1. Заболевший работник обращается в медицинское учреждение для оформления ЭЛН с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

  2. Заполнение ЭЛН медицинским работником осуществляется после осмотра пациента, установления первичного диагноза и получения подписанного добровольного согласия на его выдачу.
  3. Врач сообщает пациенту уникальный номер ЭЛН, состоящий из 12 цифр.

  4. О номере ЭЛН работник уведомляет работодателя любым доступным ему способом (по телефону, электронной почтой, лично).
  5. По окончании лечения ЭЛН подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями врача и лечебной организации, направляется в «Соцстрах».

  6. Работодатель проверяет полученные сведения, подписывает их своей электронной подписью и производит выплату пособия по временной нетрудоспособности.
Читайте также:  Региональные (губернаторские) выплаты при рождении ребенка: кто и как может получить

Подключение к системе и регистрация в ЕСИА

Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.

Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования.

Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие. О нюансах работы с электронным больничным в системе СБИС, читайте тут.

Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней:

ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.

Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированным аккаунтом любого типа. Для перехода на страницу регистрации следует нажать кнопку «Вход» в информационной системе, интегрированной с ЕСИА.

Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:

  1. выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
  2. подключить носитель электронной подписи;
  3. выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
  4. указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».
  • Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.
  • В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
  • Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
  • Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.

Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности

Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.

Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность.

Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.

Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.

Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС:

  1. работник и работодатель должны быть зарегистрированы на портале государственных услуг – www.gosuslugi.ru;
  2. заполнение ЭЛН осуществляется через индивидуальный кабинет на сайте cabinets.fss.ru;
  3. первая вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит информацию о Ф.И.О. сотрудника, номере СНИЛС, номере больничного, дате его выдачи, периоде временной нетрудоспособности, статусе ЭЛН («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
  4. если в ЭЛН есть ошибки в части, которую заполняет медучреждение, то наниматель должен направить сотрудника в больницу за новым листом нетрудоспособности, после чего ФСС зарегистрирует новый ЭЛН и аннулирует ЭЛН с ошибками, так как сдавать лист с исправлениями нельзя;
  5. во вкладке «Заполняется работодателем» указываются сведения по расчету пособия по нетрудоспособности, подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются в ФСС;
  6. при получении от ФСС уведомления об ошибке данные можно оперативно исправить либо направить дополнительные документы.

Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.

Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо, а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.

В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.

Для обработки ЭЛН бухгалтер должен:

  1. установить необходимое программное обеспечение или настроить бухгалтерскую программу для работы с ЭЛН;
  2. заполнить форму соглашения, установленную ФСС, и направить её в соответствующее отделение фонда по месту нахождения организации;
  3. создать цифровую подпись для работы в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» и проверить её на сайте ФСС;
  4. получить доступ к индивидуальному кабинету;
  5. заполнить вкладку работодателя и осуществить начисление пособия по временной нетрудоспособности.

Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.

Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.

Мнение эксперта

Войтова Анна Анатольевна

Опыт в консультировании по юридическим вопросам физических лиц — более 5 лет

В качестве заключения к статье, а вместе с тем и отвечая на некоторые комментарии, хотелось бы сказать следующее.

В нашей стране законодательство работает по принципу «придумай, пробуй, изменяй, работай по-старому».

К примеру, разбираемые в статье электронные листы нетрудоспособности. Решили избавиться от бумажной волокиты — придумали ЭЛН, создав тем самым больше трудностей и для работодателей, и для больниц, ну и для нетрудоспособных, конечно.

Раньше месяц ждали «больничные», теперь по два.

В первую очередь, хочу обратить внимание на тот факт, что пока вся страна не перейдет к единой системе, и привычные бумажные носители, и электронные имеют одинаковую юридическую силу. Представьте, начались опять природные бедствия где-нибудь на просторах нашей страны и города остались без электричества. О каких ЭЛН может идти речь? Опять начнется работа по-старому.

Во-вторых, (не устаю напоминать) федеральное законодательство отличается от того, что есть на местах. Если в местном органе власти выбрали свой порядок работы с ЭЛН, то применять работодателям придется именно его. Несмотря на региональные и федеральные порядки.

Из всего вышесказанного следует: изучайте местное законодательство, не стесняясь требовать разъяснений от специалистов на местах (они для того и получают заработную плату). Если работа с ЭЛН не налажена или допущены ошибки, а сроки уже на исходе, не бойтесь обращаться к образцу старого формата.

8 (800) 350-29-87

Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС.

Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении. Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери.

Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.

Электронный больничный лист: понятие, как получить и проверить

ФЗ-255 от 29/12/06 статьей 13 утверждает порядок установления и выплаты пособий по болезни, связанных с рождением и уходом за малышами. Об электронном больничном в ней сказано следующее:

  • выдается только с письменного согласия гражданина;
  • размещается в специальной информационной системе;
  • должен подписываться ЭЦП.

К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник же получает только кодовый номер листа, а не сам документ на руки, как в бумажном варианте.

На практике принят следующий порядок работы с электронным БЛ:

  • врач открывает больничый, оформляет документ;
  • по окончании лечения (наблюдения), в иных соответствующих случаях документ закрывается им;
  • гражданину сообщается уникальный номер документа;
  • номер передается нанимателю;
  • фирма делает запрос о наличии больничного листа в ФСС;
  • в документ вносятся со стороны работодателя необходимые сведения;
  • ФСС оплачивает больничный лист.
  • Оплата происходит, как и по бумажному больничному листу, прямыми выплатами из ФСС (в регионах действует пилотный проект) либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).
  • Электронный документ по форме ничем не отличается от бумажного варианта, имеет те же поля для заполнения данными.
  • Объединяет всех участников электронного документообмена система ЕИИС «Соцстрах». К ней можно подключиться двумя путями:
  • скачать бесплатное ПО и зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования;
  • установить собственное ПО от проверенного поставщика (например СБИС) и работать с Фондом через него.

Для работы с электронным больничным работодателю можно использовать логин и пароль сайта госуслуг, через который в свою очередь открывается доступ в личный кабинет фирмы. Интерфейс кабинета позволяет не только заполнять и отправлять в дальнейшую обработку больничные листы, но и отслеживать их прохождение в фонд, вовремя исправлять обозначенные системой ошибки, отслеживать статус БЛ.

Электронные больничные выдают как государственные, так и частные клиники.

Оформить и получить

Как видим, от работника, на которого больничный оформляется электронно, многого закон не требует. Он должен уточнить возможность обработки документа кадровой службой фирмы, дать письменное согласие на это, получить из поликлиники или больницы номер и сообщить его по месту работы.

В дальнейшем прохождение документа, начисление сумм по нему работник может отслеживать как получатель услуг по адресу http://lk.fss.ru/recipient/. Необходим вход в личный кабинет на сайте госуслуг.

Читайте также:  Какой порядок распределения входного НДС?

Использование электронного больничного листа выгодно не только фирме, но и работнику. Не секрет, что этот важный документ достаточно часто теряется, подвергается порче, если оформлен на бумажном носителе.

В данном случае даже сам термин «получение электронного больничного листа» для работника можно считать условным, поскольку на руки тот его не получает, а пособие гарантированно будет ему начислено.

Вместе с тем, поскольку повсеместного распространения такая форма документа пока не получила, у застрахованных возникают вопросы, связанные с электронным БЛ. Обратим внимание на наиболее характерные из них:

  1. Работнику предлагают оформить БЛ электронно, но сотрудник фирмы не уверен, что специальное учетное ПО, которое использует фирма, соответствует требованиям законодательства. Ответ: все ведущие разработчики бухгалтерского и кадрового ПО дорабатывают свои продукты в соответствии с требованиями ФЗ-255 и ФСС. Как уже говорилось выше, можно воспользоваться бесплатным ПО от ФСС.
  2. Если первичный документ был выписан на бумаге, может ли его продолжение быть в электронном виде? Ответ: препятствий такому оформлению закон не содержит, поскольку обе формы документа юридически равнозначны.
  3. Могут ли при работе по совместительству больничные выписываться в двух формах, например, по основному месту работы электронно, а по совместительству — на бумаге? Ответ: да, могут.
  4. В какой форме медицинское заведение обязано информировать работника о номере листа? В какой форме предавать сведения на работу? Ответ: специальной формы, справок, документов закон не предусматривает. Это может быть и устная форма, и сообщение, переданное на телефон, почту.
  5. При проверке в личном кабинете пациент медучреждения обнаружил ошибку в названии фирмы, где он работает. Будет ли начислено пособие? Ответ: при незначительных ошибках, описках фирма идентифицируется Фондом по рег. номеру, документ не переоформляется. Грубая ошибка, полная замена наименования требуют, как правило, переоформления листа, в систему вводится его дубликат.
  6. Администрация сообщила, что больничный лист примет в электронной форме, а доктор отказывается его оформлять и выписывает обычный бумажный эквивалент. Ответ: необходимо обратиться к руководству медучреждения, если очевидно, что отказ был безосновательным.

Это важно знать:  Подтверждение трудового стажа: список документов

Госуслуги и дистанционное оформление

О возможности отследить больничный через сайт госуслуг мы говорили выше. Нужно сказать и о еще одной возможности, которая предоставляется гражданам в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой.

Она касается застрахованных граждан, прибывших из стран, где обнаружена коронавирусная инфекция, и членов их семей, вынужденных соблюдать карантин.

Можно зайти на сайт http://lk.fss.ru/ (закладка «Кабинет получателя услуг»), а оттуда, ознакомившись с прилагаемой инструкцией, перейти в личный кабинет на госуслугах и подать соответствующее заявление. Если у гражданина нет такого кабинета, можно сделать то же самое с учетной записи другого лица, при его согласии.

К электронному заявлению прилагаются документы, доказывающие, что гражданин был за границей (страница паспорта или проездной документ), доказательства проживания с гражданином, прибывшим из-за границы. Кроме того, необходимо указать реквизиты, на которые будет перечислено пособие.

Потребуются скан-копии таких страниц паспорта:

  • с фото и иными данными на ней;
  • содержащая отметки о пересечении границы.

Больше гражданам предпринимать ничего не нужно, в том числе и передавать номер листка работодателю. Все взаимодействие с ним возьмет на себя ФСС, а затем перечислит деньги по реквизитам.

Такой порядок публикуют чиновники на сайте ФСС. При этом портал госуслуг уточняет, что если из личного кабинета подается заявление за другого человека, необходим скрин его согласия, а сам документ может представлять собой простую письменную форму.

Есть возможность подать такое заявление и через медработника, оформив вызов на дом. Это тем более необходимо сделать, если есть признаки заболевания. В этом случае «карантинный» БЛ закрывается и открывается новый – по болезни. Если болезни нет, больничный закроют автоматически через две недели после пересечения границы.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

Электронные больничные листы уже практически никого не удивляют, так как широко используются гражданами для получения компенсации в периоды нетрудоспособности. Удобны они и отделу бухгалтерии, ведь позволяют существенно сократить документооборот.

Это отличная альтернатива бумажным листам, которые требуется хранить в архивах, подшивать, регистрировать и следить, чтобы они не потерялись.

Как работать с электронными больничными работодателю пока не до конца ясно, так как система достаточно новая. Но алгоритмы взаимодействия с программой понятны и просты, если один раз с ними подробно разобраться. Весь процесс состоит из нескольких этапов.

Получение

После предоставления номера электронного больничного листа наниматель обязан зайти в личный кабинет на сайте ФСС. Для этого компьютерное устройство должно иметь походящее программное обеспечение, а также пройти аутентификацию в Единой системе идентификации.

Для получения доступа к защищенной информации компания предоставляет сертификат электронной подписи. Каждый участник выполняет свои функции в личном кабинете:

  • Поликлиники – загружают бланки листков нетрудоспособности, заполняют их, подписывают специально полученной онлайн-подписью.
  • Бухгалтер – специалист видит все оформленные в заданный срок больничные сотрудниками, дату их открытия и закрытия, причину нетрудоспособности, получает нужные сведения для начисления положенной компенсации, и составления отчетности.
  • Застрахованное лицо – проверяет правильность заполненного больничного листа в базе ФСС, корректность полученной оплаты пособия.

Врач может оформить такой вариант листа только в том случае, если медицинское учреждение и компания, где трудится гражданин, зарегистрированы и имеют доступ в электронный реестр больничных листов в ФСС. И от пациента получено согласие на оформление документов в онлайн-формате.

Заполнение

Разобраться в особенностях заполнения больничного специалисту из отдела бухгалтерии помогает специальная инструкция, размещенная в самой системе. Работодатель может на свое усмотрение изменять документ в личном кабинете, но в рамках своих полномочий.

Делает это только должностное лицо с соответствующей компетенцией, например, кадровик, управляющий, директор. Практически все лица, которые вправе, в том числе подписывать приказ об увольнении.

Важно наличие у них индивидуальной цифровой подписи.

Найти документ в базе и проверить его подлинность можно только после передачи работником идентификационного номера. В специальной вкладке предоставлена информация о самом гражданине, статусе больничного. Например, это могут быть отметки «Заполнен страхователем», «Пособие выплачено».

Неверный бланк уничтожается, новый заполняется и передается компании.

Оплата

Обязанностью работодателя является расчет возмещения, положенного за период нетрудоспособности гражданина. Все данные вносятся в бланк, после чего он отправляется в ФСС.

На основании этих сведений организация перечислит пособие. Начисление осуществляется исходя из особенностей, предусмотренных для конкретного региона РФ.

В некоторых случаях перевод делается сразу гражданину, в других сначала на счет работодателя, после чего он выдает его своему сотруднику вместе с первой заработной платой.

Если предусмотрены прямые выплаты, то в электронном сервисе проводится расчет заработка, который в среднем получает работник. Следом заполняется заявление и направляется по е-мейл в ФСС. После его рассмотрения и одобрения полученная сумма переводится на счет.

Можно ли самому проверить свой больничный

Сотрудник может сам проверять статус своего больничного листа. Для этого ему необходимо зарегистрироваться на портале «Госуслуги» и подтвердить свою личность в Пенсионном фонде или в ближайшем отделении Почты России. После входа в личный кабинет ФСС можно проверить состояние своего больничного. Какие сведения доступны физическому лицу?

  1. Статус листа нетрудоспособности – открыт он, закрыт, продлен.
  2. Объем начисленного пособия.
  3. С какой даты начался период освобождения от работы.
  4. Правильность оформленных всех данных в документе работодателем.

Совет! Если настроить систему оповещений, то на электронную почту будут приходить письма с уведомлением о смене статуса. Благодаря специальному калькулятору, гражданин может предварительно произвести расчет, какая сумма положена ему по болезни.

В базе данных ФСС электронный лист нетрудоспособности появляется сразу после выписки пациента из стационара и закрытия больничного. Скорость обработки поступающей информации в программе выше, чем при обычном варианте передачи.

Официальным он считается только в структурах, где используется электронный документооборот. Основным его преимуществом является простота оформления и отсутствие необходимости несколько раз приходить в клинику для получения и заверения листа.

Новые технологии просто необходимы в сфере здравоохранения, чтобы сократить бумажную волокиту и ненужные действия со стороны пациентов для получения справок, оформленных листов нетрудоспособности. Одним из таких нововведений является электронный больничный.

Он заполняется клиникой с использованием специальной программы и может быть проверен работодателем онлайн.

С прошлого года врачи выдают пациентам электронные больничные листы. Их нельзя подделать — бизнесмены больше не потеряют деньги из-за фальшивого больничного листка.

А еще электронный больничный лист проще заполнить и невозможно потерять. Это избавит работодателей от бумажной волокиты и судебных разбирательств с госорганами.

Пока их выдают не везде — бумажные больничные никто не отменял. Но если с ними работают медучреждения, где лечатся ваши работники, к системе можно подключиться уже сейчас.

Читайте также:  Форма 11-ФСС: бланк к 25 июня

Невозможно подделать

Бывает, чтобы отдохнуть за счет работодателя, работник покупает больничный по интернету или по объявлению на остановке. После мнимой болезни он приносит фальшивый больничный в бухгалтерию. Если бухгалтер ничего не заподозрит и не выявит подделку, он выдаст обманщику пособие и включит эту сумму в затраты на обязательное социальное страхование.

В интернете предлагают фальшивые больничные с доставкой на дом

Закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ установил электронные больничные листы

Каждый месяц работодатель платит за работника страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС). Когда сотрудник заболевает, работодатель выплачивает ему пособие.

Инструкция по электронному больничному листу: как работать с документом о нетрудоспособности, надо ли его распечатать, каков порядок взаимодействия кадровиков с ФСС?

Электронный больничный — как он работает для кадровиков? Это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Об этом расскажет наш материал.

С какими больничными листами предстоит работать кадровикам и бухгалтерам

Привычный для нас больничный лист — это документ:

  • подтверждающий временную неспособность к работе физлиц;
  • выдаваемый медучреждением;
  • оформленный на бумаге;
  • необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

В настоящее время больничный лист может оформляться в одной из 2 форм:

Появление новой формы больничного листка порождает множество вопросов в первую очередь у кадровиков и бухгалтеров: как будет действовать система электронных больничных, добавятся ли у них новые функции в связи с этими нововведениями, как оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажем далее.

Изменятся ли функции кадровика при введении виртуального больничного

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не предвидится. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

  • В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.
  • Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.
  • Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:
  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

  • медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
  • заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
  • работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности, в нем должны быть заполнены 2 основные части:

  • одна — работником медучреждения;
  • вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как будет работать электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

  • традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
  • виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).
  1. В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.
  2. Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.
  3. Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.
  4. Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.
  5. Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
  6. Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах.

А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист.

Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

  • обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
  • после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
  • на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
  • чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
  • в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
  • при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
  • отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

С 18.12.2017 утвержден новый порядок взаимодействия ФСС, медорганизаций и работодателей с применением системы «Соцстрах». Подробности см. в материале «Электронные больничные: новый порядок».

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

Электронный больничный — как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников. Попробуем разобраться.

Электронный больничный: нововведение 2017 года

Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.

Это интересно:  Обращение за государственными услугами в любой части России

Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.

ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *