Как командированный работник должен подтвердить оплату с корпоративной банковской карты

Как командированный работник должен подтвердить оплату с корпоративной банковской карты

Использование пластиковых карт в командировках все более популярное явление. Это удобно и практично. Мы выяснили насколько правомерно использование пластиковых карт в командировках.

В процессе оформления командировок, а также на стадии списания командировочных расходов у бухгалтера возникает множество вопросов. На первый взгляд все просто.

Руководствоваться при направлении работника в командировку следует статьей 166 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При этом следует помнить, что в соответствии со статьей 252 НК РФ расходы организации уменьшают налогооблагаемую прибыль лишь тогда, когда они направлены на получение доходов, экономически обоснованны и документально подтверждены.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для оформления командировок предназначен ряд унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

В настоящее время большое распространение получили корпоративные пластиковые карты, которые являются собственностью организации, вернее, привязаны именно к расчетному счету компании.

Договор с банком заключает организация (клиент), а держателем карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы.

Все это вытекает из норм «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Всё по правилам

Итак, пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрено, что работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аванс может быть выдан как наличными денежными средствами, так и путем выдачи корпоративной карты (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт).

После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о произведенных расходах путем представления в бухгалтерию организации авансового отчета с приложением всех документов, подтверждающих эти расходы.

Соответственно, корпоративная банковская карточка является эквивалентом выдачи работнику денежного аванса, с той лишь разницей, что размер аванса может быть неограниченным – именно в этом и есть одно из преимуществ использования при расчетах с подотчетными лицами корпоративных карт. «Пластик» привязан к счету, который легко пополнить в случае необходимости; карта позволяет сохранить средства при транспортировке, она удобна в расчетах.

Поскольку подотчетное лицо – это конкретный человек, а большинство документов для оформления командировки персонифицированы, то ответ на вопрос, может ли держатель карты оплатить счета гостиницы и билеты за всех, очевиден.

Кто аванс получил, тот его и тратит, а также отчитывается о направлении расходования средств. Ведь пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г.

№ 40, запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Если все таки держатель карты оплатит расходы другого лица, отчитываться о произведенных расходах будет первый, а второму придется передать коллеге сумму наличными, поскольку принцип: «получил под отчет – отчитайся» – никто не отменял.

Групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций

Ранее «Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (утв. ЦБ РФ от 9 апреля 1998 г.

№ 23-П) устанавливало, что средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения ряда операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты.

На сегодняшний день Положение не содержит такой нормы, однако в соответствии с пунктом 1.

4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Повторюсь: расходы производит именно физическое лицо, выступающее представителем предприятия, а значит, являющееся подотчетным лицом.

Платить или не платить?

Нит никакого криминала в том, чтобы счета гостиницы и проездные билеты приобретались за счет средств корпоративной карточки. Например, гражданин Иванов назначен держателем карты – именно он получил ее накануне отъезда в командировку. Группа командированных состоит из трех человек.

Иванов оплатил с карточного счета компании расходы на проживание в гостинице и расходы на проезд троих человек. Приказ о направлении работников в командировку издан по форме № Т-9а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В приказе указано, что источником финансирования являются средства организации, аккумулируемые на специальном карточном счете, и указан их лимит.

В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, предусмотрена возможность компенсации данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты.

Девятым арбитражным апелляционным судом указано на возможность приложения к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, при условии, что денежные средства фактически использованы на нужды работодателя (постановление от 8 октября 2007 г. № 09АП-12853/2007-АК). Судом отмечено, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.

При направлении в командировку группы сотрудников каждый может получить корпоративную банковскую карту, открытую к одному специальному карточному счету организации, и производить все расходы за себя лично, а также отчитываться по возвращении из командировки без нарушений действующего законодательства. В магазинах, гостиницах и т. п.

сотрудник организации получит документы, свидетельствующие о расходах, произведенных по корпоративной карте, оформленной на его имя. Таким документами являются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов.

Все эти документы сотрудник компании представит в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом.

Требования к счету гостиницы установлены постановлением правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

  • – наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
  • – фамилию, имя, отчество потребителя;
  • – сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
  • – цену номера (места в номере);
  • – другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
  • Обратите внимание: групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение (как подтверждения расходов на командировку) документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций.

Выход один: на каждого командированного оформлять отдельную корпоративную карту или воспользоваться старым порядком и выдавать работникам, не являющимся держателями корпоративных карт, денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.

Тамара Судараева, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

В командировку с карточкой: важные моменты. бухгалтер 911, № 33, август, 2016

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

Читайте также:  Принятие к вычету НДС с выданных авансов

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

  Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.   Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без , а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

  • Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.
  • Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным. В первом случае (при использовании “рублевой” корпоративной карты) валютный счет можно не открывать, при этом сотрудники могут применять данную карту и за пределами РФ, банк просто будет конвертировать необходимую сумму.

Как подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой? | IT-компания Простые решения

Работник оплачивает командировочные расходы (например, проживание в гостинице) банковской картой. Какие документы в описанной ситуации могут подтвердить расходы на командировку в целях налогообложения прибыли?

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 06.10.17 № 03-03-06/1/65253.

Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В пункте 3.1 Положения сказано следующее.

При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение.

Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине. Далее авторы письма делают следующий вывод.

Чтобы подтвердить факт расходов, оплаченных в командировке банковской картой, работник должен приложить к авансовому отчету вышеназванные документы, подтверждающие совершение операции по карте.

Напомним, что похожие разъяснения содержатся в письме Минфина от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106. В этом письме чиновники дополнительно отметили, что в квитанции электронного терминала должна быть указана фамилия держателя банковской карты.

Такая же позиция выражена в письме ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876. Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица. Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств.

Расходы по бизнес-карте — как отразить в отчётности? — Сбербанк

  10 МИН

Как отразить в отчётности расходы по бизнес-карте

Бизнес-картами можно оплачивать товары и услуги поставщиков, командировочные, покупку оргтехники, канцтовары в офис и даже деловые ужины. Рассказываем, как всё это многообразие включить в бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Некоторые налоговые режимы предполагают, что налогооблагаемый доход можно уменьшить на сумму экономически оправданных расходов — таких, которые напрямую связаны с деятельностью компании и направлены на получение прибыли.

Расходы по бизнес-картам нужно учитывать:

  • ООО и АО, независимо от режима налогообложения,
  • ИП на общей системе налогообложения или упрощённой «Доходы минус расходы».

Чтобы предприниматель или компания могли отнести расходы по бизнес-карте в счёт уменьшения дохода, они должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Держатели карт обязаны собирать подтверждающие документы: чеки, квитанции, акты и пр., оформленные в соответствии с требованиями законодательства.

Иначе налоговая инспекция вычтет неподтверждённые суммы из перечня расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и доначислит налоги.

ИП на патенте, ЕНВД или УСН «Доходы» могут не собирать документы по расходным операциям (налоговая их не проверяет) и не обязаны вести бухучёт.

ИП на УСН может пользоваться бизнес-картой в личных целях независимо от объекта налогообложения. Однако если предприниматель применяет УСН «Доходы минус расходы», личные траты в перечень расходов бизнеса не войдут.

Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.

Данные документы должны содержать:

  •  наименование, порядковый номер и дату выдачи;
  • наименование организации-покупателя (ФИО предпринимателя), ИНН;
  • сумму;
  • должность, ФИО продавца, его личную подпись и печать (при наличии; например, если делаете покупку в IKEA, попросите на кассовый чек поставить печать).

Если сотрудник был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Понадобится также перевод этих документов. Сделать его можно при помощи онлайн-переводчиков, особых требований Минфин не предъявляет.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относят:

  • Расходы на проведение официального приёма: завтрака, обеда или иного мероприятия с участием приглашённых лиц и сотрудников компании. Это в том числе затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и т.п.
  • Расходы на сопровождение (проезд) приглашённых к месту проведения мероприятия и обратно.
  • Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
  • Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать представительские расходы в счёт уменьшения прибыли, кроме стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.) необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

  • Приказ о проведении мероприятия. В нём надо указать цель мероприятия и перечислить участвующих в работников компании.
  • Смету расходов на мероприятие.
  • Отчёт о проведённом мероприятии. В отчёте указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия подписаны договоры, это тоже нужно отразить в отчёте.

На представительские расходы компания или предприниматель могут тратить не более 4% фонда оплаты труда за отчётный период.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, к командировочным расходам относят:

  • суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает отдельным документом);
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
  • расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
  • другие расходы: например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.
Читайте также:  ЕНВД: в каком периоде уменьшить на взносы?

При расчёте налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта. На УСН командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации работник сначала составляет авансовый отчёт и утверждает его у руководителя.

По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счёт-фактура или другие документы, в которых НДС выделен отдельной строкой, а именно: — проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси; — бланк строгой отчётности по расходам на проживание.

С 1 июля 2019 года бланки строгой отчётности необходимо печатать только с помощью онлайн-кассы в фискальном режиме (ст. 2 54-ФЗ). Подойдут также онлайн-чеки.

Расчёты по бизнес-картам бухгалтерия отражает на следующих счетах:

  • 51 «Расчетный счет», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
  • 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карт открыт специальный счёт;
  • Расчёты с подотчётными лицами отражаются по одноимённому счёту 71 в корреспонденции с соответствующими счетами.

Тип операции: сотрудник оплатил расходы бизнес-картой безналичным расчётом или получил наличные по карте.

Дебет — 71. Кредит — 55 или 51 (в зависимости от выбранной схемы учёта).

Тип операции: отражён отчёт сотрудника по израсходованным суммам (проводка делается на дату принятия авансового отчёта).

Дебет — 19, 25, 26, 44, 60, 76. Кредит — 71.

Тип операции: перечислены денежные средства с расчётного счета на бизнес-карту.Актуально только еслидля бизнес-карт открыт специальный счёт.

Дебет — 55. Кредит — 51. Для бизнес-карт, выпущенных к основному расчётному счёту, данной проводки нет.

Секретарь является держателем бизнес-карты, которая выпущена к расчётному счёту компании. Она оплатила канцтовары для отдела продаж на сумму 10 500 ₽, в том числе НДС 20% — 1750 ₽.

Секретарь сдала в бухгалтерию чеки, накладную и счёт-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 51 — 10 500 ₽ — переведено со специального счёта под отчёт секретаря.Дебет 10 субсчёт «Канцтовары отдела продаж» Кредит 71 — 8750 ₽ — подотчётные средства направлены на приобретение канцтоваров.

Дебет 19 Кредит 71 — 1750 ₽ — учтён НДС.

Расчеты с использованием корпоративной карты

Корпоративная карта, как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц. Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы оформить корпоративную карту, фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

  • список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
  • копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
  • договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам;
  • срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт.

Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

  • получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
  • производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
  • получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
  • оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г.

№ 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется.

Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл.

США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Читайте также:  Основное производство в бухгалтерском балансе (нюансы)

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012).

Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г.

№ А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты – это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

  • 16 000 руб. – на проезд;
  • 30 000 руб. – на проживание;
  • 6300 руб. – суточные;
  • 3500 руб. – представительские расходы.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51

  • 45 000 руб. – зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

  • 45 000 руб. – списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 52 300 руб. – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 3500 руб. – списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 10 800 руб. – произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – затраты на проживание;
  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях» КРЕДИТ 51

  • 36 900 руб. – перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте» КРЕДИТ 57

  • 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) – зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 57

  • 900 руб. (36 900 – 36 000) – отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 36 700 руб. (36 700 + 700) – отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

Ноябрь 2014 г.

Учет заграничных командировочных расходов с использованием банковской карты

На сегодняшний момент выезд сотрудника в зарубежную командировку вполне обычное явление. В таких поездках наиболее удобнее при расчетах становится использование банковских карт. Рассмотрим в данной статье особенности налогового и бухгалтерского учета расходов в командировке по банковской карте.

Работодатель, согласно Трудовому законодательству возмещает командированному работнику суточные, расходы на проезд и на найм жилого помещения. Могут быть возмещены и иные расходы, но только с разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения в каждой компании определяется самостоятельно и отражается в локальном нормативном акте.

Перед командировкой работнику выдается денежный аванс для покрытия будущих расходов. Это могут быть денежные средства в наличном виде, перечисленные на карты сотрудника или корпоративную карту. После возращения из командировки, в течение 3х дней сотруднику необходимо отчитаться о затраченных денежных средствах в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов.

В отношении налогового и бухгалтерского учета датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета. Рассмотрим на примерах учет затрат произведенных в иностранной валюте осуществленных с помощью банковской карты.

Личная карта сотруднка

Довольно часто аванс перечисляется на рублевую «зарплатную» или личную карту работника. Федеральное казначейство как и Минфин одобряют такие действия (Письма Фед.казначейства №42-74-05/5.2-554 и Минфина №02-03-10/37209 от 10.09 2013г.). Но все же, для минимизации налоговых споров рекомендуется:

  • -предусмотреть в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты;
  • -получить от работника заявление в письменном виде о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов;
  • -в платежном поручении указать, что перечисляемые денежные средства являются подотчетными.

-получить от сотрудника оригиналы всех документов по использованию банковской карты в целях командировочных расходов (слипы, квитанции банкоматов, электронных терминалов и т.д.) и приложить к авансовому отчету.

При оплате «валютных» командировочных расходов банк конвертирует рубли по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком.

То есть, сама организация не производит операций с использованием иностранной валюты, что позволяет не применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Сумма расхода в целях налогообложения определяется на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ; затраты по курсу на дату перечисления аванса не пересчитывают (абз.1 п.10 ст.272 НК РФ).

В налоговом и бухгалтерском учете, соответственно, отражаются «рублевые» операции. Но обычно курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, из-за чего сумма списанная с карты сотрудника больше. В такой ситуации работодателю необходимо решить и закрепить в учетной политике, каким образом будет учитываться такая разница.

Пример 1

Работник направлен в служебную командировку в Испанию с 7 по 9 июня 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что при использовании личной банковской карты при оплате расходов, связанных со служебной командировкой, конвертация валюты возмещается при предоставлении банковской выписки. Суточные при направлении в Испанию выплачиваются в размере 70 Евро.

Операции:

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *