Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015

Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 11.05.2012
Как скачать программу «КриптоАРМ»
Количество просмотров: 458754
Как и где скачать дистрибутив программы КриптоАРМ, какие бывают версии программы и чем они отличаются друг от друга. Все это в небольшой вводной статье о программе.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 26.07.2013
Требования к сдаче отчетности в ФСФР
Количество просмотров: 8419
Сдача отчетности в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) в настоящее время возможна в электронном виде: документы можно отправить через личный кабинет на официальном сайте ФСФР или по электронному адресу ssd_reports@ffms.ru. Вариант отправления отчетности на бумажном носителе также возможен, но помимо того, что он являет собой гораздо более трудоемкий процесс, ФСФР определила группу юридических лиц, обязанных подавать финансовые отчеты только в электронном виде.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 19.04.2013
Как установить программу “КриптоАРМ” версии 4
Количество просмотров: 13508
Программа “КриптоАРМ” используется для надежной защиты информации и гарантии авторства электронных данных. В статье мы даем пошаговую инструкцию по установке приложения “КриптоАРМ” 4.7 на компьютер.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 03.12.2012
Как подписать документ электронной подписью
Количество просмотров: 231761
На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ».
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 09.09.2013
Как организовать юридически значимый электронный документооборот?
Количество просмотров: 10588
Перевод делопроизводства на безбумажные технологии во многих крупных российских компаниях сегодня типичное явление. Электронный документооборот становится актуальным не только для внутрикорпоративного обмена документами, но и для циркуляции деловых бумаг между организациями и подачи отчетности в государственные органы. В связи с этим встает вопрос о юридической значимости отсылаемых документов, ведь документы отправляемые «на сторону» должны быть равноценны подписанным вручную, то есть при необходимости выступать в качестве доказательств при решении конфликтных ситуаций через суд. Итак, какие шаги необходимо предпринять для того, чтобы организовать внешний юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)?
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 09.08.2012
Квалифицированная электронная подпись
Количество просмотров: 12028
По сравнению с неквалифицированной электронной подписью, квалифицированная подпись получила более широкое распространение в соответствии с законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года. Она применяется для сдачи отчетности в налоговую инспекцию, обмена счетами-фактурами, межведомственного документооборота и участия в электронных торгах.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 13.03.2014
Встречаем новую версию программы «КриптоАРМ»
Количество просмотров: 12015
13 марта 2014 года компания «Цифровые технологии» сообщила о выходе новой версии программы «КриптоАРМ» 5.1. Ее главная новинка — режим квалифицированной подписи, технология, уникальная для рынка программных средств по работе с электронной подписью.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 11.04.2013
Электронная подпись до Киева доведёт
Количество просмотров: 7535
Электронная подпись всё больше входит в жизнь бизнеса и обычных людей. Однако до сих пор остаётся огромное количество людей, которые не понимают ее принципы и механизмы работы. Специально для них в Киеве было принято решение провести II Международный форум по электронной цифровой подписи «PKI-FORUM Украина 2013».
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015
Электронная подпись для алкогольной отчетности: пошаговая инструкция
Количество просмотров:
Эта статья для тех, кто занимается розничной продажей алкогольной продукции, пива и пивных напитков в России. Каждый квартал Росалкогольрегулирование требует подавать электронную декларацию об объемах продаж. Давайте узнаем, что для этого потребуется найти, купить, скачать и установить. Разберем все по порядку.
Читать далее
Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015 31.01.2014
Кратко о главном: начинаем работать с программой «КриптоАРМ»
Количество просмотров: 14610
Часто нас просят кратко рассказать о том, как быстро научиться работать с «КриптоАРМ»ом. Специально для этого мы подготовили небольшую инструкцию «Кратко о главном». Здесь мы говорим о самых важных моментах в настройке и использовании программы и даём ответы на часто задаваемые вопросы.
Читать далее
19.06.2013
Как подписать файл JPG электронной подписью?
Количество просмотров: 26012
Файлы, которые требуется подписать электронной подписью, зачастую представляют собой отсканированные копии бумажных документов. Формат файлов в этом случае, как правило, JPG. Для того чтобы подписать электронной подписью файл формата JPG, воспользуемся программой «КриптоАРМ», универсальным средством для подписи и шифрования ЛЮБЫХ видов файлов.
Читать далее
21.12.2012
Как проверить электронную подпись на документе?
Количество просмотров: 20983
С помощью программы «КриптоАРМ» вы можете не только подписать, но и проверить электронную подпись. Время сейчас смутное, сами понимаете. А если серьезно, то программа непростая и самостоятельно сложно освоить все ее возможности. Поэтому мы и предлагаем вам помощь, чтобы вместе, пошагово пройти весь алгоритм работы с каждой функцией.
Читать далее
20.06.2013
Что такое аккредитованный удостоверяющий центр?
Количество просмотров: 28369
Ранее мы писали о том, как создать внутрикорпоративный удостоверяющий центр для безопасного электронного документооборота между сотрудниками компании. Документы будут гарантированно защищены от фальсификации и нелегитимного изменения, но не могут быть отправлены в государственные органы (например, для сдачи отчетности). Для этого необходимо использовать квалифицированные сертификаты электронной подписи от аккредитованных удостоверяющих центров.
Читать далее
21.03.2017
Видеокурс «КриптоАРМ: Видео для начинающих» на канале YouTube
Количество просмотров: 26720
Не знаете как подписать, как установить личный сертификат, как правильно проверить электронную подпись, для чего и как нужно шифровать документы. Научиться пользоваться программой «КриптоАРМ» очень просто. Для этого достаточно посмотреть наш видеокурс «КриптоАРМ: Видео для начинающих» на канале YouTube.
Читать далее
18.04.2013
Как установить “КриптоПро CSP”
Количество просмотров: 37294
“КриптоПро CSP” предоставляет возможность использовать приложения Microsoft с надежной российской криптографией.  Рассмотрим пошагово, как установить “КриптоПро CSP” на персональный компьютер.
Читать далее

Минфин напомнил, какие виды электронной подписи можно применять при оформлении электронной «первички» и счетов-фактур

Минфин напомнил, какие виды электронной подписи можно применять при оформлении электронной «первички» и счетов-фактур

28 мая 2015 Артем Пилипко Аналитик с опытом работы в налоговых органах

В письме от 05.05.15 № 07-01-06/25701 Минфин России напомнил, какие виды электронной подписи применяются при оформлении первичных учетных документов в электронном виде для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

На сегодняшний день Закон об электронной подписи* различает три вида электронной подписи:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

Данные виды электронной подписи в целом различаются степенью защищенности и сложности получения (подробнее см. «Какую электронную подпись выбрать?» и «Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи»).

В Минфине отмечают, что виды электронных подписей, которые используются для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Такой стандарт на данный момент еще не принят. Поэтому до его принятия при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации вправе использовать любой вид электронной подписи.

Так, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия (например, обмен документами между контрагентами), можно подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением сторон. (См. также «Контрагенты вправе обмениваться электронными документами, подписанными простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью»).

Однако есть ряд случаев, когда необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись. Такая подпись используется при подписании электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), и налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ).  

* Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Минфин напомнил, что «первичку» можно заверять простой электронной подписью

Первичные документы, подтверждающие доходы, расходы и другие факты хозяйственной жизни организации для целей налогообложения, можно составлять как на бумаге, так и в электронной форме.

Министерство финансов России напомнило, что если компания использует электронный документооборот, то для заверения «первички» можно применять простую или усиленную неквалифицированную электронные подписи.

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина РФ Александр Смирнов, письмо № 03-03-06/1/45323 от 17 июля 2017 года.

Простая электронная и неквалифицированная электронная подписи не несут рисков по налогу на прибыль. По предварительной договорённости, двум сторонам сделок при заверении кассовых ордеров, актов, накладных и справок достаточно соблюдать нормы 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Читайте также:  Бухгалтерский учет при оказании благотворительной помощи

Контролирующие органы отмечают, что требование по применению квалифицированной электронной подписи действуют только для: 1) электронных счетов-фактур 2) при электронном взаимодействии с налоговой (например, при сдаче отчётности).

В чем отличие простой от квалифицированной подписи? В двух словах:

Простая электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, но не гарантирует неизменность файла после подписания. По сути, она представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. 

Усиленная неквалифицированная позволяет определить подписанта и доказать, что в документ не вносились изменения с момента подписания. В ней используется криптография и присутствует ключ (уникальная последовательность символов, предназначенная для проверки подлинности электронной подписи). Такие подписи могут выдавать любые удостоверяющие центры.

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается тем, что сертификат ключа проверки выдаётся только аккредитованным удостоверяющим центром или государственными органами.

Кроме того, для создания и проверки такой подписи можно использовать только специальные шифровальные средства, в соответствие с требованием закона.

Документ, подписанный с помощью сертификата усиленной квалифицированной подписи, приравнивается к документу, собственноручно подписанному уполномоченным сотрудником компании.

Комментарий к приказу Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н о внесении изменений в Методические указания о применении первичных документов*

Новости

*Подробно об изменении форм первичных учетных документов и учетных регистров, а также порядка их заполнения и применения читайте в «БиНО: ГиМУ» № 7/2020.

Минфин России приказом от 15 июня 2020 г. № 103н 1 внес изменения в приложения 1–5 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г.

№ 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их 2 применению». В настоящее время приказ направлен на госрегистрацию в Минюст России.

Наиболее значимые изменения, внесенные Приказом № 103н в приложения 1–4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г.

№ 52н и в Методические указания (приложение 5), связаны с введением новых унифицированных форм по оформлению командировок и расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, утверждены четыре новых регистра учета (журналы операций, ведомость), а некоторые ранее утвержденные унифицированные формы скорректированы.

  • Большинство вновь введенных Приказом № 103н унифицированных форм первичных документов и регистров учета предназначены для использования в виде электронных документов.
  • Наиболее существенные изменения Минфин России внес в Методические указания (приложение 5). Помимо редакционных поправок Методические указания дополнены следующими разделами:
  • – «Применение и заполнение унифицированных форм электронных первичных документов при осуществлении централизуемых полномочий»;
  • – «Применение и формирование электронных регистров бухгалтерского учета при осуществлении централизуемых полномочий».
  • Изучив положения Приказа № 103н, главному бухгалтеру следует обратить внимание на сроки вступления в силу данного приказа и срок его применения.

Срок вступления, срок применения

Основные положения Приказа № 103н вступят в силу, вероятно, уже в этом году по истечении 10 дней после его государственной регистрации.

Обратите внимание! Электронные первичные 3 учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета учреждения бюджетной сферы применяют согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 г.

Но учреждения могут использовать формы электронных документов и электронных регистров, руководствуясь не только положениями Приказа № 103н.

Более детальные требования по применению электронных документов и регистров Минфин России изложил в федеральном стандарте бухгалтерского учета «Концептуальные основы» (в редакции приказа Минфина России от 30 июня 2020 г.

№ 130н) (Комментарий к приказу Минфина России от 30 июня 2020 г. № 130н о внесении изменений в стандарт «Концептуальные основы»).

Отметим, что о наличии или отсутствии необходимых организационно-технических возможностей целесообразно указать в учетной политике учреждения или ином локальном акте.

Учетная политика

В случае вступления в силу Приказа № 103н в течение 2020 г. главному бухгалтеру необходимо внести соответствующие изменения в Учетную политику учреждения [1].

  1. Применение в бухгалтерском учете электронных первичных документов и электронных регистров потребует от учреждения решения как минимум двух задач:
  2. – обеспечить ряд работников учреждения электронными цифровыми подписями (ЭЦП) [2];
  3. – создать условия по хранению и обеспечению сохранности электронных документов и регистров.
  4. Решение обеих задач потребует в оставшееся до конца года время значительных финансовых вложений и обучения персонала работе с электронными документами.

Если учреждение не готово использовать в своем документообороте электронные первичные документы и электронные регистры, то это целесообразно обосновать.

Обоснование отсутствия у учреждения организационно-технической возможности для применения электронных учетных документов и электронных регистров необходимо, чтобы избежать замечаний со стороны контролирующих органов.

В Учетной политике на 2020 г. это можно сформулировать, например, так:

  • Учетная политика на 2020 год(выдержка)
  • «До создания необходимых организационно-технических возможностей бухгалтерская отчетность подлежит хранению на бумажном носителе.
  •  Организационно-технические возможности хранения отчетности в электронном виде могут быть обеспечены в результате:
  • – выбора способа хранения документов в электронном виде;
  • – выделения помещения и его оборудования;
  • – обеспечения передачи в архив документов в электронном виде.
  • Создание указанных организационно-технических возможностей обеспечивает руководитель учреждения 4 путем издания локальных актов».
  • Приказом № 103н уточнено, что копии электронных документов на бумажных носителях необходимо заверять в соответствии с положениями учетной 5 политики субъекта учета, а при централизации учета – положениями единой учетной политики централизованной бухгалтерии. В учетной политике учреждения (централизованной бухгалтерии) порядок заверения копий электронных документов может быть таким:
  • Учетная политика на 2020 год(выдержка)

«Х. Порядок заверения копий на бумажных носителях.

  1. Копии первичных электронных документов могут быть созданы на бумажных носителях только в том случае, если такие документы приняты к бухгалтерскому учету.
  2. Копии электронных регистров бухгалтерского учета могут быть созданы только после того, как данные, указанные в таких регистрах, отражены в Главной книге.
  3. Изготовление копий электронных первичных учетных документов и электронных регистров учета производят сотрудники бухгалтерии с разрешения главного бухгалтера.
  4. Копию электронного первичного учетного документа на бумажном носителе заверяют:
  5. – подписью бухгалтера, принявшего его к отражению в учете;
  6. – подписью главного бухгалтера;
  7. – штампом «копия верна» с указанием даты заверения.
  8. Копию электронного регистра учета на бумажном носителе заверяют:
  9.  – подписью главного бухгалтера;
  10. – штампом «копия верна» с указанием даты заверения».

Изменениями, внесенными в Методические указания Приказом № 103н, впервые предусмотрено применение скан-копий для отражения 6 фактов хозяйственной жизни. Так, скан-копии могут быть использованы при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, а также при взаимодействии учреждений с централизованными бухгалтериями.

Обратите внимание, что ответственность за соответствие скан-копии подлинному документу Методическими указаниями возложено на лицо, ответственное за оформление таких документов и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. При этом передача скан-копии первичного учетного документа для обмена информацией возможна при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлинному документу.

Очевидно, что порядок создания скан-копий учетных документов также должен быть предусмотрен Учетной политикой учреждения или иным локальным актом.

Заключение

Развитие экономических отношений приводит к росту разнообразия фактов хозяйственной жизни учреждений. В свою очередь, появление новых фактов хозяйственной жизни требует создания первичных документов, подтверждающих их возникновение. Кроме того, развитие информационных технологий способствует переходу от бумажного документооборота к электронному.

Основные изменения в Методические указания, внесенные Приказом № 103н, как раз и связаны как с появлением первичных учетных документов, так и с совершенствованием электронного документооборота. Скорее всего, в ближайшие годы тенденция на внедрение в бухгалтерский учет государственных и муниципальных учреждений электронных первичных документов и электронных регистров будет продолжена.

[1] О том, как внести изменения в учетную политику учреждения в течение отчетного периода, читайте в статье ведущего эксперта «БиНО: Государственные и муниципальные учреждения» А. Шихова в  «БиНО: ГиМУ» № 3/2020.

Читайте также:  Налоговых агентов станет больше

[2] Подробнее о применении ЭЦП в учреждениях читайте в статье Н.М. Михайлова в журнале «БиНО: ГиМУ» № 2/2020.

2далее – Методические указания

4 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

5раздел 1 Методических указаний

6раздел 1 Методических указаний

Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи

СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения.

При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации.

Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Регистрация — процедура, в ходе которой Пользователь предоставляет достоверные данные о себе по утвержденной форме регистрации (регистрационная карта). Прохождение процедуры регистрации говорит о том, что Стороны полно и безоговорочно согласились с условиями настоящего соглашения.

Персональные данные Пользователя — данные, используемые для идентификации личности, добровольно указанные Пользователем при прохождении регистрации. Данные хранятся в базе данных на сервере АО «Аналитический центр» и подлежат использованию исключительно в соответствии с настоящим соглашением и законодательством РФ.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Мы используем персональные данные Пользователя только для тех целей, которые указываются при их сборе. Мы не используем персональные данные для других целей без согласия Пользователя. Мы можем использовать персональные данные Пользователя для следующих целей:

  • Для организации выдачи Пользователю электронной цифровой подписи в рамках сети Аккредитованных при Некоммерческой организации «Ассоциация Электронных Торговых Площадок» Удостоверяющих центров, а также ее обслуживания и оказания сопутствующих услуг;
  • Для обратной связи с Пользователем в целях предоставления услуги или информации, в том числе посредством рассылки рекламных, информационных и (или) иных материалов АО «Аналитический Центр» на указанную электронную почту. Отказаться от рассылки рекламных, информационных и (или) иных материалов АО «Аналитический Центр» можно нажав на соответствующую кнопку в нижнем колонтитуле любого письма в рамках такой рассылки;
  • Для ответов на запросы Пользователя в службу поддержки;
  • Для выполнения обязательств по договорам.

Для использования персональных данных для любой иной цели мы запрашиваем подтверждение Пользователя. Пользователь соглашается, что АО «Аналитический центр» оставляет за собой право использовать его персональные данные анонимно и в обобщенном виде для статистических целей.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РЕГИСТРАЦИИ

Пользователь соглашается предоставить правдивую, точную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в регистрационной карте. Если Пользователь предоставляет неверную информацию, АО «Аналитический центр» имеет право приостановить либо отменить регистрацию.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

АО «Аналитический центр» не передает персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без разрешения Пользователя.

АО «Аналитический центр» может передавать персональные данные Пользователя компаниям, аффилированным по отношению к АО «Аналитический центр», для обработки и хранения. Пользователь соглашается с тем, что АО «Аналитический центр» передает персональные данные Пользователя уполномоченным организациям для создания и выдачи электронной подписи, выполнения требуемых услуг и операций.

АО «Аналитический центр» предоставляем третьим лицам объем персональных данных, необходимый для оказания требуемой услуги или транзакции. При необходимости АО «Аналитический центр» можем использовать персональные данные Пользователя для ответа на претензии, исковые заявления.

АО «Аналитический центр» можем собирать и, при необходимости, передавать уполномоченным органам имеющуюся в нашем распоряжении информацию для расследования, предотвращения и пресечения любых незаконных действий. АО «Аналитический центр» вправе раскрывать любые персональные данные по запросам правоохранительных органов, решению суда и в прочих случаях, предусмотренных законодательством РФ.

С целью предоставления дополнительной информации, оказания услуг, Пользователь можете быть направлен на другие ресурсы, содержащие информационные или функциональные ресурсы, предоставляемые третьими лицами.

Только в тех случаях, когда информация собирается от лица АО «Аналитический центр», использование данных Пользователя будет определяться политикой АО «Аналитический центр» в отношении конфиденциальности персональных данных. При предоставлении информации на других ресурсах будут использоваться политики в отношении конфиденциальности персональных данных, проводимые их владельцами.

  • АО «Аналитический центр» требует от своих партнеров использования политики в отношении конфиденциальности персональных данных, согласующихся с политикой АО «Аналитический центр».
  • БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
  • АО «Аналитический центр» использует технологии безопасности, процедуры и организационные меры для защиты персональных данных Пользователя от несанкционированного доступа, использования или разглашения.
  • АО «Аналитический центр» стремится защитить персональные данные Пользователя, но не может гарантировать безопасность передаваемых данных.

АО «Аналитический центр» рекомендует принимать все меры по защите ваших персональных данных при работе в Интернете. Часто меняйте пароли, используйте сочетание букв и цифр при создании паролей и используйте защищенный браузер.

ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

АО «Аналитический центр» не хранит персональные данные Пользователя дольше, чем необходимо для целей их сбора, или чем требуется в соответствии с действующими законами или правилами.

Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи

С 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов.

При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, как теперь будет регулироваться работа с электронной «первичкой» и чем ее подписывать, рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

Представление документов контролирующим органам

Новый закон о бухучете уравнял бумажный и электронный первичные документы. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Отметим, что прежний закон о бухучете обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет.

А теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Это означает следующее. Если организация составляла и получала первичные документы в электронном виде, и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то госорган не может потребовать продублировать электронные документы на бумаге.

Правда, на данный момент о возможности представления первичных документов в электронном виде упоминается только в контексте налогового контроля (ст. 93 НК РФ).

Да и техническая возможность по приему электронных документов реализована только налоговыми органами. То есть пока представить документы по телекоммуникационным каналам связи можно только в ИФНС. Отправить электронные документы в иные органы невозможно.

Даже если законодательство не обязывает представлять исключительно в виде бумажных копий.

Отмена унифицированных печатных форм

Важным изменением, касающимся первичной документации, является отмена обязательных унифицированных печатных форм документов.

Также в новом законе отсутствуют указания, как составлять и где использовать тот или иной первичный документ.

Теперь организации вправе использовать любые существующие или свои внутренние формы документов и выставлять эти документы по своему усмотрению, если это не противоречит иным нормативным правовым актам.

Однако при работе с электронными первичными документами целесообразнее будет пользоваться XML-форматами, которые рекомендует ФНС России.

Только документы в таких форматах можно будет представить в налоговый орган по ТКС без каких-либо дополнительных действий. В настоящий момент XML-форматы утверждены для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг).

Документы, составленные в иных форматах, нужно будет сканировать и направлять в налоговую с заполнением дополнительной информации.

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»

Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.

Совсем скоро: электронная "первичка", новые правила оформления и передачи документов

naum100 / Depositphotos.com
Читайте также:  С усн на осн в 2021 году: подбиваем расходы

Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.

Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России.

Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота.

Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Код формыНаименование формыДля каких целей применяется, комментарии
0504512 Решение о командировании на территории РФ Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов
0504513 Изменение Решения о командировании на территории РФ Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки
0504515 Решение о командировании на территорию иностранного государства Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов
0504516 Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515)
0504517 Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов
0504518 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник.
0504520 Отчет о расходах подотчетного лица Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518)

Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Просто для применения будет две формы отчета по подотчетным суммам:

  • Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге;
  • Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.

И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.

Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:

Код формыНаименование формыНазначение формы
0504093 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров В журнале будут регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера, сформированные в электронном виде с использованием электронного документооборота
0504094 Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами Здесь будут отражаться командировочные, компенсационные, иные выплаты и доходы в натуральной форме, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами.Основанием для отражения таких доходов будут:

  • Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520),
  • ведомость выдачи подарков,
  • договор дарения,
  • другие документы, подтверждающие полученные доходы

Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:

  1. Для кого применение этих электронных документов станет обязательным и когда?

    В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом.

    Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года.

    Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.

    Подробнее о передаче указанных полномочий смотрите здесь.

  2. Как и когда применять новые электронные документы будут остальные учреждения?

    Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:

    • передали полномочия по ведению бюджетного/ бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору;
    • ведут учет самостоятельно

    жестких сроков начала применения новых документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе этих форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.

  3. Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?

    Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения.

    Новые Журналы операций – для всех учреждений

    Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:

Код формыНаименование формы
0504071 Журнал по исправлению ошибок прошлых лет
0504071 Журнал операций межотчетного периода

Изменения в действующих документах – для всех учреждений

Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения. Многие изменения носят «технический» характер, но есть и более существенные, и касаются они всех учреждений и ЦБ:

Код формыНаименование формыБылоСтало
Первичные учетные документы
0504204 Требование-накладная Документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств Форма больше не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Для этих целей теперь оформляется Приходный ордер (ф. 0504207)
0504805 Извещение Использовалось при оформлении расчетов по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств Теперь форма имеет два назначения:

  1. Извещение – бухгалтерский документ: как и прежде, оформляется для отражения в учете взаимосвязанных операций на основании других первичных документов, например, при приемке-передаче имущества, активов и обязательств, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах.
  2. Извещение – первичный учетный документ: применяется для отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета, по которым нет унифицированных первичных документов;

Пример: как основание для проводки Дт 401 40 – Кт 401 10 при признании доходов текущего года по субсидиям от учредителя

0504833 Бухгалтерская справка Применялась при оформлении операций, для которых не предусмотрено унифицированных первичных документов Теперь также имеет два назначения:

  1. Бухгалтерская справка – первичный учетный документ: по-прежнему используется для отражения операций, по которым нет унифицированных первичных документов.
  2. Бухгалтерская справка – бухгалтерский документ: применяется для отражения записей на основании другого первичного учетного документа, например, электронного, а также при отражении операций, по исправлению ошибок

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *