Командировочные сотрудника на ГПД можно учесть для прибыли

Работник принят в организацию по гражданско-правовому договору. Был отправлен в командировку, представил чеки на такси, проживание в гостинице. Дополнительным соглашением к ГПД предполагается предусмотреть возмещение организацией работнику командировочных расходов (проезд и проживание) и выплата суточных (питание).

Возможно, ли возместить ему расходы: суточные, услуги такси, проживание, если с ним заключен договор ГПД? Необходимо ли удержать с сумм компенсаций НДФЛ, начислять страховые взносы? Компенсацию можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль?

Организация вправе возместить расходы работника по ГПД. Компенсация по ГПД включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ, при этом может быть применен профессиональный налоговый вычет. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается.

Расходы на выплату компенсации можно учесть в расходах по налогу на прибыль либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ, либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст.

252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Соответственно, командировочные — это те расходы, которые имеют место в рамках трудовых отношений. В данном случае расходы физического лица не признаются командировочными.

Как правило, сумма, выплачиваемая по гражданско-правовому договору, включает компенсацию издержек физического лица и вознаграждение (п.1 ст. 781, ст. 783, п.2 ст. 709 ГК РФ).

Компенсация расходов в данной ситуации будет расцениваться как часть вознаграждения, получаемое физическим лицом в рамках гражданско-правовых отношений. Вознаграждение, получаемое за выполненную работу, оказанную услугу в рамках ГПД облагается НДФЛ (п.6 ст. 208, п.1 ст. 210 НК РФ).

Налоговая база может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов, в частности физические лица получающие доходы по ГПД имеют право на профессиональный вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ (услуг) по договору (п. 3 ст. 210, п.2 ст. 221 НК РФ).

Страховыми взносами компенсация расходов физического лица в рамках ГПД не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учитывая то, что компенсация расходов исполнителю на проезд и проживание по гражданско-правовому договору не относится к командировочным расходам, учитывать их на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.

Расходы на выплату компенсации можно учесть либо на основании п. 21 ст.

255 НК РФ как расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст.

252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Порядок компенсации таких расходов, в частности список подтверждающих документов, необходимо прописать в договоре.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Командировочные сотрудника на ГПД можно учесть для прибыли

Командировочные сотрудника на гпд можно учесть для прибыли

Главная › Задолжености

25.11.2019

Многие организации привлекают для своих нужд граждан — профессионалов, не зарегистрированных в качестве предпринимателей. При этом с ними заключается гражданско-правовой договор. Такие специалисты встречаются повсеместно — они проводят тренинги, ремонтируют помещения, настраивают и обслуживают оборудование, готовят проекты и сметы, представляют интересы компании в различных органах.

Помимо вознаграждения за собственно работу, компании-заказчики обычно еще и возмещают таким частным подрядчикам их расходы, связанные с выполнением договора. И вот тут заказчики вступают на «минное поле».

Ведь налоговые органы часто настаивают на том, что налогообложение этих компенсаций должно быть таким же, как и налогообложение вознаграждений. А кроме того, часто «убирают» их из расходов компаний-заказчиков.

Так что пробегитесь по нашей шпаргалке и узнайте, что можно, а что нельзя возмещать «физикам»-подрядчикам и как весь этот «винегрет» облагается налогами.

Что все-таки можно компенсировать

По гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг подрядчик может рассчитыват ь п. 2 ст. 709, ст. 783 ГК РФ :

  • на вознаграждение за свои услуги или работы. Это и будет собственно его экономическая выгода;
  • на компенсацию своих издержек.

Предупреждаем руководителя

Если решили компенсировать подрядчику его издержки, то лучше указать в договоре отдельно размер вознаграждения и отдельно — четкий перечень компенсируемых издержек и порядок их возмещени я п. 4 ст. 709 ГК РФ . Можно указать и пределы («норматив») компенсируемых издержек. Это нужно для избежания конфликтов и с подрядчиком, и с налоговиками.

А теперь очертим этот самый перечень компенсируемых издержек применительно к подрядчику-гражданину. Это могут быть только издержки, непосредственно связанные с выполнением договора. При этом товары, работы и услуги, стоимость которых ваша компания готова компенсировать подрядчику, должны быть использованы для выполнения нужных вам работ (оказания услуг).

Вы, конечно, можете компенсировать подрядчику и приобретение дорогостоящего оборудования.

Но контролирующие органы (налоговая инспекция и внебюджетные фонды) могут небезосновательно посчитать, что это уже не компенсация издержек, а способ выплаты части вознаграждения или даже подарок подрядчику. А значит, будут доначисления НДФЛ и страховых взносов.

Ведь это оборудование он может использовать и для выполнения заказов других компаний. С таким же успехом можно компенсировать подрядчику покупку машины, которую он также частично использует на благо заказчика.

Так что для целей налогообложения безопаснее ограничиться компенсацией расходов:

  • на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения вашего заказа. Например, подрядчик закупает древесину и обрабатывает ее в соответствии с вашими нуждами;
  • на проезд до места фактического выполнения работ и проживание там. Это характерно для ситуаций, когда вы нанимаете иногороднего гражданина и ему приходится добираться до вашего города и снимать там жилье. Или, наоборот, вы посылаете местного исполнителя для оказания услуг в другой город.

Вот, пожалуй, и все обычно компенсируемые расходы. Но некоторые компании выплачивают частным подрядчикам еще и «суточные», обычно в том же размере, что и своим штатным командированным сотрудникам. Сразу отметим, что суточные положены только «штатникам», направляемым в служебные командировк и ст. 166, ст. 168 ТК РФ .

И вас ожидает спор с инспекторами и из ИФНС (по поводу удержания НДФЛ), и из внебюджетных фондов (по поводу начисления страховых взносов). Кроме того, налоговики не дадут учесть такие «суточные» и при налогообложении прибыли.

Так что лучше не называть эти выплаты именно суточными, а компенсировать подрядчику неудобства от пребывания в другом городе:

Командировочные сотрудника на ГПД можно учесть для прибыли

Вы можете компенсировать подрядчику даже расходы на его питание в чужом для него городе. Только вот учитывать такие выплаты именно как компенсации довольно опасно

  • под видом компенсаций издержек физического лица — подрядчика на питание, если они, конечно, документально подтверждены подрядчиком. Вы хоть и не обязаны по ГК РФ обеспечивать питание подрядчика, в частности, при выполнении работы в другом населенном пункте, но вправе возложить на себя такую обязанность договором. Правда, и в этом случае вероятен спор с налоговиками, которые вряд ли сочтут такие расходы подрядчиков непосредственно связанными с выполнением вашего договора;
  • повышенным размером вознаграждения. То есть вы просто увеличиваете его на примерную сумму «накладных» расходов подрядчика. Тогда оплату по договору вы без проблем учтете в расходах. Но, разумеется, с суммы вознаграждения придется заплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

По сходной причине не стоит компенсировать подрядчику «представительские расходы». Даже если предметом договора является деятельность, сопряженная со встречами. Ведь представительские расходы предполагают участие во встречах ваших сотрудников, а в данном случае это не так.

Так что такие компенсации не получится учесть при налогообложении прибыли, и на их сумму придется начислить НДФЛ и страховые взнос ы п. 2 ст. 264, подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Как и в случае с «суточными», лучше не называть такие выплаты компенсацией именно представительских расходов, а оформлять их как компенсацию конкретных расходов подрядчика при выполнении вашего договора (например, на аренду зала для ведения переговоров с потенциальными контрагентами) или просто повысить ему вознаграждение.

Компенсируем расходы на материалы, проезд и проживание

Итак, мы договорились, что идем по самому безопасному пути и компенсируем подрядчику только те расходы, которые прямо связаны с выполнением договора, то есть расходы на покупку материалов, проезд и проживание в месте выполнения договора. Можно ли учесть подобные компенсации в расходах и не начислять на них налоги и взносы? Да, при грамотном оформлении у таких выплат очень льготный режим налогообложения.

Налог на прибыль и налог при УСНО

Компенсации материальных расходов подрядчиков вы с равным основанием можете учитывать в качеств е п. 4 ст. 252 НК РФ :

  • прочего расход а подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ;
  • расхода того же вида, к которому отнесено вознаграждение подрядчику (например, расход на ремонт ваших О С ст. 260 НК РФ ). Ведь мы помним, что такие компенсации являются частью цены договора подряда. Этот способ, кстати, больше всего подойдет упрощенцам с объектом «доходы минус расходы». Ведь прочие расходы (не упомянутые в закрытом перечне) они учитывать не вправе, а вот расходы на ремонт — пожалуйст а подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ;
  • материального расхода. Например, компенсацию стоимости запчастей для ремонта вполне допустимо учитывать как расходы на приобретение материалов, используемых для содержания и эксплуатации основных средст в подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .
Читайте также:  Проводки ДТ 76 и КТ 76, 51, 91 (нюансы)

Необходимо получить от подрядчика документы, подтверждающие его расходы. Иначе выплаты ему нельзя расценивать как компенсации расходов.

И в любом случае помним, что необходимо получить от подрядчика подтверждающие его расходы документы (договоры на закупку, кассовые и товарные чеки, накладные и т. д.).

Компенсацию расходов на проезд и проживание подрядчика-гражданина также можно учесть:

Командировка по договору ГПХ

Возможна ли командировка по договору ГПХ? Ответ на данный вопрос надо искать в положениях Трудового и Гражданского кодексов. В ст. 166 ТК РФ говорится, что служебные поездки можно оформлять в отношении наемных работников на основании внутреннего распоряжения руководителя.

Командировка признается таковой только в случае, если ежедневное выполнение трудовых функций не предусматривает постоянное нахождение человека в пути.

Целью служебных поездок становится выполнение поручений нанимателя не на основном месте работы, а в территориальном отдалении от него.

Оплачиваются ли командировки по договору ГПХ

Заключение с физическим лицом соглашения гражданско-правового характера предполагает, что человек будет выполнять оговоренное контрактом задание, получать за это материальное вознаграждение, но после завершения работы над проектом сотрудничество считается оконченным. Физические лица, оформленные по договору ГПХ, не являются штатными сотрудниками, взаимоотношения с ними не попадают в сферу влияния норм трудового законодательства.

Таким образом, командировка по договору гражданско-правового характера в привычном формате невозможна – заказчик не имеет права направлять такого исполнителя в служебные поездки, так как не выступает по отношению к нему работодателем.

Но это не означает, что рабочие поездки физического лица в рамках соглашений ГПХ не реализуются или расходы по ним не подлежат возмещению. Предприятие может компенсировать гражданину издержки — затраты на транспорт, проживание, питание и связанные с поездкой сборы (п. 2 ст.

709 ГК РФ), но суточные при этом не начисляются и не платятся.

Как оформить служебные поездки в рамках договора ГПХ

«Командировка» в договоре ГПХ может быть выделена в отдельную статью затрат, то есть в соглашении указывается, что физическое лицо будет совершать поездки в рабочих целях и расходы по ним будут возмещены отдельно от расчетов по оплате работ/услуг. Для выплаты компенсации в таком случае заказчику потребуются документальные подтверждения обоснованности затрат – билеты, посадочные талоны, чеки из гостиниц и пр.

Другой вариант, когда служебные поездки в договоре ГПХ отдельно не оговариваются, а сумма вознаграждения фиксированная, при этом она рассчитана на оплату не только работы исполнителя, но и на погашение сопутствующих затрат (в т.ч. при поездке).

Еще один вариант организации командировки по договору ГПХ – билеты покупает работодатель без участия исполнителя работ/услуг. Работодатель также может сам оплатить, например, проживание в гостинице.

При вынесении затрат на рабочие поездки в отдельную группу издержек их сумму надо отражать в учете на расходных счетах в корреспонденции со счетом 76. При выплате компенсации расходов исполнителю счет 76 дебетуется с одновременным уменьшением остатка по денежным счетам (50 или 51).

Если затраты на поездку заложены в общую сумму по договору, они отдельно в учетных регистрах не показываются.

В последнем случае, когда работодатель самостоятельно производит оплату билетов на транспорт и счетов за проживание для физлица, работающего по ГПХ-договору, проводки формируются с участием счета 60.

Командировка по договору ГПХ – НДФЛ и страховые отчисления

В зависимости от выбранного способа расчета с физическим лицом, оказывающим услуги по соглашению ГПХ, транспортные затраты могут участвовать в формировании налоговой базы или исключаться из нее, составляя основу для применения профессионального вычета.

Отдельная схема отражения в налоговом учете доходно-расходных операций по договорам ГПХ предусмотрена в отношении физических лиц со статусом ИП.

Для таких исполнителей работ заказчик не является налоговым агентом, поэтому не несет ответственность за полноту и своевременность уплаты подоходного налога и страховых взносов.

Если физическое лицо не является частным предпринимателем, удержанием и перечислением в бюджет НДФЛ занимается заказчик (налоговый агент). Как правильно отражается в налоговом учете командировка по договору гражданско-правового характера в 2019 году:

  • Если транспортные расходы являются частью общей суммы вознаграждения по договору, НДФЛ и взносы начисляются со всей суммы выплаты в пользу физического лица. При этом исполнитель работ может обратиться к нанимателю с письменным заявлением на применение профессионального вычета в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ в сумме фактически понесенных им обоснованных расходов. Транспортные издержки и затраты на проживание в рабочей поездке должны быть документально подтверждены. При выполнении всех условий, из базы налогообложения по НДФЛ стоимость билетов и проживания будет вычтена.
  • Когда транспортные расходы учитываются отдельно от общей суммы вознаграждения, такие выплаты в пользу физического лица приравниваются к его облагаемым доходам, но при наличии документальных подтверждений обоснованности расходов и заявления физлица также можно применить профессиональный налоговый вычет.

«Гражданская» командировка

Достаточно распространенная ситуация: с сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Можно ли такого сотрудника отправить в командировку и возместить ему командировочные расходы?

Опубликовано в «Учет. Налоги. Право.» № 29/2003

Назвать по-другому

Если физическое лицо работает в организации по гражданско-правовому договору (например, договору подряда или возмездного оказания услуг), то на отношения такого сотрудника и организации правила Трудового кодекса не распространяются. Другими словами, такой сотрудник не признается работником организации и не состоит в ее штате.

Следовательно, на него не распространяются и все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой.

Таким образом, сотрудника, с которым заключен «гражданский» договор, направить в командировку нельзя, так как командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договор (ст.

166 ТК РФ).

Но в то же время, поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. Как выйти из положения?

Обратимся к Гражданскому кодексу. Как по договору подряда (ст. 709 ГК РФ), так и по договору возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ), оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Причем такую оговорку можно сделать не только при заключении договора (ведь на этот момент не всегда ясно будут ли поездки в другую местность или нет). Внести в договор необходимые условия можно и после его заключения (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформляются в виде письменного соглашения и прилагаются к договору.

Поэтому если возникает необходимость направить такого сотрудника в «командировку», то в договоре надо обязательно указать на возможность таких поездок. И самое главное – в договоре надо оговорить, что заказчик возмещает исполнителю фактически произведенные затраты, связанные с такой поездкой.

Что возмещать

Четкого перечня расходов, которые заказчик может возместить исполнителю Гражданский кодекс не содержит.

Но так как в статье 709 ГК РФ речь идет о компенсации издержек исполнителя, то можно заключить, что возмещаются любые расходы, реально понесенные сотрудником при поездке в другую местность.

Таким образом, к возмещаемым затратам могут быть отнесены: расходы по найму жилья, проезду, сборы за услуги аэропортов, обязательные страховые, комиссионные, на проезд на аэродром, вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, провоз багажа, на бензин, стоянку автомашины и др.

А вот выплата суточных по гражданско-правовому договору не производится. Этот вид компенсации предусмотрен только для штатных работников.

Дело в том, что суточные начисляются в пользу работника автоматически за каждый день нахождения в командировке и никак не связаны с фактически произведенными расходами.

Поэтому по гражданско-правовому договору суточные выплачивать нельзя, можно лишь возместить реальные расходы на проживание вне места постоянного жительства сотрудника.

Налогов меньше

Налогообложение сумм, выплачиваемых в качестве возмещения расходов исполнителя, также имеет свою специфику.

налог на прибыль. Расходы на оплату труда работников-договорников (включая договоры подряда) учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 21 ст.

255 НК РФ). Но по этому пункту учесть можно только само вознаграждение исполнителя. Компенсация же его издержек (возмещение расходов), связанных с его поездкой в другую местность, учитывается в составе иных расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 49 ст.

Читайте также:  Налоговая декларация по налогу на прибыль на 2021 годы

264 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц. Этим налогом облагается вознаграждение сотрудника.

Но если по договору заказчик должен возместить исполнителю фактически понесенные и документально подтвержденные расходы, то возмещенные суммы в состав вознаграждения не включаются.

Однако сделать это можно только на основании оправдательных документов – гостиничных счетов, билетов, чеков ККМ на оплату бензина и др.

При наличии таких документов организация, выплачивающая доход, как налоговый агент может предоставить сотруднику профессиональные налоговые вычеты на сумму произведенных и подтвержденных расходов (п. 2 ст. 221 НК РФ). Обратите внимание, что вычет предоставляется только по письменному заявлению сотрудника.

Если расходы сотрудника документально не подтверждены, то их возмещение будет признаваться частью вознаграждения, предусмотренного договором. Соответственно такие суммы надо включить в доход исполнителя и удержать с них налог на доходы физических лиц.

ЕСН. Не облагаются суммы, выплачиваемые сотруднику в качестве возмещения расходов на поездки в другую местность, и единым социальным налогом.

Дело в том, что объектом налогообложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Однако НК РФ не дает определения понятия «вознаграждение по договору гражданско-правового характера». Поэтому в соответствии с пунктом 1 статьи 11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в ГК РФ.

Статья 709 ГК РФ определяет, что компенсация издержек, предусмотренных договором, не является вознаграждением исполнителя. Следовательно, при наличии документов, подтверждающих фактически произведенные затраты по договору, суммы возмещения ЕСН не облагаются.

Расходы на служебную поездку сотрудника, с которым заключен договор ГПХ

Можно ли считать командировкой поездку физического лица, с которым заключен договор гражданско-правового характера?

Командировки для договорников не предусмотрены

Начнем с того, что гражданин, с которым заключен договор гражданско-правового характера, и командировка – понятия несовместимые. И вот почему. Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

А на договорника распространяются нормы Гражданского, а не Трудового кодекса РФ. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его – пункт 1 статьи 702 Гражданского кодекса РФ.

Гражданским законодательством понятие «командировка» вообще не предусмотрено.

Налоговый учет расходов по поездке

Итак, раз поездка сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера, командировкой не является, следовательно, расходы на проезд и проживание таких лиц нельзя учесть в качестве командировочных. Это подтвердил и Минфин России.

В письме от 16 октября 2007 г.

№ 03-03-06/1/723 он сообщил, что в соответствии с положениями статей 166–168 Трудового кодекса РФ и статьи 255 Налогового кодекса РФ организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми она заключила трудовые договоры.

Но не все так страшно.

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 1 октября 2007 г. № А05-5368/2006-26 рассмотрел ситуацию, когда по условиям договора организация должна была возместить консультанту проживание в гостинице и проезд.

Суд решил, что, поскольку экономическую оправданность данных расходов, связанных с производством и реализацией, налоговый орган не оспаривает, их можно отнести в целях налогообложения прибыли к прочим (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Обратите внимание. Согласно статье 709 Гражданского кодекса РФ, цена договора включает как вознаграждение, так и те издержки, которые компенсируются подрядчику. В противном случае (если договором не предусмотрена оплата упомянутых расходов) при расчете налога на прибыль расходы на проезд и проживание учесть будет сложно.

А при «упрощенке» можно учесть расходы на оплату труда (выплату вознаграждения) договорников (кроме индивидуальных предпринимателей) согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 и пункту 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Исчисление НДФЛ

Что касается НДФЛ, то в случае с договорником следует воспользоваться пунктом 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ, который при исчислении налоговой базы дает право на получение профессиональных вычетов налогоплательщикам, получающим доходы от выполнения работ по договорам гражданско-правового характера.

Вычет возможен в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением указанных работ.

На основании письменного заявления такого лица организация вправе уменьшить налоговую базу при расчете НДФЛ на сумму фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов на проезд и проживание (порядок применения профессиональных налоговых вычетов прописан в статье 221 Налогового кодекса РФ).

Начисление страховых взносов

По страховым взносам в настоящее время официальных разъяснений нет, но можно воспользоваться документами, которые выпускались по этому поводу в бытность ЕСН.

Так, Минфин России в письме от 14 июля 2006 г. № 03-05-02-04/189 разъяснял, что компенсация издержек лица, выполняющего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов, документально подтвержденных и произведенных подрядчиком в интересах заказчика работ, и поэтому не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы.

Следовательно, выплаты, направленные на компенсацию издержек, в частности на оплату проезда и проживания, а также прочих расходов в местах проведения работ, не облагаются ЕСН.

Кроме того, объектом налогообложения признаются только вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а не все выплаты по указанным договорам (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

ВАС РФ эту позицию также поддержал (информационное письмо от 14 марта 2006 г. № 106).

Согласно части 1 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации …», объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, произведенные в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Поэтому все сделанные выводы в отношении ЕСН в полной мере остались актуальными и сейчас, при расчете страховых взносов (перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, приведен в статье 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Июнь 2013 г.

Командировочные расходы у предпринимателя: налогообложение и документооборот

Отправляя сотрудников в командировку, предприниматель не сомневается в том, что он сможет учесть затраты на служебную поездку. Однако для этого они должны быть документально подтверждены.

Какие нужно оформлять документы, чтобы обосновать расходы на суточные, проезд и проживание? А компенсируя сотрудникам расходы, предприниматель должен правильно исчислить НДФЛ и ЕСН с выплаченных сумм.

Кстати, предприниматель вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, то есть тех, с кем заключены трудовые договоры. А если сотрудник работает по договору подряда (гражданско-правовому договору) и не состоит в трудовых отношениях с предпринимателем?

Предпринимателям нередко приходится отправлять сотрудников в командировку. Посещение выставок, семинаров, заключение контрактов с иностранными поставщиками и ряд других производственных задач приводят к необходимости поездки в другой город или за рубеж.

При этом возможность уменьшения налогооблагаемой базы, как на общей системе налогообложения, так и при применении предпринимателем «упрощенки», зависит от того, насколько правильно оформлены документы. Автор рассмотрел все нюансы учета командировочных расходов.

Учесть в расходах…

Известно, что предприниматели на общей системе налогообложения, уплачивая НДФЛ, при исчислении налоговой базы имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов. Если налогоплательщики не в состоянии документально подтвердить свои расходы, связанные с деятельностью в качестве индивидуальных предпринимателей, профессиональный налоговый вычет производится в размере 20 процентов общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности.

Исходя из данной нормы, предприниматель вправе уменьшить налогооблагаемую базу (по НДФЛ) на сумму документально подтвержденных расходов, в том числе и на командировки.

При этом состав указанных расходов, принимаемых к вычету, определяется налогоплательщиком самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения, установленному главой «Налог на прибыль организаций» (ст. 221 НК РФ).

При упрощенной системе налогообложения уплата единого налога предоставляет предпринимателю право самостоятельно выбрать налогооблагаемую базу для его расчета. Это либо доход, либо разница между доходами и расходами. Выбрав «доходы, уменьшенные на величину расходов», предприниматель опять же сталкивается с необходимостью правильного оформления своих затрат.

Ведь применяя упрощенку, предприниматель учитывает затраты по правилам, указанным в главе 25 НК РФ.

А значит, в соответствии со статьей 252 главы 25 НК РФ критериями признания расходов для целей налогообложения будут их документальное подтверждение, экономическая целесообразность и, конечно же, связь с производственной деятельностью, направленной на получение дохода.

Читайте также:  Как оплатить больничный, если он выдан в выходной?

Таким образом, обе системы налогообложения подразумевают четкое документальное оформление всех произведенных расходов.

Документальное оформление

В соответствии с действующим трудовым законодательством служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Направляя сотрудника в командировку, работодатель гарантирует ему возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (затраты на проезд к месту командировки и обратно, на проживание), и выплату суточных за все время ее проведения.

Порядок оформления документов при командировке изложен в Инст­рукции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62). Этот документ применяется в настоящее время в части, ­не противоречащей действующему Трудовому кодексу РФ.

Направляя работника в зарубежную командировку, руководитель издает приказ (форма № Т-9 или № Т-9а) и оформляет служебное задание для направления в командировку (см. Пример 1).

Перечисленные унифицированные формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

В приказе следует указать фамилию, имя и отчество сотрудника, место командирования, планируемый срок командировки, ее цель.

На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре (см. Пример 2).

Если сотрудник в ходе выполнения служебного задания посещает несколько пунктов назначения, в этом случае в каждом месте в документе необходимо сделать отметку о прибытии и убытии.

Отметки должны быть заверены ­подписью должностного лица – руководителя компании или ­индивидуального предпринимателя – и печатью (п. 6 Инструкции № 62).

Пример 1. Приказ о направлении в командировку
Пример 2. Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – основной документ, который подтверждает то, что предприниматель обоснованно произвел расходы. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление таких удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм и заполнением всех предусмотренных формой реквизитов.

После возвращения из командировки работник должен представить отчет о выполнении задания на командировку (форма № Т-10а). В отчете указываются конкретные цель и результаты командировки. Также к отчету следует приложить протоколы о намерениях или предварительные договоры, прейскуранты, проспекты и другие документы, подтверждающие выполнение задания в служебной командировке.

Суточные

За каждый день, проведенный в командировке, сотруднику необходимо выплатить суточные. Это правило распространяется на выходные и праздничные дни, а также на дни, проведенные в дороге.

В соответствии с пунк­том 7 Инструкции № 62 суточные рассчитываются с даты выезда – дня, когда из населенного пункта, где находится место работы командированного сотрудника, отправляется поезд, самолет, автобус и др.

транспорт, до даты возвращения сотрудника – дня, когда транспорт прибывает обратно.

Если транспорт отправляется до ноля часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки. В случае отправления транспорта в 00 ч. 01 мин. днем отъезда станут следующие сутки.

При этом необходимо учитывать время, которое сотрудник потратит, добираясь до вокзала или аэропорта в день отъезда и от них в день приезда.

Особенно это может быть актуально, если вокзал или аэропорт находятся в другом населенном пункте относительно места жительства сотрудника.

Пример 3

Время прилета самолета, на котором сотрудник возвращается из командировки, – 23.48, но аэропорт находится на окраине города. На дорогу из аэро­порта до дома сотрудник потратит еще 2 часа. В этом случае необходимо учитывать время, за которое работник доберется до дома, а днем возвращения считать следующие сутки.

Если сотрудник едет за границу, то на основании совместного письма Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ день пересечения границы оплачивается по принципу «страны въезда».

То есть за день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник.

Нормы расходов на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль (в нашем случае – дохода) такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93. А за день въезда в Россию суточные выплачиваются по норме, установленной для территории РФ.

Обратите внимание, что согласно пункту 15 Инструкции № 62 при командировках в такую местность, откуда командированный может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (равно как и при заведомо краткосрочных командировках).

Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Помимо расходов по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (например, стоимость билета на электричку-экспресс до аэропорта Домодедово).

Если до места командировки можно доехать несколькими видами транспорта, то работодатель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения он самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Основанием для оплаты являются билеты командированного ­работника, которые прикладываются к авансовому отчету по командировке.

Если у предпринимателя имеется свой транспорт, то работник может отправиться в командировку на рабочем автомобиле.

Чтобы затраты на поездку в автомобиле можно было включить в расходы, необходимо представить все первичные документы: кассовый чек на бензин, квитанцию или кассовый чек на автостоянку; и в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист.

Форма путевого листа для индивидуальных предпринимателей, которые используют автотранспорт для перевозки грузов (в том числе для производственных целей), утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.

Предпринимателю придется составлять путевые листы ежедневно (см. Пример 4). Исключением являются лишь те случаи, когда водитель отправляется в рейс на несколько дней.

Об этом сказано в пункте 5 Порядка ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности индивидуальными предпринимателями, утвержденного приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.

В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать предпринимателя, которому принадлежит автомобиль, марка машины, фамилия водителя, маршрут следования, связанный с выполнением служебного задания, общий пробег и время в работе.

Пример 4. Путевой лист

Работник может отправиться в командировку и на собственном автомобиле. Использование собственной автомашины может быть оформлено по одному из следующих вариантов:

  1. Предприниматель заключает с работником договор на использование личного транспорта для производственных целей. В этом случае он получает компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, но только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Частные разъяснения чиновников Минфина свидетельствуют о том, что нормы, установленные данным постановлением, применимы и для индивидуальных предпринимателей, работающих как на общем, так и на упрощенном режиме налогообложения (например, письмо Минфина РФ от 8 августа 2005 г. № 03-11-04/2/40).
  2. Предприниматель оформляет договор аренды на автомобиль работника. В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом не делается различия между арендой у физических и у юридических лиц. Этот вариант наиболее выгоден, так как позволяет учесть в составе расходов величину большую, чем законодательно предусмотренная норма при выплате компенсации. При аренде расходы ограничены величиной, указанной в договоре, в виде арендной платы.

Расходы на проживание

Как для целей достоверного учета расходов, так и для правомерности вычета по НДС, который предприниматель уплачивает при общем режиме налогообложения, необходимым документом, подтверждающим расходы на проживание, является счет гостиницы, оформленный по унифицированной форме № 3-Г, которая утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Форма № 3-Г «Счет» заполняется при оформ­лении оплаты за проживание в гостинице и является бланком строгой отчетности.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *