В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Иногда отпуск сотрудника приходится прервать, поскольку его срочно требуется отправить в командировку.

Если принято такое решение, значит оно необходимо в интересах компании, но всё-таки подходить к нему следует с большой осторожностью, поскольку законодательство защищает право работников на отдых. Из-за этого, отзывая их из отпуска, нужно соблюсти немало правил, как и затем, возвращая из командировки в отпуск.

Приказ о направлении работника в командировку

Как указывает Трудовой кодекс, первое, что необходимо для отзыва сотрудника из отпуска – получить его согласие. Если он не согласен прерывать свой отдых, то сделать это не получится: он имеет законное право не делать этого, уволить его за это или применить меры дисциплинарного воздействия запрещено.

В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Если этот этап успешно пройден, то есть работник согласился, начинается этап оформления документов.

В каких случаях отзыв невозможен

Как указывает законодательство РФ, есть несколько случаев, в которых даже с согласия самого работника его нельзя будет отозвать из отпуска. Это относится к сотрудникам, принадлежащим к следующим категориям:

  • несовершеннолетние;
  • беременные;
  • трудящиеся во вредных или опасных условиях.

Других исключений нет, но следует помнить, что всегда обязательно получить согласие сотрудника.

Порядок оформления документов

Если командировка во время отпуска оформлена ненадлежащим образом, то у работодателя могут возникнуть проблемы – Кодекс об административных правонарушениях предусматривает наказание по статье 5.27. Чтобы избежать наказаний и проблем с сотрудниками, нужно провести оформление максимально корректно и правильно, а также провести точный расчёт суточных и отпускных.

Согласие работника

Согласие со стороны работника обязательно, без него дальнейшее оформление будет попросту невозможно. Соответственно, сначала необходимо им заручиться, однако, его необязательно оформлять сразу в виде отдельного документа.

Решения работодателя

Вся процедура обычно инициируется посредством заявления начальника отдела своему руководству о том, что необходим отзыв работника и отправка его в командировку.

При этом должно уточняться, что требуется именно этот работник по определённым причинам. Оно может быть и устным, но чаще его предпочитают оформлять в письменном виде, как служебную записку.

Затем работнику делается предложение прервать отпуск. Опять-таки, несмотря на то что в законодательстве не содержится указания на то, что оно может быть сделано лишь в письменном виде, задокументировать это никогда не помешает. Если есть соответствующий документ, то работнику останется лишь подписаться и указать, что он согласен, либо несогласен и просит до конца отдыха его не беспокоить.

В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Если согласие по вопросу командировки в отпуске достигнуто, составляется приказ, в котором указываются:

  • причины, по которым отпуск был прерван;
  • период, на который он прерван;
  • длительность командировки (не всегда точно совпадает с предшествующим пунктом);
  • что произойдёт с оставшейся частью отпуска после завершения рабочей поездки.

Приказ также должен быть подписан самим сотрудником.  После этого составляется служебное задание, приказ о направлении в командировку, а также командировочное удостоверение. В график отпусков вносятся изменения, отражающие тот факт, что сотрудник вызван на работу, производится сохранение изменений также и в его личной карточке, в разделе «Отпуск».

Нюансы по видам отпуска

В зависимости от того, в каком именно отпуске находится сотрудник, отзыв должен будет оформляться немного по-разному. Рассмотрим основные различия:

  1. Учебный отпуск – если одновременно с работой осуществляется учёба, для сдачи сессии отводится определённый срок. Учебное заведение указывает этот срок в вызове, направляемом работодателю. В свою очередь, предприятие не может отозвать работника, пока тот проходит сессию, однако, если экзамены будут сданы досрочно, такая возможность появляется.
  2. По уходу за ребёнком – в отличие от беременных, допускается направление в командировку женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком. Однако перед этим обязательно следует ознакомить её с правом на отказ от вызова на работу вообще и поездки в частности. При нарушении этой нормы следует административная ответственность. Уведомление об отказе может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и пометки в приказе, возможно и его отражение в заявлении самой сотрудницы, указывающей, что она согласна на рабочую поездку.
  3. Ежегодный – также необходимо письменное отображение согласия работника на командировку, помимо этого, должен быть решён вопрос с оставшимися днями отдыха.
  4. Без содержания – чаще всего такого рода отпуск предоставляется компанией по просьбе самого работника по окончании командировки в случае, если тот хочет задержаться в месте, в которое был отправлен. Лишь руководству компании решать, предоставлять ли такой отпуск, или же сотрудник необходим на своём рабочем месте. Отчитаться о выполнении задач и понесённых расходах он может и по прибытии, если вопрос не является срочным. Отметим, что затраты на билет и проезд в целом всё равно учитываются в налоговой сводке, поскольку их пришлось бы нести в любом случае, и то, что возвращается сотрудник, уже находясь не в командировке, а в отпуске, роли здесь не играет. Но при этом с цены билета удержат ещё и НДФЛ, поскольку одновременно с этим его покупка рассматривается налоговыми органами как не связанная с командировкой напрямую – такой вот парадокс. Обратите внимание: предоставление отпуска за свой счёт по просьбе работника обязательно для работающих инвалидов, участников боевых действий и пенсионеров.
  5. По совместительству – такого сотрудника тоже можно отправить в поездку в отпуске, однако, нужно учесть, что работодатель на основной работе не будет обязан ничего выплачивать. Потому возможность остаётся исключительно теоретической – ведь для совместителя выход будет категорически невыгоден либо ему придётся заплатить куда больше обычного.
  6. Отпуск военнослужащих – если гражданин проходит службу по контракту, он также может быть отозван из отпуска в командировку.

Продление отпуска на время командировки

Согласно 124 статье ТК, если отпуск не был использован полностью из-за возникновения помешавших этому обстоятельств, то работодатель должен будет затем продлить его, или же перенести оставшиеся дни на другой срок.

Вместо предоставления этих дней, существует возможность выплатить компенсацию, но лишь с согласия работника и с многочисленными ограничениями (к примеру, если это очередной ежегодный отпуск, то компенсированы могут быть лишь дни сверх установленного минимума в 28 суток).

В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Самый простой вариант – продление. Он выполняется автоматически на все те дни, на которые работник был вызван. Всё, что требуется – известить об этом работодателя. Если же вместо этого выполняется перенос, то его необходимо будет оформить отдельно.

Расчет командировочных и отпускных

Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата.

Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно.

Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.

Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.

При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).

Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.

В командировку из отпуска — нюансы налогообложения проезда работника

Расчёт командировочных в целом проходит точно так же, как и в любом другом случае – никаких связанных с вызовом из отпуска нюансов здесь не имеется.

Приведём пример расчёта отпускных, которые следует вернуть:

Сотрудник А.Е. Михайлов отправился в отпуск на 8 дней начиная с 4 сентября 2017 года.

Однако сложилась ситуация, в которой его умения понадобились в другом городе, и руководство вызвало его из отпуска начиная с 25 сентября и отправило в командировку. Выходит, что он отдохнул не 28 дней, а лишь 21.

Читайте также:  Рсв за 3 квартал при нулевых и пониженных взносах, камералка по ндс всего за месяц… и другие интересные новости за неделю (05.10.2021–09.10.2021)

Оставшиеся 7 дней решено было перенести на более поздний срок. Как будет рассчитываться сумма, которую ему необходимо вернуть?

Среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный для выплаты отпускных, составил 1 460 рублей.

После умножения этой суммы на число дней, которые сотрудник должен был провести в отпуске, получилась сумма в 40 880 рублей – именно эту сумму организация положила ему на зарплатную карту за три дня до начала отпуска.

Вернуть же теперь нужно будет сумму за 7 дней, то есть 1460 x 7 = 10 220 рублей. Как уже упоминалось, работник может либо просто отдать деньги в кассу предприятия, либо договориться об оформлении этих средств как аванса следующей заработной платы.

Подытоживая: вызов работника из отпуска для отправки в командировку возможен (за исключением некоторых ситуаций), следует лишь заручиться его согласием и правильно оформить все необходимые для этого документы.

Однодневные командировки. Оформляем и оплачиваем

Выполнение служебных поручений вне постоянного места работы – служебная командировка — может длиться и один день.

Законодатель не устанавливает минимальные сроки для командировок, отмечая лишь, что работник должен быть оформлен в организации по трудовому договору (срочному, бессрочному, договору совместителя) и выполнять в ходе командировки служебное задание.

Многие работодатели и работники уверены, что оформлять однодневную командировку нет необходимости, но это ошибочное мнение. В ходе однодневной командировки возникают нюансы, которые обязательно должны быть отражены в рабочих документах фирмы, иначе пострадают интересы одной из сторон.

Вопрос: Работник организации (г. Москва) вылетел в командировку в г. Оренбург, оттуда на такси прибыл в г. Аксай, Казахстан (место командировки), в этот же день вернулся в г. Оренбург, а на следующий день — в г. Москву. Будет ли эта командировка однодневной? Как выплатить суточные?
Посмотреть ответ

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

  • расстояния до места выполнения служебного поручения;
  • реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
  • объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

  1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
  2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб.

В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб.

Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.

Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.

  • Посмотреть ответ
  • После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • на проезд;
  • по найму жилья;
  • суточные;
  • иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные».

Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб.

в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20).

Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания.

Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г.

Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка).

Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Читайте также:  Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?

Каков порядок учета расходов и начисления НДФЛ при проезде работников из командировки в отпуск и наоборот?

  • Опубликовано3 декабря 2018 в 16:55
  • Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики, рассмотрев письмо по вопросу учета для целей налогообложения расходов организации на проезд работников от места командировки до места отпуска и в обратном направлении, сообщает следующее.
  • Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) для целей налога на прибыль организаций расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 Кодекса.

При отнесении затрат на оплату проезда в командировку к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, следует принимать во внимание, что данные затраты будут понесены организацией независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку.

Поэтому расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

В том случае, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки.

Следовательно, в этих случаях расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли.

Одновременно необходимо учитывать, что дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки, а фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и о дне выбытия из места командировки, унифицированная форма которого (форма N Т-10) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

  1. По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов сотрудников организации в виде сумм оплаты проезда к месту командирования из места проведения отпуска и из командировки к месту проведения отпуска сообщаем, что для физических лиц согласно статье 41 Кодекса доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.
  2. Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в, частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
  3. В абзаце десятом данного пункта статьи 217 Кодекса указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
  4. Таким образом, в случае, если сотрудник организации направляется в место командировки из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца десятого пункта 3 статьи 217 Кодекса.
  5. Поскольку освобождения от налогообложения сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска Кодексом не предусмотрено, суммы оплаты проезда сотрудников от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства, являясь экономической выгодой сотрудников, предусмотренной вышеуказанной статьей 41 Кодекса, по нашему мнению, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
  6. Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом.

Отпуск с командировкой: что с налогами и взносами?

Если командировка пересекается по времени с отпуском, у организаций появляется вопрос, как это влияет на обязательные платежи? В обзоре мы рассмотрели ситуации, когда сотрудник решил провести отпуск в месте командировки и когда работника отозвали из отпуска в командировку.

  • Отпуск по месту командировки
  • НДФЛ и страховые взносы
  • Если вы отправили работника в командировку, а тот, после того как выполнил служебное задание, решил там провести отпуск, то на стоимость обратного билета начислите НДФЛ и взносы.

Почему нужно заплатить взносы, объясняет ФНС. Когда командировка плавно перетекает в отпуск, днем ее окончания будет последний день перед отпуском. По мнению ведомства, оплачивая обратный билет, вы оплачиваете проезд не из командировки, а из отпуска к месту работы. Такие выплаты не освобождаются от взносов.

Об НДФЛ высказывался Минфин. По его мнению, стоимость обратного билета из отпуска — облагаемый доход работника.

Однако в логике министерства есть нюанс. Платить НДФЛ или нет, зависит от того, насколько долго задержался работник в месте командировки для отдыха. Определенных сроков ведомство, к сожалению, не называет, хотя приводит пример. Если работник остался на время отпуска, то доход есть.

Если же в месте командировки сотрудник решил провести выходные или праздники, то дохода нет. Можно предположить, что в случае короткого отпуска (пара-тройка дней) у проверяющих не будет претензий, даже если вы не исчислите НДФЛ со стоимости обратного билета.

Тем не менее это рискованно, лучше уточните позицию своей инспекции.

Налог на прибыль

Не включайте в расходы затраты на обратный билет из места, где работник провел отпуск после командировки. Именно так уже последние несколько летсоветует поступать Минфин.

Раньше в случае, когда руководитель разрешил задержаться в месте командировки, ведомство не запрещало учитывать расходы на проезд из отпуска на работу. Сейчас так лучше уже не делать — рискованно. Похоже, что Минфин отказался от этого подхода.

Отзыв из отпуска в командировку

НДФЛ и страховые взносы

Если вы решили отозвать работника из отпуска, чтобы отправить его в срочную командировку, а тот после ее окончания вернулся к месту отпуска, то на стоимость билета к месту командировки НДФЛ не начисляйте. Минфин не против таких действий.

А вот на стоимость обратного билета к месту отдыха безопаснее начислить НДФЛ. Ведомство считает, что здесь освобождение не действует. Этого подхода министерство придерживалось в прошлом году. К сожалению, из письма не совсем ясно, отвечало ли ведомство на вопрос именно об отзыве из отпуска.

Впрочем, несмотря на этот факт, лучше не закрывать глаза на данное письмо.

Много лет назад Минфин разрешал не облагать НДФЛ также и стоимость обратного билета.

Полагаем, этот же подход работает и для взносов: на стоимость билета к месту командировки взносы начислять не нужно. А вот с обратным билетом к месту отпуска возможны варианты: платить и не платить.

Если вы решите не начислять НДФЛ и взносы, лучше узнайте мнение своей инспекции. Все-таки положительная точка зрения уже достаточно стара, а современный подход не вполне ясен.

Налог на прибыль

Стоимость билета в командировку можете учесть в расходах. Минфин разрешаетэто. Ведь такие затраты все равно пришлось бы нести: неважно, где находится сотрудник — на рабочем месте или в отпуске.

Правда, нужно иметь в виду, что билет из места отпуска может быть намного дороже, чем из места работы до командировки. Этот факт может привлечь внимание проверяющих.

Чтобы они не сняли расходы, обоснуйте, почему именно этот работник должен был отправиться в командировку.

С учетом расходов на обратный билет к месту отдыха также могут возникнуть проблемы.

Дело в том, что в командировочных расходах можно учесть стоимость обратного билета к месту работы, а не отпуска. Минфин не разрешает учитывать расходы на билет от места командировки к месту отпуска.

Читайте также:  Налоговый агент ликвидировался. Как оспорить 2-НДФЛ физлицу?

Отметим, что здесь тоже не совсем ясно, отвечало ли ведомство на вопрос именно об отзыве из отпуска.

Много лет назад ведомство было не против учета затрат как на билет в командировку, так и обратно к месту отпуска.

Поэтому, чтобы исключить риски претензий проверяющих, уточните позицию своей инспекции.

Отзыв из отпуска в командировку: как правильно оформить

Необходимость в срочной производственной командировке может возникнуть не только в период обычной работы, но и когда сотрудник находится на отдыхе. Мы расскажем, как в таком случае правильно оформить командировку во время отпуска и нужно ли оплачивать ему проезд.

Когда можно отозвать

Отзыв работника из отпуска — чрезвычайная мера. Время отдыха работник может использовать по своему усмотрению, и работодатель не может им распоряжаться. Поскольку командировка является рабочим временем, для направления в неё отдых работника необходимо прервать.

Таким образом, отзыв работника из отпуска в командировку оформляется следующими действиями:

  • прерывание отпуска в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ; и затем
  • направление в служебную командировку.

Ежегодные отпуска предоставляются в порядке очередности, подтвержденной графиком и обязательной как для работника, так и для работодателя. Отзыв из отпуска допускается исключительно с согласия сотрудника (ст. 125 ТК РФ).

Часть отпускного времени, которая не была использована, должна быть предоставлена работнику в удобное для него время или перенесена на следующий год. При определении времени переноса нужно учитывать, что ежегодный отпуск должен в любом случае быть предоставлен не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, к которому он относится (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Кого нельзя отозвать

Статья 125 ТК РФ устанавливает запрет на прерывание времени отдыха для следующих категорий граждан:

  • в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • лиц, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Нужно также учитывать, что для некоторых лиц командировки в принципе запрещены (подробнее об этом здесь).

Порядок оформления

Пошаговая инструкция по отзыву из отпуска для направления в командировку выглядит следующим образом.

Оформление согласия

Вызвать работника сотрудника из отпуска необходимо путем запроса его согласия на это.  Сообщение можно передать разными способами — письмом, по электронной почтой, по телефону и т.п. Однако само согласие должно быть оформлено в письменном виде во избежание дальнейших споров.

Работник должен подтвердить своё согласие на отзыв из отпуска в командировку в письменном виде. Установленной формы для этого документа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. В нем необходимо указать:

  • ФИО работника, должность, структурное подразделение,
  • явно выраженное согласие;
  • дату и подпись сотрудника.

В согласии работник может указать, в какое время он желает «догулять» отпуск.  Он может либо оформить продление отдыха в связи с командировкой на такое же количество дней (т.е. отгулять их сразу), либо попросить перенести отдых на другие даты.

Бухгалтеру Сидоровой А.И.

От Генерального директора ООО Альфа Бета

Иванова В.П.

Уважаемая Анна Ивановна!

Настоящим запрашиваем Ваше согласие на прерывание предоставленного Вам в период с 01 апреля 2020 года по 15 апреля 2020 года отпуска и просим Вас приступить к работе 10 апреля 2020 года для целей направления в служебную командировку по срочной производственной необходимости.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться прерывать отпуск.

Дата, подпись.

Образец согласия работника на отзыв из отпуска

Генеральному директору ООО Альфа Бета

Иванову В.П.

От бухгалтера Сидоровой А.И.

Согласие на отзыв из отпуска в командировку

На основании статьи 125 ТК РФ подтверждаю своё согласие на прерывание ранее предоставленного в период с 01 апреля по 15 апреля 2020 года ежегодного оплачиваемого отпуска в связи со служебной командировкой. Соглашаюсь выйти на работу 10 апреля 2020 года.

  • Неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска прошу предоставить мне с 1 июня 2020 года.
  • Мне разъяснено право отказаться от прерывания отпуска.
  • Дата, подпись.

Приказ об отзыве

Отзыв работника из отпуска должен быть оформлен кадровым приказом. Его можно издать по форме, принятой в организации (стандартной формы для таких приказов нет).

В приказе необходимо указать:

  • ФИО и должность сотрудника;
  • дату, с которой он отозван из отпуска;
  • даты переноса, если они указана в согласии.

Образец приказа об отзыве из отпуска в связи с командировкой

  1. ООО Альфа Бета
  2. 9 апреля 2020 года
  3. ПРИКАЗ № 01013-к
  4. Об отзыве из отпуска

В связи с производственной необходимостью направления в служебную командировку бухгалтера Сидоровой А.И. и с учетом ее согласия:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Прервать 10 апреля 2020 года ежегодный оплачиваемый отпуск бухгалтера Сидоровой А.И., предоставленный ей согласно утверждённому графику отпусков с 1 апреля 2020 года по 15 апреля 2020 года.
  2. Бухгалтеру Сидоровой А.И. приступить к работе 10 апреля 2020 года.
  3. Неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве 5 календарных дней предоставить Сидоровой А.И. Согласно ее заявлению с 1 июня 2020 года.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: служебная записка главного бухгалтера Петровой Н.П. от 7 апреля 2020 года, согласие бухгалтера Сидоровой А.И. от 8 апреля 2020 года.

Генеральный директор /подпись/

Внесение изменений в кадровые документы

Вызов работника из отпуска потребует внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника.

В графике отпусков изменения дат отражаются в графе 10 «Примечания». В ней необходимо указать, что отзыв из отпуска произошёл на основании соответствующего приказа и внести дату, с которой работник фактически приступил к работе.

  • Новая дата, если она определена работником, также указывается в графике.
  • В личной карточке работника информация о переносе должна быть отражена в разделе VIII формы, утверждённой Постановлением Госкомстата России от 5 января 2001 года № 1.
  • В табеле учета рабочего времени отражаются сведения о фактически сотрудником отработанных днях:
  • дни отдыха отмечаются как «ОТ» или «09»;
  • дни, на которые сотрудник был отозван, отмечаются как «Я» или «01».

Последующее направление сотрудника в командировку оформляется в обычном порядке (подробнее об этом здесь).

Возмещение расходов

Согласно ст. 167 и 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику расходы, понесённые в связи с направлением в служебную командировку. К таким расходам относятся:

  • оплата проезда;
  • стоимость найма жилого помещения или гостиницы
  • суточные — компенсация дополнительных расходов в связи с проживанием в командировке
  • иные расходы, санкционированные работодателем.

Эти положения действуют и в случае, если сотрудник направлен в служебную поездку напрямую из места отдыха. Работодатель обязан возместить все понесённые в этом случае расходы, в том числе оплатить проезд из отпуска к месту командировки.

Эта позиция была подтверждена в Письме Минфина РФ от 16 августа 2010 года № 03-03-06/1/545.

Список подлежащих возмещению расходов содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749). К ним относятся расходы на проезд транспортом общего пользования, оплата услуг по оформлению проездных документов, а в случае заграничных поездок — расходы на оформление выездных документов, консульские и аэродромные сборы, расходы на оформление медицинской страховки.

Что касается начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации, единого мнения по этому поводу нет.

Считается, что стоимость билетов из отпуска в командировку не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Соответствующая позиция была подтверждена Минфином России (письмо от 16 августа 2010 года № 03-03-06/1/545).

Основанием является то, что обязанность возмещения прямо указана в статье 168 ТК РФ. Согласно ст. 217 п.

3 Налогового кодекса РФ фактические и подтверждённые документально расходы на проезд к месту командировки не облагаются НДФЛ.

Однако в отношении билетов обратно из командировки к месту отдыха явного освобождения от оплаты нет, поэтому целесообразно начислить с этих сумм НДФЛ и страховые взносы.

Аналогичный подход применяется и к учету у работодателя этих расходов для целей налогообложения прибыли:

  • расходы на проезд к месту командировки не вызывают вопросов у налоговых органов, однако
  • обратный проезд к месту отдыха учесть в расходах нельзя.

Мы надеемся, что эта статья оказалась вам полезной.  Изложенные выше материалы носят ознакомительный характер и не заменяют юридическую консультацию.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *