Бланк номенклатуры дел отдела кадров

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

  • Но как разобраться в таком огромном объеме документов?
  • Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.
  • Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.
  • Рассмотрим, что же это такое — номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.
  • Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец
  • Как показывает практика, каких либо специфических знаний  деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.
  • Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:
  • Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

  • Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
  • Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть —  порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

  1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают  уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются  по мере убывания срока хранения.
  2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
  3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться  время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
  4. Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел

Она может быть:

  • Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
  • Типичной — стандартный тип документа.
  • Индивидуальной — зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке  документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Номенклатура дел организации: образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Читайте также:  Онлайн кассы для ИП в 2017 году

Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2021 года

Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

  • историческую;
  • культурную;
  • экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

  1. с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
  2. с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
  3. с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
  • утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

  • приказы по личному составу и основной деятельности;
  • трудовые договоры;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки и т.п.
  • Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.
  • Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.
  • По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:
  • документы постоянного хранения;
  • документы длительного хранения (свыше 10 лет);
  • документы сроком хранения 5 лет и меньше;
  • документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

  1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
  2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
  3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
  4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
  5. итоговая запись номенклатуры;
  6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

  • цифровое обозначение подразделения;
  • номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа.

Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1».

Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

  1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
  2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
  3. распорядительная документация по предприятию;
  4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
  5. переписка со сторонними организациями;
  6. переписка внутри организации;
  7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Каким по объему может быть дело

Для удобства работы рекомендуется не создавать дела объемом более 250 листов. Если год не завершен, а дело уже содержит 250 листов, рекомендуется завести второй том.

При этом на корешках дел делается надпись: «Том 1. январь — июнь 2024», «Том 2. июль — декабрь 2024». К концу года документы в томах могут быть поделены для большего удобства на равное количество.

Какими могут быть сроки хранения

Отметки о сроке хранения могут выглядеть следующим образом:

  • постоянное хранение — «Пост.»;
  • длительное хранение — 75 лет, 10 лет — указываются сроки;
  • временное хранение (до 10 лет) — указываются сроки;
  • до минования надобности — ДМН;
  • до замены новыми — ДЗН;
  • ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки

В этом разделе проставляются:

  • отметки об убытии дел, например, если дело в течение года было передано в другую организацию;
  • отметки о повреждениях и гибели дела;
  • отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Как утверждается и хранится номенклатура

Номенклатура дел отдела кадров составляется в конце текущего года на следующий. После составления она передается начальнику отдела документального обеспечения управления и включается в общую номенклатуру.

Общая номенклатура дел вводится в действие приказом по организации. После этого каждое подразделение получает для работы выписку из действующей номенклатуры.

Подлинник номенклатуры дел хранится постоянно. Рабочие экземпляры — до замены новыми.

Номенклатура дел отдела кадров: пример

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

Читайте также:  Декларация 3-НДФЛ на лечение

Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

10-Номенклатура дел.doc

Номенклатура дел (образец)

Индекс дела Название раздела,заголовок дела(тома, части) Кол-во дел(томов, частей) Срок хранения дела(тома, части) и № статейпо перечню1 Приме­чание
1 2 3 4 5
01. Канцелярия
01-01 Устав предприятия Пост., ст. 8.1.
01-02 Положение о канцелярии. Копия Пост., ст. 10
01-03 Должностные инструкции работникам канцелярии 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
01-04 Приказы (распоряжения) руководителя предприятия по основным вопросам деятельности Пост., ст. 16.1
03. Бухгалтерия
03-01 Положение о бухгалтерии. Копия Пост., ст. 10
03.02 Должностные инструкции работникам бухгалтерии 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
03-03 Больничные листы 3 г., ст. 479
03-04 Акты сверок расчетов по платежам в бюджет До минования надобности После проведе­ния налоговой проверки
^ 04. Отдел кадров
04-01 Положение об отделе. Копия Пост., ст. 10
04-02 Должностные инструкции сотрудникам отдела 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
04-03 Положения об отделах предприятия Пост., ст. 10
04-04 Приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении, премировании работников предприятия 75 л., ст. 16.4
04-05 Приказы руководителя предприятия о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников предприятия 3 г., ст. 16.3
04-06 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка) 5 л ЭПК, ст. 29

подпись подпись ^СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО11

По срокам хранения Всего В том числе
переходящих с отметкой «ЭПК»
1 2 3 4
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 летвключительно)
Итого

подпись подпись ^ Схема построения номенклатуры дел организации

1 Сроки хранения документов, заведенных в организации, указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. от 28 апреля 2004 г. № 4. 1 Согласно Приложению 10 Инструкции по делопроизводству в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.

1 * Заполняется по окончании календарного года.

Поиск по сайту:  

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Как правильно составить

Наименование реквизита Содержание
Индекс Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация».

Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.

Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).

Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем — остальные в порядке убывания сроков хранения документов.

Важный момент при формировании дела — сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение.

Читайте также:  Бланк 3-ндфл за 2019 год

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях.

По Правилам {amp}lt;1{amp}gt;, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание.

Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа.

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

Наименование организацииНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛНа ____ год

Индекс дела Заголовок дела Количество томов (частей) Срок хранения и N статьи по Перечню Примечание
Название раздела

___________________________________ ____________ _____________________наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписиструктурного подразделения)Дата ________________СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК {amp}lt;2{amp}gt; структурногоподразделенияот ___________ N _______ Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

  • общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
  • реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2020 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

  • 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
  • 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

  Home → Трудовое

Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

Предлагаем ознакомиться Договор займа денежных средств между физическими лицами с залогом образец

Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год — образец

Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел. Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

  • историческую;
  • культурную;
  • экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

  ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ О БУХГАЛТЕРСКОМ БАЛАНСЕ ООО «ХХХ»

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Какие документы хранятся в личном деле работника

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • КоАП РФ (ст. 13.25)
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *