Документальное оформление перелета командированного работника

Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии.

С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания.

Разберемся подробнее, как оформить командировку сотруднику в 2021 году.

Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.

Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:

  1. Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные трудовые договоры;
  2. Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
  3. Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):
  • женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
  • граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
  • родителей-одиночек.

В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки

Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.

Этап 1: Оформление приказа руководителя организации

Документальное оформление перелета командированного работникаСотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:

  • Ф.И.О. сотрудника и его должность;
  • Наименование принимающей организации;
  • Место отправки (город, район, страна);
  • Срок пребывания в поездке.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией

На основании  приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

  • 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
  • 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Документальное оформление перелета командированного работника

Этап 4: Табель рабочего времени

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

  • Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
  • Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

Этап 5: Прибытие работника из поездки

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

Документальное оформление перелета командированного работника — nalog-nalog.ru

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

№ п/п Расходы в командировке Описание
1 Суточные Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются.
2 Расходы на проезд Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом.
3 Расходы на проживание В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица.
4 Прочие расходы К прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям. Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

  Взносы учредителей: ответы юриста на вопросы клиентов

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Оформление командировки: документы, выплаты

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки.

Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам.

Каких работников можно направить в командировку?

Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях (в т. ч. совместителей, надомников, иностранных работников).

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

  • Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:
  • – сохранение места работы (должности);
  • – сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;

– возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку.

Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст.

168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).

  1. Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением. Это касается:
  2. – женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет;
  3. – матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги);
  4. – работников, которые имеют детей-инвалидов;

– работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч. 2–3 ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: Получая согласие на командировку от указанных работников, необходимо письменно уведомить их о том, что они вправе отказаться от командирования.

Читайте также:  Новые бланки для ФСС, безопасная доля вычетов по НДС… и другие интересные новости за неделю (26.08.2019–30.08.2019)

Удобно оформить единое уведомление, которое будет сочетать в себе и информацию о праве отказаться от служебной поездки, и возможность дать на неё согласие. Например, в уведомление можно включить такую формулировку: «В соответствии со ст.

259 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от командировки, поскольку у Вас есть ребёнок в возрасте до трёх лет. Отказ от направления в командировку не повлечёт для Вас привлечения к дисциплинарной ответственности.

Просим Вас расписаться в получении данного уведомления (экземпляр работодателя), поставить дату его вручения и отметку о согласии (несогласии) на командировку». Заполненный образец такого уведомления (с возможностью подстановки своих данных) можно скачать с сайта www.moedelo.org.

Для них командировка под запретом

Работодатель не вправе направлять в командировку:

– беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);

– работников в период действия ученического договора. Исключение – случаи, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);

– работников, которые не достигли 18 лет. Исключение – спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), творческие работники (ст. 268 Трудового кодекса РФ). Перечень профессий и должностей творческих работников утверждён Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;

– граждан, которые трудятся на основании гражданско-правовых договоров.

Срок командировки: есть ли ограничения?

Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе и заграничной) законодательством не установлен.

Исключение – иностранные работники, командируемые за пределы тех регионов России, в которых им выдано разрешение на работу. В отношении них определены максимальные сроки нахождения в командировке (п. 6 ст.

13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Срок командировки организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. Его нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо).

При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

, Письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.).

  • Какие документы оформлять перед командировкой?
  • При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:
  • служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;
  • приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а – применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));

командировочное удостоверение

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Какие нужны документы для оформления командировки в 2021 году статьи ТК РФ, документы

Служебные поездки в интересах сотрудника и работодателя должны быть грамотно оформлены в соответствии с действующими нормами трудового законодательства. Давайте выясним, какие понадобятся документы для оформления командировки.

Документы для оформления командировки: изменения

В 2021 году продолжительность командировки не ограничена законом – теперь можно не стараться уложиться в положенные 40 дней (12 месяцев для подрядчиков) и устанавливать срок поездки в зависимости от сложности задания.

Читайте также:  Центробанк изменил ключевую ставку

В настоящее время процедура оформления служебных поездок значительно упрощена за счет того, что были отменены отдельные, обязательные в прошлом, документы. Сейчас работодатели и подчиненные освобождены от оформления:

  • журнала учета командировочных поездок;
  • отчета о служебное поездке;
  • служебного задания;
  • командировочного удостоверения.

статью ⇒ “Оформление командировок сотрудников в 2021”.

Документы для оформления командировки

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Общий порядок документального оформления командировки

Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

  • служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
  • путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
  • приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
  • авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

Какие нужны документы для оформления командировки перед поездкой и в процессе

Перед тем, как сотрудник выехал на предприятие принимающей стороны, нужно издать приказ о его направлении в поездку, основанием для оформления которого является график командировок. Закон не обязывает нанимателя пользоваться унифицированной формой приказа № Т-9, разрешается также утверждать собственный бланк.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть или скачать ⇒ Бланк приказа формы № Т-9.

Сотрудник считается ознакомленным с приказом руководителя об отправке его в служебную поездку, если приказ был представлен ему на подпись. После этого работника обращается в бухгалтерию и получает деньги авансом на оплату всех нужд, связанных с командировкой.

Вид компенсируемых расходов Компенсируемые затраты при поездке в пределах РФ Компенсируемые затраты при поездке за рубеж
Основные затраты сотрудника Проездные билеты на поезд или самолет к предприятию принимающей стороны и назад к основному месту работы;

  • оплата бензина (при поездке на личном автомобиле);
  • аренда жилого помещения или оплата номера в отеле;
  • суточные (на оплату питания) в размере не менее 700 рублей в сутки (больше, по желанию работодателя).
Проездные билеты к месту прибытия и обратно;
аренда жилья или оплата гостиницы;
суточные (на питание) не менее 2500 рублей в сутки.
Дополнительные расходы По согласованию с руководителем Оформление заграничного паспорта;

  1. получение визы (пр направлении в визовые страны);
  2. оплата мед. страховки на весь период поездки;
  3. оплата аэродромных сборов;
  4. оплата консульских сборов;
  5. затраты, заранее согласованные с руководством.

статью ⇒ “Как оформить командировку в выходной день”.

Документы для оформления командировки: учет работников

Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:

  • в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
  • в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.

Документы для оформления командировки: маршрутный лист

Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:

  • день отъезда (первый день поездки);
  • день возвращения (последний день поездки);
  • полное наименование компании, оформившей путевой лист;
  • порядковый (регистрационный) номер документа;
  • персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
  • информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
  • цели командировочной поездки;
  • маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).

Документы для оформления командировки: служебная записка

Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.

Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки

Оформление командировки не заканчивается с отъездом сотрудника – он обязан отчитаться о проделанной работе и потраченных денежных средствах, а потому должна быть оформлена и иная документация, уже по приезду работника.

После возвращения командированного сотрудника из поездки необходимо, чтобы на предприятии хранились следующие документы:

  1. Авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему квитанциями, чеками и прочими платежными документами, подтверждающими несение им расходов в период поездки. В нем указываются:
  2. Журнал учета командированных сотрудников с записью о возвращении из командировки.
  3. Служебная записка (при использовании личного автомобиля или ТС руководителя).
ст. 166 ТК РФ Определение командировки
ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

Типичные ошибки

  • Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.
  • Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.
  • Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.
  • Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.

Ответы на распространенные вопросы про документы для оформления командировки

  1. Вопрос №1: Есть ли разница между оформлением документов для направления сотрудника в командировку, если работодателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель?
  2. Ответ: Нет, в обоих случаях обязательными документами являются приказ о командировании, служебная записка (если есть необходимость) и авансовый отчет.
  3. Вопрос №2: Нужно ли оформлять по всем правилам командировку длительностью 4 часа?

Ответ: Если сотрудник направлен в поездку в другую местность и будет выполнять трудовые функции за пределами основного места работы, то да, командировка оформляется по всем правилам, вне зависимости от ее продолжительности. Но, в случае с краткосрочными поездками, которые длятся меньше 1 дня, работнику не выплачиваются суточные и компенсации оплаты проживания.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Документы для оформления командировки — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.

В 2019 году перечень документов для оформления командировки выглядит так:

  • приказ – этот документ закрепляет сам факт командировки;
  • служебное задание – его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);
  • расходный кассовый ордер – на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить;
  • согласие на работу в выходные – если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);
  • авансовый отчет – по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Рассмотрим необходимые документы подробнее.

Приказ о направлении в командировку

До 2015 года российские компании были обязаны отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь нужно заполнять лишь приказ. Причем компания вправе разработать форму документа самостоятельно, также можно воспользоваться унифицированной формой Т-9.

Подробно составление этого документа мы рассматривали в нашей статье. Вкратце, он должен содержать следующие сведения:

  • полное наименование организации;
  • ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
  • место назначения;
  • длительность командировки;
  • цель поездки и ее основание (служебное задание)
Читайте также:  Правила учета акций в бухгалтерском учете (нюансы)

Служебное задание

В настоящий момент заполнение отдельного служебного задания – не обязательно. Входящие в него данные могут быть внесены сразу в приказ, однако часто для облегчения отчетности специалисты по кадровому администрированию предпочитают использовать бланк служебного задания.

Для этого документа также существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять ее нужно в два этапа. Первый из них осуществляется еще до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Аванс и расходный кассовый ордер

Работодатель обязан не просто сохранить за сотрудником его место и выплачивать средний заработок во время поездки, но и оплачивать возникающие в ходе командировки расходы. Для этого необходимо выплачивать аванс на командировку. Мы рассматривали правила выплаты аванса в одной из предыдущих статей. 

Жестких правил для выплаты аванса нет, но операцию нужно провести верно. Для этого необходимо составить расходный кассовый ордер. В нем должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

Согласие на работу в выходной день (не обязательно)

Если сотрудник уезжает в командировку или будет работать в том числе в выходные или праздничные дни, он должен дать на это письменное согласие. Единой формы этого документа не существует, так что можно составлять его в произвольном виде.

Главное помнить, что существуют категории сотрудников, которых в принципе нельзя вызывать на работу в выходные. К ним относятся несовершеннолетние сотрудники, беременные женщины, родители, воспитывающие маленьких детей (до трех лет), люди с ограниченными возможностями.

Авансовый отчет

После возвращения сотрудника из командировки, он должен заполнить авансовый отчет. Этот документ нужен для того, чтобы отчитаться за потраченные на поездку деньги. Для авансового отчета существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

  • название компании;
  • дату и номер отчета;
  • отдел и должность командированного сотрудника;
  • причину поездки;
  • сумму аванса.

К документы прикладываются различные подтверждения затрат – о них мы подробно рассказывали здесь.

Заключение

Как видно, в настоящее время документы необходимые для оформления командировки составить совсем нетрудно, и сам их список невелик. В него входят приказ, служебное задание, расходный ордер для аванса и авансовый отчет, а также необязательные документы, вроде согласия на работу в выходные.

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *