Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

Я оформил электронную подпись и целый месяц в качестве эксперимента пытался ею что-нибудь подписать.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

Дмитрий Сергеев

любит всякие технические новинки и эксперименты с ними

Получилось подписать далеко не все. Оказалось, что электронные сервисы у нас развиты слабо. Если бесконтактной оплатой услуг и биометрической идентификацией клиента в банке уже никого не удивишь, с электронной подписью все немного сложнее.

Расскажу, как пытался использовать электронную подпись на практике и что из этого вышло.

Выдают электронные подписи в удостоверяющих центрах — специальных организациях, которых государство уполномочило на выдачу ЭП. Как оформить такую подпись и как защититься при ее использовании, я рассказывал в отдельной статье.

Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке. Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.

На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни. Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.

После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.

Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.

Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.

Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойВот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера

Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной. Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.

Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать. Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.

Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, человек лишился квартиры. Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие.

Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным. Решение суда уже вступило в законную силу. Кто-то получил оригинальную подпись за другого человека.

Как это произошло, должны выяснить правоохранительные органы.

Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.

Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее. Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.

Море полезных статей о финансахВ вашей почте дважды в неделю. Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денег

На портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое. Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:

Пока это только прототипы. Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию. Мне кажется, это было бы полезно.

В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.

Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.

Как это работает. На госуслугах нужно было перейти на страницу оказания услуги. Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.

Когда я заполнил форму, нужно было подписать заявление электронной подписью. Для этого необходимо вставить токен в USB-порт. Система сама обратится к токену — нужно только следовать подсказкам и в конце нажать на кнопку «Отправить». Срок рассмотрения заявления — 30 дней. Потом, по идее, должны прислать приглашение в страховую для получения готового полиса.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойПосле выбора услуги откроется окно для подачи заявления о выборе страховой медицинской организацииЭлектронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойЛичные данные заполнять не потребуется — система подставит их автоматическиЭлектронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойЗатем система предложит подписать заявление. После нажатия кнопки «Подписать» система сама обратится к токену с ЭП и заверит все отправляемые документыЭлектронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойТак выглядит процесс подписанияЭлектронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойПотребуется ввести пин-код. Для всех носителей подписи он один — 12345678. И это плохо: в случае утери токена любой сможет подписать документы от вашего имени. При получении токена обязательно измените пин-кодЭлектронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойПосле этого заявление готово. Достаточно нажать кнопку «Отправить заявление»

Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел. 30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.

Почему так получилось, сказать сложно. Может быть, это был технический сбой или страховая компания решила не принимать заявления, подписанные ЭП, через госуслуги. Чтобы завершить оформление полиса или узнать, почему мое заявление так и не было отправлено, придется обратиться в страховую компанию лично.

Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойМое заявление так и находится в очереди на отправку. Судя по всему, страховая компания не знает, что я хочу поменять полис

Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.

Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.

Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.

Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.

Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.

Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.

Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручнойТак выглядит подписанный документ в ворд. В гугл-документах, к сожалению, работа именно с моей ЭП не поддерживается — там свои сервисы для подписей

Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.

Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.

Штраф не мой — платить за чужое нарушение мне не нужно. Отлично!

Электронной подписью можно заверять любые юридически значимые документы. Это могут быть исковые заявления, запросы в различные государственные органы, объяснения, трудовые договоры и договоры подряда.

Если возникает спор, оба идут с этими файлами в суд. У суда не возникает вопросов, подлинная ли подпись. Перепечатать первую страницу договора не получится — подпись заверяет не одну страницу, а документ целиком. Даже если изменить одну запятую, подпись сломается — подделку будет видно.

Договоров я ни с кем не заключал, поэтому решил оформить доверенность в простой письменной форме, которую не нужно заверять у нотариуса, и подписать ее ЭП. Главное удобство такой доверенности — ее можно отправить по электронной почте или через любой мессенджер.

Не нужно лично появляться там, где требуется предъявить доверенность. Например, ее можно отправить в школу, чтобы бабушка могла узнавать об успеваемости ребенка.

Или в поликлинику, если доверяете кому-то, кроме близких родственников, принимать решение о медицинском вмешательстве. Так можно подписывать не только доверенность, но и любой другой документ.

Например, договор займа или купли-продажи. Такой документ будет иметь силу в суде.

Ожидания. Я надеялся, что мой представитель без проблем будет получать документы в суде и на почте по доверенности с ЭП. Все-таки электронная подпись равносильна собственноручной по закону — вопросов у сотрудников госорганов быть не должно.

Как это работает. Сначала нужно составить текст доверенности в ворде. Я больше люблю работать с гугл-документами, но в данном случае выбора у меня не было. У гугл-документов свои службы цифровых подписей, и с тем типом ЭП, что у меня, они не работают. О том, как правильно составить доверенность и зачем она нужна, в Т—Ж есть отдельная статья. Там даны готовые шаблоны.

После того как текст доверенности будет готов, ее нужно подписать. Для этого необходимо зайти во вкладку «Файл» → «Сведения» и выбрать «Добавить электронную подпись».

Подпись в документе можно проверить, посмотреть, действителен ли ее сертификат, и узнать точное время подписания документа.

Чтобы подписать документ, нужно нажать кнопку «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»Затем появляется поле для подписанияТакой электронный документ можно изменить, но тогда он снова будет считаться неподписанным и не будет иметь юридической силыВот так можно проверить достоверность подписи в документе. Чтобы это сделать, достаточно дважды кликнуть мышкой по полю с подписьюС виду — обычный текст в ворде. На самом деле он подписан электронной подписью

Реальность. Воспользоваться электронной доверенностью у меня так и не получилось. В канцелярии суда, где мой представитель получал документы, по электронной почте доверенность принимать отказались: сослались на то, что ни разу так не делали. Но их устроила напечатанная форма, несмотря на то что там нет оригинала подписи, а есть только ее фотография.

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге.

Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте. Теперь я могу это делать из любой точки мира. Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью.

Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

Читайте также:  Уточненная декларация: что нужно знать бухгалтеру?

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.

Электронная подпись (ЭЦП): для чего нужна и как ее получить физическим и юридическим лицам

Электронные документы постепенно вытесняют бумажные, и без электронной подписи, позволяющей подтвердить подлинность документа, в современном мире не обойтись. Электронная подпись стала обязательным инструментом для ведения бизнеса. Для физических лиц — это удобный способ взаимодействия с госорганами, работодателями и вузами.

В этой статье мы поговорим о видах цифровых подписей, способах их получения и областях применения.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.

ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:

  • Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
  • ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
  • Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
  • Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.

Виды ЭЦП

Существует два вида электронной подписи: простая ЭЦП и усиленная, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

Простая ЭЦП

К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.

Простую ЭП часто применяют при совершении банковских операций, для идентификации пользователя в разнообразных информационных системах, при получении услуг на портале «Госуслуги», также ПЭП можно заверить документы, но только внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО). Для придания подписанному ПЭП документу юридической значимости между подписантами должны быть заключены соответствующие соглашения, регламентирующие правила применения и признания ЭП.

Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостатком простой ЭП является низкая степень защиты. Она позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.

Усиленная неквалифицированная ЭЦП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет не только идентифицировать личность владельца документа, но и определить, были ли внесены в данный файл какие-либо изменения после того, как он был подписан. Такая ЭЦП создается при помощи специальных программ криптошифрования с применением закрытого ключа ЭП. Степень защиты такой подписи считается средней.

НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой.

Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП.

Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).

Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом собственноручной подписи, однако при подписании соглашения с конкретной организацией о признании ее таковой, может придавать документу юридическую значимость, но только в ЭДО с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота.

Усиленная квалифицированная ЭЦП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает самой высокой степенью защиты, и любой подписанный такой подписью электронный документ считается аналогом бумажного документа, который подписан собственноручно. Этот вид ЭП позволяет точно сказать, кто именно подписал документ и не изменялся ли после этого данный файл.

В отличие от неквалифицированной, КЭП формируется с применением средств СКЗИ, прошедших сертификацию ФСБ РФ.

А выдавать такие ЭЦП могут исключительно удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую аккредитацию, полученную в Минкомсвязи России.

Такой центр обеспечит человека или организацию, получающих КЭП, квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП, который находится на специальном USB-носителе. В некоторых случаях для его использования необходима установка дополнительного ПО.

Этот вид ЭЦП не требует подписания дополнительных соглашений — усиленная квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу автоматически. КЭП позволяет организовать сдачу отчетности в любые контролирующие органы власти, принимать участие в электронных торгах, вести ЭДО как внутри организации, так и с ее внешними контрагентами и госструктурами.

Как получить электронную подпись

Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять для получения электронной подписи физическим и юридическим лицам.

Получение ЭП физическим лицом

Физлицам проще всего обратиться для получения электронной подписи в МФЦ. Все, что для этого нужно, — это записаться на прием и предоставить ряд документов:

  • заявление на изготовление квалифицированного сертификата;
  • удостоверяющий личность документ (паспорт), а также копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;
  • пенсионную карточку — СНИЛС;
  • свидетельство о присвоении ИНН.

Простую ЭП частные лица могут получить бесплатно, тогда как за усиленную электронную подпись придется заплатить.

Также можно оформить сертификат в специальном удостоверяющем центре. Стоимость сертификата зависит от тарифного плана. Заявку на получение сертификата можно оставить онлайн, а уже после посетить центр. Для этого нужно:

  • пройти регистрацию на сайте центра;
  • выбрать тарифный план и оплатить счет;
  • приехать в центр в назначенное время и предоставить паспорт, ИНН и СНИЛС.

Получение ЭП юрлицами или ИП

Юридические лица также получают квалифицированные сертификаты ЭЦП в удостоверяющем центре либо в МФЦ. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России. Поскольку получить ЭП удаленно нельзя, следует выбрать центр, имеющий филиал в вашем городе.

Вам понадобятся следующие документы:

  • Заявление на изготовление ЭП. При обращении в удостоверяющий центр вам предоставят форму заявления, а в МФЦ вы сможете заполнить заявление на сайте госуслуг.
  • Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить такую вы можете на сайте ФНС.
  • Для юрлиц потребуется также копия устава, а для индивидуальных предпринимателей — паспорт и СНИЛС.

Если ЭЦП получает представитель, он должен будет предоставить также доверенность уполномоченного представителя на получение подписи и свой паспорт.

После проверки документов специалистами удостоверяющего центра в течение 4-10 рабочих дней сертификат будет изготовлен. Чтобы получить его быстрее, можно оплатить срочный тариф.

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

Срок, на который выдается сертификат ЭП, обычно составляет один год. Если срок электронной подписи еще не истек, ее можно продлить с помощью действующего сертификата.

Если срок действия предыдущего сертификата истек, то придется заново подавать заявление и предоставлять полный пакет документов.

Однако подписанные документы считаются действительными и после окончания срока действия сертификата ключа проверки ЭЦП.

Владельцу электронной подписи выдается специализированный цифровой носитель — USB-токен, который выглядит как обычный флеш-накопитель, и сертификат в бумажном и электронном варианте. Для работы с электронной подписью потребуется установить на компьютер специальные программные средства.

Как подписать документ электронной подписью

Процесс подписания документа ЭЦП различается в зависимости от программы, в которой он создавался либо редактировался. При этом на ваш компьютер предварительно должны быть установлены специальные, выданные в организации, которая регистрировала ЭЦП, сертификаты. Рассмотрим, как происходит подписание в приложении Microsoft Word:

  1. Открываем нужный документ.
  2. Заходим в меню «Файл» и выбираем пункт «Сведения».
  3. Далее кликаем на пункт «Защита документа».
  4. В открывшемся списке выбираем пункт «Добавить цифровую подпись».

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

Как проверить подлинность подписи

Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов.

Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей.

При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.

Существуют две разновидности усиленных ЭП:

  • Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
  • Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).

Проще всего провести проверку ЭП через онлайн-сервисы. Для этого нужно просто перейти по ссылке, загрузить документ и подождать результата проверки. Таким образом проверить электронную цифровую подпись можно в специальном разделе на портале государственных услуг:

  1. Нужно выбрать тип документа.
  2. С помощью кнопки «Загрузить файл» выбрать документ, а для отсоединенной подписи еще и файл подписи.
  3. Ввести капчу.
  4. Нажать кнопку «Проверить».

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной

По завершении проверки сервис покажет сведения о владельце сертификата, удостоверяющем центре, в котором он был получен, и о сроке действия ЭЦП. Если будут найдены несоответствия либо обнаружена версия сертификата с истекшим сроком действия, система выдаст соответствующее предупреждение.

Кроме того, имеются и другие сервисы для проверки электронных подписей, например, бесплатный сервис «Контур.Крипто» и отдельные программы, такие как «КриптоАРМ». Также существуют плагины для программ Microsoft Word и Excel, которые позволяют провести проверку прямо в интерфейсе самих приложений, а также плагины для продуктов Adobe для проверки документов PDF.

Читайте также:  Минфин: запись по счету 08 не всегда определяет момент для вычета НДС

Соблюдайте меры предосторожности

Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки.

ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».

Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

Подпись – один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации.

Нечто подобное встречается и в нашей стране. Например, при оформлении счета-фактуры законодатель не требует заверять подписи лиц печатью выдавшей ­организации или индивидуального предпринимателя.

Козлова С.Ю.

Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений.

С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов.

С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.

  • Кто и на каком основании
  • Подпись как реквизит документа выполняет, по крайней мере, три функции:
  • она удостоверяет личность подписавшего;
  • гарантирует, что он не сможет отказаться от подписанного;
  • является подтверждением того, что отправитель заверил соответствующим образом именно тот документ, который отправил, а не какой-либо другой.

Согласно Гражданскому кодексу для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность. При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом.

Однако Гражданский кодекс оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано, причем подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет недействительность завещания.

Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем лицом, не допускается.

В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации.

Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями.

Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами.

Судебно-арбитражная практика

Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес

Электронная подпись (ЭП) — аналог подписи на бумаге, только в электронном виде. ЭП имеет ту же юридическую силу, что и реальная подпись на бумажном документе. Если документ подписан ЭП, его мгновенно можно отправить контрагентам, которые находятся в других городах — не нужно отправлять документы по почте или факсу и ждать возврата подписанных копий. ЭП позволяет полностью отказаться от обмена бумажными документами. А ещё можно отправить декларацию, подписанную ЭП, в налоговую и не ходить туда  — сдавать отчётность тоже можно в электронном виде.

Вот как оформить электронную подпись и во сколько она обойдётся.

Зачем нужна ЭП

Обычно мы подписываем договоры при личной встрече. Это удобно, если контрагент живёт в том же городе.

Но когда партнёры расположены в других городах по всей стране, нам приходится обмениваться сканами по электронной почте или отправлять оригиналы почтой. Это отнимает время.

А если отправлять документы курьером, это ещё и дополнительные расходы. Оформив ЭП, можно подписывать документы в несколько кликов.

ЭП позволяет полностью отказаться от бумажных документов и работать в онлайне:

  • наладить электронный документооборот с контрагентами, удалёнными сотрудниками и государством;
  • не тратить время на печать и отправку документов в другие города и страны;
  • не платить за доставку документов контрагентам и сотрудникам;
  • участвовать в госзакупках и электронных торгах;
  • удалённо регистрировать сделки по покупке и продаже офисов, торговых площадей и другой коммерческой недвижимости;
  • быть уверенными в юридической силе сделок;
  • сдавать отчётность в системе ЕГАИС (тем, кто занимается покупкой и продажей алкоголя);
  • ездить по всему миру и не задумываться об обмене документами на бумажном носителе.

Как работает ЭП

Допустим, вы отправили контрагенту договор на подпись по электронной почте. Можно использовать ЭП, и тогда не придётся встречаться лично.

Электронная подпись, которая состоит из открытого и закрытого ключа. «Ключ» — в данном случае небольшая программа, записанная на флеш-карте.

Открытый ключ шифрует информацию: он доступен и предпринимателю, и тому с кем он подписывает документ, то есть контрагенту. Закрытый ключ, наоборот, дешифрует данные и есть только у предпринимателя — его не должен знать никто больше. Закрытый и открытый ключ записываются на флешку: если она потеряется, придётся перевыпускать ЭП.

Ключи хранятся на флешке. Сначала подписывают документ открытым ключом, потом закрытымСначала партнёры в специальной программе формируют открытые ключи и  обмениваются ими по электронной почте, в мессенджере или другим способом. 

Открыв этот ключ в специальной программе, можно увидеть, на кого он выпущен и до какого срока действует — это  позволяет убедиться, что обе ЭП действительны и принадлежат именно тем людям, которые должны подписать документ. После этого предприниматель и контрагент подписывают договор закрытыми ключами. Такие ключи хранятся в безопасном месте, а доступ к ним должен быть защищён паролем, который знает только владелец ЭП.

На электронном документе ЭП может выглядеть по-разному. Иногда это графическая картинка с подписью ответственного лица и печатью предприятияЭП может быть в виде штампа, который содержит данные о владельце сертификата и сроке его действия, или невидимой

После подписи документа закрытыми ключами у партнёров в компьютерах появляется новый файл — он подтверждает, что договор подписан ЭП, имеет юридическую силу и в него нельзя вносить изменения.

Если после подписания кто-то изменит документ, то программа распознает подпись как недействительную.В соответствии Федеральным законом «Об электронной подписи» N 63-ФЗ электронная подпись может быть трёх видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая и неквалифицированная ЭП

Простая ЭП — это логин и пароль, которые используют для входа на сайт или уникальный код, который приходит в сообщении.

Неквалифицированная ЭП — это более надёжный вариант подписи с открытым и закрытым ключом, который позволяет преобразовывать документы с помощью криптографического шифрования.

 

Такими подписями предприниматели подписывают первичные документы, если договорились об этом с контрагентами. Для этого обычно заключают соглашение, что ЭП приравнивается к физической. Типовую форму такого соглашения

можно скачать. Но простая и квалифицированная подписи подходят не для всех документов. Например, ими нельзя подписывать бумаги, содержащие государственную тайну.

Евгения Бажанова, специалист по закупкам юридической компании ConcordiaЗачастую для электронного документооборота не требуется специально получать неквалифицированную электронную подпись. Перед подключением к системе лучше уточнить у оператора, встроен ли в неё ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи.

В систему может быть встроен также сертификат ключа проверки электронной подписи. Например, так чаще всего бывает с банковским программным обеспечением и онлайн-сервисом «Банк-клиент».

Квалифицированная ЭП

Эта подпись — самый защищённый вариант. Квалифицированная подпись имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись на бумаге, и её выдают только специальные аккредитованные центры.

Такая подпись подойдёт, если предприниматель хочет перейти на электронный документооборот с партнёрами, работать с госзакупками, дистанционно общаться с государственными органами.

С помощью квалифицированной ЭП можно:

  • подписывать любые виды документов в электронном виде — акты, счета, ведомости, накладные и т.п.;
  • сдавать бухгалтерскую, налоговую, статистическую и другую отчётность через интернет;
  • оформлять трудовые отношения с удалёнными сотрудниками;
  • взаимодействовать с государственными информационными системами, например Госуслугами, Росреестром и ещё более 300 площадок;
  • участвовать в госзакупках на федеральных электронных торговых площадках;
  • участвовать в торгах банкротов на Сбербанк-АСТ и других площадках;
  • взаимодействовать с ЕГАИС;
  • подавать документы на регистрацию юридического лица и ИП, а также вносить изменения в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • регистрировать сделки с недвижимостью.

Есть интернет-ресурсы, пользоваться которыми можно только с ЭП. Например, портал государственных и муниципальных услуг Московской области. Если предприниматель занимается грузовыми перевозками, ему надо получить пропуск на транзитный проезд по МКАД для большегрузов. Сделать это может только тот, у кого есть ЭП.

Николай Журавлёв, генеральный директор ООО «Эксперты бизнес-планирования»Недавно мы обнаружили, что в арбитражный суд поступил запрос о признании невозможной к взысканию с нашей компании страховых отчислений в размере ста тысяч рублей. Это недоразумение нас сильно удивило, но иметь проигранное в суде дело не хотелось, поэтому пришлось подготовить ответ. Подать его можно было или по почте, или в электронном виде. Для второго способа нужна была квалифицированная электронная подпись. Мы выбрали второй вариант и не пожалели. Оказалось, что это достаточно сильно расширяет возможности компании. Кроме онлайн-общения с судом мы оперативно зарегистрировали личный кабинет на сайте ФНС и посмотрели, числятся ли за нами долги по налогам. Оказалось, что у нас там переплата. После этого с помощью электронной подписи мы добавили контактную информацию в свой профиль в нескольких базах юридических лиц. А ещё зарегистрировались в качестве поставщика на нескольких основных площадках электронных торгов — попробуем поучаствовать в тендерах.Хорошая практика — использовать разные виды ЭП для разных действий. Например, с помощью простой ЭП согласовывать внутренние документы на корпоративном портале: различные заявки, заявления на отпуск, ознакомление с приказами. Усиленную ЭП использовать для участия в электронных торгах, сдачи отчётности в налоговую и документооборота с контрагентами.

Читайте также:  Проверка трудовой инспекции - к чему готовиться?

Чтобы подписать документ, его надо загрузить в программу криптопровайдера, например в «КриптоАРМ», и заверить своей ЭП. Зашифрованный документ можно сохранить на компьютере и переслать заинтересованной стороне.

Какая электронная подпись подойдёт для ООО и ИП

Квалифицированная ЭП заменяет собственноручную подпись или подпись и печать, позволяя подписывать самое большое количество видов электронных документов. При этом содержание подписи для сотрудника ООО и ИП отличаются. Для ООО.

ЭП всегда выпускается на имя определённого физического лица: если у предпринимателя есть сотрудники, то ЭП надо выпустить на каждого из них. ЭП сотрудника или руководителя компании содержит данные юридического лица — такой ЭП можно подписывать документы от лица ООО. Для ИП.

Предприниматель, который работает на себя, выпускает подпись на своё имя. Единственное отличие подписи для ИП от подписи для физлица в том, что в ней содержится ОГРН.Евгения Бажанова, специалист по закупкам юридической компании ConcordiaОдин человек может использовать несколько подписей.

Например, генеральный директор ООО может оформить на себя ЭП компании и действовать от её имени. А может получить и личную подпись, чтобы выступать как физическое лицо, например, на Госуслугах.

Как получить ЭП

Простую ЭП предприниматель может бесплатно оформить на Госуслугах, с помощью программы «КриптоАРМ» или платно получить в любой организации, которая занимается выдачей подписей. Чтобы получить квалифицированную или неквалифицированную ЭП, рекомендуем следовать нашей пошаговой инструкции.

Шаг 1. Собрать документы

Обычно удостоверяющий центр запрашивает следующие документы:

  • паспорт заявителя;
  • СНИЛС будущего владельца ЭП;
  • для ООО или другой организации — учредительные документы;
  • выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции;
  • документы, которые подтверждают полномочия руководителя, например решение об избрании;
  • для иностранной организации — перевод на русский язык документов о государственной регистрации, выданных за границей.

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, приказ о назначении владельца ЭП.

Большинство удостоверяющих центров просят предоставить оригиналы или нотариально заверенные копии. Если документы подаёт не будущий владелец ЭП, а другой сотрудник, понадобится доверенность. Когда ЭП выпускают не на руководителя, а, например, на главного бухгалтера, нужно предоставить в удостоверяющий центр доверенность на право подписывать документы от лица организации.

Шаг 2. Выбрать удостоверяющий центр

Удостоверяющие центры бывают аккредитованные и неаккредитованные. Квалифицированные сертификаты имеют право выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры. К ним относятся удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минкомсвязи, а также удостоверяющие центры ФНС, Казначейства, Центробанка. Полный перечень есть на сайте Минкомсвязи.

Шаг 3. Оплатить ЭП

Стоимость сертификата зависит от вида подписи и операций, которые с ней можно будет выполнять. Например, подпись для бизнеса и сдачи электронной отчетности стоит от 3 000 рублей, для электронных торгов — от 5 900 рублей.

При этом подпись на флешке или другом физическом носителе обойдётся дороже, чем подпись в облаке.

Если ЭП нужна для работы с госзакупками, то программа криптозащиты «КриптоПро CSP» обычно входит в стоимость оформления ЭП и обозначена отдельной позицией в счёте.

Шаг 4. Получить ЭП

ЭП обычно выдаётся на USB-флешке, но может лежать и в облаке. В любом случае она действует один год с момента выдачи, а после её надо выпускать заново.ЭП на флешке. На USB-флешке хранится специальная программа, которая позволяет заверять электронные документы.

Подписывать документы можно на разных устройствах, имеющих USB-разъемы. Вместе с флешкой предприниматель получает квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

​​​ Сертификат — доказательство того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата.ЭП в облаке. Облачная электронная подпись подразумевает, что закрытый ключ ЭП хранится на сервере удостоверяющего центра, и подписание документов происходит там же.

В этом случае владелец ЭП не получает флешки: ему понадобится установить специальное мобильное или десктопное приложение, которое предоставляет удостоверяющий центр.

Как проверить подлинность ЭП

После получения ЭП нелишним будет проверить, что в подписи содержатся правильные реквизиты компании. Если в данные закралась ошибка, подписанные ею документы будут недействительны.

Обычно удостоверяющие центры проверяют всё по несколько раз, но иногда случается, что в систему закрались неверные данные о владельце ЭП или сертификат больше недействителен.

Можно проверить полученную ЭП несколькими способами:

  • с помощью плагина для офисных программ Ворд и Эксель;
  • с помощью плагина для Адоб Ридера, который работает с пдф-документами;
  • онлайн с помощью специальных сервисов, например «Контур.Крипто»;
  • в отдельной программе «КриптоАРМ»;
  • с помощью плагина для браузеров Сафари, Опера, Хром и других;
  • на сайте Госуслуг.

Евгения Бажанова, специалист по закупкам юридической компании ConcordiaЕсли при регистрации подписи были введены неверные данные о владельце или в них допущена ошибка, такая подпись недействительна. Необходимо связаться с удостоверяющим центром и перевыпустить подпись. При нарушении условий использования подписи, указанных в сертификате, она также может быть признана недействительной. Например, если кто-то попытается изменить документ, подписанный с помощью ЭП, подпись может перестать действовать.

Что делать, если потеряли ЭП

Если вы потеряли ключ или его украли, надо обратиться в удостоверяющий центр. Это можно сделать лично, по телефону или электронной почте. Центр отзовёт сертификат, и он будет недействительным. То есть злоумышленники не смогут подписывать документы от вашего имени, совершать сделки, участвовать в торгах и выполнять другие действия онлайн.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП нельзя. Чтобы снова пользоваться ЭП, надо ещё раз подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр, выпустить новый сертификат и заново оплатить услугу.

Кратко: как получить и использовать ЭП

  • ЭП позволяет подписывать первичные документы, сдавать электронную отчётность, оформлять трудовые отношения с сотрудниками, участвовать в торгах и вести бизнес, не выходя из офиса.ЭП может быть простая, неквалифицированная и квалифицированная. Квалифицированная ЭП открывает для предпринимателя больше возможностей.
  • Чтобы получить ЭП, надо подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр и оплатить услугу. Это обойдётся в три-шесть тысяч рублей.
  • ЭП можно получить на флешке или в облаке — всё зависит от того, как предприниматель планирует использовать подпись и на каком оборудовании.
  • Чтобы подписывать документы ЭП, понадобится специальная программа. Её можно установить как на компьютер, так и на смартфон.
  • Если предприниматель потерял ЭП или она попала к злоумышленникам, надо как можно быстрее обратиться в удостоверяющий центр и заблокировать подпись.

Елизавета Черная

Подпишитесь на канал Делобанка в Дзене, чтобы первым узнавать лайфхаки для бизнеса.

Замена электронной подписи: как установить новый сертификат ЭЦП взамен старого

Сертификат — это аналог вашей собственноручной подписи, содержит информацию о владельце и об организации, за которой он закреплен. Такая подпись помогает получать государственные услуги, удаленно отправлять отчетность, осуществлять юридически значимый электронный документооборот, участвовать в электронных торгах.

Сертификат служит 1 год, после истечения срока действия он перевыпускается. Но это не единственная причина для замены ключа электронной подписи.

Причины для замены сертификата электронной подписи

  • Плановая замена в связи с утраченным сроком действия;
  • Неверно указаны реквизиты;
  • Произошла смена владельца или изменились реквизиты организации;
  • Носитель сломан;
  • Носитель с ЭП или контейнер был утерян;
  • Неверно выбран тарифный план;
  • Необходимо внести изменения;
  • Неверно был выбран криптопровайдер.

Позаботьтесь о плановой замене ЭЦП заранее!

Это поможет вам упростить процедуру смены ЭП. Если сертификат уже не действителен, или его срок действия скоро подойдет к концу, вам необходимо:

  1. Обратиться в обслуживающую организацию и получить список документов
  2. Собрать необходимые документы, некоторые из них вы сможете подписать действующим сертификатом, а какие-то нужно будет подписать собственноручно
  3. Отправить заявление на получение подписи
  4. Оплатить выставленный счет
  5. Получить новый сертификат электронной подписи

Если вы хотите изменить данные в действующей подписи, необходимо оформить перевыпуск ЭЦП.

При изменении каких реквизитов необходим перевыпуск сертификата

  • Изменились данные Ф.И.О владельца подписи или его паспортные данные;
  • Изменилось наименование организации;
  • Изменилась должность владельца подписи;
  • Изменился юридический адрес организации;
  • Изменился ИНН, КПП или ОГРН организации;
  • Сменился руководитель организации.

Если поменялись другие реквизиты, обратитесь в техническую поддержку, чтобы уточнить, не повлияет ли их изменение на работу с ЭП!

Нужно ли менять эцп при смене паспорта

При изменении фамилии и последующей смене паспорта обязательно требуется замена ЭЦП. Это требуется во всех случаях: если ЭЦП выпущена на директора организации (при смене фамилии происходит смена сведений в ЕГРЮЛ) и при выпуске подписи на ИП. Аналогично требуется замена если в данных паспорта владельца были изменения или же паспорт был получен заново.

Как быстро сменить ЭЦП

Плановая замена подписи — не такой быстрый процесс, он может повлечь за собой нежелательные убытки.

А как быть, если ваша электронная подпись внезапно перестала работать, а у вас уже запланированы в скором времени сделки, для которых она необходима? Продолжать работу без сертификата невозможно, так как это грозит большими штрафами.

Мы предлагаем дополнительное расширение, которое называется “быстрый старт”! Это расширение помогает нашим клиентам получить ЭП быстрее, чем обычно, избежать штрафов и не останавливать работу предприятия на длительный срок.

Что потребуется для быстрой смены сертификата электронной подписи

  • Правильно заполненное заявление на изготовление сертификата.
  • Упрощенный пакет документов.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *