Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?

Деньги под отчет: цели, правильное оформление процедуры

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Для каких целей выдаются деньги под отчет
  • Как правильно оформить выдачу денег под отчет
  • О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет
  • Какие спорные моменты могут возникнуть при выдаче денег под отчет

Подотчетные средства – это те, что выдаются работнику для трат, которые непосредственно связаны с деятельностью компании: оплата командировки, канцтоваров, полиграфических материалов и так далее. Мы расскажем вам, как осуществляется сам процесс выдачи денег под отчет, какие есть в этом вопросе подводные камни и как проводится контроль трат.

Что значит деньги под отчет

Процедура выдачи средств строго регламентирована. Прежде всего сотрудник должен составить документ, где он просит выделить ему деньги под отчет. Заявление составляет также и руководитель (если средства требуются ему), поскольку все расходы предприятия должны проходить через бухгалтерию.

При одобрении расходов вы получите либо наличные в кассе компании, либо же перевод на карту банка. Период использования денег под отчет, на какой срок они выдаются – все это определяет руководство организации.

Люди, которые получили средства, должны в определенное время предоставить отчет по расходам.

Ведомость по затратам необходимо направить бухгалтерам. К ней обязательно нужно приложить полученные квитанции и чеки, которые подтвердят покупки, оплату проживания, транспорта и так далее.

Для вашего же удобства не включайте список работников, которые имеют право получить деньги под отчет, в приказ об учетной политике.

Иначе будет достаточно проблематично кого-то внести или убрать из этого списка, ведь корректировать учетную политику разрешено лишь в нескольких случаях (ч. 6 ст. 8 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Поэтому лучше оформите список подотчетников как отдельный документ.

Чтобы организовать правильный учет, контролировать достоверность данных и организовать должным образом расчет с работниками, которые взяли деньги под отчет, будет разумно утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?

Порядок выдачи денег под отчет, требования к сопутствующей документации – все это регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. В документе также говорится, что средства могут получать не только работники самой компании, но и филиалы организации, которые не состоят на самостоятельном учете.

Закон устанавливает следующие требования:

  • Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться исключительно на те нужды, которые обусловлены деятельностью организации. Например, для оплаты командировочных дней.
  • Человек, получивший средства, обязан предоставить документы о тратах денег под отчет. Срок, в который необходимо предъявить квитанции и чеки, обычно составляет 3 рабочих дня с момента, указанного в заявлении о выделении средств. Если человек был в командировке, то время отсчитывается со дня его возвращения. Все бумаги должны быть направлены в бухгалтерию.
  • Те люди, на которых было ранее оформлено получение денег под отчет, но которые еще не предоставили подтверждающие документы о тратах, не имеют права делать новый запрос на выплаты.

Подотчетное лицо отвечает за полученную сумму и ни при каких обстоятельствах не может передавать средства третьим лицам.

«Дивиденды учредителю ООО: порядок расчета и налоговые нюансы» Подробнее

Необходимы специальные документы для выдачи денег под отчет: приказ директора компании, а также согласие самого работника. Без последнего бухгалтеры не могут оформить перевод средств.

Заявление о выдаче денег под отчет пишется в свободной форме, поскольку нет установленной формы для его составления. Однако у работников бухгалтерии можно запросить образец такой бумаги.

На какие цели осуществляется выдача денег под отчет

Подотчетные выплаты расходуются на те цели, которые способствуют нормальной работе компании. Средства могут быть выданы как непосредственно работникам фирмы, так и подрядным организациям.

Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?

Согласно закону выданы деньги из кассы под отчет могут быть только на определенные расходы.

Среди них:

  • покрытие командировочных трат;
  • аренда жилья для сотрудника;
  • покупка товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата предоставленных компании работ и услуг;
  • приобретение канцелярии и хозяйственных принадлежностей для офиса и так далее.

Если подотчетные деньги используются в основном денежном обороте компании, то есть проводятся расчеты между фирмами и ИП, то максимально допустимая сумма, которую директор может направить на эти нужды, не должна быть выше 100 тыс. руб. по каждому договору.

Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику

Существует ряд законов, регулирующих процедуру выдачи денег под отчет. Оформить выдачу средств можно при наличии определенного перечня бумаг:

  • служебная записка, где указана необходимость получения средств, сведения о стороне, инициирующей выдачу, и о получателе (этот документ не нужен в случае, если сам директор является инициатором);
  • приказ, составленный и подписанный директором;
  • кассовый расходный ордер;

Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?

Когда выдача наличных денег под отчет осуществляется для покрытия производственных расходов, которые связаны с трудовыми поручениями, может потребоваться какой-то дополнительный документ.

Это может быть:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации работников, ездивших в командировки;
  • рабочее задание;
  • доверенность, подтверждающая согласие фирмы расходовать средства от ее лица;
  • книга учетов имеющихся доверенностей.

Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику

Чтобы официально оформить выдачу денег под отчет, директор должен составить соответствующий приказ. Лишь на основании этого документа бухгалтер вправе перечислить указанную сумму на расходы. Образец формы можно найти в Интернете или же составить в свободной форме.

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность. Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2.

Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение.

Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет.

Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Читайте также:  Убедитесь в актуальности и комплектности отчета 4-фсс

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06.

2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10.

2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

12 марта 2019 Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: — сумма наличных денежных средств; — срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): — главный бухгалтер; — бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.
  • Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:
  • – оплаты командировочных расходов;
  • – компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

  1. Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:
  2. — предусмотреть такую возможность в локальном акте;
  3. — указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;
  4. — получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.
Читайте также:  Налоговики не ориентируются на судебную практику по взносам до 2017 года

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2021 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам.

К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно ( статью ⇒ Бухгалтерский счет 71.

Учет расчетов с подотчетными лицами).

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Образец приказа о выдаче под отчет 2021

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить.

Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее.

Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Образец заявления о выдаче денежных средств (форма 2021)

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов.

Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту.

А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

При выдаче подотчетных денег нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), сами наличные деньги для этого нужно будет снять с расчетного счета, либо выдать из выручки, которая поступила наличными ( статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер 2021).

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ.

В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник.

Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней.

По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет.

Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока.

К расчетам по безналу не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель вправе установить самостоятельно.

Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств компании ( статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами в 2021 году).

Законодательный акт Содержание
Указания Банка России №3073-У от 07.10.2013 «Об осуществлении наличных расчетов»

Выдача денег под отчет — Право на vc.ru

Рассказываем, как этот способ используют для вывода денег из ООО, а также разбираем судебную практику.

Сотрудник, например, директор, берет через кассу организации определенную сумму на определенный срок, чтобы купить товары или услуги для организации. При этом сотрудник обязан отчитаться о расходе средств — предоставить первичный документ (чек, накладная) или вернуть средства компании.

Необходимо оформить письменное заявление в котором указываем:

  • Цель выдачи средств.
  • Сумму, которая может быть любой.
  • Срок возврата средств, который может быть произвольным.

Быстрый вывод средств на личные нужды

Достаточно оформить заявление на выдачу денежных средств и наличные уже в кармане — это единственный плюс данного метода. Однако за эти суммы придется в любом случае отчитаться — предоставить авансовые отчеты и чеки или вернуть средства в кассу компании.

Если сотрудник не приложит чеки и накладные к авансовому отчету, то у предпринимателя возникнут следующие расходы:

  • НДФЛ в размере 13% от суммы. Так как налоговая расценит выданные деньги под отчет доходами сотрудника. Плюс с этой суммы придется заплатить штраф и пени, которые могли набежать с даты выдачи средств под отчет.
  • Выданную сумму нельзя будет учесть в расходах организации и уменьшить налог на прибыль. Поэтому, если организация не работает в убыток, то с выданной суммы подотчетных средств возникнет налог на прибыль. Для упрощенной системы налогообложения это 15%, а для общей системы — 20%.

В цифрах (база для расчета НДФЛ и налога на прибыль — 100 рублей):

  • 100 × 15% = 15 рублей налог УСН
  • 100 × 20% = 20 рублей налог ОСН
  • 100 × 13% = 13 рублей НДФЛ
  • Плюс штраф и пени, если подотчетные средства уменьшали налог на прибыль и НДФЛ не был уплачен.

Итоговая налоговая нагрузка при использовании подотчетных средств:

  • Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — от 28%
  • Налоговая нагрузка для ОСН — от 33%

Для сравнения, приводим стоимость вывода 100 рублей через дивиденды.

Для ООО на упрощенной системе налогообложения (15%):

  • 100 × 85% = 85 рублей, где 15 рублей налог УСН.
  • 85 × 87% = 73,95 рублей на руки, после вычета НДФЛ.

Для ООО на общей системе налогообложения (20%):

  • 100 × 80% = 80 рублей, где 20 рублей налог на прибыль.
  • 80 × 87% = 69,6 рублей на руки, после вычета НДФЛ.

Итоговая налоговая нагрузка при выводе через дивиденды:

  • Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — 26%
  • Налоговая нагрузка для ОСН — 30%

Также возможен вариант получения средств под отчет при наличии непогашенной задолженности по предыдущим эпизодам.

Читайте также:  Правительство освободит от НДС арбитражные сборы

Например, в этом деле суд утверждает, что можно выдавать средства под отчет сотруднику, который ранее не отчитался за предыдущий «под отчет», ссылаясь на часть 1 статьи 15.1 КоАП РФ — «За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена».

Но также имеется вероятность того, что налоговая доначислит страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Для этого должен быть нарушен порядок выдачи денег под отчет (нет заявления на выдачу средств, кассовых ордеров и авансовых отчетов) и прослеживаться контекст ухода от страховых взносов (регулярные снятия равных сумм без подтверждающих документов).

Представительские расходы

Например, таким способом можно покупать топливо для личного автомобиля, оплачивать счета в ресторанах и относить эти расходы в представительские (встречи с клиентами), но не более чем 4% от общего ФОТ за год (статья 264 пункт 3).

Теоретический способ вывода денег

В России срок исковой давности составляет 3 года (статья 246 ГК РФ). Если по прошествии 3 лет сотрудник не отчитался за выданные средства под отчет, то организация не сможет подать на него в суд и взыскать сумму. В этом случае суд определяет выданную сумму (дело), как доход сотрудника.

Вообщем, это теория. По крайней мере, мы не нашли судебной практики, где использовали 203 статью ГК РФ и соглашение с сотрудником о погашении задолженности.

С каждой компанией может случиться ситуация — сотруднику были выданы средства под отчет, сотрудник приобрел необходимые товары и услуги на эти средства, а чеки и накладные потерял.

В этом случае нужно оформить авансовый отчет и прикрепить к нему объяснительные и косвенные документы, которые могут свидетельствовать о реальности расходов подотчетных средств. Если косвенные доказательства будут сильными, то суд может встать на сторону предпринимателя и отменить доначисление налога на прибыль и НДФЛ.

В течение 2010 года директору ООО выдавались денежные средства под отчет на общую сумму в 452 331 рублей. В 2011 году налоговая провела выездную проверку, расценила выданные средства под отчет, как зарплату и решила доначислить страховые взносы, штраф и пени с этой суммы. Суд встал на сторону ООО.

  • ООО выдало директору средства под отчет на неопределенный срок в 2010 году. В сентябре 2010 года директор уволился и за подотчетные суммы не отчитался. Налоговая переквалифицировала эти суммы в зарплату директора.
  • Главный аргумент суда в этом деле — так как денежные средства были получены директором не по трудовому и ГПХ договору, то согласно 212-ФЗ статьи 7 пункту 1 эти средства нельзя отнести к базе для расчета страховых взносов. Поэтому суд развернул налоговую.
  • Отсутствие подтверждающих документов о расходовании средств или возврате их в кассу предприятия не является доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам сотрудника. Так как подотчетные суммы были выданы на неопределенный срок, а срок исковой давности еще не истек, суд не расценил эти суммы доходом директора.

По состоянию на декабрь 2011 у директора ООО под отчетом была сумма в 11 937 251 рублей. Директор отчитался о расходе 5 236 476 рублей без документального подтверждения (отсутствуют чеки, накладные), авансовый отчет директора был утвержден ООО и принят к учету. В 2013 году налоговая провела проверку и доначислила 770 446 рублей НДФЛ и пени. Суд встал на сторону ООО.

  • ООО оказывало услуги грузоперевозок и работала на ЕНВД. На налоговую нагрузку влияет только количество транспортных средств, а не величина расходов.
  • Кассовые чеки были утеряны сотрудником, но представлены объяснительные и расчеты расхода топлива, которые были прикреплены к авансовым отчетам.
  • Расчет расходов на дизельное топливо был произведен на основании путевых листов, данных GPS, нормы пробега на 100 км и рыночной цены топлива. Все данные и маршруты были предоставлены налоговой при проверке.
  • Директор представил авансовые отчеты к которым приложил расчеты расхода топлива на основании пробега автомобилей, нормы расхода на 100 км, расчетный расход топлива и цены топлива. Также суду были представлены все путевые листы, данные с GPS и подробные карты маршрутов.
  • Так как рассчитаны все расходы на основании реальных данных и имеются поясняющие документы, то суд пришел к выводу, что в контексте этого дела, директор в действительности тратил средства на покупку топлива для нужд ООО. Налоговая, в свою очередь, не предоставила опровергающих данных и не доказала переход средств в пользование директора.

В этом деле были сильные косвенные доказательства: путевые листы, объяснительные, авансовые отчеты, точный расчет расхода топлива, данные с GPS.

Гендиректор в 2013–2014 году систематически снимал деньги с кассы под отчет и накопил сумму в 5 451 900 рублей. В 2014 году налоговая сделала проверку в ходе которой ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные и поясняющие документы на подотчетную сумму. В итоге налоговая доначислила 885 849 рублей НДФЛ, штрафа и пени. Суд встал на сторону налоговой.

  • ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные, поясняющие документы, которые дали бы представление о расходах. Не было никаких косвенных доказательств целевого расхода средств.

В этом деле не была построена защита ООО. Если бы имелись хоть какие-нибудь документы (авансовые отчеты), то еще можно было бы побороться. В этом кейсе явно прослеживается контекст вывода средств на личные нужды директора.

Работники ООО в течение 2009–2011 годов получили подотчетные средства на общую сумму в 588 058 руб. Налоговая в 2012 году провела налоговую проверку. По запросу налоговой авансовые отчеты не были представлены, поэтому налоговая доначислила 205 820 рублей НДФЛ (налоговая посчитала подотчетные средства материальной выгодой), штраф и пени. Суд встал на сторону ООО.

  • «Подотчетные денежные средства не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ, поскольку если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаются НДФЛ». Если подотчетные средства будут выданы на неопределенный срок и по ним не будет отчета, то после 3 лет налоговая может доначислить на эту сумму НДФЛ, штраф и пени. В этом деле 3 года еще не прошли.
  • После того, как налоговая провела выездную проверку, сотрудники компании, чудесным образом, вернули подотчетные средства. С этим все ясно 🙂

Налоговая приняла странное решение — переквалифицировать подотчетные средства в материальную выгоду сотрудников и доначислить НДФЛ по ставке 35%.

В статье 212 НК РФ указывается, что материальная выгода наступает только при использовании заемных (кредитных) средств и экономии на процентах, приобретении товаров и услуг по гражданско–правовым договорам у взаимозависимых физических лиц и организаций, а также приобретении ценных бумаг (не будем это расписывать).

Для того, чтобы средства стали заемными или кредитными необходимо, чтобы был заключен договор займа. В случае подотчетных средств никакой договор займа не заключается, тем более процентный.

Для того, чтобы переквалифицировать подотчетные средства в оплату работ и услуг с выгодой для сотрудника необходимо признать выдачу подотчетных средств фиктивным.

В этом случае должен нарушаться порядок выдачи подотчетных средств (отсутствует заявление на выдачу средств, РКО и авансовый отчет), прослеживаться контекст вывода денег (регулярные снятия без подтверждающих документов), а условия выполнения работ или покупки товаров должны быть не на рыночных условиях (пункт 3 статья 212 НК РФ).

Однако, договор, который заключен между сотрудником и ООО по умолчанию — это трудовой договор или договор ГПХ. В этом случае логично доначислить страховые взносы (30%) и НДФЛ (13%) с этой суммы.

Сотруднику ООО в течение 2013–2014 годов выдавались средства под отчет. Налоговая провела выездную проверку в 2016 году и доначислила страховые взносы, штраф и пени на общую сумму в 733 754 рублей. Суд встал на сторону налоговой.

  • Не было представлено никаких документов, которые подтвердили бы выдачу и расход средств: не было заявления на выдачу денег под отчет, не было расходных кассовых ордеров, не было авансовых отчетов и любых косвенных документов, которые могли бы подтвердить целевой расход средств.
  • Денежные средства в кассу организации не были возвращены.

У ООО не было заявлений на выдачу средств под отчет, расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Из контекста дела выходит, что сотруднику регулярно выдавали деньги из кассы без каких-либо документов, а это можно расценить, как выплату заработной платы.

  • Если вы выводите деньги под отчет — вам в любом случае придется за них отчитаться.
  • Подотчетные средства можно использовать в личных целях для покупки ТМЦ: топливо, рестораны — представительские расходы, техника — расходы для осуществления деятельности компании. Главное иметь чеки и логичные траты, которые можно будет объяснить нуждами компании.
  • Бережно храните и собирайте первичку с подотчетных средств (чеки, накладные). Если вы их потеряли, то с сильными косвенными доказательствами можно будет доказать свою правоту в суде и избежать доначисления НДФЛ и налога на прибыль.
  • Налоговая фундаментально не сможет доначислить страховые взносы на подотчетные суммы, если вы предоставите заявления на выдачу средств под отчет, расходные кассовые ордера и авансовые отчеты. Однако, если контекст ситуации будет похож на уход от выплаты страховых взносов — регулярная выдача денег под отчет, регулярное отсутствие подтверждающих документов (чеков и накладных), выдача примерно равных сумм подотчетных средств, то налоговая признает выдачу денег под отчет фиктивной и доначислит страховые взносы, а суд с большой вероятностью встанет на сторону налоговой.
  • Если расход подотчетных средств не подтвержден чеками и накладными, все правила оформления подотчетных средств выполнены, нет намеков на уход от страховых взносов и нет сильных косвенных подтверждающих документов, то налоговая доначислит НДФЛ по ставке 13%, штраф и пени. Также подотчетные суммы нельзя будет учесть в расходах для снижения налога на прибыль.

Надеемся, что материал был полезным и теперь вы будете бережней относиться к тратам с помощью подотчетных средств — не терять чеки и накладные, так как потом вашему бухгалтеру придется несладко 🙂

Материал подготовили S4 Consulting.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *