Выдача денежных средств в подотчет — раскрываем новые особенности

Главная » Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы
Выдача денежных средств в подотчет — раскрываем новые особенности

  • Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.
  • Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.
  • Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Что такое бесконечный подотчет

Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

  • за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;
  • за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;
  • за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;
  • за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ.

Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е.

нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

  • наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
  • руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
  • денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда, при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е. сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Что в этом видит налоговая инспекция?

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  • деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
  • авансовый отчет не сдается;
  • в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег. Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!

Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств. Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

Выдача денежных средств в подотчет — раскрываем новые особенности

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.

Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Как можно погасить бесконечный подотчет

Не устанавливать лимит кассы

Малые предприятия на основании  абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет.

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

Предприниматель тоже может отменить лимит. Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд. И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Оформить договор беспроцентного займа

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

Но тут есть свои минусы:

  • у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
  • чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;
  • более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета:

Читайте также:  Оплата отпусков к свадьбе, рождению ребенка, 1 сентября: взносы

Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму. Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем.

Признать за подотчетным лицом долг

Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его. В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты.

Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами.

Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит. Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка.

А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним. И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г. №1212–19).

Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

  • признать безнадежным;
  • и списать его на внереализационные расходы!

Заключить договор аренды имущества сотрудника

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами. Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия.

  1. Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.
  2. Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет:
  3. Д сч. 001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет;

Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании),

или

Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата. Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12;

Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета. Из наличной выручки нельзя!

И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка:

Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы.

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Данный  вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль. Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г. «О страховых взносах»).

Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2020 — 2021 годах?

Подотчет в 2020-2021 годах — предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в срок, установленный работодателем, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВНИМАНИЕ! Эксперты КонсультантПлюс предупреждают. С 30.11.2020 года изменились некоторые правила ведения кассовой дисциплины. В т.ч. исключено требование о 3-х дневном сроке для сдачи авансового отчета. Теперь этот срок утверждает работодатель самостоятельно. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно изучите остальные нововведения.

Выдача денежных средств в подотчет — раскрываем новые особенности

ВАЖНО! Правило о сроке сдачи авансового отчета распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2020-2021 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.

10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Важно! КонсультантПлюс предупреждаетЗа превышение лимита расчета наличными предусмотрен штраф. Его могут наложить налоговые органы, если выявят наличные расчеты, превышающие лимит, в течение двух месяцев со дня их проведения (ч. 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ). Размеры штрафа составляют…Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

Читайте также:  Ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой.

Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

Что такое подотчетные средства — деньги в подотчет 2020

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

  • Как грамотно обнулить подотчет директора?
  • Способ 1. Начисление дивидендов
  • Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
  • Способ 3. Начисление материальной помощи
  • Способ 4. Договор займа
  • Способ 5. Личные расходы директора
  • Итоги

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетным лицам, изменения 2020 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Важно

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2020 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету.

Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств.

Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

О расчетах по подотчетным суммам в микропредприятиях

Тем не менее, особенностью расчетов по подотчетным счетам в микропредприятиях является то обстоятельство, что количество подотчетных лиц не велико, обычно подотчетным лицом выступает только сам руководитель микропредприятия, если микропредприятие является юридическим лицом.

Если микропредприятием является индивидуальный предприниматель, то предпринимателю нет смысла выдавать самому себе авансы под авансовый отчет и, как следствие, вести расчеты по подотчетным суммам с самим собой.

В случае с ИП выдача авансов под отчет и соответственно ведение расчетов по подотчетным суммам возможна только в отношение наемных работников (по трудовым договорам) или агентов (по гражданским договорам) ИП.

Тем не менее, для правильности оформления расчетов по подотчетным суммам нужно придерживаться существующих правил и требований.

В микропредприятиях, как правило, отсутсвует должность кассира и поэтому выдачу наличных денежных средств в качестве аванса под отчет производит руководитель микропредприятия, который является и кассиром и распорядителем банковских счетов микропредприятия.

Способы выдачи авансов под отчет

    Сейчас существует 2 способа выдачи авансов под отчет:

  1. выдача наличных денежных средств из кассы организации;
  2. перевод денежных средств на корпоративную карту или карты, владельцами которых могут быть как руководитель микропредприятия, так и уполномоченные им работники и/или агенты, с помощью которой они могут осуществлять оплату необходимых товаров и услуг.

В первом случае оформляется расходный кассовый ордер, во втором — платежное поручение на перевод денежных средств с расчетного банковского счета на счет корпоративной карты.

Проверить состояние расчетов по предыдущему авансу

Перед выдачей аванса необходимо обязательно проверить состояние расчетов по предыдущему выданному авансу под отчет, т.е.

проверить получало ли ранее подотчетное лицо подотчетные суммы и был ли надлежаще оформлен и представлен на утверждение авансовый отчет и произведены ли по этому авансовому отчету соответствующие расчеты (в случае перерасхода по авансовому отчету — выдана ли переплата, а в случае остатка по авансовому отчету — возвращен ли остаток).

То есть, на момент выдачи нового аванса под отчет, расчеты по предыдущему авансу должны быть обнулены.

Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю микропредприятия. Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые суммы под отчет выдавать нельзя.

Если нет отчета по выданной сумме, то велика вероятность признания этой суммы доходом физического лица. Тогда могут возникнуть претензии со стороны
налогового органа по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение предусмотрена ответственность: штраф
по ст. 123 Налогового кодекса РФ.

Оптимальный срок выдачи аванса под отчет

Оптимальным сроком отчета по авансам, выданным под отчет в микропредприятиях, является один месяц для руководителя и недельный или 10-дневный срок для других работников микропредприятия, уполномоченных на получение подотчетных сумм.

Заявление на получение подотчетных сумм

После проверки состояния расчетов с подотчетным лицом по предыдущему выданному ему авансу под отчет,
подотчетное лицо оформляет заявление о выдаче нового аванса под отчет. Итак, в нем нужно указать:

Унифицированной формы такого заявления нет, но есть требования к содержанию такого
заявления, установленные самим Центральным банком России (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У).

    В заявлении нужно указать:

  • размер суммы, которая необходима под отчет (числом и расшифровать прописью);
  • назначение этой суммы, т.е. указать цели расходования подотчетной суммы;
  • срок, на который выдаются подотчетные деньги;
  • дату составления.

Заявление должно быть завизировано руководителем микропредприятия (либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности от руководителя подписывать такие заявления от имени микропредприятия).

Рекомендуется разработать типовую форму заявления и снабдить бланками этой формы подотчетных лиц.

Еще раз обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику микропредприятия, но и физическому лицу, с которым у микропредприятия заключен гражданско-правовой договор, например агентский.
При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

Авансовый отчет

  • Авансовый отчет — это отчет с приложением оправдательных документов об использовании аванса для выполнения определенного служебного поручения.
  • Авансовый отчет является основанием для расчетов с подотчетным лицом.

В настоящее время форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно или в качестве формы можно взять бланк авансового отчета, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55.

Форма авансового отчета утверждается руководителем микропредприятия в приложении к локальному положению об учетной политике.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить и представить на утверждение авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Подотчетные лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить на проверку и утверждение авансовый отчет.

    Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  1. подтверждающие документы прилаются в оригинале;
  2. по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  3. по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного аванса в соответствии с заявление подотчетного лица на выдачу аванса.

Расчеты по авансовому отчету

После проверки и утверждения авансового отчета суммы, израсходованные по авансовому отчету, списываются в установленном порядке с обязательств подотчетного лица.

Если из выданного аванса было потрачено меньше, чем получено, то остаток подотчетных сумм по авансовому отчету подлежит возврату в кассу организации на основании приходного кассового ордера. В случае невозврата эта сумма удерживается с подотчетного лица. Если подотчетное лицо является работником микропредприятия — то невозращенный остаток удерживается из заработной платы работника.

  1. Если подотчетное лицо является представителем контрагента — то из суммы вознаграждения контрагенту.
  2. Если из выданного аванса наоборот было потрачено больше, чем получено и сумма расходов признана обоснованной, то перерасход подотчетных сумм по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру из кассы микропредприятия.
  3. Таким образом, расчеты по выданному авансу под отчет, должны быть обнулены.
  4. Для микроорганизаций, штат которых не превышает 1-5 человек, характерны расчеты по подотчетным суммам только с руководителем микропредприятия.
  5. В этом случае руководитель микропредприятия выступает одновременно и в роли кассира и в роли бухгалтера и в роли подотчетного лица и получается, что сам себе выдает аванс под отчет, сам составляет авансовый отчет, сам его же проверяет и утверждает и производит расчеты сам с собой.
Читайте также:  Физкультура и спорт — только за счет чистой прибыли

Пусть это не смущает. Важно, чтобы документы, связанные с подотчетными суммами, были. Это — раз. И чтобы они были правильно оформлены, соблюдены необходимые сроки и произведены расчеты. Это два.

Расходование наличных денег из кассы: новации 2020 | «Правовест Аудит»

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.

В  Указании N 5348-У перечислены разрешенные цели расходования наличной выручки, они в целом, совпадают с прежними Правилами:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.

В новых Правилах Центробанк прописал общую норму, которой не было в Указании N 3073-У — наличные расчеты между участниками наличных расчетов, а также между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 1 Указания N 5348-У). Расходовать из кассы без зачисления на банковский счет разрешено только наличные деньги, поступившие в качестве выручки на цели, предусмотренные в Указании N 5348-У (см. выше).

Иными словами, Центробанк прописал требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу, за исключением выручки.

Например, если в кассу наличными внесли вклад в имущество, взнос в уставный капитал, возмещение ущерба и другие наличные деньги, отличные от выручки, расходование этих средств допустимо после их внесения на банковский счет.

Так, в ситуации, когда подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу, Банк Росси разъяснил, что эти деньги нужно сдать в банк, исходя из п. 1 Указания N 5348-У.

Возврат наличных денег, ранее выданных работнику под отчет, Банк России не рассматривает в качестве допустимого источника поступления наличных денег в кассу в целях их дальнейшего расходования.

В прежнем порядке такой общей нормы не было. В прежних Правилах перечислялись операции, расчеты по которым наличными деньгами допускались при условии, если эти наличные поступили в кассу с банковского счета:

  • по операциям с ценными бумагами;
  • по договорам аренды недвижимого имущества;
  • по выдаче (возврату) займов (процентов по займам);
  • по деятельности при организации и проведении азартных игр (п. 4 Указания N 3073-У).

С введением новых Правил на своем сайте Банк России высказался за правомерность расходования выручки из кассы на оплату аренды помещения (ссылаясь на абзац 2 п.1 Указания N 5348-У).

Прежнее требование рассчитываться по аренде недвижимости только за счет денег, снятых с банковского счета в новых Указаниях отсутствует.

Банк России термин «услуги» трактует широко, для целей применения норм Указания N 5348-У к понятию «услуга» относит любую осуществляемую на возмездной основе деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, подкрепляя это сноской на п. 5 ст. 38 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ.

Далее Центробанк делает вывод, что оплата услуг по сдаче имущества, в том числе недвижимого при применении Указания N 5348-У является допустимой целью расходования наличных денег из кассы участника наличных расчетов без их предварительного зачисления на банковский счет.

В отличие от «обычных» организаций микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы (СКПК), кредитные потребительские кооперативы (КПК) имеют право расходовать наличные, полученные в кассу, на выдачу и возврат займов в установленных пределах. Для них в Указании N 5348-У предусмотрены случаи расходования наличных денег, полученных в кассу:

  • по договору займа (по договору передачи личных сбережений);
  • в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа;
  • в качестве паевых взносов (для СКПК и КПКП).

Проводить указанные операции МФО и ломбарды имеют право в сумме, не превышающей 50 тыс. рублей по одному договору займа, но не более чем 1 млн. рублей в течение одного дня в расчете на МФО (ее обособленное подразделение), ломбард (его обособленное подразделение). Для КПК и СПК пределы несколько больше — 100 тыс.

рублей по каждому договору (или по каждому паенакоплению (паю)), но не более чем 2 млн. руб. в течение одного дня в расчете на КПК (его обособленное подразделение), СКПК (его обособленное подразделение) (см. Письмо Банка России от 04.06.2020 N 45-19/5013).

Так, например, кредитный кооператив, используя наличные деньги, поступившие в его кассу за счет выручки из источников, перечисленных в абз. 2 п. 1 Указания N 5348-У (в том числе и из поступивших в кассу займов), может выплатить сумму, не более 100 тыс. руб. по одному договору, но не более 2 млн. руб. в течение 1 дня.

То есть, например, 100 тыс. руб. по 20 договорам за 1 день.

Как разъясняет Банк России, наличные деньги, поступившие в кассу по договору займа (по договору передачи личных сбережений), вправе расходовать без зачисления на банковский счет только участники наличных расчетов, являющиеся микрофинансовыми организациями, ломбардами, сельскохозяйственными кредитными потребительскими кооперативами, кредитными потребительскими кооперативами.

Таким образом, для большинства организаций расходование полученных наличными в кассу организаций займов или выдача займов из наличной выручки (за исключением МФО, ломбардов, КПК, СКПК) по-прежнему не допускается Правилами.

Кроме того, закреплено требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу (отличные от выручки), исходя из буквального прочтения Указания N 5348-У и разъяснений на сайте ЦБРФ, сдать в банк организация обязана даже неизрасходованный подотчетником аванс.

При сравнении Указания N 5348-У с прежними Правилами заметен тренд на усиление контроля за наличными расчетами, стимулирование юридических лиц и ИП на отказ от наличных расчетов.

Учитывая небольшой промежуток времени, прошедший со дня вступления в действие Указания N 5348-У и обстоятельства, связанные с распространением СOVID 19, практика привлечения к ответственности за нарушение новых требований еще не сложилась.

Ранее, руководствуясь прежними Правилами, налоговые органы составляли протоколы о привлечении к административной ответственности за нарушение правил расчета наличными деньгами по п. 1 ст. 15.1 КоАП.

  • За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:
  • — на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
  • — на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Погашение займа за счет наличных денег внесенных в кассу подотчетным лицом налоговые органы и суды квалифицируют как несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) и не признают данное нарушение малозначительным (п. 2.9 КоАП РФ), см. Определение ВС РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335.

В случаях, когда денежные средства выдавались в виде займа из кассы за счет наличной выручки от оказания ООО услуг, а не из наличных денег, снятых с банковского счета юридического лица суды привлекали организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 15.1 КоАП (см. постановления АС Уральского округа от 09.06.2020 N Ф09-2385/20 по делу N А60-51746/2019, Первого ААС от 01.10.2019 N 01АП-8104/2019 по делу N А43-21657/2019 и др.).

Garant.ooo • Как списать подотчетные денежные средства? • Бухгалтер

Подотчетные денежные средства — это денежные средства, которые выдаются сотруднику предприятия и могут быть направлены на любые нужды и цели компании. Используются, например, для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты поставщикам, на командировочные расходы и т.д. За денежные средства, выданные под отчет, работник должен отчитаться в бухгалтерию организации.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике, либо в ином локальном нормативном акте (например, приказом руководителя).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.  В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму, то у него останется задолженность перед организацией.

В случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ.

Как закрыть подотчетные денежные средства?

Рассмотрим классический случай. Денежные средства сняты с расчетного счета организации под отчет директора.

Снять денежные средства по отчет — это один из самых легких и достаточно древних способов обналичить денежные средства. Но это опасно. При выездной налоговой проверке данные суммы могут обложить налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами. По этому обязательными условиями пользования подотчетными денежными средствами являются:

  • возврат непотраченных денежных средств в кассу организации и банк;
  • обязательное документальное подтверждение понесенных расходов — в виде универсального передаточного документа (УПД), товарной накладной, товарного чека и чека онлайн кассы.

Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:

Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы

До сих пор есть много действующих индивидуальных предпринимателей на патентной системе налогообложения, у которых вы можете попросить товарный чек или даже кассовый чек если применяется онлайн-касса. На налогах предпринимателей на патенте это никак не отразится. Ограничение для таких предпринимателей в годовой выручке составляет 60 000 000 руб.

Многие бизнесмены проявляют смекалку, ведь онлайн кассы используются как на упрощенной системе налогообложения, так и на общей. Рекомендую ознакомиться с статьями — о чеках онлайн кассы ч.1 и о чеках онлайн кассы ч.2

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *