Электронный документооборот в организации

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот в организацииЭлектронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Электронный документооборот в организацииЛюбая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

  Бесплатная онлайн консультация юриста на сайте

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

  Онлайн калькулятор расчета отпускных

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)

Электронный документооборот в организации https://bdorus.ru/services/autsorsing-protsessov/accounting/

Специфика электронного документооборота (ЭД) для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. Если прочие бизнес-процессы – это дело внутреннего контроля компании, то в сфере бухгалтерии и кадрового администрирования все определяет закон. В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи. Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота. Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права (а это в конечном счете – всегда физическое лицо) должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись. Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию ЭД. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС. Это шаг вперед, который упрощает учет, проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты, накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы. Другой пример: невозможно удаленно принять человека на работу, потому что он все равно должен принести свою трудовую книжку, а работодатель – поставить туда свою «живую» подпись. Поэтому бизнес-процессы разбиваются на сегменты, которые требуют или не требуют бумажного документооборота, и ЭД внедряется частями. При удачном внедрении и правильно настроенных бизнес-процессах (что нужно для этого – мы поговорим позже) ускоряется время обработки документов, сокращаются потери при пересылке. В системе ЭД многие поля документов заполняются автоматически, уменьшается количество ошибок. Процесс становится прозрачным. Получить аналитические данные о сотрудниках, работающих на предприятии, или даже просто «вынуть» из базы необходимые резюме или информацию о зарплате становится намного проще. Продукты на рынке Как отмечает Татьяна Елизарова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании DigitalDesign, автоматизация функций бухгалтерии и кадровых служб в системе электронного документооборота ведется, как правило, в рамках общего внедрения системы либо в процессе модернизации и расширения функционала уже существующего решения. Отдельно только под эти подразделения система электронного документооборота обычно не закупается, поскольку такие проекты довольно дороги. В целом все продукты для документооборота делятся по назначению: на системы для обслуживания бизнес-процессов и системы, больше ориентированные на хранение и поиск информации. Первые чаще всего и называются системами электронного документооборота, а вторые – системами управления базами знаний. Они имеют одинаковую «природу» и сейчас постепенно сближаются в одну систему. Для организации электронного документооборота используются продукты компаний EMCDocumentum, SAP, IBM, Microsoft. Такие «тяжелые» ERP-системы, как SAP, разумеется, могут использоваться в том числе и для организации управления электронным контентом, но это скорее «бонус» от их внедрения, а не основная цель. Можно воспользоваться продуктами на основе свободного программного обеспечения, например, AlfrescoECM. Система работает с различными СУБД, легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, поддерживает файлы любого формата и позволяет удаленно работать с корпоративным порталом. По заявлениям разработчиков, это гибкий, легко настраиваемый и высокопроизводительный продукт. Но в области кадрового документооборота сейчас нет универсального продукта, распространенного так же, как 1С в бухгалтерии, и воспринимаемого как индустриальный стандарт. Подготовка к внедрению Основная и самая сложная задача на этапе подготовки к внедрению системы документооборота – правильно описать все бизнес-процессы. Например, если возможность подписи определенного документа есть только у одного сотрудника, то при его отсутствии, болезни, командировке без административного вмешательства процесс зависнет. Не всегда системы настраиваются достаточно гибко, и порой поменять что-то в процессе работы довольно сложно. С другой стороны, это недостатки не какого-либо продукта, а его первоначальной настройки. Теоретически можно изначально дать пользователям права на изменение некоторых структурных элементов в процессе эксплуатации. Но большинство систем все-таки жестко привязаны к структуре базы данных, которую нельзя оперативно менять. При внедрении нужно хорошо понимать, что с системой нельзя «договориться» об отсрочке или о замене подписи и ее сложно исправлять «по живому». Важно продумать систему отслеживания документов, возможности передачи права подписи разным сотрудникам и т. д. Нужно помнить, что идеальная модель бизнес-процессов в жизни работает редко, и необходимо предусмотреть все исключения, а также «кнуты и пряники» для задействованных в проекте сотрудников. Например, велика вероятность, что ЭД, отправленный сотруднику на подпись, «застрянет», потому что никто не будет «стоять над душой» у подписывающего. Для решения этой проблемы при настройке системы обычно создается возможность ставить пользователям задачи и отслеживать статус их выполнения, напоминать о неоконченных делах. А в регламенте работы СЭД часто предусматриваются штрафные санкции для сотрудников, превышающих установленный срок согласования документов. Но заранее продумать все варианты бизнес-процессов со всеми возможными отклонениями сложно. Поэтому на рынке будут выигрывать гибкие системы, которые позволяют настраивать их «на ходу». Следующий аспект, который необходимо будет продумать при внедрении ЭД – это учетная политика. Электронная система сделает все процессы максимально прозрачными. Она не позволит составить или подписать документ «задним числом», что, безусловно, создаст определенные сложности для «забывчивых» и необязательных контрагентов. При внедрении учитывают и психологические сложности: прежде всего, нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу. Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. (Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет). При внедрении электронный документооборот интегрируется с имеющейся системой учета. Это осуществляется путем синхронизации справочников. Если обычно при внедрении ИТ-систем требуется донастройка имеющейся инфраструктуры, то бухгалтерские программы не требуют никаких изменений. СЭД – это источник документов для самой системы, позволяющий не вводить их вручную, а загружать из базы. После обработки система возвращает обратно измененные документы или обновления для справочников.

Читайте также:  Опубликованы документы по проверкам взносов «на травматизм»

Комментирует главный аналитик системы электронного обмена первичными документами «Диадок» (разработчик «СКБ Контур») Тамара Мокеева: «Как подготовить системы кадрового и бухгалтерского учета к организации электронного документооборота:

1. Организации необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде, отдельным приказом утвердить график электронного документооборота. 2. Необходимо купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей (ЭП). В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов ЭП. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но мы рекомендуем указать помимо ФИО доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи. 3. Необходимо подготовить рабочие места с выходом в интернет, купить лицензию Крипто-Про, продумать, как и где будут храниться электронные документы.

4. Если организация принимает решение осуществлять интеграцию своей системы с системой документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения».

Развитие электронного документооборота для кадров и бухгалтерии Мы уже перечислили выгоды от внедрения ЭД для кадров и бухгалтерии, поговорили об основных препятствиях для развития системы электронного документооборота в России. Теперь о перспективах электронного документооборота.

Как отметила Татьяна Елизарова из DigitalDesign, автоматизация бухгалтерского документооборота в виде согласования договоров в России встречается часто (каждый второй проект по внедрению СЭД). Кадровый документооборот автоматизируется реже. Понимание пользы от такого внедрения есть, но до реализации оно доводится редко.

Толчком для развития в этом направлении может послужить ФЗ №152 «О персональных данных», регламентирующий обработку персональных данных физических лиц, сотрудников организации. Закон определяет требования по безопасности систем, обрабатывающих такую информацию: они должны пройти необходимую сертификацию ФСТЭК.

Думается, что в ближайшее время СЭД для бухгалтерии и кадров будет активно внедряться во множестве российских компаний. Серьезным толчком станет и введение электронного документооборота по НДС, потому что это увяжет документооборот большого количества разных компаний в одну логическую цепочку.

Более сильные игроки рынка и ритейлеры будут диктовать свои правила слабым, которым также придется вводить СЭД. Ведь для компании есть смысл вести электронный документооборот по НДС только со всеми своими контрагентами сразу. Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами.

(В большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они заменяются электронными). По словам Тамары Мокеевой, главного аналитика компании «Диадок», за последние десять лет предоставлять налоговую отчетность в электронном виде стало около 70% всех налогоплательщиков в России.

Читайте также:  В Крым пока можно съездить без курортного сбора

Соответственно, можно спрогнозировать, что так будет и с электронным документооборотом между компаниями. В этой ситуации процесс будет проходить быстрее. Технически и российские компании, и налоговые инспекции сегодня подготовлены к электронному документообороту намного лучше, нежели в начале века.

Удобство электронных документов и экономические выгоды электронного документооборота очень скоро заставят компании задуматься над тем, чтобы совсем отказаться от бумажных документов. По прогнозам компании «Диадок», через год после вступления в силу приказа №ММВ-7-6/138 электронными станут 0,8% от всех счетов-фактур. Через несколько лет эта цифра может вырасти до 20-30%.

Все законодательные инициативы также способствуют развитию электронного документооборота. 2010-2011 годы, например, стали ключевыми для электронных счетов-фактур: была проработана почти вся нормативная база, продуманы все вопросы, связанные с их переводом в электронный вид. Сейчас активно идет работа по переводу в электронный вид первичных бухгалтерских документов.

Например, уже были утверждены XML-форматы товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).

Законодательством утвержден новый статус компаний, предоставляющих услуги по передаче электронных документов: на государственном уровне возникает еще один поставщик услуг – оператор электронного документооборота. Через таких операторов будут передаваться электронные документы.

Операторы электронного документооборота смогут оказать компаниям помощь во внедрении электронного документооборота на предприятии и в решении всех технических вопросов. Приказом ФНС России №ММВ-7-6/253 утверждено временное положение о сети доверенных операторов. Ведущие операторы уже работают с контролирующими органами по вопросам развития электронного документооборота. Совсем недавно было установлено соглашение об организации роуминга между крупнейшими операторами: роуминг позволит обмениваться электронными документами компаниям, подключенным к разным операторам, что значительно расширит сеть «электронных контрагентов». Перспективами в области электронного документооборота станут: перевод всех взаимоотношений между организациями в электронный вид, расширение спектра передаваемых электронных документов, представление документов в контролирующие органы в электронном виде, организация электронных архивов.

Алексей Мариненок, руководитель отдела развития программных систем аутсорсингового подразделения BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»), сентябрьское дополнение

  оставить заявку

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО — ПРО РКО

Главная
Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты.

Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет.

Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот — это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы.

Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК.

В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства.

С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее. Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ — документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.

  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами.

Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора.

В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

  • разрабатывается техническое задание;
  • выбирается IT-решение;
  • описываются бизнес-процессы;
  • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
  • внедряется ЭДО;
  • тестируется программа;
  • запускается система электронного документооборота;
  • контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.
1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
2.

Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами.

Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ.

Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ.

Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

Читайте также:  Бланк унифицированной формы № инв-18

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Посмотреть список

«} data-sheets-userformat={«2″:2563,»3»:{«1″:0},»4»:{«1″:2,»2″:13624051},»12″:0,»14»:{«1″:2,»2»:0}} score=1>

Список выгодных банков для открытия счёта

Посмотреть список

Электронный документооборот | 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Использование юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) позволяет учреждениям и организациям исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, избежать ошибок и искажения информации, возможных при повторном вводе данных вручную, ускорить обмен документами со своими контрагентами и органами ФНС, уменьшить расходы на оплату бумаги, картриджей для принтеров, оплату труда курьеров и т. д.

Электронный документооборот vs. Бумажный документооборот

В 2019 г. в России начинается внедрение обязательной маркировки товаров.

Для уведомления оператора системы маркировки о переходе права на товар, все участники оборота маркированных товаров, в том числе бюджетные учреждения, будут обязаны использовать ЭДО.

С учетом того, что перечень групп товаров, подлежащих маркировке, со временем будет только расширяться, количество участников электронного документооборота, а значит, и потребность в механизмах ЭДО, будет только расти.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ; *
  • Акт о расхождениях;
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение (для централизованных поставок НФА).
  • *Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.
  • Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.
  • Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.
  • Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:
  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

  • не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
  • вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
  • вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
  • вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.
  1. Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.
  2. Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
  3. Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).
  4. Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.

Правовые основы электронного документооборота

Нормативно — правовая база для обмена электронными документами в настоящее время полностью сформирована.

С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).

Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), и т. д.

Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью:

  • сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
  • прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).

Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.

Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.

  • В форме  Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.
  • Порядок включения возможности обмениваться электронными документами подробно описан в статье Включение возможности использования и командный интерфейс обмена электронными документами с контрагентами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.
  • Подробные инструкции по настройке и порядке обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе «Обмен электронными документами в программе „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“, редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.

Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО

Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис.

В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал, Такском, Тензор (СБИС), Линк-сервис, Удостоверяющий центр, ЭТП ГПБ.

Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.

  1. Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России. 
  2. Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.
  3. Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.

Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 050-48-05 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». 

При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура. При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах. 

Прямой обмен

Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.

Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.

Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа. 

Преимущества 1С-ЭДО

Сервис 1С-ЭДО встроен в программы системы «1С:Предприятие» и это позволяет заменить бумажный документооборот (накладные, акты, счета-фактуры) с практически любыми поставщиками и покупателями из государственного или коммерческого сектора на юридически значимый ЭДО.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет получить значительные преимущества, в том числе:

  • Уменьшение количества ошибок в учете, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическому формированию в программных продуктах «1С» документов поступления на основании полученных электронных документов. Это особенно важно для участников оборота маркированных товаров.
  • Сокращение времени на документооборот с контрагентами. В результате закупки проводятся быстрее, оплата от покупателей поступает раньше. Информация о закупках своевременно обрабатывается в учете, и, следовательно, быстрее становится доступна в отчетах.
  • Удобство хранения электронных документов непосредственно в программе «1С». Документы не теряются, их легко найти, чтобы отправить в ИФНС ответ на требование.

Как работает ЭДО

Пример внедрения ЭДО

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и работа с входящими документами от контрагентов — бесплатная.

Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты.

Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект. Подробнее об условиях тарификации ЭДО.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *