Используем аскп для контроля дисциплины

Используем АСКП для контроля дисциплины Используем АСКП для контроля дисциплины

Мониторинг рабочего времени сотрудников дает возможность предотвратить утечки конфиденциальной информации, посещения нежелательных сайтов и многие другие опасности. Вы сможете увидеть развернутую картину деятельности каждого сотрудника.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Учет рабочего времени

Общее время работы, учет опозданий и уходов раньше или позже. Статистика по количеству и времени, систематичности. Сравнение сотрудников и отделов.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Табель рабочего времени

Автоматически заполняемый табель рабочего времени очень удобен для восприятия и подсчета заработной платы.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Продуктивность сотрудников

Разделение использование программ, посещения сайтов на продуктивные и непродуктивные. Настройка для отдельных пользователей, групп и отделов. Сравнение показателей.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Скриншоты экранов

Разделение использование программ, посещения сайтов на продуктивные и непродуктивные. Настройка для отдельных пользователей, групп и отделов. Сравнение показателей.

Со StaffCop легко контролировать ваши бизнес-процессы, находить «узкие» места и выявлять блокирующие факторы, а также расследовать причины их появления.

Отслеживать реальный KPI сотрудников, например, для менеджеров продаж — это может быть количество отправленных коммерческих предложений и договоров, количество контактов с клиентами и поставщиками.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Программа-агент запускается на рабочих станциях или терминальных серверах, с операционной системой Windows, отслеживает действия пользователя и события на его компьютере, передает их на сервер, а также реализует различные блокировки и запреты доступа в полном соответствии с требованиями, предъявляемыми к SIEM и DLP системам.Агент StaffCop Enterprise может работать на удаленном компьютере, не находящемся в локальной сети компании.

Контроль сотрудников – одна из постоянных задач линейных руководителей и топ-менеджеров, специалистов HR-подразделений, собственников.

От того, насколько эффективно сотрудники используют рабочее время, напрямую зависит эффективность организации.

Существенная часть сотрудников получает вознаграждение в виде окладов, это значит, что их опоздания или отсутствие на рабочем месте, нецелевое использование рабочего времени являются для компании прямыми убытками.

Но контроль – довольно сложная задача. У каждого сотрудника за спиной не постоишь, постоянные совещания, отчеты отрывают их от выполнения основных обязанностей и плохо сказываются на рабочем климате.

Как контролировать сотрудников, чтобы это не отнимало слишком много времени у них и у руководящего персонала, не создавало атмосферу тотальной слежки, при этом было достаточно достоверно? Существуют программные решения, одним из которых является программный комплекс StaffCop Enterprise.

StaffCop фиксирует действия сотрудников согласно настройкам конфигурации, собирает статистику использования рабочего времени, формирует отчеты и сигнализирует о нарушениях.

Если необходима более детальная информация, возможно углубиться в каждое событие, найти соответствующие документы, восстановить последовательность действий, а также взаимосвязи и коммуникации, которые при этом возникали.

Информация выдается в виде удобных отчетов, которые формируются в режиме реального времени и в соответствии с целями.

Задача №1 – контроль трудовой дисциплины: опоздания, переработки, прогулы, слишком большие перерывы и т.п. Все необходимые настройки для этого включены по умолчанию. Через неделю собирается достаточно показательная статистика по самым злостным нарушителям дисциплины и самым усердным работникам, которую можно группировать по отделам и подразделениям.

Для того чтобы достаточно точно контролировать использование сотрудниками рабочего времени, нужно отделить продуктивную деятельность от непродуктивной и определить критерии, с помощью которых будет фиксироваться активность человека за компьютером.

Кроме очевидных явлений, таких, как опоздания и отсутствие на рабочем месте, продуктивной деятельностью будем считать работу сотрудников в программах и на сайтах, имеющих отношение к их задачам.

То есть развлекательные сайты, соцсети, сайты поиска работы, просмотр фильмов и онлайн-игры можно отнести к непродуктивной деятельности, а работу в офисных приложениях, специализированных программах – к продуктивной.

Следует обратить внимание, что для разных специалистов набор продуктивных и непродуктивных программных приложений и сайтов может различаться.

Например, работа в соцсетях для маркетолога может являться основной обязанностью, а работа не бухгалтера в бухгалтерской программе может квалифицироваться как непродуктивная и даже опасная для компании. После настройки конфигурации, в которой будет указано, какие программы считать продуктивными, какие нет, StaffCop сам собирает статистику по времени работы каждого сотрудника в той или иной программе. Такой подход позволяет с высокой точностью определить продуктивность компании, отделов и отдельных работников.

Активность сотрудника определяется не просто включенным компьютером. Для того чтобы программа зафиксировала работу сотрудника, должны происходить нажатия на клавиши или движения мышкой. В особо критичных случаях доступны онлайн-просмотр рабочего стола с возможностью блокировки учетной записи, а также скриншоты экрана.

Контроль бизнес-процессов складывается из отслеживания выполнения сотрудниками регламентированных действий (KPI), правильности цепочки взаимосвязей, отсутствия лишних звеньев в последовательности работ и коммуникациях, а также обсуждения бизнес-процессов в корпоративных мессенджерах и электронной почте. С помощью StaffCop можно выявлять «затыки» бизнес-процессов, перегруз или недогруз отдельных звеньев, нарушения регламента, психологический климат в коллективе и многое другое. Контролируются как сотрудники, работающие в корпоративной сети, так и удаленные сотрудники и подразделения.

Полезные статьи

  • Система контроля работы персонала — краткий обзор

Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

Почему исполнительская дисциплина анализируется в феврале

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

Что такое контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы.

Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл.

Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

Кто контролирует

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Читайте также:  Какие организации обязаны применять профстандарты?

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

Используем АСКП для контроля дисциплины Используем АСКП для контроля дисциплины

Что ставится на контроль

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

Используем АСКП для контроля дисциплины

Типы заданий, исполнение которых контролируется

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Используем АСКП для контроля дисциплины Используем АСКП для контроля дисциплины

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах.

Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д.

Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

Сроки исполнения заданий

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан.

Автоматизированная система контроля проезда — это… Что такое Автоматизированная система контроля проезда?

Комплект АСКП в трамвае 71-619К

Автоматизированная система контроля проезда (АСКП) — название автоматизированной система учёта пассажиропотока, разработанной компанией «Группа Смарт Технологии». Система была впервые в порядке эксперимента применена в 2001 году на автобусном маршруте № 16 в Зеленоградском административном округе Москвы, к середине 2002 года распространена на все зеленоградские маршруты, а в сентябре 2007 года на весь наземный общественный транспорт Москвы.

Устройство

Автобус (трамвай, троллейбус), работающий в рамках системы, оборудован турникетом и валидатором для считывания билетов.

Войти в автобус пассажиры могут только через турникет в передней части салона, а выйти — через любую дверь, кроме передней.

Турникет препятствует проходу в салон без билета, но избавляет от необходимости содержать штат билетных контролёров. Кроме того, система позволяет достаточно точно учитывать пассажиропоток.

Так как проход через турникет без билета невозможен (точнее, сильно затруднён), не имеющим билетов пассажирам приходится покупать их у водителя.

Это заметно увеличивает время посадки пассажиров и отвлекает водителя от его прямых обязанностей.

Чтобы стимулировать пассажиров приобретать билеты на остановках, цена билета при покупке у водителя искусственно завышена (по состоянию на июнь 2012 года в Москве билет на одну поездку на остановке стоит 25 рублей, а у водителя 28).

Преимущества

Система позволяет эффективно бороться с безбилетным проездом и подделкой проездных документов. Вместо разнообразия льготных проездных документов (подделки которых трудно распознать на месте) вводится единый электронный билет.

Электронный билет по сути является записью в централизованной базе данных, поэтому кустарная подделка его исключена. После истечения срока действия билет автоматически перестаёт работать.

Необходимость получения льготного билета теперь возлагается на самого пассажира.

Система позволяет точно учитывать число льготных поездок. Эти сведения используются для выставления счетов организациям, предоставляющим льготы на проезд.

Автоматическая система контроля позволяет резко уменьшить число билетных контролёров, но не позволяет полностью отказаться от их деятельности.

Также система позволяет водителю выполнять остановки только по требованию пассажиров или если есть пассажиры на остановке. Тем самым увеличивается скорость транспортного средства и сокращается время в пути.

Недостатки

Основным недостатком системы является сильное замедление посадки пассажиров (особенно на загруженных остановках). Это связано с ограничением входа только передней дверью, необходимостью проходить турникет и покупкой билетов у водителя.

Малое пространство перед турникетом не позволяет водителю начать движение, не дожидаясь прохода пассажиров через турникет. Длинные очереди на посадку, особенно в плохую погоду и часы пик, раздражают пассажиров.

Проблема низкой пропускной способности была частично решена только в единичных трамвайных вагонах путём установки двух параллельных турникетов.

Увеличенное время посадки приводит к общему увеличению времени поездки. При этом на некоторых остановках автобусы и трамваи перекрывают проезжую часть, задерживая других участников движения, в частности, другие машины городского траснпорта.

Инвалиды и пассажиры с колясками не могут пересечь турникет и всё равно входят через среднюю дверь (там же обычно оборудуется пандус для заезда). Таким образом, нарушается логика «передней двери».

Большинство водителей не следят за использованием турникета пассажирами (отвечают и следят только за собственно валидатором), которые подлезают, перепрыгивают через брусья турникета, или пролезают сбоку от них, что ставит под сомнение эффективность АСКП в борьбе с безбилетниками.

Читайте также:  Система прослеживаемости товаров: новые обязанности перед налоговой

В трамвае «система передней двери» не приспособлена как принципиально, так и технологически (в некоторых моделях существует возможность обойти турникет вне зоны видимости водителя).

В начале внедрения АСКП в Москве, порой СКМ у пенсионеров и инвалидов пищала и задерживался проход через систему АСКП на 4 и на 10 минут.

Водители были разные, кто пропускал через 2-ю дверь пенсионеров с СКМ, кто заставлял пенсионеров с СКМ платить за билет, а кто унижал, оскорблял и выталкивал из транспортного средства пенсионеров.

За последнее действие водителей безжалостно увольняли, а с новыми водителями проводили беседу «о культуре обслуживания пенсионеров и инвалидов в общественном городском транспорте».

Кроме того, обслуживание АСКП требует значительных дополнительных расходов.

Валидатор без турникета

  • Фиат Дукато: используется валидатор, повёрнутый в сторону водителя. Последний также контролирует оплату проезда.
  • В некоторых случаях устанавливается во вторую дверь низкопольных вагонов (в обязательном порядке стоят только на сочленённых трамваях). Тем не менее, водитель по инструкции не имеет право открывать дверь, в результате чего отметить проезд в дополнительном валидаторе имеют возможность только редкие пассажиры на инвалидных колясках (пассажиры с детскими колясками имеют возможность дотянуться либо передать билет), посадка обычных пассажиров возможна в редких случаях при большой загруженности либо с габаритным багажом кроме остановок где не производится высадка (практическое исключение — на остановках в торговых центрах всё-таки открывается дверь, но вторые валидаторы отсутствуют), а также остановок высоким с риском проверки.
  • На выделенных полосах: на Ленинградском проспекте, автобусах 901—904 (всё время движения), ранее 850 (всё время движения) посадка осуществляется в переднюю дверь, но с опущенным турникетом. Тем не менее, наблюдается несогласованность, особенно на троллейбусах, идущих с улицы Народного Ополчения в парк до 10 часов утра (по Ленинградскому проспекту следуют только в данном случае).
  • На автобусе 157 (метро «Славянский Бульвар») и троллейбусе 24 (на конечных) в часы пик проводится «эксперимент» с посадкой в часы пик, при этом контролёр контролировал посадку, но не продаёт билеты.

Посадочные терминалы

Наименование Адрес Маршруты ВНЕ терминала (в общие направления) Примечание
ТЦ Калужский 28, 226, 295, 624, 642, 671, 784, 816 163, 224, 246
ТПУ Планерная 88, 96, 173, 268, 268к, 817, 865 во все двери; 43, 102, 267, 678, Т в переднюю (большинство пользуется остановкой в районе дома 5) 173,959 (До Митино) по левому крылу здания; 383, 434, 469, 484, 959 (Мострансавто) троллейбусы- с северной стороны Удалилась высадка по всем маршрутам, ранее производили в максимальной близости от метро (часть маршруток переведены к более дальнему вестибюлю). Перекрыт сквозной проезд у дома 12, в связи с посадкой на маршруты на остановке «Детская поликлиника» фактически запрещена остановка для маршруток.
Белая Дача Новоегорьевское шоссе Мега-Выхино-Жулебино, Мега-Кузьминки, Мега-Люблино 10,655 Не решена проблема отстоя автобусов: стоят на Новоегорьевском шоссе с аварийкой (судя по разнице во времени график не менялся), а также остановки у Мега-Оби

Правила пользования билетами с магнитной полосой

Для прохода через валидатор в салон автобуса, троллейбуса или трамвая необходимо:

  • вставить билет стрелкой вниз и лицевой стороной к себе;
  • вынуть билет и после разрешающего зеленого света можно пройти в салон.

Внимание: вертушка турникета поворачивается вручную.

Примечание: билет вставляется с точностью до наоборот по сравнению с тем, как он вставляется в считывающие устройства метро или монорельса.

Ещё, на практике пассажир с низким ростом видит билет крашеной стороной к себе, а пассажир высокого роста должен видеть перед собой обратную (белую) сторону билета, из-за чего ему надо сориентироваться, какой же стороной его вставлять.

Мокрый от дождя билет может застрять в механизме валидатора и нарушить его функционирование.

Правила пользования транспортными картами

  • для прохода в автобус, троллейбус или трамвай необходимо приложить карту к черному кругу;
  • после разрешающего зеленого света можно пройти в салон транспортного средства.

Внимание: карта имеет семиминутный интервал задержки после первого прохода для предотвращения прохода нескольких человек по одной карте (социальные карты москвича (СКМ) и временные единые социальные билеты (ВЕСБ), а также социальные карты жителя московской области (СКМО)); транспортные карты с оплачиваемыми поездками (проездные) времени задержки не имеют.

См. также

  • АСОКУПЭ
  • Турникет
  • Валидатор

Ссылки

Автоматизированная система контроля знаний студентов

ФГОУ СПО

«Арзамасский приборостроительный колледж им. П. И.Пландина»

  • Тезисы к творческой работе по теме:
  • Автоматизированная система
  •  контроля знаний
  • студентов
  •         Выполнили:
  • студенты группы ВТ-301
  • Власов Дмитрий,
  • Кривоногов Михаил
  • Руководитель:

Солдатова С.И.

  1.         Арзамас, 2010 г
  2. Тема: Автоматизированная система контроля знаний студентов.
  3. Цель работы: создать программный продукт для автоматизации проведения тестирования знаний студентов Арзамасского  приборостроительного колледжа по любой дисциплине.
  4. Актуальность темы: обусловлена введением единого государственного экзамена, большинство заданий которого построены на основе тестовой технологии.
  5. Тезисы:
  1. Одной из важнейших составляющих учебного процесса является контроль знаний и умений обучающихся. Эффективным средством контроля знаний является компьютерный метод проверки на основе тестовой технологии. Такие преимущества тестов как объективность, быстрота проверки выполненной работы, возможность индивидуализировать процесс обучения ставят их на одно из ведущих мест в формах контроля знаний студентов. Организация компьютерного контроля направлена, во-первых, на то, чтобы облегчить работу преподавателя, освободив его от рутинной проверки письменных работ  и, во-вторых, на повышение объективности проводимой проверки. Контроль знаний обеспечивают специальные компьютерные программы, в которых осуществляется формирование индивидуального набора контрольных заданий каждому обучаемому, вывод заданий на экран, анализ ответов обучаемого, выставление оценки, хранение в памяти компьютера результатов контроля и данных о работе студента с программой, которые могут быть впоследствии использованы преподавателем.
  1. Создание программы, которая представляет собой набор форм-окон и управляющих элементов.

Структура программы состоит из 2-х условных режимов:

  1. Режим  «Преподаватель» предназначенный для создания тестов.
  2. Режим  «Студент» предназначенный для проведения тестирования.

По умолчанию при запуске программы на экране появляется окно, позволяющее выйти в режим «Студент». После нажатия соответствующей кнопки «Студент» открывается окно «Сведения о студенте», где тестируемый должен ввести данные о себе: ФИО, курс, № группы, № компьютера.

Кнопка «ОК» позволяет продолжить тестирование и осуществить переход к следующей форме. На следующем этапе студенту нужно выбрать тему из предложенного списка и уже непосредственно отвечать на вопросы теста, не забывая после каждого ответа нажимать кнопку «Следующий».

После прохождения теста студента увидит на экране результат: полученную оценку, количество правильных ответов, номера неправильных ответов.

     Чтобы из главной формы перейти в режим  «Преподаватель» ему нужно нажать комбинацию определённых клавиш.

В этом режиме можно создать новую тему, новый тест, исправить  или удалить уже существующие темы и тесты, а также, посмотреть и распечатать статистику, настроить время тестирования, критерии оценки, параметры доступа к тесту  и средства создания различных типов вопросов: вопросы с одним правильным ответом, вопросы с несколькими правильными вариантами ответа, вопросы на самостоятельный ввод ответа.

Вывод: при необходимости программу можно модернизировать с целью расширения  функциональных возможностей. Данная разработка может найти широкое применение в учебных заведениях различного профиля.

Контроль исполнительской дисциплины

Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.

Контроль — это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.

Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание.

Читайте также:  Что является основными принципами социального партнерства?

Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.

При отработке документов следует различать понятия:

  • «исполнение документа»;
  • «поручение по документу».

Отработка документа включает в себя задания по исполнению документа, (либо по ознакомлению с документом) по результатам его рассмотрения или утверждения (подписания). Эти задания имеют жесткую привязку к этапу жизненного цикла документа. После завершения задания (или нескольких заданий) по «исполнению документа» – документ будет являться исполненным и должен быть помещён в дело.

Поручения по документу — могут быть выданы на любом этапе жизненного цикла документа. Завершение «поручений по документу» — не изменяет состояние жизненного цикла документа. Поручения выдаются руководителями:

  • на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
  • до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
  • одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).
  • Документально поручения оформляются:
  • в распорядительных документах;
  • резолюциями на входящих и внутренних документах.

В распорядительных документах и резолюциях, пункты, содержащие конкретные указания конкретному исполнителю — будут являться «поручениями» по документу.

Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей.

Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом — должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно.

Централизованному учёту и контролю в секретариате могут подвергаться только распорядительные документы (и резолюции) руководителя организации, и его заместителей.

Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением.

Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:

  • в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
  • в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.
  1. Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.
  2. Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:
  • по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
  • по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.
  • При использовании СЭД фиксация бездокументных поручений производится в виде заданий (задач) СЭД:
  • руководством в отношении подчинённых — самостоятельно;
  • уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.

Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.

Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:

  • все виды распорядительных документов по основной деятельности;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).
  1. Основными задачами комплекса действий по контролю исполнения являются:
  • учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
  • корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
  • информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
  • напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
  • фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
  • анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
  • Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
  • В контроле исполнительской дисциплины выделяют:
  • контроль по существу решения вопроса;
  • контроль сроков решения вопроса.

Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу).

Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.

Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).

Контролёр по существу — имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.

Контроль сроков исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам.

  1. Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
  2. Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.
  3. Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию — он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться — анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.

  • На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
  • Основные задачи контроля за сроками исполнения документов:
  • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов «на контроле»;
  • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
  • выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *