Нужно ли удерживать НДФЛ с неподтвержденных подотчетных?

Нужно ли удерживать НДФЛ с неподтвержденных подотчетных?

Выдавая сотрудникам деньги под отчет, предприятие или предприниматель (далее по тексту — предприятие) всегда должны быть начеку: средства могут и не вернуться! И что тогда делать?

В этом случае законом допускаются крайние меры со стороны работодателя.

Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?

Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.

Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.

Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:

  • окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
  • или со дня выхода на работу.

Именно в этот момент и признается задолженность, но не доход подотчетного лица!

Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.

Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает  подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.

На основании письма ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13 г. с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?

Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.

В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.

Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу. Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.

И тогда сотрудник либо отчитывается, либо пишет заявление с просьбой на удержание долга по подотчетным суммам с его заработной платы. Либо предприятие подает на своего работника в суд!

Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?

Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?

Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п.

1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ.

Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.

В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.

В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.

А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.

В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.

Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:

  • к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;
  • для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:

  • сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
  • если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
  • затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
  • если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
  • и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!

Когда возникает доход для целей удержания НДФЛ в случае невозвращения подотчетных денег или отсутствия отчета по ним?

В соответствии со статьей Трудового Кодекса РФ 248 в случае причинения сотрудником любого ущерба предприятию, взыскание этого ущерба возможно тремя способами:

  • добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;
  • по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;
  • в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.

Указанная статья 248 ТК РФ распространяется и на взыскание сумм, выданных под отчет, но не возвращенных работником  или по которым он не отчитался. Таким образом, пока не будет выполнена одна из вышерассмотренных процедур, признать возможность удержания НДФЛ с подотчетной суммы нельзя.

Если сотрудник решит добровольно погасить долг по подотчетной сумме независимо от ее величины, то у предприятия нет оснований для удержания НДФЛ.

Если же сотрудник отказывается это делать, а через суд указанные суммы взыскать не удалось, тогда предприятию придется их списать по истечении срока давности. И тогда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход!

Однако для этих целей сроком исковой давности (письмо Минфина РФ №03-03-06/1/610) согласно статье 196 Гражданского Кодекса РФ считаются 3 года. По окончании этих 3-х лет задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной и подлежит списанию на убытки предприятия.

А у сотрудника по окончании этого срока возникает облагаемый НДФЛ доход:

  • пп.5 п.1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается день списания (!) организацией со своего баланса в установленном порядке суммы безнадежной задолженности. Под списанием с баланса понимается принятие указанных сумм в состав убытка с кредита счета 71 и перевод задолженности на забалансовый учет на счет 007. На этом счете долги хранятся в течение 5 лет с даты их списания с баланса с целью контроля возможности их взыскания;
  • п.3 статьи 226 НК РФ говорит, что НДФЛ исчисляется налоговым агентом (работодателем) в момент фактического получения налогоплательщиком дохода. Т.е. в день списания долга по подотчетным суммам с баланса;
  • п.4 статьи 226 НК РФ предусмотрено удержание налога при выплате доходов и непосредственно из доходов сотрудника. Т.е. в ближайшую по срокам выплату заработка.

В случае если по окончании срока исковой давности сотрудник уволился, то предприятие в письменном виде должно предупредить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика (т.е. работника) о невозможности в течение налогового периода удержать у данного сотрудника сумму НДФЛ.

И отправить такое уведомление необходимо не позже 1 марта года, следующего за прошедшим налоговым периодом, в котором и возникли указанные обстоятельства (п.5 статьи 226 НК РФ).

В уведомлении обязательно отражается сумма дохода, с какой не удержан НДФЛ, сам не удержанный НДФЛ и причина невозможности его удержать. Данное уведомление подается в форме Справки 2-НДФЛ и в порядке, который утвержден в приказе ФНС РФ от 16.09.2011г. №ММВ-7-3/576@.

Стоит напомнить, что списать безнадежную сумму подотчетных денег можно только, если само предприятие предприняло все попытки к взысканию данного долга.

Читайте также:  Операции с давальческим сырьем в бухгалтерском учете

Как определить окончание срока исковой давности?

Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:

  • в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
  • как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
  • нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
  • по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.

Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:

  • акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
  • переписку с должником-сотрудником;
  • авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.

И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ!

А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ.

Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?

Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?

Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.

Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:

  • сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
  • сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 (абз.12 п.3).

Но вот вопрос, когда именно признавать указанную задолженность? По этому поводу Минфин РФ в свое время отстаивал мнение, что доход у командировочного лица возникает тогда, когда ему выплачены суточные сверх норматива (Письмо Минфина РФ №03-04-06/6-135 от 25.06.10г.).

Однако на момент выдачи командировочных невозможно еще сказать, подтвердит ли сотрудник указанные расходы документами или нет. Это станет известно только после сдачи им авансового отчета.

Для целей же признания указанных сверхнормативных выплат облагаемыми НДФЛ следует учесть, что согласно статье 223 НК РФ (пп.6 п.

1) датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором авансовый отчет командированного лица был утвержден (именно утвержден руководителем компании, а не сдан подотчетным лицом!).

Таким образом, исчисление НДФЛ должно быть выполнено в день фактического получения облагаемого дохода (согласно п.3 статьи 226 НК РФ). Т.е. в последний день месяца.

Но в п.4 этой же налоговой статьи 226 сказано, что удержание рассчитанного НДФЛ должно быть выполнено в момент фактической выплаты доходов. А в случае с не подтвержденными документально командировочными расходами в какой момент должен быть удержан налог, если никакой выплаты дохода нет?

Сверхнормативными командировочные суммы признаются в момент утверждения авансового отчета подотчетного лица, когда точно виден размер его задолженности перед работодателем. Фактически в этом случае выплаты дохода не производится. А значит, и удерживать НДФЛ не из чего.

Тем более в п.4. ст.226 НК РФ прямо сказано, что НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика (т.е. подотчетного лица), а в п.9 статьи 226 НК РФ также обозначено, что налоговый агент не вправе за свой счет внести НДФЛ за своего сотрудника в бюджет.

Таким образом, удерживать НДФЛ по сверхлимитным командировочным следует в ближайшую по времени выплату зарплаты

Подотчетные суммы. Как избежать НДФЛ и взносов

Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст.

137 ТК РФ). Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов.

Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.

Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги

Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки.

Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.

Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета  — не повод доначислить НДФЛ.

В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей.

Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени.

Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду.

 Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.

16 № Ф10-2385/2016).

С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.

Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно  в приказе или служебной записке.

Прописать можно единый срок отчета для всех  или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег.

Например,  у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.

Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам.

Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели.

Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).

Если пропустить срок исковой давности, придется платить НДФЛ

Нужно ли удерживать НДФЛ с неподтвержденных подотчетных: разъяснения

Средства, которые работнику выданы в качестве подотчетных, в случае из невозвращения работником удерживают из зарплаты. Для этого издают приказ об удержании подотчетных средств в свободной форме.

Оформить такой приказ нужно в определенный срок, а именно, не позднее одного месяца с даты окончания срока, который работнику был установлен для отчета. Взыскать эти средства можно только в том случае, если работник не оспаривает ни их размер, ни основание.

В связи с этим необходимо получить письменное согласие работника, в котором он подтвердит, что не против удержаний. Если такого согласия нет, взыскать средства можно только через суд (137 ТК РФ).

Важно! Размер удержаний из месячной зарплаты сотрудника не должен превышать 20%.

Налогообложение подотчетных сумм

Возникает ли у работника налогооблагаемый доход, если он вовремя не отчитался о выданных ему подотчетных суммах (НДФЛ, ЕСН)?

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации

, утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка РФ 22.09.1993 г. № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

  • Как правило, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются приказом руководителя организации
  • .
  • Работник отчитывается перед организацией за полученные под отчет суммы посредством составления и представления в бухгалтерию авансового отчета по форме № АО-1
Читайте также:  Повторная выездная проверка может быть «глубже» 3 лет

, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55, с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

  1. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению формы № АО-1 на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм
  2. в установленном порядке.
  3. По мнению налоговых органов, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленный срок, являются доходом подотчетных лиц и должны облагаться НДФЛ и ЕСН.
  4. Суды, как правило, не соглашаются с доводами налоговиков и принимают решения в пользу организаций — налоговых агентов.

Согласно п. 1 ст. 209 НК РФ

объектом налогообложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ.

Перечень доходов от источников в РФ, установленный п. 1 ст. 208 НК РФ

  • , является открытым, что позволяет налоговым органам толковать его чрезвычайно широко.
  • В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается
  • экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ

  Что делать, если не сделали расчет при увольнении?

при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии сост. 212 НК РФ .

  1. Собственником выданных под отчет денежных средств является организация.
  2. В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
  3. .
  4. Пока работник не отчитался за выданные ему под отчет суммы, они числятся на счете 71 в составе задолженности данного сотрудника перед организацией, и у организации есть возможность истребовать данные денежные средства.
  5. Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ
  6. удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного, в частности, в связи со служебной командировкой, а также в других случаях.
  7. Работодатель вправе принять решение об удержании выданной подотчетной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
  8. Таким образом, работник не получает деньги в собственность
  9. и не имеет права распоряжаться ими по своему усмотрению, в том числе расходовать на свои нужды.
  10. Поэтому сумму аванса, за которую работник не отчитался в срок, нельзя считать доходом работника.

Кроме того, в соответствии с п. 6 ст. 108 НК РФ

обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагаетсяна налоговые органы . Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица.

То есть в суде при привлечении организации — налогового агента к ответственности обязанность по доказыванию нецелевого использования работником не возвращенных в срок подотчетных сумм

и получения работником дохода будет лежатьна налоговых органах .

  Порядок оформления бессрочного трудового договора

Как правило, доказать факт нецелевого использования работником подотчетных сумм налоговые органы не могут, и на этом основании арбитражные суды выносят решения в пользу налоговых агентов.

Например, ФАС Центрального округа в постановлении от 25.11.2004 г. № А54-3072/03-С21 указал, что, поскольку налоговый орган не представил безусловных доказательств, свидетельствующих о правомерности включения сумм, выданных работникам под отчет на хозяйственные расходы и производственные нужды, в доходы физических лиц, факт налогового нарушения нельзя признать доказанным.

Иногда налоговые органы квалифицируют выданные под отчет денежные средства как полученные работником по договору беспроцентного займа

, и на основаниип.п. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ рассматривают их как доход налогоплательщика в виде материальной выгоды, требуя удерживать НДФЛ с подотчетных сумм. Этот вывод также не основан на нормах закона.

Согласно п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа

  • одна сторона (займодавец) передаетв собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.
  • Как мы отмечали выше, выданные под отчет денежные суммы остаются в собственности организации.
  • Договор займа с участием организации — юридического лица должен быть заключен в письменной форме

(п. 1 ст. 808 ГК РФ ).

Указание о том, что заем является беспроцентным, должно обязательно содержаться в тексте договора (п. 1 ст. 809 ГК РФ

  1. ).
  2. При выдаче наличных денежных средств под отчет эти условия не соблюдаются.
  3. Таким образом, отношения подотчетного лица и организации отличны от отношений заемщика и займодавца.
  4. Доказать, что подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленный срок, не облагаются ЕСН, можно следующим образом.

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ

  • объектом налогообложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лицпо трудовым и гражданско-правовым договорам , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.
  • То есть для того, чтобы выплата в пользу работника организации признавалась объектом налогообложения ЕСН, она должна быть связана с оплатой его труда по трудовому договору
  • .
  • Подотчетные суммы не связаны
  • с оплатой труда работника, а значит, не облагаются ЕСН.

Минфин: что делать с НДФЛ и взносами, если командированный работник не представил авансовый отчет

16.02.2018

В новом письме ведомство рассмотрело ситуацию, когда вернувшийся из загранкомандировки работник не отчитался в срок по подотчетным средствам. При этом юрлицо пропустило месячный срок на удержание долга из зарплаты, а сотрудник добровольно возвращать его отказывается.

НДФЛ

Если работник не представил авансовый отчет, то денежные средства, которые он получил, нельзя считать выплатами, произведенными для возмещения командировочных расходов.

Это означает, что полученный им доход не освобождается от НДФЛ. Иностранную валюту нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения доходов.

К сожалению, ведомство не уточнило, какой день является датой фактического получения дохода.

Минфин обращает внимание: если работник все же вернет деньги, то облагаемых НДФЛ доходов у него не возникнет.

Отметим, что судебная практика по вопросу о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, не возвращенных работником, не единообразна. Суды учитывают различные обстоятельства.

Например, смогло ли юрлицо доказать, что подотчетные суммы работник потратил по целевому назначению, или нет. Так, АС Северо-Западного округа пришел к выводу, что налог нужно удержать.

При этом документов, подтверждающих расход подотчетных денег, не было.

А вот АС Центрального округа решил, что подотчетная сумма не является доходом, так как не переходит в собственность работника. Бесспорные доказательства того, что денежные средства работник получил безвозмездно, отсутствовали.

  • Полагаем, поскольку невозвращенные подотчетные средства являются задолженностью работника, они не образуют его доход, пока не наступит одно из следующих событий:
  • — организация простит долг;
  • — истечет срок исковой давности на взыскание долга с работника.

На дату того из этих событий, которое наступит ранее, необходимо будет исчислить НДФЛ. Чтобы избежать споров с проверяющими, уточните мнение своей инспекции по данному вопросу.

Страховые взносы

Логика ведомства здесь аналогична: без авансового отчета полученные работником суммы не являются возмещением расходов, связанных с командировкой. Пересчет иностранной валюты в рубли следует произвести на дату начисления выплат в пользу работника.

Другими словами на невозвращенные подотчетные, по которым работник не отчитался, нужно начислить страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений. Важно, что Минфин рассматривал ситуацию, когда месяц на удержание долга из зарплаты работника уже истек.

В этом прослеживается взаимосвязь с точкой зрения контролеров, которой они придерживались до передачи администрирования взносов налоговикам.

Тогда из разъяснений Минтруда и ФСС следовало, что подотчетные облагаются взносами, если работодатель не удержал долг в месячный срок или принял решение не удерживать деньги у сотрудника (фактически простил долг).

Судебная практика здесь также не отличается единообразием. Так, ФАС Дальневосточного округа признал правомерным доначисление взносов на подотчетные деньги, по которым не было авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов.

В то время как АС Поволжского округа указывал, что подотчетные деньги в собственность работника не переходят. Работодатель вправе требовать возврата неизрасходованных средств.

На этом основании суд признал неправомерным доначисление взносов.

  1. Полагаем, тем, кто опасается споров, лучше следовать разъяснениям официальных органов и начислить взносы после:
  2. — истечения месяца со дня, когда работник должен был вернуть деньги;
  3. — прощения долга работнику.
  4. Естественно, сделать это нужно один раз в зависимости от того, какое из этих событий произойдет раньше.
  5. Если работник все же вернет деньги или представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы можно будет пересчитать, а лишнее вернуть или зачесть.
  6. Конечно, также не помешает узнать мнение своей инспекции по данному вопросу.

Когда налоговики непременно потребуют удержать НДФЛ с подотчетной суммы

07.12.2009«Семинар для Бухгалтера»

Лектор семинара: М. В. Медведева

НЕТ ОТЧЕТА. Если сотрудник не отчитался в срок, то право собственности на выданные деньги к нему не переходит.

Если сотруднику выдали деньги под отчет, то он должен отчитаться по ним в установленные сроки. Конкретный срок для отчета каждая компания устанавливает самостоятельно и закрепляет его приказом руководителя.

В общем случае подотчетник обязан не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного срока, на который выдаются деньги, предъявить отчет по израсходованной сумме – пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Читайте также:  Особенности анализа консолидированной отчетности

Обратите внимание: если срок, на который выдаются деньги, в организации не установлен, то все расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены в пределах одного рабочего дня – письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Итак, со сроками мы разобрались, теперь рассмотрим, какие проблемы возникают у организаций.

Если при проверке налоговики обнаружат, что сотруднику выданы деньги и он по ним в установленный срок не отчитался, то будьте уверены, что инспекторы потребуют удержать НДФЛ с выданных под отчет сумм.

По мнению чиновников, такие суммы уже нельзя считать подотчетными. Они являются не чем иным, как доходом сотрудника, поэтому с них компания как налоговый агент обязана удержать НДФЛ.

Следует отметить, что позицию налоговиков разделяют и некоторые арбитры. Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2007 г.

№ Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г.

№ Ф04-8038/2005(16759-А27-25) судьи поддержали инспекторов и признали их право увеличить налоговую базу по НДФЛ на подотчетные суммы, по которым работники не отчитались в срок.

Вместе с тем по данному вопросу существует и другое мнение. Если подотчетник не отчитывается в срок по выданным средствам и не возвращает деньги в кассу, то это свидетельствует лишь о нарушении Порядка ведения кассовых операций. К слову скажу, что никакой ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено.

Однако это нарушение никакого отношения к налогам не имеет. Выданные работнику деньги как были подотчетными, так ими и остаются. Право собственности на выданные организацией деньги к сотруднику не переходит даже в том случае, если работник вовремя не отчитывается по выданным ему деньгам.

Таким образом, подотчетные суммы доходом сотрудника не становятся, а значит, и обязанности удерживать с них НДФЛ у компании не возникает. Правомерность такого подхода подтверждают и судьи.

(Постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 ноября 2008 г № А66-4549/2007, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г № Ф09-516/08-С2, ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2006 г № Ф08-5708/2006-2386А)

Как видите, вопрос достаточно спорный. Поэтому каждой компании придется самостоятельно решать, какой вариант ей выбрать.

Она может не удерживать НДФЛ с сумм, по которым сотрудники не отчитались в срок, но такой подход наверняка вызовет претензии со стороны проверяющих.

Как мы выяснили, шанс отстоять правомерность такого подхода существует. Но, к сожалению, в отдельных случаях сделать это можно будет только в суде.

В заключение отмечу еще один немаловажный момент. Бытует мнение, что если невозвращенные работником в срок подотчетные суммы компания решит списать за счет своих собственных средств, то таким решением она однозначно признает ранее выданные деньги доходом сотрудника. Это значит, что избежать доначисления НДФЛ точно не удастся.

Поэтому в большинстве случаев, когда компании списывают зависшие подотчетные суммы, они предпочитают не рисковать и удерживают НДФЛ с работников. Не могу не отметить, что даже в подобной ситуации у компаний есть возможность НДФЛ не начислять. Такую возможность подтвердили и судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г.

№ А43-3598/2008-6-65. Они рассмотрели дело, суть которого сводилась к тому, что сотрудник не вернул подотчетные суммы, срок исковой давности на их взыскание истек, и компания списала деньги за счет собственных средств.

По мнению арбитров, даже в этом случае ранее выданная сотруднику сумма не признается его доходом, поскольку существует вероятность, что работник добровольно вернет эти деньги впоследствии.

– Наш работник тоже не отчитался по довольно крупной сумме. А разве мы не можем  удержать деньги из его зарплаты?

– В том-то и проблема, что удерживать зависшие подотчетные суммы из зарплаты в одностороннем порядке компания не может. Необходимо получить письменное согласие сотрудника. Если его нет, то взыскать подотчетную сумму можно только через суд – статьи 137, 248 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Понятно, что далеко не все компании спешат судиться, в итоге подотчетные суммы зависают. Вспоминают о них только при проверке, когда налоговики начинают предъявлять претензии и доначислять НДФЛ.

 Обратите внимание: если сотрудник все-таки дал письменное согласие на удержание задолженности по подотчету, то сумма, которую бухгалтер сможет удержать за месяц не должна превышать 20 процентов от его заработка – статья 138 Трудового кодекса РФ.

ДОКУМЕНТ С ОШИБКАМИ. Недочеты в «первичке» не опровергают сам факт покупки.

Идем дальше и рассмотрим следующую ситуацию. Работник отчитался в срок за выданные деньги, но оправдательные документы, которыми он подтвердил свои расходы, оформлены с нарушениями, например в товарном чеке отсутствует печать продавца или дата выписки.

Если при проверке налоговики обнаружат такие дефектные документы, то они тут же потребуют удержать НДФЛ с подотчетных сумм, которые были подтверждены этими документами. Аргументация следующая: в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

При этом следует помнить, что основанием для записей в бухгалтерских регистрах являются первичные документы, к которым предъявляется ряд обязательных требований, в частности наличие наименования документа, содержания хозяйственной операции, ее измерителей в натуральном и денежном выражении и т. п.

(Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г № 34н)

Если «первичка» не отвечает одному из обязательных требований, то считать расходы сотрудника подтвержденными нельзя. Получается, что работник за выданные деньги не отчитался. Как мы уже выяснили, налоговики при отсутствии отчета за подотчет всю выданную работнику сумму признают его доходом и требуют доначислить НДФЛ.

Подводим итог: если оправдательные документы, представленные сотрудником, оформлены с нарушением, то подотчетные суммы также следует включить в налоговую базу работника по НДФЛ и удержать соответствующий налог.

Именно такой подход отражен в письме УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861 и др. Поддерживают его и отдельные суды.

(Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, от 2 мая 2006 г № Ф09-2757/06-С2)

Тем не менее и в этой ситуации подход чиновников можно оспорить. Дело в том, что документ, пусть даже и оформленный с ошибками, не опровергает самого факта совершения покупки. Напротив, он свидетельствует о том, что сотрудник действительно понес расходы.

Поэтому никаких оснований считать деньги, выданные работнику под отчет, его доходом нет, ведь фактически он их потратил. А раз сотрудник дохода не получил, то нет оснований и удерживать с него НДФЛ. Стоит отметить, что именно такой позиции придерживаются большинство судей.

Об этом свидетельствуют многочисленные постановления, в которых арбитры приняли решения в пользу компаний, а не налоговиков.

(Постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2008 г № КА-А40/7413-08, ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г № Ф08-6326/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г № А43-3598/2008-6-65, ФАС Поволжского округа от 4 декабря 2008 г № А55-4566/08, от 17 июня 2008 г № А55-42/08 и др)

Как видите, реальных оснований удерживать НДФЛ с сотрудника в случае обнаружения ошибок в подтверждающих документах нет. Однако такой подход может вызвать претензии со стороны проверяющих. Чтобы избежать конфликта, тщательно проверяйте «первичку» от подотчетников и в случае необходимости по горячим следам требуйте исправить недочеты в документах.

НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ. По мнению налоговиков, покупка товара у незарегистрированной организации – это еще один повод доначислить НДФЛ.

А как быть компании, если ее сотрудник полностью отчитался по выданной сумме, но при проверке выяснилось, что подтверждающие документы, представленные сотрудником, фальшивые? Например, инспектор пробил по базе ИНН продавца из товарного и кассового чеков и выяснил, что организации с таким идентификационным номером в природе не существует.

Сразу скажу, что налоговики в таких ситуациях непреклонны. Выяснять, откуда именно появилась фальшивка, они не будут. Для проверяющих не важно, сам работник инициировал оформление фальшивого документа или вина за появление такого документа полностью лежит на недобросовестном продавце.

Если инспекторы установят, что товар куплен работником в компании, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, то они тут же доначислят НДФЛ на подотчетную сумму.

Поэтому оспорить решение проверяющих и избежать доначислений налога организация сможет только в одном случае – если опротестует решение инспекции в суде.

Следует отметить, что и обращение в арбитраж не всегда гарантирует победу компании. Дело в том, что в судебной практике есть примеры решений, в которых арбитры поддержали инспекцию.

Они подтвердили мнение о том, что покупка товара у незарегистрированной компании свидетельствует о получении сотрудником дохода. С этого дохода компания обязана удержать НДФЛ.

(Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, ФАС Поволжского округа от 21 августа 2008 г № А49-813/08)

Вместе с тем приведу ряд постановлений, в которых судьи, напротив, встали на сторону компаний. Кстати, таких положительных для организаций решений гораздо больше. Так, например, в постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 арбитры отклонили претензии налоговиков.

Они указали, что достоверность документов, которые подтверждают расходы сотрудника, каждая организация определяет самостоятельно.

Если авансовый отчет был принят к учету, а купленный сотрудником товар оприходован, то оснований доначислять работнику НДФЛ нет даже в том случае, если в дальнейшем выяснится, что товар был приобретен у незарегистрированной организации.

Аналогичный подход в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 октября 2008 г. № А55-18063/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 12 марта 2008 г. № Ф08-1022/08-382А, от 17 января 2008 г. № Ф08-8930/07-3350А и др.

Как видите, сомнительные чеки и квитанции могут стать еще одной причиной для спора с инспектором по поводу удержания НДФЛ с подотчетных сумм. Полностью защитить себя от подобных конфликтов можно только в одном случае – если организация все покупки через подотчетников сведет на нет.

Как вы понимаете, для большинства компаний отказ от таких покупок не слишком удобен, а подчас и вовсе невозможен. Поэтому во избежание конфликтов с налоговиками будет нелишним порекомендовать своим сотрудникам приобретать товары для организации только у проверенных и благонадежных поставщиков.

Такая осторожность если и не избавит от спорных ситуаций, то хотя бы сведет их возникновение к минимуму.

Если же спора избежать не удастся и проверяющие обнаружат чеки, оформленные от имени незарегистрированной компании, то организации придется принять решение самостоятельно. Либо по требованию налоговиков удержать НДФЛ и пересчитать свои расходы, либо готовиться защищать свои интересы в суде.

Рекомендация лектора.

Ошибка в авансовом отчете не повод доначислить НДФЛ сотруднику

Иногда налоговики пытаются доначислить НДФЛ даже в том случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, верны, а вот сам авансовый отчет оформлен с недочетами, например не утвержден директором компании. Сразу скажу, что ни один суд в такой ситуации налоговиков не поддержит.

Ведь сотрудник в таком случае все свои обязательства исполнил: потратил средства по заданию руководителя и представил документы, подтверждающие правомерность этих трат. Поэтому в данной ситуации и речи быть не может о доначислении НДФЛ сотруднику, ведь никакого дохода он не получал. Аналогичный подход – в постановлениях ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г.

№ КА-А40/4694-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 9 сентября 2008 г. № Ф08-5354/2008.

Рекомендация лектора.

Увеличьте срок выдачи подотчетных сумм

Обратите внимание, что приказом руководителя может быть установлен абсолютно любой срок, на который организация выдает деньги под отчет своим работникам. Обычно компании устанавливают это срок в 1–3 дня. Однако он может быть и гораздо больше, например 60 или 90 дней.

Такой увеличенный срок выдачи денег под отчет позволит избежать и претензии налоговиков, и нарушения кассовой дисциплины. Согласитесь, увеличенный период для отчета сведет к минимуму ситуации, когда сотрудники не успевают по тем или иным причинам отчитаться в срок.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *