ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

По закону о порядке применения контрольно-кассовой техники (ККТ) № 54-ФЗ, старые кассовые аппараты теперь вне закона. Речь идет об устройствах, записывающих данные на электронную ленту — ЭКЛЗ. Теперь этот элемент заменяет новый девайс — фискальный накопитель. В статье мы расскажем, в чем их отличия, как работает ФН и зачем он нужен.

По новому закону, контрольно-кассовая техника теперь передает фискальные данные в ФНС через всемирную паутину.

Это освобождает предпринимателей от лишних визитов в налоговую инспекцию: теперь сотрудники ФНС могут получить всю информацию в режиме реального времени.

Это повлекло за собой серьезные изменение в самих кассовых аппаратах: теперь они подключаются к сети, а самое главное, ЭКЛЗ заменили на фискальный накопитель.

Что такое фискальный накопитель

ФН — это электронное устройство, выполняющее следующие функции:

  • хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
  • шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
  • помечает каждый фискальный документ электронной подписью. Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
  • сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.

Физически накопитель — это электронный чип в опломбированном корпусе. Он подключается к онлайн-кассе при помощи специальных разъемов.

В этой плоскости можно отметить большой плюс по сравнению с ЭКЛЗ: ФН вполне можно заменить самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных ЦТО.

Открыл крышку, демонтировал старое устройство и поставил новое. Не сложнее, чем поменять сим-карту в мобильном телефоне.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Как выглядит фискальный накопитель

Как работает фискальный накопитель

Алгоритм работы такой: в момент продажи товара кассир принимает у покупателя деньги и жмет клавишу “оплатить”. В этот момент онлайн-касса формирует чек. Бумажная копия документа распечатывается на принтере и отдается на руки клиенту.

Одновременно с этим чек преобразуется в электронную форму и попадает в фискальный накопитель. Здесь он шифруется, помечается фискальным признаком и отправляется оператору фискальных данных — ОФД.

Если покупатель потребует, цифровая копия чека отправляется и ему.

Можно ли заменить ЭКЛЗ на фискальный накопитель

Действительно, некоторые модели кассовых аппаратов позволяют произвести такую замену. В ряде случаев не нужно покупать новую кассу — достаточно модернизировать и доработать старую.

 О возможностях таких переделок нужно узнавать у завода-изготовителя или в организации, обслуживающей вашу ККТ. Однако стоит помнить: часто стоимость модернизации сравнима с ценой нового устройства.

 Такие работы состоят из:

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранениеВнешние отличия ЭКЛЗ и фискального накопителя

Разновидности фискальных накопителей

Устройства делятся на 2 большие группы: по сроку действия и формату фискальных документов (кассовых чеков и отчетов).

Классификация по сроку работы

Есть три разновидности накопителей по этому признаку: ФН на 13 месяцев, на 15 месяцев и на 36 месяцев. Выбор того или иного устройства зависит от той формы налогообложения, которую вы применяете, а также вида деятельности. То есть, купить ФН на 3 года и при этом сэкономить не получится — все строго регламентировано.

В общем случае предприниматели должны применять фискальный накопитель на 36 месяцев. Это касается всех форм налогообложения. Исключения составляют:

  • продавцы подакцизных товаров;
  • предприниматели, ведущие временные и сезонные работы;
  • совмещение режимов налогообложения;
  • работа на ОСН, если деятельность ведется в местах, отдаленных от сетей связи и интернета;
  • предприниматель является платежным агентом;
  • других случаях, установленных законодательством;

В этих случаях разрешается применять фискальные накопители сроком действия 13 или 15 месяцев.

(Источник: статья 4.1 Федерального закона №54 ФЗ)

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Схема выбора фискального накопителя

Важно! Согласно разъяснительным письмам Минфина, использование фискального накопителя несоответствующего роду занятий, допускается в случаях, когда предприниматель вынужден идти на это не по своей вине. Регулятор выпустил такой циркуляр в 2017 году, когда в торговых сетях наблюдался острый дефицит накопителей на 36 месяцев.

Трактовать письмо можно так: если у поставщиков ККТ вашего региона отсутствуют нужные устройства, можно приобрести любое доступное — штрафы при этом накладываться не будут. Стоит отметить, что в настоящее время дефицита с ФН не наблюдается.

Это связано с тем, что пик внедрения онлайн-касс миновал и ситуаций, когда техники нет в торговых сетях, не наблюдается.

Классификация по формату фискальных документов

Формат фискальных документов — это набор реквизитов в кассовом чеке и отчетах. В настоящее время актуальным является формат ФН 1.05. Это значит, что использовать накопители, поддерживающие формат 1.0 в настоящее время запрещено. Поправки к закону, регламентирующие переход на новый формат, вступили в силу 1 января 2019 года.

Это значит, что при выборе фискального накопителя нужно ориентироваться на формат 1.05 и выше. Вариантов, по сути, два: фискальные накопители версии 1.05 и 1.1.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Фискальный накопитель формата — 1.1 на 36 месяцев

Как выбрать фискальный накопитель

Помимо признаков, описанных выше, стоит ориентироваться на реестр фискальных накопителей Федеральной налоговой службы. Туда включены все марки и модели, получившие разрешение на применение на территории Российской Федерации. В остальном у предпринимателей есть полная свобода действий.

Реестр содержит 18 моделей фискальных накопителей различных производителей.

Сколько стоит фискальный накопитель

Цена устройства зависит от срока действия, производителя, исполнения и других факторов. В различных регионах РФ цены могут серьезно отличаться. Средние расценки такие:

  • ФН на 13 месяцев — 6000 рублей;
  • ФН на 15 месяцев — 7500 рублей;
  • ФН на 36 месяцев — 11000-14000 тысяч рублей.

Важно! Стоимость фискального накопителя можно вернуть в виде налоговой льготы. Это касается предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход.

 Для получения вычета необходимо указать расходы на ККТ в налоговой декларации. Если речь идет о ПСН, где декларации не сдаются, нужно написать в налоговую заявление.

К декларации или заявлению прикладываются документы, подтверждающие расходы на приобретение контрольно-кассовой техники.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Средние расценки на ФН

Где купить фискальный накопитель

Если вы приобретаете свой первый кассовый аппарат, разумнее всего купить ФН в комплекте с онлайн-кассой. Обычно именно такие решения предлагают компании по автоматизации торговли или розничные продавцы. Но это по желанию: если вы нашли устройство в другом месте, где оно стоит дешевле, можно купить и там.

При первой или очередной замене ФН нужно смотреть по обстоятельствам. Для начала есть смысл обратиться в компанию, обслуживающую вашу ККТ и с которой у вас договорные отношения. Там проведут все работы под ключ.

Если договора на техподдержку нет, покупайте фискальный накопитель в любом месте, где вам удобно. Это могут быть:

  • розничные продавцы;
  • компании по автоматизации торговли;
  • интернет-магазины, специализирующиеся на продаже контрольно-кассовой техники;
  • операторы фискальных данных;
  • некоторые банки;
  • частные лица.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Покупка фискального накопителя на сайте ОФД

Как узнать, что пришло время менять фискальный накопитель

Самое простое — запомнить или записать дату регистрации ФН. Но иногда этот срок может гулять. Например, вы начали работать с онлайн-кассой, а услуги ОФД не оплатили. В этом случае ФН, какое-то время, будет работать в автономном режиме.

Если не запомнили дату — ничего страшного. Онлайн-касса сама начнет предупреждать вас о необходимости замены. Первый раз она сделает это за месяц до того, как истечет срок работы ФН. Если не поменять накопитель в срок, он проработает еще 30 дней.

Ничего не предпримете — фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать в установленном режиме. Чеки перестанут отправляться оператору и их не увидит налоговая инспекция. Отправить электронный чек клиенту также не получится.

А это карается серьезными штрафными санкциями.

Можно ли заменить фискальный накопитель самостоятельно

Да, возможно — законом это не запрещено. Технически в процедуре нет ничего сложного. Вот пошаговая инструкция по замене фискального накопителя:

  • подключите кассовый аппарат к сети и дождитесь соединения с интернетом;
  • закройте смену кассового аппарата. Этот пункт есть в соответствующих разделах меню;
  • убедитесь, что неотправленных в облако документов нет. Если таковые имеются, придется нести ФН в налоговую и вытаскивать оттуда информацию для расчета налогов;
  • сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя. Этот раздел есть в меню ФН;
  • распечатайте отчет в виде чека, который нужно сохранить;
  • отключите онлайн-кассу от сети электропитания и выдерните вилку из розетки;
  • откройте крышку кассового аппарата для доступа к фискальному накопителю;
  • извлеките старый ФН и установите на его место новый;
  • закройте крышку и включите кассовый аппарат в сеть;
  • распечатайте отчет об изменении параметров регистрации. Этот раздел можно найти в меню. При возникновении трудностей обратитесь к инструкции по эксплуатации;
  • перерегистрируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ФНС;
  • внесите данные о новом накопителе в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Простая схема замены накопителя

После этого онлайн-касса с новым фискальным накопителем будет готова к работе.

Если вы не уверены в своих силах, работы по замене можно поручить специализированной организации. Практически все продавцы ККТ и фискальных накопителей предлагают своим клиентам такую услугу.

Стоимость замены и регистрационных действий — порядка 3-3,5 тысяч рублей, не считая стоимости самого устройства. В ряде случаев работы проведут бесплатно, если вы платите за фискальный накопитель.

Важно! При использовании виртуальных облачных касс, все работы по замене фискального накопителя, его регистрации в налоговой и у оператора фискальных данных, производит поставщик услуги.

Обычно он сам предупреждает пользователя о порядке и сроках такой замены. Единственное, что от вас требуется — оплатить услугу в личном кабинете. Вам будет сформирован соответствующий счет.

Пополнить баланс можно в личном кабинете или другим удобным способом.

Что делать с фискальным накопителем при продаже онлайн-кассы

Если вы продаете кассовый аппарат новому владельцу, фискальный накопитель придется заменить. Новый хозяин приобретет свой ФН и зарегистрирует его на себя вместе с кассой.

Читайте также:  «уплатить до 30-го…» — это значит включая указанный день или нет?

Порядок действий тот же, что и при замене фискального накопителя. Нужно распечатать отчет о закрытии, который понадобится для снятия кассы с учета.

Отчет прикладывается к заявлению вместе с другими документами.

Фискальные накопители для онлайн касс разъяснение ФНС

Главная • Блог • Онлайн-кассы и 54-ФЗ • Фискальные накопители для онлайн касс разъяснение ФНС

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Фискальные накопители для онлайн касс получили распространение в соответствии с федеральным законом №54 от 22.05.

2003 «О применении контрольно-кассовой техники», благодаря которому ЭКЛЗ (Электронные контрольные ленты защищенные) заменяются фискальными накопителями, которые теперь должны быть установлены в каждой кассе.

С переходом на кассы нового образца, каждая организация и ИП должны оборудовать свою кассу фискальным накопителем и осуществлять отправку данных через оператора фискальных данных (ОФД) в Налоговую службу.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

В нашем магазине действует специальное предложение — замена фискального накопителя (ФН) в кассе всего за 1 рубль! Акция предоставляется клиентам при заказе услуги регистрации или перерегистрации онлайн-кассы в ФНС.

ПОДРОБНЕЕ О ПРЕДЛОЖЕНИИ

Что такое фискальный накопитель для онлайн-касс?

Фискальный накопитель определяется как криптографическое шифровальное средство для защиты  фискальных данных в опломбированном корпусе.

Фискальный накопитель (далее ФН) содержит ключи фискального признака, которые обеспечивают запись данных в неизменяемом виде. Данные на фискальном накопителе после записи и отправки хранятся в неизменном виде.

ФН бывают разных видов, которые имеют свои сроки использования. Как правило память накопителя составляет 256 Мб.

Нужен ли фискальный накопитель для онлайн-касс?

Использование ФН для онлайн касс вытекает из установленных 54-ФЗ требований к применению кассовой техники:

  • Касса должна иметь фискальную память, накопитель фискальной памяти, принтер чеков, контрольную ленту.
  • Касса должна печатать чеки, обеспечивая при этом регистрацию информации в неизменяемой форме и ее хранение.
  • Касса должна фиксировать информацию в ФН, на ленте и чеке, а также фиксировать информацию о регистрации или перерегистрации кассы в ФН.
  • Кассы должна выводить данные из ФН и на контрольной ленте.
  • Касса должна использоваться в фискальном режиме. Фискальный режим — состояние кассы, при котором вся информация о расчетно-кассовых операциях фиксируется без возможности корректировки или изменения.
  • Касса должна блокировать запись в ФН, ленте и чеке при отсутствии фискального признака.

Таким образом, законодательство узаконивает обязательное использование фискальных накопителей как обязательной составной части кассового оборудования.

Фискальный регистратор фиксирует данные и записывает на фискальный накопитель, данные в котором зашифрованы и неизменны.

Каждая касса в момент реализации товара и пробития чека регистрирует данные и отправляет их в ОФД, который затем отправляет их в ФНС.

Что еще делает фискальный накопитель:

  • Подписывает каждый чек электронной подписью.
  • Шифрует и расшифровывает данные.
  • Хранит все данные о расчетных операциях, все товары, которые уже проданы, информацию по сменам кассиров.

Какие существуют виды фискальных накопителей для онлайн-касс?

Существуют два вида фискальных накопителей: ФН 13/15 и фн 36. Они отличаются между собой максимально возможными сроками эксплуатации. Выбор вида фискального накопителя напрямую зависит от того, какой бизнес вы ведете.

Есть также три модели фискальных накопителей, которые различаются между собой прошивкой (форматом записи документов и типами чеков):

  1. ФН версия 1.0.
  2. ФН версия 1.05
  3. ФН версия 1.1

с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 больше не используется. Теперь нужно будет использовать ФН версий 1.05 и 1.1. При переходе с версии 1.0 на 1.05 замена ФН не производится. Сейчас в продаже имеются две модели: ФН 13 версии 1.1. и  ФН 36 версии 1.1.

Какой фискальный накопитель купить для онлайн-касс?

Выбор фискального накопителя зависит не от модели вашей онлайн-кассы, а от типа вашего бизнеса. Давайте попытаемся разобраться, кокой же купить фискальный накопитель и, что делать, если вы уже купили не тот.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Как видно из таблицы выше, ФН на 13 месяцев можно применять не всем. В некоторых случаях, если применение не положено, но используется ФН 36, он проработает столько же, сколько и ФН на 13, а вы просто потратите лишние деньги. В таблице также указано, сколько дней проработает для разных случаев тот или иной накопитель. Если вы купили ФН на 13 месяцев, то 36 месяцев он работать не будет.

Итак, кому можно использовать ФН на 36 месяцев?

  1. ИП на специальной системе налогообложения: УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН (патент), в том числе ИП сферы услуг, кроме ИП торгующих подакцизными товарами;
  2. Организации на специальной системе налогообложения: УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН (патент), в том числе организации сферы услуг, кроме организаций реализующих подакцизные товары.

А кому тогда можно использовать ФН на 13 месяцев?

  1. ИП торгующие подакцизными товарами (в том числе алкоголь)
  2. Организации торгующие подакцизными товарами (в том числе алкоголь)
  3. Платежные агенты на общей системе налогообложения
  4. ИП и Организации с сезонным характером работы ( для ОСН, кроме услуг, обязательно)
  5. Все кто работают в автономном режиме (отдаленные регионы, занесенные в список разрешения на применения касс в автономном режиме).

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Если вы уже купили фискальный накопитель, но ошиблись с выбором, в таблице выше вы можете понять, можно ли его использовать и сколько он проработает.

Перейти в каталог Фискальных накопителей.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Нужна помощь в подборе фискального накопителя?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберемподходящий Вам фискальный накопитель для онлайн-кассы.

Если вы все еще не поняли, какой фискальный накопитель для онлайн-касс вам выбрать, — звоните нам! Наши технические специалисты подскажут, какую модель вам выбрать.

У нас вы можете приобрести фискальные накопители с учетом последних нововведений закона. Наши цены всегда низкие, так как мы работаем напрямую от производителя.

Мы также предлагаем вам ознакомиться с нашим каталогом онлайн-касс и торгового оборудования. Действует доставка по всей России.

КАТАЛОГ НОВЫХ ОНЛАЙН-КАСС

Как выбрать фискальный накопитель 54-ФЗ (для УСН, ЕНВД, ОСНО), срок действия ФН

Сегодня, в связи с требованиями 54-ФЗ, практически ни один предприниматель, занятый в сфере торговли, оказания услуг и общественного питания, не может обойтись без онлайн-кассы.

Данные о кассовых операциях по закону должны моментально передаваться в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). А на самой онлайн-кассе данные должны сохраняться на фискальном накопителе (ФН).

Что это такое, для чего нужен, как выбрать и как использовать – рассказываем всю правду об ФН.

Фискальный накопитель – это главная память онлайн-кассы. Он представляет собой небольшое по размеру программно-аппаратное устройство, которое вставляется в кассу как флеш-карта. ФН берет на себя важные функции: шифрование всех фискальных данных и создание специального кода для их проверки. Иными словами, фискальный накопитель записывает все операции и защищает их.

Фискальный накопитель обеспечивает хранение данных обо всех совершенных операциях, с его помощью проводится сверка фискальных документов, удостоверяющих факт передачи информации оператору фискальных данных, а также обеспечивается конфиденциальность.

Какие виды ФН существуют и как правильно выбрать?

На сегодняшний день есть два вида фискальных накопителей, отличающихся друг от друга сроком действия: 15 и 36 месяцев. Выбор будет зависеть от того, какой режим налогообложения использует предприниматель и от специфики его деятельности. Фискальный накопитель сроком действия не менее 15 месяцев могут использовать ООО и ИП, если:

  • их деятельность характеризуется сезонностью работ;
  • они продают подакцизные товары;
  • используется ОСНО или с ОСНО совмещен свой режим налогообложения;
  • бизнес ведется в отдаленных от средств связи местностях, т. е. касса работает в автономном режиме.

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Сюда также относятся платежные агенты/субагенты и продавцы подакцизных товаров.

Оснастить кассу фискальным накопителем сроком действия 36 месяцев придется следующим категориям ИП и ООО:

  • оказывающим различные услуги населению;
  • находящимся на таких режимах налогообложения, как УСН, ПСН, ЕСХН.

Так, если перед хозяином мясного магазина встанет задача выбрать фискальный накопитель для своей ККТ, он должен в первую очередь обращать внимание на то, как он платит налоги.

Так как деятельность розничного мясного магазина направлена на взаимодействие с физическими лицами, попросту говоря, обычными покупателями, то, согласно Налоговому Кодексу РФ, будет использована одна из этих форм налогообложения – УСН, ПСН.

А значит, фискальный накопитель следует выбирать на 36 месяцев. Если, конечно, его магазин не попадает под одно из условий, характерных для ФН на 15 месяцев.

Помимо этого, одно из главных условий, которое должно соблюдаться при выборе ФН – соответствие реестру фискальных накопителей.

Федеральная налоговая служба составила строгий список, проверить соответствие устройства этому списку можно на сайте www.nalog.ru. Многие онлайн-кассы поступают в продажу с уже встроенным фискальным накопителем.

Каждая МТС Касса оснащена фискальным накопителем, внесенным в реестр ФНС, при этом для любой модели можно выбрать тот ФН, который подойдет именно вам.

Подобрать ФН

Некоторые особенности ФН

Указанный срок действия фискального носителя – это срок максимальный. То есть, выбрав, например, ФН сроком действия 36 месяцев, вам может потребоваться его замена гораздо раньше, если ваша деятельность настолько активная, что его память закончилась раньше. Эти детали следует уточнять у производителя ФН.

ФНС утвердила не только реестр разрешенных фискальных накопителей, но и их формат (ФФД). Сегодня их два: 1.05, 1.1. Они обеспечивают единый формат чеков. Существовал также формат 1.0, но с 01.01.2019 его применять нельзя.

Сколько стоят ФН и можно ли сэкономить на покупке ФН?

Фискальные накопители можно купить в онлайн-магазине МТС Кассы по стоимости:

  • ФН на срок действия 15 месяцев – 7 500 руб.,
  • ФН на срок действия 36 месяцев – 11 000 руб.

Вы можете сэкономить на покупке ФН, если возьмете кассовое оборудование в аренду. МТС Касса предоставляет онлайн-кассу в аренду уже с фискальным накопителем. Также ежегодно на всех тарифах по аренде мы осуществляем бесплатную замену ФН, ничего доплачивать вам не придется.

Читайте также:  Как сменить объект налогообложения при УСН

ФНС — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение Узнать подробнее

Риски при регистрации ФН

Фискальный накопитель регистрируется только вместе с кассой, в момент ее обязательной постановки на учет в ФНС. Процесс ввода кассы с ФН в эксплуатацию называется фискализацией и происходит так:

  • организация или ИП составляет заявление о регистрации ККТ с ФН, с указанием уникальных номеров ККТ и ФН;
  • далее заявление направляется в налоговую службу и обязательно подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП);
  • ФНС проверяет заявление и если оно заполнено верно, кассе присваивается регистрационный номер и заявителю направляется уведомление об этом;
  • заявитель активирует онлайн-кассу и ФН, и если все параметры фискализации корректны, получает от ФНС карточку регистрации кассы.

При регистрации кассы в ФНС есть много нюансов. В заявлении для регистрации ККТ предпринимателям приходится вводить много информации, и здесь надо быть очень внимательным. Любая ошибка чревата новыми проблемами и расходами.

К сожалению, самостоятельно предприниматели редко заполняют заявление безошибочно. И если вы, например, укажете неправильный номер ФН – придется покупать новый фискальный накопитель.

Поэтому лучше доверить регистрацию онлайн кассы специалистам.

Заказать ФН с регистрацией

Можно ли обойти закон?

Касса без фискального накопителя не соответствует закону 54-ФЗ, так как в таком случае она не способна отправлять данные в ФНС. Следовательно, обойти закон можно только ценой штрафов (в соответствии с ч. 4 статьи 14.5 КоАП):

  • юридические лица заплатят от 5 000 до 10 000 рублей;
  • физические лица и ИП – от 1 500 до 3 000 рублей.

При этом фискальный накопитель обязан отвечать требованиям относительно срока действия. Так, если срок ФН ниже, чем должен быть использован для того или иного вида деятельности, тоже последуют предупреждения либо штрафы: до 3 000 рублей для ИП и физлиц и до 10 000 рублей для организаций.

Кроме того, если ФФД не актуальный, то ОФД не сможет принимать фискальные данные, что также неизбежно повлечет за собой аналогичные штрафы. К тому же, если чек не передается в течение 30 дней, происходит блокировка ФН со всеми вытекающими для бизнеса последствиями.

Гораздо выгоднее установить онлайн-кассу с фискальным накопителем, чем платить штрафы, ставить под угрозу свое дело и приобретать головную боль.

Как выбрать фискальный накопитель

Фискальные накопители отличаются сроком действия и моделью.

Срок действия ФН

Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

Если торгуете на общей системе налогообложения

Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.

Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.

Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги

Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.

Если торгуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно

Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.

Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.

Модель ФН

Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. То, в каком формате касса передает документы, зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.

Всё это важно для тех предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает фискальные документы формата 1.

0, и накопитель модели ФН-1: до 1 января 2019 года им придется обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05.

 Согласно приказу при смене формата нужно заменить ФН на новый, но правительство хочет внести изменения в приказ — предпринимателям не придется покупать новый ФН при переходе с формата 1.0 на формат 1.05.

Если касса уже работает с ФФД версии 1.05, делать ничего не придется.

Когда будете искать фискальный накопитель в интернете, вы встретите еще МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он нужен разработчикам касс и программного обеспечения, чтобы протестировать и настроить оборудование на тестовой площадке ОФД. Тестовый ФН не формирует фискальный признак: чеки не имеют юридической силы. Такой ФН вам не подойдет.

Замена фискального накопителя в онлайн-кассе: причины, порядок действий и цены

09.12.

20 Время чтения: 16 мин. 362 0

Действующее законодательство регламентирует сроки и причины замены  фискальных накопителей. Ответственность за проведение этой процедуры согласно ст. 5 п. 2 54-ФЗ возложена на субъекты, использующие онлайн-кассы в своей деятельности. Несоблюдение норм закона влечет за собой штрафные санкции, поэтому, чтобы избежать неприятностей, следует разобраться в нюансах замены ФН. 

Расскажем о сроке действия фискального накопителя и возможных причинах замены. Ответим на вопрос, кто может ставить блок ФН, приведем пошаговый порядок действий, как правильно заменить его в онлайн-кассе, и назовём примерную стоимость. 

Содержание 

Что такое фискальный накопитель Причины замены фискального накопителя Срок замены и штрафы Затраты Порядок замены фискального накопителя Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Что такое фискальный накопитель

В контрольно-кассовой технике используется запоминающее устройство, где хранится информация о проведенных финансовых операциях в зашифрованном виде, причём изменить её невозможно. Этот блок устанавливают в кассовый аппарат (фискальный регистратор, кнопочную кассу или смарт-терминал). Он и называется фискальным накопителем. 

ФН  выполняет роль связующего звена между онлайн-кассой и Налоговой службой. Суть действий в том, что с ККТ через оператора фискальных данных необходимая информация передаётся в режиме онлайн непосредственно в ФНС.

Причины замены фискального накопителя

Истечение срока службы

Фискальный накопитель имеет определенный срок действия, он указан в сопроводительных документах к изделию. 

Какой ФН использовать, зависит от особенностей деятельности компании и выбранного режима налогообложения. 

Возможные варианты:

УСН, ЕНВД, патентная система налогообложения, ЕСХН

Срок 36 месяцев.

Торговля подакцизными товарами, например, сигареты, алкоголь (при любой форме НО)

Обычно на 15 месяцев. Замена требуется через 410 дней.

Сезонная работа на спец. режимах

Подойдёт и 15, и 36 месяцев. Однако в случае торговли  подакцизными товарами с момента начала продажи срок службы составит не более 410 дней (даже при выборе ФН с максимальным сроком действия).

При автономной работе онлайн-кассы (когда информация не отправляется в ОФД)

Допускается использование ФН с любым сроком службы. При этом следует учитывать, что накопитель на 36 месяцев сможет работать не более 560 дней, а при торговле подакцизными товарами максимум 410 дней. Прошивка современных ККТ предусматривает возможность оповещения пользователя об окончании срока использования ФН. Соответствующее уведомление появляется за два месяца до того, как накопитель пора заменять.

Исчерпан объем памяти

Накопитель использует микрочип с определенным объемом памяти, которую невозможно ни расширить, ни очистить. 

Кассовый аппарат контролирует уровень заполнения памяти ФН. Когда объем приблизится к критической отметке, появится соответствующее оповещение. Иногда достаточно просто обратить внимание на номер чека, чтобы оценить состояние памяти. 

Количество документов зависит от срока фискального накопителя:

  • ФН на 15 месяцев рассчитан на хранение 200-220 тысяч документов.
  • ФН на 36 месяцев имеет объем памяти, способный хранить до 500 тысяч чеков.

Блокировка кассы

Техника может быть заблокирована в следующих случаях:

  • отсутствует доступ к сети интернет;
  • в течение 24 часов закрытия смены не выполнялось;
  • платежи проводились, но информация о них не поступала в ОФД (в течение долгого времени);
  • установленное время в аппарате не совпадает с реальным.

В указанных ситуациях на чеке отсутствует фискальный реквизит, что делает отправку данных в Налоговую службу невозможным.

Обычно такие проблемы решаются проверкой связи и настроек кассы, а непосредственно замена блока нужна крайне редко. 

Поломка оборудования

Могут возникнуть неполадки технического характера, вызванные выходом из строя кассового аппарата, самого блока фискальной памяти или сбоем в программном обеспечении. Обычно касса выдаёт определённый код ошибки. 

Скорее всего понадобится полноценный ремонт, замена запчастей, а иногда приходится заменять фискальный накопитель, если проблема была в нем. В случае заводского брака новый ФН бесплатно выдаёт производитель. 

Следует помнить, что использование ККТ с неисправным ФН грозит штрафом.

Быстрее всего разобраться, что именно сломалось и каким образом это починить, смогут инженеры сервисного центра, где вы купили кассу или где заключили договор на техническое обслуживание. 

Мастера расшифруют ошибку, проведут осмотр и диагностику, после чего точно скажут, в чем причина поломки и во сколько обойдётся её исправление. 

Смена собственника

Фискальный накопитель может использовать только один налогоплательщик — тот, чей ИНН указан в настройках кассы. 

В случае передачи ККТ другому владельцу необходимо указать сведения о текущем пользователе. Внесенная в память информация не подлежит изменению, поэтому потребуется замена ФН, чтобы можно было обновить информацию о налогоплательщике. 

Заметим, что при передаче ККТ в обособленное подразделение организации ставить новый ФН не придётся, так как филиалы и головной офис имеют один ИНН. 

Читайте также:  Какие существуют показатели состояния основных средств?

Ошибочно указаны реквизиты

При вводе реквизитов во время регистрации онлайн-кассы следует проявить максимальную внимательность, так как при малейшей ошибке накопитель не сможет работать, даже если только что купленный блок совсем не использовали. 

Придётся оплачивать ещё один ФН и фискализировать ККТ по новой. 

Срок замены и штрафы

На замену отводится 30 дней, в течение которых касса может работать в автономном режиме. В этом случае на чеках отсутствует фискальный реквизит. Данные не передаются в ОФД, а как бы копятся в самом кассовом аппарате. 

Если налогоплательщик в указанный срок не поставил новый фискальный накопитель, то согласно ст. 14.5 КоАП РФ на него налагается штраф:

  • для ИП — 1500-3000 рублей;
  • для ООО — 5000-10000 рублей.

Таким образом, желательно заменить ФН до момента окончания срока его действия, чтобы было время в запасе на все сопутствующие процедуры и настройки.

Затраты

Цена самого блока — порядка 8 тысяч рублей за ФН сроком на 15 месяцев и около 12 тысяч сроком на 36 месяцев (стоимость указана на момент написания статьи — декабрь 2020 года).

Услуга замены обычно укладывается в бюджет 1-2 тысячи рублей на каждую единицу ККТ.  

Порядок замены фискального накопителя

Здесь мы подробнее расскажем про отдельные шаги, что будет наиболее актуально при самостоятельной замене. 

1. Закрытие архива

— Предварительно следует дождаться, когда все чеки будут сформированы и переданы в ОФД. Для этого нужно закрыть смену и убедиться, что количество переданных фискальных данных равно нулю.

— Только после этого переходят к закрытию архива (есть соответствующий пункт в меню онлайн-кассы). 

ККТ сформирует отчет, а его электронная версия будет отправлена в ОФД. 

Накопитель может быть извлечен только после подтверждения факта передачи отчета оператору о закрытии архива. Информация о получении отражается на экране.

2. Установка нового ФН

  • Конструкции ККТ отличаются друг от друга, поэтому перед установкой фискального модуля следует определить место расположения отсека. 
  • — Аппарат отключают от сети,  открывают крышку и извлекают старый ФН. 
  • — После чего устанавливают новый блок, а затем кассу снова подключают к электропитанию.

3. Перерегистрация ККТ

Для активации нового ФН необходимо выполнить перерегистрацию. 

— Заходят в соответствующий пункт меню кассы. При этом важно синхронизировать время с компьютером. 

  1. — Далее выбирают причину перерегистрации (в данном случае она так и называется: «Замена ФН»). 
  2. Помните, что крайне важно сразу правильно ввести все данные о ККТ.
  3. — После этого нужно сохранить изменения и дождаться формирования отчета о фискализации. 

Если процедура выполнена верно, то в окне программы появится уведомление, что операция завершена успешно.

4. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

После замены ФН перерегистрация онлайн-кассы в Налоговой службе обязательна. Это делают при очном посещении подразделения ФНС или удаленно в личном кабинете на сайте nalog.ru. 

Важно не затягивать с выполнением необходимых действий, так как крайний срок перерегистрации — 1 сутки после замены фискального модуля. 

Для онлайн-процедуры на портале ФНС есть следующий алгоритм:

— После входа в личный кабинет заходят в раздел «Кассы» и находят рег.номер кассовой техники. После чего нужно перерегистрировать ее, выбрав соответствующую команду. 

— В появившемся окне указывают основание перерегистрации ККТ и  ОФД.

— На завершающем этапе подтверждают действие электронной подписью и в онлайн-режиме отправляют заявление в ФНС на рассмотрение.

Если в регистрационном номере кассового аппарата  нет ошибок, а также указана полная информации по реквизитам и отчетам, новая карточка будет готова в течение 5 рабочих дней.

5. Завершение процесса

— После обновления онлайн-кассы следует убедиться в наличии электронной карточки ККТ в личном кабинете, так как у Налоговой службы могут быть причины для отказа в перерегистрации (п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ). 

В числе типичных ошибок, препятствующих завершению процесса: опечатки в введенных данных и неполный объем предоставленной информации. 

— Если электронная карточка получена, то нажимают «Карточка регистрации получена», а затем кликают поле «Завершить перерегистрацию». 

Этот момент важен, так как в противном случае ОФД не будет получать отчеты о работе кассы с новым ФН, что грозит штрафом — как в случае, если бы предприниматель своевременно не выполнил замену запоминающего устройства.

Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

  • Согласно актуальным требованиям 54-ФЗ поменять фискальный накопитель сможет сам владелец, купив блок в авторизованном центре. 
  • Ни обращение в сервис-центр, ни заключение договора на техобслуживание кассы больше не является обязательным требованием при регистрации ККТ (как это было до 2016-2017 года). 
  • Однако для большинства компаний нет повода отказываться от обращения в АСЦ, и вот почему:
  1. Активировать ФН нужно с первого раза без ошибок.

  2. Для сохранения заводской гарантии важно, чтобы вскрывали корпус и проводили манипуляции только сотрудники официального сервисного центра конкретного бренда. 

  1. Непосредственно замена блока ФН занимает не больше 15 минут, но есть и много сопутствующих процедур, которые потребуют времени и сосредоточенности на технических моментах.
  2. Даже с несколькими кассами, а тем более при большом парке кассовой техники у владельца наверняка есть дела, более важные для развития бизнеса.
  3. Поэтому ритейл-эксперты рекомендуют поручить все работы вашему сервисному центру, где покупали и / или обслуживаете ККТ. 

Примерный порядок действий (на примере нашего АСЦ)

Клиенту нужно только оплатить сам ФН и работу специалистов

Останется предоставить кассовый аппарат, ЭЦП и документы на кассу (при наличии). Часто технику забирают и привозят бесплатно силами самого сервисного центра. 

Инженер непосредственно меняет ФН

Производит замену, а затем передает менеджеру отчеты: а) о закрытии смены, б) об активации ФН. Личное присутствие клиента не требуется.

Менеджер выполняет перерегистрацию 

При наличии ЭЦП оперативно вносит необходимые данные на сайте ФНС.  Если ЭЦП не предоставили, то заполняет заявление, после чего клиент с отчетами лично отправляется в ФНС. 

Менеджер изменяет данные в личном кабинете ОФД

Вписывает информацию по новому фискальному накопителю (заводской номер ФН) и делает соответствующие отметки во внутренней программе.

После этого кассовая техника готова к работе. 

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. 

Если у вас есть вопросы по срокам действия фискального накопителя или порядку его замены, задавайте их в х к статье и наших соцсетях или приезжайте в офис. 

© «ПОРТ», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Нужно ли менять фискальный накопитель

Нужно ли менять фискальный накопитель? Как часто необходимо делать это и зачем?

Фискальный накопитель – основная часть онлайн-кассовых аппаратов, разрешенных к использованию актуальным законодательством РФ. Федеральный закон 54-ФЗ требует установки только таких ККТ для организаций и ИП, занимающихся торговлей и совершающих денежные операции.

Прибор с ФН способен сохранять и защищать информацию о торговых операциях, а также передавать ее в ФНС в зашифрованной форме. При этом фискальный накопитель не вечен – окончание срока службы либо поломка вынуждают предпринимателей производить его замену.

Возникает вопрос – так ли это необходимо и как часто нужно это делать?

Когда замена ФН обязательна

Замена фискального накопителя – обязательная составляющая обслуживания онлайн-кассы. Это объясняется ее конструктивными особенностями и криптографическими характеристиками.

Дело в том, что ФН, как и любой другой накопитель данных, обладает не бесконечной памятью. Кроме того, он вполне может прийти в негодность и по другим причинам.

А потребность в защите сохраняемой на устройстве информации не позволила сделать его ремонтопригодным (в том числе и перезаписываемым для вторичного использования).

В связи с перечисленными особенностями прибора перечень ситуаций, требующих замены фискального накопителя, довольно широк. К ним относят:

  1. Неустранимые поломки фискального элемента. Если данные, хранящиеся в памяти устройства, невозможно восстановить, то оно должно возвращаться производителю. Только он может восстановить и передать данные в ФНС с вышедших из строя фискальных накопителей.

  2. Истечение срока действия. На данный момент фискальные накопители выпускаются трех видов – на 13, 15 и 36 месяцев. Даже если аппарат еще способен продолжать работу, по истечении этого срока его придется заменить.

  3. Переполнение памяти элемента. При активном кассовом обороте память устройства может переполниться задолго до окончания указанного производителем срока годности.

  4. Любые несоответствия имеющейся документации данным в электронной памяти устройства (заводского номера и др.).

  5. Перевод ККТ на автономную работу. Если касса будет работать далее без компьютера (например, на выездной торговле), то ее нужно будет особым образом подготовить. В подготовку включается замена ФН.

  6. Изменение данных собственника кассового аппарата – имени, реквизитов. Так, одновременное пользование одним ФН запрещено организациям с разными ИНН.

  7. Смена режима пользования онлайн-кассы с шифрованного на нешифрованный.

Замена фискального накопителя в случае окончания его срока

Функционирование фискального накопителя зависит от его срока годности не по прихоти производителей, а в соответствии с существующим законодательством. Устройства выпускаются с фиксированным сроком (13, 15 и 36 месяцев), по окончании которого его память будет заблокирована независимо от ее наполненности. Далее пробивать чеки на ККТ становится невозможно, и ФН подлежит замене.

На данный момент приобрести накопитель с наибольшим сроком (и, следовательно, сэкономить), могут только следующие категории предпринимателей и организаций:

  • Работающие по «особой» системе налогообложения – УСН, ЕСХН, ЕНВД или патент. Исключение из этой категории составляют лица, занятые торговлей подакцизными товарами.
  • Направление бизнеса входит в сферу услуг.
  • Предприятие занято сезонной работой.

Предприятия и организации, работающие на ОСНО, обязаны производить замену фискальных накопителей в имеющихся кассовых аппаратах каждые 13 месяцев.

Специально для «забывчивых» собственников производители современного кассового оборудования одарили устройства специальной функцией. Аппарат предупреждает о необходимости скорой замены ФН за 1-2 месяца до намеченной даты.

Замена накопителя, изменение режима работы либо заводского номера производится исключительно квалифицированными специалистами лицензированных ЦТО. При этом использованный ФН не выбрасывается. Согласно 54-ФЗ, он должен храниться субъектом хозяйствования на протяжении 5-ти лет.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *