Где должны храниться трудовые книжки работников?

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Где должны храниться трудовые книжки работников?Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба.

Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников.

Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения.

Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет.

По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Где должны храниться трудовые книжки работников?Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность. Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности. К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

  Внесение сведений об образовании работника в трудовую книжку

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Место, где должны храниться трудовые книжки

Поскольку все рабочие бумаги принятого специалиста после трудоустройства передаются на сбережение работодателю, целесообразно  закрепить определенное место, где должны храниться трудовые книжки. Данный документ относится к категории документов строгой отчетности, в связи с чем, утвержден определенный порядок учета и хранения – Правила от 16 апреля 2003 г. № 225.

Организация работы

Где должны храниться трудовые книжки работников?

  1. Приходно-расходной книги
  2. Книги учета движения

Обязательные формы указанных документов, утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Хранение

После передачи всех бумаг работодателю, последний несет полную ответственность за их сохранность.

Кадровая служба предприятия должна вести учет, а руководитель предприятия обеспечить соответствующие условия сбережения, в том числе безопасности места, где хранятся трудовые книжки.

С целью выполнения требований законодательства по обеспечению надлежащей организации безопасности на данном участке  работы, руководителю рекомендуется:

  1. Назначить лицо, которое будет отвечать за ведение кадровых бумаг и сохранность документов строгой отчетности}
  2. Обезопасить место, где хранятся трудовые книжки работников}
  3. Предусмотреть дисциплинарную ответственность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, возложенных на него определенных должностных обязанностей}

Назначение ответственного лица

Обычно в крупных организациях функционирует отдел кадров, который занимается всеми вопросами, связанными с персоналом, а так же учетом и ведением соответствующей документации.

Однако в соответствии с п. 45 Правил от 16 апреля 2003 г.

№ 225, приказом руководителя дополнительно должно быть оговорено лицо, которое будет нести персональную ответственность за соблюдение законодательства в данной сфере.

В случае кадровой перестановки и изменения ответственного лица, документы должны быть переданы новому сотруднику по акту приема-передачи. При этом в акте необходимо указать не только количество передаваемых бланков, но и перечислить фамилии их собственников.

Количество передаваемых экземпляров, может быть большим, чем реально работающих сотрудников, по различным причинам. Например, лишними могут оказаться:

  • Невостребованные трудовые книжки (сберегается до 50 лет на предприятии).
  • Документы женщин, которые пребывают в отпуске по уходу за ребенком.

Акт заверяется подписями передавшего и принявшего документы сотрудника.

Место, где хранится трудовая книжка

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Целесообразно в распорядительном документе руководителя, одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и место, где должны будут находиться все печати и бумаги.

Ответственность

В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации.

За нарушение правил ведения и хранения документов строгой отчетности, дисциплинарное взыскание может быть наложено только на того сотрудника, который по приказу  руководителя является ответственным за указанный участок работы.

В случае применения дисциплинарного взыскания, должно иметь место неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Правила хранения трудовых книжек в организации: место, учет, сроки. Возможность выдачи на руки работнику

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

  Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец)

  • Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.
  • Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.
  • Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.
  • В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:
  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
Читайте также:  Бланк счета на оплату без ндс

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

  • Источник 1 и Источник 2
  • Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
  •  — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
  • При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
  • Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

  1. Источник
  2. Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
  3.  — До конца 2020 года работодатели должны:
  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

  • Трудовая книжка: правила ее заполнения
  • Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.
  • Малейшая халатность может стать причиной утраты сотрудником не только документа, но и всей информации, которая в нём хранилась.
  • Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.

Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания

Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:

  1. Форму ТК нового образца и вкладыша в трудовую книжку.
  2. Действительность ТК старого формата, продолжение их функционирования без обмена.
  3. Необходимость наладить производство бланков нового образца для ТК и вкладышей.
  4. Порядок обеспечения работодателей бланками.
  5. Инструкцию по ведению трудовых книжек и вкладышей, с порядком разъяснения работодателям всех положений и нюансов.
  6. Правила ведения и хранения ТК. (например, как вшить вкладыш в трудовую)

Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

Имея статус законодательного фрагмента всей нормативной документации, на положениях Правил формулируются требования трудовых инспекторов при проверках, а также любые решения спорных вопросов, в том числе, затрагивающие исковые гражданские, а в некоторых случаях – уголовные дела.

Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

Правила ведения и хранения трудовых книжек постановление 225.

Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.

Ведение работодателем

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

  • приём;
  • увольнение;
  • повышение или понижение в должности,
Читайте также:  Расчет стоимости патента на грузоперевозки для ИП в 2021 году

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

  1. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
  2. За должным порядковым номером.
  3. Удостоверив подписью и печатью.

Всё это приводится в соответствие:

  • с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
  • с приказом:
  • датой расторжения договора.

Получение ТК её владельцем осуществляется:

  • не позднее 3 дней;
  • под роспись;
  • с записью в карточке и журнале.
  1. Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.
  2. Ниже вы можете скачать приказ о назначении ответственного: Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек — образец.

Где хранятся трудовые книжки работников?

Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:

  • при пожаре;
  • при затоплении помещения;
  • при краже,

работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.

Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами, учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.

В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье.

Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.

По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.

Списание ТК может производиться:

  1. По окончании срока хранения в архиве.
  2. При порче книжки и заведении новой.
  3. При порче бланка в процессе заполнения, когда ошибка допущена при заполнении титульного листа или первой записи.

При ликвидации составляется акт, в котором даётся перечень членов комиссии, назначенной ответственной за списание и список трудовых, которые подлежат уничтожению.

Акт обязательно должен содержать информацию:

  • о причине списания;
  • серии и номера книжек;
  • фамилии владельцев.

Акт должен утверждаться:

  • ответственным лицом;
  • работодателем.

После проведения процедуры списания, все списанные книжки должны быть уничтожены, о чём в акте списания, за подписью комиссии должна быть сделана особая пометка.

Акт списания трудовых книжек — образец. Акт приема-передачи трудовых книжек — образец.

Учёт ТК работодателем

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

  1. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.

Правила хранения трудовых книжек в 2020 году

Главная / Трудовое право / Трудовая книжка

Назад

Опубликовано: 20.06.2018

  • Время на чтение: 9 мин
  • 151

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

  • Правовое регулирование вопроса
  • Выдача трудовых книжек на руки

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров.

А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет: – для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1000 до 5000 руб.; – для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Трудовые книжки хранятся

Советы юристов:

  Как Учитывается Северный Стаж При Начислении Пенсии

Может ли трудовая книжка хранится у работника?

Добрый день! Нет, трудовая книжка не может храниться у работника. Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

Ирина, только когда нет трудовых правоотношений. Трудовая книжка является одним из документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно.

В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).Дорогие читатели! Каждый отдельный случай индивидуален, поэтому вы можете уточнить информацию у наших юристов.

Звонки на все номера бесплатны.

  • 8 (800) 600-36-07 – Регионы
  • +7 (499) 110-86-72 – Москва
  • +7 (812) 245-61-57 – Санкт-Петербург

Задать вопрос

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Ошибки

  • На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
  • Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
  • Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.
Читайте также:  Спецоценка условий труда: порядок проведения, периодичность в 2021 году

Алгоритм внесения записей об ошибках

  • I графа — порядковый № записи;
  • II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
  • III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
  • II графа – указывается дата новой корректной записи;
  • III графа – вносится новая запись;
  • IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Правовое регулирование

  Доверенность на получение груза. Образец оформления

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост.

После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации.

В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

  Индивидуальные трудовые споры и порядок их разрешения

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат.

62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Действия работодателя в случае утери

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии.

В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника.

Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *