Минфин напомнил правила хранения документов

Вы используете неактуальную версию браузера!

Ваша версия браузера не поддерживает современные технологии, поэтому некоторые страницы могут отображаться некорректно. Предлагаем Вам скачать самые современные браузеры. Они бесплатны, легко устанавливаются и просты в использовании.

  • Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Opera
  • Internet Explorer

Нет, спасибо!
Минфин напомнил правила хранения документов

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

Минфин напомнил правила хранения документов

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации
Вид документов
Прежние сроки
Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации
Вид документов
Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет
Читайте также:  ОС в резерве: начислять ли амортизацию?

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками

Вопрос

При уничтожении документов 2014 года применять Перечень 2010[1] или Перечень 2019[2]? На какой документ ссылаться в акте об уничтожении документов?

Ответ

Ответ на этот вопрос содержится в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[3] (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

Минфин напомнил правила хранения документов

То есть если вы еще не уничтожили документы за 2014 год и не включили их в акт об уничтожении, то применять нужно Перечень 2019.

Вопрос

В Перечне 2019 не могу найти статью для документов, не вошедших в состав личных дел. Раньше они размещались в ст. 665 Перечня 2010. Где их искать сейчас?

Ответ

Да, в Перечне 2019 нет такой статьи, ее исключили. Думаю, в этом случае следует руководствоваться ст. 445 Перечня 2019. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, будет таким же, как и срок хранения личных дел – «50/75 лет».

Вопрос

Аналогами статей 188 и 189 Перечня 2010 в Перечне 2019 стали статьи 143, 145 и 146. Как вы считаете, к какой статье Перечня 2019 отнести документы арбитражных судов?

Ответ

Да, в Перечне 2010 судебные дела размещались в статьях 188 и 189. В Перечне 2019 они размещены в статьях 143, 144, 145. Независимо от того, каким судом рассматривается дело, сроки хранения документов, имеющих отношение к судебным спорам, ищите в этих статьях.

Вопрос

В какой статье Перечня 2019 искать налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц? Может в ст. 320, согласно которой они имеют пятилетний срок хранения? В Перечне 2010 они относились к ст. 394, их срок хранения составлял пять лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет. В ст. 320 Перечня 2019 про отсутствие лицевых счетов не сказано.

Ответ

Необходимый вам документ ищите в ст. 311 Перечня 2019. В Перечне 2019 изменилось не только название вида документа, но и срок его хранения, который был изменен в соответствии с актуальным законодательством. Согласно подп. б п. 3.4 ст.

23 Налогового кодекса Российской Федерации документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, следует хранить шесть лет.

В Перечне 2019 карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов также получили шестилетний срок хранения. Сравнительная информация представлена в Таблице 1.

Минфин напомнил правила хранения документов

Статья 320 Перечня 2019 устанавливает сроки хранения для журналов, карточек, баз данных учета. Сроки хранения этих документов размещались в ст. 459 Перечня 2010.

Вопрос

Помогите определить сроки хранения командировочных удостоверений, журналов регистрации междугородних телефонных переговоров. В какой статье размещены эти виды документов?

Ответ

В Перечне 2019 нет статей с такими видами документов. Им можно установить срок хранения «До минования надобности».

Минфин напомнил о правилах хранения первичных документов, в том числе, электронных

Минфин напомнил правила хранения документовВ своей «информации» N ПЗ-13/2015 Минфин рассказал о применении правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.

В соответствии с законом о бухучете первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требования к документам бухучета и документообороту в бухучете устанавливаются в федеральных стандартах бухучета.

Первичные документы, регистры, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Хранение документов бухучета организуется руководителем экономического субъекта. Если бухучет ведет ИП или лицо, занимающееся частной практикой, они сами организуют хранение документов бухучета.

  • Согласно НК налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.
  • Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации — налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом — налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом).
  • До утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам бухучета и документообороту в бухучете, для организации хранения документов бухучета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухучета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.
Читайте также:  Какой порядок учета НДС по реализованным и приобретенным НМА?

Источник: Audit-it.ru

Минфин рассказал о правилах и сроках хранения бухгалтерских документов

Минфин напомнил правила хранения документов

Все предприниматели и организации обязаны хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение минимум 5 лет после окончания отчетного периода. При этом за организацию такого хранения и сохранность документов отвечают сами бизнесмены. Такие разъяснения о порядке хранения бухгалтерской документации дало Министерство финансов РФ.

Минфин России опубликовал информацию N ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков». В документе чиновники напоминают, каким образом индивидуальные предприниматели и юридические лица, ведущие хозяйственную деятельность и бухгалтерский учет, должны хранить документацию.

Основными документами, которые регулируют правила оборота и порядок хранения документов бухгалтерского учета, являются:

  • Федеральный стандарт бухгалтерского учета, устанавливающий требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, содержится в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Поскольку эти три документа охватывают разные временные периоды, Минфин рекомендует внимательно относится к рекомендациям из каждого из них, в целях правильного хранения документации.

Чиновники напоминают, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом, в обоих случаях, такие документы, а также регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения о проверке финансовой документации должны храниться не менее 5 лет, после окончания отчетного периода. Для налоговых учетных и отчетных документов такой срок установлен в течение 4 лет после окончания отчетного периода и регламентируется Налоговым кодексом РФ.

Хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель экономического субъекта. Кроме того, Минфин напомнил, что физические лица-налогоплательщики также обязаны хранить документацию, которая имеет отношение к исчислению и уплаты налогов. Срок для хранения таких документов также установлен в 4 года.

Хотя в информации Минфина ничего не сказано о привлечении к ответственности за нарушение правил хранения документации, однако она предусмотрена статьей 13.20 КоАП РФ.

За такое правонарушение, как несоблюдение сроков и условий хранения документов бухгалтерского учета, должностное лицо организации может заплатить административный штраф в размере до 500 рублей.

Поэтому, чтобы избежать ответственности, а также иметь возможность предоставить в случае налоговой проверки все необходимые документы, бизнесменам следует весьма внимательно относиться к порядку хранения документов бухгалтерского учета, и соблюдать установленные Министерством финансов правила.

Источник: ppt.ru

  • Прочитано 2919
  • Печать
  • Эл. почта

Минфин разъяснил правила и сроки хранения бухгалтерских документов

Минфин напомнил правила хранения документов

Ведомство опубликовало информационное письмо № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

Чиновники напоминают индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, ведущим хозяйственную деятельность и бухгалтерский учет, что правила хранения и использования документов бухгалтерского учета регулируются несколькими основными документами: федеральным законом «О бухгалтерском учете», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 года № 105).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, заверенного электронной подписью.

Эти документы, а также регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения о проверке финансовой документации должны храниться не менее 5 лет после окончания отчетного периода.

Организацией архивного хранения и обеспечением сохранности документов предприниматели и юридические лица занимаются самостоятельно.

Для налоговых учетных и отчетных документов срок хранения регламентируется Налоговым кодексом РФ и составляет не менее 4 лет после окончания отчетного периода.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации – налогоплательщика или физическим лицом – налогоплательщиком.

Отмечается, что Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР, и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях применяются до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

16.09.15

Сроки хранения документов в организации

25.08.2016

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лазукова Екатерина

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст.

29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях.

При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Читайте также:  Как подтвердить экспорт товаров на территорию ДНР

Например:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня): 
    • а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно; 
    • б) годовая — постоянно; 
    • в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно); 
    • г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст.

23 специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения.

Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения.

В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Приказ Росархива №236 от 20.12.2019

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Правила хранения

  • Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
  • Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
  • Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
  • Ниже приведен порядок формирования дел:
  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Пример:

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *