Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)

Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.

2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

  • размер лимита остатка наличности в кассе;
  • правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
  • периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге.

Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25.

То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

1. Исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

2. Исходя из объема расходов:

Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег

За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.

Требования к документальному оформлению

Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф.

 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.

Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.

Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде.

Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.

При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.

Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении

Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:

  • № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);
  • № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу

Корреспондирующие счета Содержание операции
Дт Кт
0 201 34 510 0 210 03 660 Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства
2 201 34 510 2 205 00 000 Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения
0 201 34 510 0 206 00 000 Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат
0 201 34 510 0 208 00 000 Возврат в кассу остатков подотчетных сумм
0 201 34 510 0 209 00 000 Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению
3 201 34 510 3 304 01 730 Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение
0 201 34 510 0 304 04 000 Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов
0 201 34 510 0 304 06 730 Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами

Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы

0 210 03 560 0 201 34 610 Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства
3 304 01 830 3 201 34 610 Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации
0 208 00 000 0 201 34 610 Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы
0 206 00 000 0 201 34 610 Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)
0 209 81 560 0 201 34 610 Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств — отнесение сумм недостач на виновное лицо
2 205 00 000 2 201 34 610 Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов

Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах

В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.

По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:

  • при отражении поступлений и возвратов доходов;
  • при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).

Отражение операций в программе

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств.

К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34.

Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116».

Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).

Пример 1. С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).

Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).

Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).

Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы): разъяснение

Несмотря на то, что платежные документы проходят вышеуказанный контроль, иногда возникают ситуации, когда после осуществления кассовой выплаты приходится уточнять код произведенного платежа.

В таких случаях необходимо провести уточнение кода бюджетной классификации проведенной кассовой выплаты, которые могут касаться как непосредственно самого кода бюджетной классификации для казенных учреждений, так и только кода операции сектора государственного управления (КОСГУ) в случае бюджетных и автономных учреждений.

Читайте также:  Можно ли на испытательный срок устанавливать меньший оклад

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)

Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете.

В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» — тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры. Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира).

При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017).

Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Проводки бюджетного бухгалтерского учета с примерами основных операций

  1. Безвозвратность. Организации непроизводственной сферы, которые финансируются за счет бюджетных средств, не имеют собственных доходов, поэтому возврат средств в бюджет невозможен.
  2. Целевое использование.

    При утверждении затрат, предусмотренных планом деятельности организации, их сумма должна быть использована строго по целевому назначению.

  3. Фактическое выполнение.

    Средства, получаемые бюджетным учреждением, выдаются не в соответствии с планом, а согласно фактическому использованию по мере освоения средств.

Представим, что между бюджетным учреждение «Больница» и ООО «Магнит» заключен договор на поставку материалов на сумму 64 000 руб., НДС 9 762 руб.

Договором предусмотрена предоплата — 20% от стоимости товара, которая и была уплачена «Больницей» (12 800 руб). Оставшаяся часть (51 200 руб.) была перечислена в пользу ООО «Славутич» по факту поставки товара.

Восстановление кассовых расходов в бюджетном учреждении проводки 2020

28 декабря 2016 Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Монтажные работы по оборудованию, требующему монтажа (в случае, если данные работы не предусмотрены договорами поставки), должны отражаться по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, расходы по оплате договоров на приобретение объектов, относящихся.

Рекомендуем прочесть:  Дорожная Карта Пенсионера Что Это Такое

Фактическое выполнение. Средства, получаемые бюджетным учреждением, выдаются не в соответствии с планом, а согласно фактическому использованию по мере освоения средств. Соблюдение бюджетными учреждениями основных принципов финансирования контролируется законодательно.

Проводки по типовым операциям, осуществляемых в бюджетных учреждениях, рассмотрим на примерах.Представим, что между бюджетным учреждение «Больница» и ООО «Магнит» заключен договор на поставку материалов на сумму 64 000 руб., НДС 9 762 руб.

Договором предусмотрена предоплата — 20% от стоимости товара, которая и была уплачена «Больницей» (12 800 руб).

Восстановление Кассового Расхода в Бюджетном Учреждении Проводки

Сотрудник добровольно вносит в кассу казенного учреждения денежные средства. Кассир сдает деньги с использованием дебетовой карты на личный счет учреждения. Какие бухгалтерские проводки должно сделать казенное учреждение?

1–17 цифры кодируют классификационный признак поступлений и выбытий и формируются из КБК. Инструкция бюджетного учета № 162н содержит отдельное приложение 2, в котором для каждого счета расписано, какой КБК необходимо указать: код, предназначенный для расходов бюджета (КРБ), доходов бюджета (КДБ) или источников финансирования дефицита бюджета (КИФ).

Касса – это специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств. Помещение кассы должно быть изолировано от других помещений и иметь единственный вход, располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий.

Если здание медицинского учреждения двухэтажное, то кассовая комната должна быть размещена на верхних этажах. Если здание медицинского учреждения одноэтажное, то окна кассы должны быть оборудованы внутренними ставнями и решетками.

Кассовая комната должна иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки и открывающуюся внутрь.

Касса должна быть также оборудована специальным окошком для выдачи денег; иметь несгораемый сейф, который должен прочно прикрепляться к полу и стенам; иметь исправный огнетушитель.

Несоблюдение любого из этих требований чревато штрафом. Ответственность за оборудование помещения кассы полностью ложится на руководителя медицинского учреждения, а следовательно, в случае выявленных нарушений штраф может быть выписан как на руководителя, так и на само учреждение в сумме от 40 000 до 50 000 руб.

Но если организация была оштрафована за нарушения, допущенные в оборудовании кассы, то учреждение может обжаловать это решение в суде. Судебная практика по этому вопросу неоднозначная. Так как недооборудование кассы является административным правонарушением, то в суде можно доказать малозначительность данного правонарушения.

Аргументами в пользу этого может являться тот факт, что проверяющими не было обнаружено недостачи или, наоборот, сверхнормативной наличности.

Помимо этого, многие руководители также ссылаются на то, что в современных условиях медицинское учреждение полностью находится под охраной охранных служб, а все помещения здания оборудованы противопожарными сигнализациями.

В соответствии с п.

14 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства выдаются из кассы учреждения по расходным кассовым ордерам (форма 0310002) или надлежащим образом оформленным иным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.

) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача денежных средств под отчет нескольким лицам оформляется ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма 0504501).

Правильность оформления операции зависит в том числе и от правильности оформления расходного документа. В частности, в нем помимо суммы, даты выдачи и подписей руководителя и главного бухгалтера в обязательном порядке указываются данные паспорта (иного удостоверяющего личность документа) подотчетного лица.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает запись “по доверенности”. В таком случае выдача денег производится в соответствии с требованиями, предусмотренными п. 15 Порядка ведения кассовых операций.

Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовый операций денежные средства могут выдаваться под отчет на хозяйственно-операционные расходы (приобретение канцтоваров, ГСМ, командировочные расходы и др.), а также на выплату заработной платы

Следовательно, проверяющий также обращает внимание, на какие цели выданы денежные средства

Авансы должны выдаваться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

При этом его выдача производится в случае отсутствия за подотчетным лицом задолженности по ранее выданному авансу, о чем делается отметка на заявлении. Однако практика проверок подтверждает обратное.

Нередко выдача денег производится при наличии задолженности по двум и более авансам.

Последнее, на что хотелось бы обратить внимание, – проверка правильности расходования наличных денежных средств при расчетах между юридическими лицами. Такие расходы должны осуществляться в соответствии с Указанием N 1843-У и не могут превышать 100 000 руб

по одной сделке.

При этом данное Указание применяется в случае использования наличных денег, полученных под отчет, при расчетах по договорам, заключаемым на основании доверенности, или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и не распространяется на расчеты учреждения со своими сотрудниками, связанные с выплатой заработной платы, стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера).

Анализируя правильность оформления кассовых документов, ревизор руководствуется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее – Положение о документообороте), которым установлен ряд требований, обязательных при документальном оформлении кассовых операций

В частности, проверяющий обращает внимание на следующее:

  • не допускается ли применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
  • все ли документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, погашены штампом “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (число, месяц, год);
  • имеют ли первичные учетные документы обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2.5 Положения о документообороте;
  • производятся ли записи в первичных документах чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения. Не имеется ли записей, сделанных простым карандашом;
  • имеют ли первичные учетные документы, прошедшие обработку, отметку, исключающую возможность их повторного использования, а именно дату записи в учетном регистре и подпись бухгалтера;
  • утвержден ли руководителем бюджетного учреждения перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Читайте также:  Путевки на санкурлечение можно не облагать взносами

Инструкция: учет денежных средств в кассе бюджетной организации

Если учреждение осуществляет расчеты наличностью, то ведение кассового учета обязательно. Исключений в данном правиле не предусмотрено. Причем за нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрены солидные штрафы — до 50 000 рублей. А также, в исключительных случаях, нарушителям может грозить уголовная ответственность.

Учет кассовых операций и денежных документов в бюджетном учреждении должен вестись в соответствии с Указаниями Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 и Инструкцией № 157н. Все особенности отражения бухгалтерских операций должны быть закреплены в учетной политике учреждения.

Как организовать учет денежных средств в кассе предприятия, чтобы избежать наказаний? Следуйте простому алгоритму.

Шаг № 1. Назначьте кассира

Вести кассу может любой работник учреждения. Например, руководитель или же специальный работник — бухгалтер-кассир. Однако с этим работником придется заключить особый договор о том, что он несет полную материальную ответственность за сохранность денег и прочих ценностей, хранящихся в кассе. О том, как это сделать, читайте «Как составить договор о материальной ответственности кассира».

Ознакомьте ответственного работника с Указаниями Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 под подпись. В противном случае кассир может сослаться на незнание действующих норм. Наказать его в этом случае будет проблематично.

Шаг № 2. Установите лимит

Если расчеты производятся наличными деньгами, то лимит остатка кассы утвердить придется. Что такое лимит? Это определенная сумма денег, которая может постоянно храниться в сейфе компании. Эту сумму наличности не нужно сдавать в банк в конце рабочего дня.

Допустимый предел рассчитывается по специальной формуле: «Как рассчитать лимит остатка кассы».

Если в кассе хранится сумма, превышающая лимит, — штрафа не избежать. Исключением являются дни законных выплат. Например, день выплаты стипендий студентам или зарплаты врачам. В остальные дни излишки денег придется сдать в банк для зачисления на расчетный счет бюджетного учреждения. Для этого придется заполнить специальный бланк: «Пример заполнения объявления на взнос наличными».

Шаг № 3. Фиксируйте движение наличных

Для учета и отражения фактов движения наличных в организации предусмотрены специальные формы и бланки. Бюджетники применяют документы унифицированных форм, которые утверждены Приказом Минфина № 52н. Некоммерческие организации вправе разработать свои бланки первичной документации.

Однако ведение кассовой документации обязательно для всех. Исключений для субъектов бюджетной сферы не предусмотрено. Специальная подборка статей позволит досконально разобраться в тонкостях ведения кассовых документов:

Не забывайте составлять проводки «касса — бухучет». О том, как правильно вести учет налички в бюджетном учреждении, в статье «Проверь себя: порядок ведения кассовых операций».

Шаг № 4. Все операции проводите через онлайн-кассу

Если организация оказывает платные услуги, применение онлайн-кассы обязательно. Для некоторых налогоплательщиков чиновники предусмотрели исключения, но бюджетники и НКО к данным «счастливчикам» не относятся.

Так, в 2020 году все расчетные операции должны проводиться через онлайн-кассу. Если предприятие уклоняется от исполнения данного требования, ФНС наложит значительные штрафы. Ключевые правила закреплены в законе № 54-ФЗ.

Шаг № 5. Организуйте контроль

Нарушение кассовой дисциплины и правил учета обойдется предприятию очень дорого! Поэтому организуйте тотальный контроль за соблюдением действующего законодательства, возложите обязанности по проведению внезапных ревизий кассы на главного бухгалтера или иного ответственного работника.

Бюджетники и онлайн‑кассы: порядок и нюансы применения | IT-компания Простые решения

Кассовая реформа коснулась не только коммерческих организаций и ИП, но и всех прочих. В том числе бюджетные учреждения — поликлиники и больницы, школы и вузы, музеи и библиотеки, транспортные компаний и предприятия коммунальной сферы.

Бюджетные учреждения (БУ) являются некоммерческими и действуют в социально значимых сферах — здравоохранении, образовании, культуре, науке, спорте и некоторых других.

Но это вовсе не означает, что в процессе своей деятельности они не производят расчетов. Такие учреждения активно работают с гражданами и реализуют свои услуги в том числе за плату.

С этой точки зрения бюджетные учреждения ничем не отличаются от других субъектов хозяйственной деятельности и обязаны применять кассовую технику.

На организации рассматриваемого типа распространяются все правила, прописанные в законе 54-ФЗ. На практике это означает, что бюджетные учреждения должны применять ККТ при расчетах:

  • наличными денежными средствами;
  • с использованием банковской карты физического лица;
  • с использованием корпоративной карты (карты, оформленной на юридическое лицо), если для осуществления расчета она предъявляется продавцу;
  • посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа.

О применении бсо

Однако есть один весьма существенный нюанс. Сегодня законодательство позволяет не применять кассовую технику организациям любой организационно-правовой формы, если она занимается оказанием услуг населению.

Но с одним условием — вместо чека клиентам следует выдавать бланк строгой отчетности (БСО). Многие бюджетные учреждения занимаются именно оказанием услуг — лечебно-оздоровительных, образовательных, культурно-просветительских, транспортных и так далее.

И при оказании подобных услуг населению БУ вместо кассового чека могут выписывать своим клиентам бланки строгой отчетности.

Такой порядок действует до 1 июля 2019 года. С указанной даты БСО нужно будет формировать с использованием специальной кассовой техники. То есть тем, кто привык работать с бланками, придется приобретать либо БСО-ККТ, либо обычный кассовый аппарат.

Пока же в ходу бумажные бланки, которые печатаются в типографиях либо формируются посредством специальных информационных систем (обычный компьютер к ним не относится).

При каких операциях нужны чеки

Кассовая техника применяется только при операциях, которые в соответствии с законом о ККТ отнесены к расчетам. Это прием и выплат денежных средств в связи с реализацией товаров, работ или услуг. Кассу нужно применять, если бюджетное учреждение реализует что-то своим клиентам-покупателям, то есть выступает в роли продавца.

Например, городская поликлиника (государственное бюджетное учреждение здравоохранения) оказывает клиенту услугу на платной основе. Или школа (ГБУ в сфере образования) проводит дополнительные занятия по предметам, организует обучение в кружках, секциях, пребывание в группах продленного дня.

Также применяется касса и в случае, если клиент сначала оплатил услугу, впоследствии от нее отказался и вернул деньги.

А вот расчеты с физическими лицами в рамках трудовых отношений проводятся без применения ККТ. Иначе говоря, при выплате сотрудникам БУ заработной платы, выдаче денежных средств под отчет или командировочных кассовая техника не применяется, поскольку это не связано с платой за товары или услуги.

При расчетах с юридическими лицами также действуют общие правила:

  1. Если юрлицо оплачивает безналично, то есть переводит деньги со своего счета на счет БУ, то кассу применять не нужно.
  2. Если оплата производится банковской картой с ее предъявлением для использования в терминале, то ККТ должна быть применена.
  3. Если представитель организации платит наличными деньгами (такие расчеты ограничены суммой 100 000 рублей), та кассу применять также необходимо.

Исключения и нюансы

В статье 2 закона 54-ФЗ содержатся исключения из общих правил применения кассовой техники. Среди них немало тех, которые могут применяться к бюджетным учреждениям и прочим государственным предприятиям.

Во-первых, преференции есть у любых организаций, которые располагаются в отдаленных и труднодоступных селах и деревнях. Они могут не применять кассовую технику, но должны выдавать покупателю по требованию подтверждающий расчеты документ, например, товарный чек. Список таких местностей в каждом регионе утверждается органами государственной власти.

Во-вторых, освобождение от обязанности применять ККТ действует для отдельных видов деятельности и операций. В частности, можно не применять кассовые аппараты:

  • библиотекам, если они оказывают услуги, связанные с библиотечным делом;
  • аптечным организациям, которые находятся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах в сельских местностях;
  • муниципальным парковкам;
  • столовым общеобразовательных учреждений в учебное время;
  • при реализации билетов в транспортных средствах (до 1 июля 2019 года, затем нужно будет применять кассу);
  • при осуществлении прочей деятельности, которая описана в статье 2 закона 54-ФЗ.

Выбор аппарата

В отличие от магазинов с большим потоком клиентов, бюджетные учреждения, как правило, проводят не так много расчетов. Поэтому в большинстве случаев для работы им подходят кассовые аппараты попроще.

Например, фискальные регистраторы или автономные кассы. Первые подключаются к персональным компьютерам. Вторые же являются самостоятельными аппаратами, но отличаются компактными размерами и простотой в обращении.

Примером популярного автономного аппарата служит Атол 91ф.

Из дополнительного оборудования целесообразно установить терминал эквайринга, чтобы иметь возможность принимать к оплате не только наличные средства, но и банковские карты. Также понадобится денежный ящик для хранения наличности.

«1C:БУХГАЛТЕРИЯ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ» В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ

  • 11 октября 2007
  • Архивный материал
  • Источник: «Финансовая газета» № 41(региональный выпуск), октябрь, 2007 г.
  • В настоящее время все операции по кассовому движению денежных средств по оплате расходов учреждения, а также операции по поступлению товаров, работ, услуг и расходов подотчетных лиц (в том числе командировки), отраженные с помощью документов программы, нам приходится дублировать вручную проводками по разделу 5 «Санкционирование расходов» в части бюджетных обязательств, что очень трудоемко.
  • Просим вас рассмотреть вопрос об автоматизации формирования проводок по учету бюджетных обязательств при отражении операций по бюджетным средствам:
  • по получению разовых счетов на оплату товаров, работ, услуг, а также выданных авансов подотчетным лицам;
  • по исполнению заключенных договоров и соответственно принятых бюджетных обязательств, а также разовых счетов на оплату товаров, работ, услуг и расходов по авансовым отчетам подотчетных лиц.
Читайте также:  У налоговой стало больше поводов не принять декларацию

Типовая конфигурация программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений и реализует стандартную методологию учета в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н (далее – Инструкция по бюджетному учету), а также другими нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности в Российской Федерации.

Согласно Бюджетному кодексу Российской Федерации бюджетное обязательство — это признанная органом, исполняющим бюджет, обязанность совершить расходование средств соответствующего бюджета в течение определенного срока, возникающая в соответствии с законом о бюджете и со сводной бюджетной росписью. Получатели бюджетных средств имеют право принятия денежных обязательств по осуществлению расходов и платежей путем составления платежных и иных документов, необходимых для совершения расходов и платежей, в пределах доведенных до них лимитов бюджетных обязательств и сметы доходов и расходов.

Орган, исполняющий бюджет, проверяет соответствие составленных платежных и иных документов, необходимых для совершения расходов, лимитам бюджетных обязательств, доведенным до бюджетополучателя, подтверждает денежное обязательство и совершает расходование бюджетных средств путем списания денежных средств с единого счета бюджета в размере подтвержденного бюджетного обязательства в пользу физических и юридических лиц.

Согласно п. 234 Инструкции по бюджетному учету для учета получателями средств бюджета принятых бюджетных обязательств предназначен счет 0.502.01.000 «Принятые бюджетные обязательства текущего года». Суммы принятых бюджетных обязательств отражаются по кредиту счета 0.502.01.

000 «Принятые бюджетные обязательства текущего года» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов аналитического учета счета 0.501.03.000 «Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств».

Основанием для осуществления записей в бюджетном учете по принятию бюджетных обязательств являются документы, подтверждающие их принятие: договор или заменяющие его иные документы (счета, кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, расчетно-платежные ведомости и др.).

Таким образом, в бюджетном учете бюджетополучателя принятие бюджетных обязательств означает акцепт – признание обязанности совершить расходование средств, т.е. согласие оплатить сумму, указанную в соответствующем договоре, счете и т.п.

В программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» для принятия на учет бюджетных обязательств предусмотрен документ «Бюджетное обязательство» (группа документов «Санкционирование расходов», журнал документов «Санкционирование расходов»).

В документе вводятся (строкой текста) данные документа — основания для принятия на учет бюджетного обязательства (договора или счета, товарной (транспортной) накладной, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу подотчетной суммы и т.п.), сумма бюджетного обязательства и коды бюджетной классификации.

При проведении документа формируются указанные выше бухгалтерские записи (проводки).

Принятие денежных обязательств – составление платежных поручений на списание средств оформляется с помощью документов вида «Платежное поручение».

Собственно исполнение бюджетных обязательств – проведение кассовых расходов регистрируется в программе по получении выписки из лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства (в банке), с применением документов вида «Списание с лицевого счета», в которых указывается соответствующее бюджетное обязательство, зарегистрированное с помощью документов вида «Бюджетное обязательство». При проведении документа «Списание с лицевого счета» формируются бухгалтерские записи по кредиту счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» в дебет счетов 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 020600000 «Расчеты по выданным авансам», 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты», 020700000 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам», 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам», 040101290 «Прочие расходы» и др.

В программе предусмотрен ввод платежных поручений на основании документов вида «Бюджетное обязательство».

При использовании механизма «Ввод на основании» большинство реквизитов нового документа заполняются значениями из документа-основания.

Предусмотрен также ввод документов вида «Списание с лицевого счета» на основании платежных поручений. Таким образом, исключен ввод ручных операций (рис. 1).

Рис. 1

Если бюджетное финансирование поступает на расчетный счет в банке и соответственно кассовые расходы по бюджетной деятельности отражаются на счете 020101000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах», то кассовый расход по поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения отражается с помощью документа «Приходный кассовый ордер», в котором для этого случая предусмотрен выбор соответствующего бюджетного обязательства.

Отследить исполнение принятых бюджетных обязательств можно в отчете «Журнал регистрации бюджетных обязательств (ф. 0504064)»: в графе «Примечание» отражается неисполненный остаток принятого бюджетного обязательства (меню «Отчеты – Регламентированные регистры бюджетного учета»).

Регистрация принятия бюджетных обязательств на основании документов, которыми зарегистрированы произведенные кассовые расходы, в программе не предусмотрена, так как это противоречит порядку санкционирования расходов бюджетов и бюджетному учету санкционирования расходов.

Отражение операций по исполнению принятых бюджетных обязательств (проведение кассового расхода, а также поставка товаров, выполнение работ, услуг) на счетах раздела 5 «Санкционирование расходов бюджетов» (0.502.01.

000 «Принятые бюджетные обязательства текущего года», 0.501.03.000 «Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств» и др.

) Инструкцией по бюджетному учету не предусмотрено, в связи с чем они не подлежат автоматизации в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений».

Каким образом можно оформить возврат бюджетных денежных средств на лицевой счет, открытый в казначействе, для восстановления кассовых расходов, не нарушая общей суммы бюджетных обязательств?

Согласно Инструкции по бюджетному учету поступление средств на восстановление расходов в отчетном году в погашение дебиторской задолженности, в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» и по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам», счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджет», счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

Данная операция оформляется в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» с помощью документа «Поступление на лицевой счет» (журнал «Операции по лицевым счетам»). В этом документе следует указать бюджетное обязательство, по которому производится восстановление расходов.

Инструкцией по бюджетному учету не предусмотрено отражение исполнения бюджетного обязательства на счетах бюджетного учета раздела 5 «Санкционирование расходов бюджетов».

Вместе с тем в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» предусмотрены отчеты, в которых отражается сумма исполнения бюджетного обязательства: «Журнал регистрации бюджетных обязательств» и «Лицевой счет получателя средств бюджета».

Рассмотрим на примере отражение в программе операций по восстановлению кассовых расходов и исполнению бюджетного обязательства.

В январе 2007 г. было зарегистрировано бюджетное обязательство (документ «Бюджетное обязательство») по оплате услуг связи, которые будут потреблены в 2007 г., на основании полученных ЛБО на сумму 60 000 руб. (рис. 2).

Рис. 2

7 мая с лицевого счета учреждения по данному бюджетному обязательству произведено списание средств в уплату услуг связи за апрель в сумме 5000 руб. Эта операция отражена в программе посредством документа «Списание с лицевого счета» (рис. 3).

Рис. 3

Исполнение бюджетного обязательства по оплате услуг связи, зарегистрированное в программе с применением документа «Списание с лицевого счета», отражено в отчете «Журнал регистрации бюджетных обязательств». В графе 8 «Примечание» отчета отражается текущий остаток принятого бюджетного обязательства (рис. 4).

Рис. 4

Исполнение бюджетного обязательства также отражается в отчете «Лицевой счет получателя средств бюджета» (рис. 5).

Рис. 5

14 мая 2007 г. на основании выписки из лицевого счета зарегистрировано поступление средств (124 руб.), внесенных в кассу работником на восстановление расходов за междугородние переговоры по телефону учреждения. В документе «Поступление на лицевой счет» указано бюджетное обязательство, по которому производится восстановление расходов (рис. 6).

Рис. 6

«Восстановление» исполнения бюджетного обязательства на сумму 124 руб. отражено в отчете «Журнал регистрации бюджетных обязательств» (рис. 7).

  1. Рис. 7
  2. В графе 8 «Примечание» отчета отражается неисполненный остаток бюджетного обязательства с учетом восстановления кассовых расходов.
  3. В графе 8 «Принятые бюджетные обязательства, исполнено» отчета «Лицевой счет получателя средств бюджета» отражается сумма, перечисленная в уплату поставщику услуг связи, за вычетом средств, внесенных работником на восстановление расходов.
  4. К. СЕРГЕЕВА
  5. Фирма «1С»
  6. Контактный телефон (495) 737-92-57

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *