Документальное подтверждение представительских расходов

Документальное подтверждение представительских расходов
Что такое представительские расходы?

Процесс извлечения прибыли современных компаний тесно взаимосвязан с вычетом определенных расходов, которые образуются в результате производственной деятельности. Помимо основных затрат, предприятиям приходится вычитывать определенную сумму из полученной прибыли на проведение официальных мероприятий с партнерами по бизнесу.

Законодатель учел данную необходимость и установил, что затраты, связанные с налаживанием деловых контактов, необходимо отнести в специальную категорию – «представительские расходы». Рассмотрим, как правильно оформить дополнительные траты, чтобы не испортить взаимоотношения с налоговиками.

Представительские расходы – что это такое

  • Упоминание о представительских расходах содержится в налоговом законодательстве
  • Кроме этого, расходы, связанные с привлечением переводчика, тоже относятся к представительским.
  • Документальное оформление и отражение представительских расходов в бухотчетности представлены в этом видео:

Состав представительских затрат

Исходя из сути статьи 264 НК РФ, состав представительских расходов можно описать в 4 группах:

  1. Буфетное обслуживание гостей.
  2. Расходы, связанные с обеспечением транспортных услуг и на доставку участников мероприятия в место проведение встреч.
  3. Затраты на привлечение переводчика. При этом налоговые службы отказываются принимать траты на переводчика от тех организаций, у которых в штате числится переводчик.
  4. Посещение культурно-зрелищных торжеств.

Какими документами оформить

Итак, в основной пакет требуемых документов входит:

  1. Детальный отчет о проведении конкретного мероприятия. В документе отображаются все значимые события из деловых встреч. Например, детали достигнутых соглашений, подписанных документов и т.д.
  2. Смета расходов. Напротив каждого раздела ставится соответствующая отметка о произведенных расходах.
  3. Платежная документация. Каждая покупка должна быть подтверждена квитанцией.
  4. Приказ о проведении представительского мероприятия. Документ издается от имени руководства и должен отражать цель проведения деловых переговоров, дату проведения, список лиц, которые будут в нем участвовать и место проведения мероприятий.
  5. Акт о списании определенных видов затрат из налогооблагаемой прибыли. Без этого документа налоговые службы не примут сведения о произведенных расходах. Именно в нем указывается итоговое значение произведенных трат на официальный прием иностранных гостей.

Стоит отметить, что данный перечень в некоторых случаях может быть дополнен еще одним документом. Если программа приема гостей включает сразу несколько этапов развлечения, юристы рекомендуют оформить программу проведения мероприятий, в котором будут поэтапно расписаны все действия.

Что не входит

В список представительских затрат запрещается вносить следующие направления обслуживания:

  1. Средства, потраченные на аренду имущества. Тут вы узнаете, как правильно составить акт приёма-передачи помещения в аренду.
  2. Покупка сувениров и прочих подарков. Однако есть небольшое исключение: если на предмете отображена символика организации, то ее включают в состав представительских расходов.
  3. Затраты, связанные с перелетом гостей. Как правило, сотрудники налоговых служб отказывают во включении таких расходов в группу представительских. Однако доставка на непосредственное место проведения мероприятия все же входит в состав представительских.
  4. Встречи с клиентами, проведенные в неформальной обстановке, тоже не включаются в список представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходовСмета по представительским расходам.

Инструкция по оформлению представительских расходов

Порядок действий для оформления представительских расходов:

  1. Составление сметы на проведение представительских мероприятий за отчетный год. На данном этапе руководство в составе совета директоров согласует сметную документацию, в котором указывается ориентировочная стоимость расходов на представительские мероприятия за отчетный год.
  2. После согласования сметы издаются организационно-распорядительные документы, содержащие список лиц, которые будут вести учет расходов, а также регламент выдачи подотчетных бумаг.
  3. Следующий этап связан с оформлением документов на проведение конкретных торжеств. Руководитель помимо приказа о проведении встреч и переговоров, должен издать приказ об отправлении приглашений на встречу.
  4. Передача в бухгалтерию приказа о выдаче необходимых средств на проведение мероприятий. В нем же указывается список сотрудников, которым дозволено тратить деньги.
  5. После проведения всех деловых мероприятий ответственное лицо готовит отдельный отчет о проведенных затратах, который передается в бухгалтерию.

Чтобы представительские расходы не включили в состав налоговой базы, рекомендуется подробно отчитываться о деловых мероприятиях.

Как определить норматив исчисления

Для того чтобы представители юридических лиц не злоупотребляли налоговыми льготами, законодатель установил правило нормирования представительских расходов. В качестве основы при определении нормы выступают затраты на оплату труда. Здесь вы узнаете, какие льготы по закону положены ИП и как их получить.

В п.2 ст. 264 НК говорится, что величина расхода не должна превысить 4% от размера оплаты труда на отчетный период. При этом данная позиция действует в отношении тех субъектов, которые исчисляют сбор по общей схеме налогообложения.

Если же организация осуществляет деятельность по схеме УСН, то представительские вычеты вообще не действуют. Какой установлен лимит доходов, выручки при УСН вы можете узнать в статье по ссылке.

Документальное подтверждение представительских расходовПриказ о проведении официальной встречи и расходах.

Пример расчетов

ООО «Спецстрой» провел официальную встречу с представителями ООО «Гарант-Сервис» о строительстве дополнительного офиса для продажи и обслуживания торгового оборудования.

В результате проведенной встречи, ООО «Спецстрой» потратил следующие средства:

  1. Организация обеда в ресторане – 8 000 рублей.
  2. Транспортное обслуживание – 2 000 рублей.

Чтобы вычислить норматив, необходимо сложит данные о расходах на оплату труда и 4% указанные в качестве предельной величины вычета.

Несмотря на то что объем фактических затрат составляет 10 000 рублей, налоговые преференции будут действовать только в размере 6 000 рублей.

Заключение

Таким образом, правильное оформление дополнительных затрат позволяет существенно снизить налогооблагаемую прибыль. Именно поэтому компаниям целесообразно зафиксировать каждый вид затрат, чтобы в последующем рассчитывать на налоговые преференции.

Как правильно учесть представительские расходы вы можете посмотреть тут:

Представительские расходы: как оформить, пример и требования :

Компании, корпорации и другие субъекты хозяйствования стремятся улучшить свою деятельность и увеличить показатели доходности. Прибыль — основная цель работы организации. Для того чтобы расти и развиваться, предприятия устанавливают тесные связи друг с другом. Совместные усилия помогают добиться больших высот и процветания.

Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий.

В налоговом учете их относят на «Представительские расходы». Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы.

Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

Представительские расходы содержание

Организационные траты распространяются на гостей и на представителей встречающего предприятия. Местом, где проводится встреча или прием деловых партнеров, может быть ресторан, кафе, встреча может состояться и в офисе компании.

Все зависит от предпочтений встречающей стороны и характере уже налаженных партнерских отношений. Деловой прием определяется НК РФ как мероприятия по обеспечению комфортной обстановки для проведения переговоров или заседаний.

Обслуживание подразумевает следующие затраты:

  • подача автомобиля;
  • сопровождение иностранных партнеров;
  • услуги переводчика;
  • ресторанный сервис;
  • оплата услуг наемного водителя.

Документальное подтверждение представительских расходов

Вне зависимости от чего формируются траты?

Существует целый ряд факторов, которые не играют роли в процессе образования затратной статьи в бухгалтерии, которая относится к налаживанию партнерских отношений при личных встречах.

К ним относятся:

  1. Время приема. Не важно в котором часу дня происходит встреча, рабочее это время или нет. Траты относятся к представительским и в случае проведения мероприятий или заседаний вне рабочей недели.
  2. Место организации встречи. В выборе предприятия ограничиваются офисом или рестораном. Если формат заведения не соответствует важности приема, то к затратам представительским подобные расходы относить нельзя.
  3. Участниками переговоров могут быть лица должностные и частные, а также клиенты компаний.
  4. В случае если размер трат не выходит за пределы нормы, количество участников не имеет значения.
  5. Результат встречи не может повлиять на величину трат. Будет ли налажено сотрудничество или нет, выплаты производились. А значит, признаются представительскими.

Соблюдение норм и правил ведения учета представительских расходов, как оформить, пример представлены в статье.

Документальное подтверждение представительских расходов

Место трат в налоговом учете

Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства.

Читайте также:  Ст. 213 ТК РФ: вопросы и ответы

Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций.

Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.

Представительские расходы документальное оформление 2019

Документальное подтверждение представительских расходов

  • В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.
  • Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль.
  • В соответствии с НК РФ, представительские расходы — расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания данных расходов (на практике осуществляемая в целях сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.

Данные принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.

ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.

Что собой представляют представительские расходы

К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ следует относить следующие типы расходов:

  • затраты на проведение официальных мероприятий с участием представителей компании;
  • расходы на транспортные, буфетные услуги, заказанные в целях проведения соответствующих мероприятий;
  • расходы на услуги переводчика, если его помощь необходима для проведения официального мероприятия.

Представительские расходы (далее — ПР) могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов по оплате труда (их перечень определен в ст. 255 НК РФ).

Для того чтобы использовать ПР в целях оптимизации налогов, необходимо их обосновать.

Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Расходы, которые относятся к представительским расходам Расходы, которые не относятся к представительским расходам
Затраты, которые связаны с проведением делового приема, например завтрак, обед и т.д Затраты на аренду помещения где проводится официальный прием представителей других учреждений
Затраты на транспорт, который осуществляет доставку представителей к месту проведения переговоров и обратно Расходы, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний
Буфетное обслуживание представителей во время проведения переговоров Расходы, связанные с оплатой проживания прибывших лиц на переговоры
Оплата услуг перевозчика, которые не находятся в штате предприятия, который перевозит представителей на протяжении всего времени проведения мероприятия Во время переговоров стороны обмениваются сувенирной продукцией с символикой предприятия, например ручки, блокноты, календари и т.д., так вот расходы на данный вид продукции не включаются в представительские расходы

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива — 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый периодп. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ.

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала годап. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ. И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

Документальное подтверждение представительских расходов

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим — входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС.

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затратПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расходп. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ.

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходовза 20 14  годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды — квартал, полугодие и 9 месяцев.Если же отчетные периоды — месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

Лицо, ответственное за составление регистра

Бухгалтер И.В. Разумная

Дата составления 30.09.2014

На суммы, отраженные по строке 9а вышеуказанного регистра-расчета, можно зарегистрировать счета-фактуры по представительским расходам в книге покупок последнего квартала.

Представительские расходы

Документальное подтверждение представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Представительские расходы — это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. (НК РФ статья 264, пункт 2). Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода в налоговом учете учитываются в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 процентов от расходов на оплату труда за этот же период. В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с п.5,7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу». В состав представительских расходов в бухгалтерском учете входит дополнительно посещение культурно-зрелищных мероприятий. Понятие представительских расходов (п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ) К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Что относится к представительским расходам по Налоговому кодексу

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
  • буфетное обслуживание во время переговоров,
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. 
Читайте также:  Должен ли ИП платить НДФЛ (случаи и нюансы)?

Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности. Представительские расходы можно принять, даже если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров. Официальный прием — это завтрак, обед и иное аналогичное мероприятие. Под таким иным мероприятием можно признавать и поздний прием, ужин. В письме Минфина России от 1 ноября 2010 года № 03-03-06/1/675 чиновники разрешили учитывать расходы на поздние приемы при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса. Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются: 1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера); 2) аналитические регистры налогового учета; 3) расчет налоговой базы. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности: — приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; — смета представительских расходов; — первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций; — отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: — цель представительских мероприятий, результаты их проведения; — иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера, либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по мнению чиновников, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.

Что НЕ относится к представительским расходам по Налоговому кодексу

  • расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Существует тонкая грань между отдыхом и деловым ужином в ресторане. Опять же встает вопрос грамотного оформления документов, целесообразности мероприятия. Все расходы нужно проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские. Согласно письму Минфина России от 12.03.2003 № 04-02-03/29

  • стоимость аренды помещения, в котором проводился банкет,
  • сувениры, розданные гостям,
  • гирлянды и цветы, как и оформление зала (письмо УМНС России по г. Москве от 22.01.2004 № 26-08/4777 НЕЛЬЗЯ включать в состав представительских расходов.

В письме Минфина от 12.05.10 № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что

  • продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов (им часто предлагают чай, кофе, печенье) не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.

Согласно письму Минфина России от 09.06.2004 г. № 03-02-05/1/49 расходы на алкоголь можно относить к нормируемым представительским расходам в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров. Поэтому организации целесообразно установить нормы потребления спиртных напитков при проведении переговоров в расчете на одного человека в сутки. Представительские расходы могут быть оплачены по расчетной корпоративной карте (Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 г. № 266-П). Ирина Аношина, руководитель второго отдела бухгалтерской практики Аутсорсинговое подразделение BDO Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте http://www.brainity.ru. оставить заявку

  1. Представительские расходы

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Представительские расходы: как избежать проблем с налоговой?

  • Представительские расходы: налоговый учет
  • Судебная практика, связанная с налогообложением представительских расходов
  • Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый учет

Документальное подтверждение представительских расходов

Компании нередко пытаются «закамуфлировать» траты, которые необходимо покрывать за счет прибыли, под представительские расходы. Чтобы минимизировать риски злоупотреблений со стороны налогоплательщика в подобных ситуациях, в Налоговом кодексе РФ (далее — НК РФ) установлены достаточно жесткие требования для того, чтобы такие расходы можно было учесть в затратах.

Для компаний на ОСНО представительские расходы нормируются. Предельный размер представительских расходов, признаваемых в целях налогообложения прибыли, составляет 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, в НК РФ дан ограниченный перечень расходов, которые могут быть квалифицированы как представительские:

  • расходы на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления, поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Расходы на организацию развлечений и отдыха прямо запрещено относить к представительским (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Рассмотрим пример из судебной практики, иллюстрирующий, что расходы, которые можно отнести к расходам на организацию отдыха и развлечений (например, расходы, понесенные организацией на банкет с контрагентами уже после проведения переговоров), учесть как представительские не получится — их придется покрывать за счет чистой прибыли.

Представительские расходы: оформляем документы

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты).

Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Читайте также:  Бланк доверенности от генерального директора на право подписи

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры.

На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы: налогообложение издержек на организацию деловых встреч, документальное оформление

  • Статьей 252 НК предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных затрат.
  • Расходы можно принять к учету в целях налогообложения прибыли, если они:
  • — обоснованны;
  • — экономически оправданны;
  • — подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • — произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованностью расходов суды рассматривают намерения налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, Постановление ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53).

Камнем преткновения при проверках налоговых органов с точки зрения обоснованности произведенных затрат почти всегда являются издержки, понесенные компанией для организации деловых встреч, или попросту «представительские».

Установленный Налоговым кодексом РФ перечень расходов, относимых к таковым, является закрытым (следует иметь в виду, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату труда).

  1. К этому виду затрат относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, в том числе лиц, прибывших на заседания совета директоров, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся:
  2. — расходы на проведение официального приема, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  3. — на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия;
  4. — на буфетное обслуживание во время переговоров;
  5. — на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. К этому виду расходов нельзя отнести оплату билетов на междугородный проезд официальных лиц приглашенной организации, если та находится в другом населенном пункте, а также плату за проживание в гостинице.

Установленный НК перечень расходов, относимых к представительским (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК), является закрытым. Вместе с тем не следует забывать, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4 процентов от суммы расходов организации на оплату труда.

Однако в НК РФ не детализировано, что можно учитывать, например, в качестве буфетного обслуживания или проведения официального приема, а что нельзя. Принимая во внимание достаточно широкую трактовку данных понятий, на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются ли те или иные затраты представительскими расходами.

На первый — второй рассчитайсь!

Как обосновать представительские расходы? Подтверждающие документы

Затраты на деловые приемы и встречи с деловыми партнерами неизбежны и необходимы для бизнеса. При выполнении определенных условий их можно учесть как представительские расходы. Главное, это правильное документальное оформление. Прокомментировать нюансы мы попросили аудитора Татьяну Новикову.

Рекомендуем онлайн-курс в Контур.Школе «Налог на прибыль для бухгалтеров». Курс учит без ошибок вести учет доходов, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст.

255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п.

 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).

Чем подтверждать представительские расходы?

Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано. 

Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Документы, подтверждающие представительские расходы. Новая позиция

С недавних пор Минфин и ФНС России смягчили свои требования к подтверждающим документам. 

Свой взгляд на требования к подтверждающим документам высказала ФНС России в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. Теперь вы можете учесть представительские расходы в большем объеме, при меньшем количестве подвтерждающих документов. Что для этого надо выполнить?

Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены надлежащим образом, то инспекторы наверняка расценят их как личные встречи. Конечно, такие затраты нельзя учесть как представительские расходы (письма Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.

2010 № 03-03-06/1/675). Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохода (ст. 209 НК РФ).

А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

Усн и представительские расходы

Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?

Увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя  (Письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Курс повышения квалификации для бухгалтеров на УСН «Бухгалтерский учёт при УСН. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)» — учебная программа соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер». Лекции по зарплате, среднему заработку, первичке, основным средствам и другим не менее важным темам. 

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *