Компенсация за имущество работника: платим без налоговых рисков

Налоговое законодательство высвобождает от обложения НДФЛ суммы компенсаций. Тем не менее в ряде случаев с подобных выплат все-таки нужно удержать «подоходный» налог.

О том, в каких случаях доход нужно удерживать, а когда такой необходимости не возникает, нашему журналу рассказали в Минфине России.

Организация оплачивает своим сотрудникам стоимость проезда на общественном транспорте к месту работы. Подлежат ли обложению НДФЛ суммы такой оплаты?

Полная или частичная оплата товаров, работ или услуг в интересах работников признается их доходом, полученным в натуральной форме. Оплата организацией проезда своих работников подходит под данное определение и также квалифицируется их «натуральным» доходом. Соответственно стоимость указанной оплаты подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

В данном случае нужно сделать оговорку: это правило соблюдается в случае, когда работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно.

Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, за что организация выплачивает ему компенсацию. В каких размерах освобождаются от обложения НДФЛ указанные суммы возмещения? Имеет ли значение, что работник управляет автомобилем по доверенности?

Компенсация за имущество работника: платим без налоговых рисков

Предусмотренные законодательством компенсационные выплаты, в том числе связанные с исполнением работником его трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ. Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. В данной норме есть существенная оговорка о том, что освобождение от налогообложения производится в отношении сумм «в пределах норм».

Налоговым законодательством каких-либо норм в отношении компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях не определено. Не указан также и порядок их установления работодателем. Зато подобная информация есть в трудовом законодательстве.

Так, согласно статье 188 Трудового кодекса, при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Однако возмещению подлежат расходы работников, связанные с использованием в интересах компании исключительно личного имущества. Возмещение затрат, связанных с использованием не принадлежащего сотруднику имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются. Суммы возмещенных организацией расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ.

Сотрудник, находясь в командировке, использовал такси для проезда от аэропорта до гостиницы и обратно. Данные суммы были возмещены организацией. Подлежат ли суммы возмещения стоимости проезда обложению НДФЛ?

В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Обложению НДФЛ не подлежит в том числе и возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Ни Трудовой кодекс, ни статья 217 Налогового кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Таким образом, возмещение расходов сотрудника на такси в командировке относится к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. На этом основании эти суммы освобождаются от обложения НДФЛ.

Фирма возмещает своим сотрудникам стоимость санаторно-курортных путевок для их детей. Освобождаются ли от обложения полученные доходы, учитывая, что в ряде случаев дети являются приемными?

К доходам, освобождаемым от обложения НДФЛ, среди прочего относятся суммы полной или частичной компенсации (оплаты) работодателями своим работникам стоимости путевок для не достигших возраста 16 лет детей. Речь идет о путевках, на основании которых оказываются услуги санаторно-курортными и оздоровительными организациями, находящимися на территории России.

Указанная норма содержит закрытый перечень лиц, компенсация или оплата стоимости путевок которым не облагается НДФЛ. В данный перечень среди прочего включены члены семьи работников организации независимо от их возраста (в том числе и дети), а также дети, не достигшие возраста 16 лет, независимо от их родства с работниками организации.

Таким образом, суммы компенсации и оплаты стоимости путевок для приемных детей сотрудников освобождаются от обложения НДФЛ.

Организация арендует транспортные средства – автомобили и автобусы с водителями. В договоре аренды указано, что обеспечение питанием сотрудников организации-арендодателя является обязанностью арендатора.

Таким образом, компания обеспечивает экипаж автомобилей питанием, стоимость которого затем возмещается ей организацией-арендодателем.

Какая из организаций является налоговым агентом в отношении указанных доходов?

Оплата работодателем питания (как полная, так и частичная) признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме. Налоговая база в таком случае определяется как стоимость обедов.

Налоговыми агентами (именно они удерживают и перечисляют НДФЛ) признаются те организации, от которых или в результате отношений с которыми физлицо получило доходы. При возникновении у сотрудников организации-арендодателя дохода в натуральной форме в виде оплаты за них питания организацией-арендатором налоговым агентом признается именно последняя фирма, то есть арендатор.

В силу судебного решения фирма возмещает физлицу судебные расходы. Нужно ли удерживать с указанного возмещения НДФЛ?

Пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению НДФЛ. Выплаты, производимые организацией в качестве возмещения понесенных физическим лицом судебных расходов, в вышеуказанный перечень не включены.

Следовательно, такие выплаты подлежат обложению налогом на доходы физлиц в общеустановленном порядке.

Редакция журнала «Практическая бухгалтерия»

Как сэкономить на налогах при компенсациях работникам

С 6 октября 2006 года в Трудовом кодексе появился новый вид компенсаций, которые положены работникам в связи с различными условиями труда. Изменения затронули и некоторые давно существующие компенсации. Знать об этом не только важно с точки зрения трудового законодательства, но и полезно с точки зрения налогообложения.

Ведь замена части зарплаты различными компенсациями, установленными Трудовым кодексом, — обычная практика российских компаний, желающих сэкономить на «зарплатных» налогах.

А при грамотном оформлении эти выплаты можно учесть и в расходах для налога на прибыль.

Но если злоупотребить своим правом на установление такого рода выплат работникам, можно вместо налоговой экономии получить доначисление недоимки, пени и штрафы.

Как не допустить такую ситуацию и что надо знать при установлении новых и изменившихся компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом? Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать компенсации за отпуск, возмещение расходов по командировкам, на подготовку и переподготовку кадров (ст. 126, 168, 196 ТК РФ). А также некоторые иные выплаты, которые не получили распространение на практике, например компенсации за невыдачу зарплаты в срок (ст. 236 ТК РФ), за участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ).

КАК ПРАВИЛЬНО УСТАНОВИТЬ КОМПЕНСАЦИИ

Чтобы компенсации не облагались «зарплатными» налогами и одновременно учитывались в расходах для налога на прибыль, они должны быть установлены законодательством (ст. 217, 238, 254, 255, 264 НК РФ). В ряде случаев это могут быть и локальные нормативные акты, издаваемые компанией.

ОФИЦИАЛЬНАЯ ПОЗИЦИЯ Сергей РАЗГУЛИН, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ, государственный советник налоговой службы РФ I ранга: — Не облагаются НДФЛ и ЕСН все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ или решениями местных представительных органов (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Под законодательством следует понимать только законы (федеральные, региональные) и акты местной представительной власти. Указанные налоги не взимаются с выплат в пределах, предусмотренных этими актами.

Но если законодательство разрешает, работодатель может в своих локальных актах предусмотреть размеры компенсаций. Тогда в этих пределах компенсации будут освобождаться от налогообложения.

При этом важно, чтобы упомянутые компенсации возмещали работнику реальные затраты, вытекающие из непосредственного исполнения работником своих трудовых обязанностей (определение КС РФ от 05.03.04 № 76-О).

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

С 6 октября 2006 года в ТК РФ появился новый вид компенсации работникам — за разъездной характер работы (ст. 168.1).

Компенсация работнику аренды жилья. Налогообложение и учет

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника?

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

  • Переезд работника вместе с членами его семьи.
  • Перевозка личного имущества.
  • Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты.

Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение.

Рассмотрим варианты оплаты:

  • Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
  • Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.
Читайте также:  Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен?

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

  • Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
  • Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Как оплатить и учесть проживание в командировке?

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением.

В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах.

И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
  • ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
  • ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
  • ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
  • ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами.

Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными.

Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ.

Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут.

Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре.

В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными.

Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов.

Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

ВС: компании могут выплачивать компенсации уволенным сотрудникам без налоговых рисков

При увольнении сотрудников компании смогут выплачивать компенсации, не опасаясь налоговых доначислений, решил Верховный суд. До сих пор налоговики и судьи отказывались учитывать такие расходы или признавали их только частично, пишут «Ведомости».

Согласно определению Судебной коллегии Верховного суда (опубликовано во вторник) уменьшить прибыль можно будет сразу на несколько среднемесячных зарплат, выплаченных при увольнении сотрудника по соглашению сторон.

Сокращение по соглашению сторон — самый распространенный способ уволить сотрудника, отмечают юристы.

Компаниям удобно выплатить компенсацию, близкую к той, которую работник получил бы при увольнении, чтобы не сокращать должность, говорит директор Центра социально-трудовых прав Елена Герасимова.

По ее словам, такое увольнение проще оформить и у компании меньше рисков, что оно будет признано незаконным. В среднем работники получают от трех до шести зарплат, у топ-менеджеров такие выплаты могут достигать и десяти окладов, рассказывает Герасимова.

Налоговики долго такие выплаты не оспаривали, но затем практика поменялась, вспоминает директор группы налоговых споров KPMG Антон Зыков. Компенсация не связана с работой сотрудников, а сами компании не получают от нее никакого дополнительного дохода, указывали они.

В споре налоговиков с «Еврохимом» суды также ссылались на экономическую необоснованность таких выплат. В 2014 году налоговики доначислили «Еврохиму» больше 200 тыс. рублей налога на прибыль.

Они предлагали заменить такую компенсацию выходным пособием (одна зарплата), а если работник не смог найти работу — две зарплаты, следует из материалов дела.

Дважды дело прошло через все три судебные инстанции, которые поддержали налоговиков.

Налоговики решили, что суммы выходных пособий экономически не обоснованны, так как не стимулируют работника на продолжение трудовых отношений, говорит директор департамента внешних связей «Еврохима» Владимир Торин.

Теперь практика должна поменяться в пользу компаний, надеется Зыков. Налоговики не должны оценивать экономические цели при учете расходов, если они нужны для работы компании, говорится в определении суда.

А компенсации при увольнении могут считаться выходным пособием (средняя зарплата за месяц) или платой за согласие сотрудника отказаться от трудового договора. Если работник действительно уволен, а интересы компании и сотрудника соблюдены, учесть такие расходы можно, решила коллегия.

Размер выплат можно установить в соглашении сторон, говорится в определении суда.

Налоговые последствия использования личного имущества работника в производственных целях

Работодатель может оплачивать использование личного имущества работника для выполнения предусмотренных трудовым договором обязанностей тремя способами: взять в аренду, приобрести его или компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием его личного имущества. В статье рассмотрены все варианты, а также описан порядок документального оформления, налогообложения и бухгалтерский учет во всех трех случаях.

На практике работники часто используют личное имущество (мобильный телефон, транспорт, персональный компьютер и т.д.) для выполнения предусмотренных трудовым договором обязанностей.

Если он не требует оплаты использования указанного имущества, то у организации не возникает дополнительных расходов.

В противном случае организации-работодателю целесообразно включить их в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ситуации, когда работник использует личное имущество в производственных целях, встречаются сплошь и рядом.

Причем некоторые расходы, связанные с используемым имуществом, например, на услуги связи (для мобильного телефона), обслуживание автомобиля, ГСМ и парковку (для транспортного средства), установку справочно-правовых систем, бухгалтерских программ (для компьютера) и т.д., могут быть весьма значительными.

Очевидно, что надлежащим образом должны быть оформлены не только приведенные выше и аналогичные им расходы, но и отношения работника и организации, в рамках которых первый предоставляет последней в пользование свое имущество.

Тем более, что ненадлежащее документальное оформление произведенных организацией расходов – весомый повод для налоговых инспекторов исключить их из налоговой базы.

Проверяющие обычно придерживаются мнения, что поскольку имущество не находится ни в собственности, ни в пользовании организации, затраты на поддержание его рабочего состояния необоснованны.

Безусловно, с этим можно спорить, так как НК РФ не ставит учет расходов в зависимость от оформления прав организации на мобильные телефоны, транспорт, технику. Вне зависимости от применяемого режима налогообложения для организации определяющими являются принципы, закрепленные в ст. 252 НК РФ, а именно:

  • расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком;
  • под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
  • под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подкрепленные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы;
  • расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Но можно обойтись и без споров с налоговиками и заранее наладить учет и документооборот так, чтобы инспекторы не придирались. Ниже приведены безопасные, по нашему мнению, способы учета расходов, связанных с использованием личного имущества работника, и порядок их документального оформления.

Читайте также:  Отмена СНИЛС в России: как действовать работодателю

Способ 1. Организация берет имущество работника в аренду

Документальное оформление. На основании ст. 606 ГК РФ организация вправе заключить с работником договор аренды его личного имущества. Договор заключается в простой письменной форме, на передачу имущества от арендодателя арендатору составляется акт. Возврат имущества по окончании договора аренды также оформляется актом его приема-передачи.

Величина арендной платы согласно ст. 614 ГК РФ определяется договором. Сторонам целесообразно ежемесячно подписывать акт оказания услуг.

Мнение эксперта

Акт оказания услуг выполняет сразу две функции. Во-первых, он подтверждает факт и сроки оказания услуг, их размер, качество, а также содержит другую информацию, касающуюся исполнения договора. В этом заключается юридическая (гражданско-правовая) суть акта.

Во-вторых, акт имеет важное значение в учете (как в налоговом, так и в бухгалтерском). Он относится к первичным документам, на основании которых ведется учет, и должен соответствовать требованиям, перечисленным в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Именно этим обстоятельством обусловлена целесообразность ежемесячного составления актов. Дело в том, что арендная плата перечисляется, как правило, ежемесячно. Для организации она является расходом, который, как известно, должен подтверждаться документально.

Одним из таких документов и является акт оказания услуг.

Поскольку в соответствии со ст. 143 НК РФ работник не является плательщиком НДС, он не выписывает счет-фактуру.

Обоснованность расходов и их предназначенность для деятельности, направленной на получение дохода, могут быть подтверждены соответствующим приказом руководителя организации.

В целях бухгалтерского учета произведенные расходы ежемесячно на протяжении всего срока действия договора аренды учитываются в себестоимости либо накладных расходах следующей записью:

    Дебет20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В целях налогообложения прибыли арендная плата согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

НДС к вычету в части арендной платы у организации не возникает, ведь, как сказано выше, работник не является плательщиком НДС, следовательно, не исчисляет налог и не выписывает счет-фактуру.

Что касается дополнительных расходов, связанных с эксплуатацией арендованного имущества, то в бухгалтерском учете они также относятся на себестоимость (накладные расходы).

При соответствии требованиям ст. 252 НК РФ данные расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, а НДС от них – в целях уменьшения базы по НДС. При этом имеет смысл оговорить в договоре аренды, какие расходы не включаются в арендную плату.

Поскольку арендуемое у работника имущество не подлежит учету на балансе организации в качестве объектов основных средств, оно не облагается налогом на имущество организаций.

Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, то на основании ст. 346.16 НК РФ она может учесть арендную плату и поименованные в данной статье дополнительные расходы, связанные с эксплуатацией имущества, в целях налогообложения. Конечно, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ.

При аренде транспортных средств для организации актуален вопрос исчисления транспортного налога. Обращаем внимание на то, что плательщиком транспортного налога согласно ст. 357 НК РФ признается работник, на которого зарегистрировано транспортное средство. Соответственно, организация данный налог не исчисляет и не уплачивает.

Налогообложение выплат работнику. Арендная плата, выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.

2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФССРФ, ФФОМС и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ с выплаты работнику организации следует исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

И, конечно, отчитаться перед налоговым органом по произведенным удержаниям и выплатам.

Способ 2. Организация приобретает имущество

Также возможен вариант приобретения имущества у работника, который, безусловно, применим лишь в случае, когда работник готов расстаться с ним формально (на бумаге). Так, приобретенное имущество будет в собственности организации, что даст ей законные основания для учета в составе расходов не только стоимости имущества, но и дополнительно понесенных затрат.

Документальное оформление. В соответствии со ст. 454 ГК РФ организация заключает с работником договор купли-продажи имущества последнего. Договор заключается в простой письменной форме; на передачу имущества покупателю составляется акт.

Стоимость продаваемого имущества согласно ст. 454, 485 ГК РФ также определяется договором и переносится в указанный выше акт. Поскольку в соответствии со ст. 143 НК РФ работник не является плательщиком НДС, он не выписывает счет-фактуру.

Обоснованность расходов и их предназначенность для деятельности, направленной на получение дохода, в данном случае не вызывают сомнений. Но организация может составить приказ о необходимости приобретения имущества с указанием целей его использования.

В бухгалтерском учете произведенные расходы учитываются следующим образом:

  1. Если стоимость имущества не превышает 40 000 руб.:
    • при принятии имущества к учету: Дебет 10 «Материалы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
    • при использовании имущества: Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 10 «Материалы».
  2. Если стоимость имущества превышает 40 000 руб.:
    • при принятии имущества к учету: Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Внеоборотные активы»
    • ежемесячно в течение срока полезного использования имущества: Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 02 «Амортизация основных средств».

Очевидно, что если имущество принимается организацией к учету в качестве материалов, то необходимо при его поступлении оформить приходный ордер по форме № М-4, а при списании на расходы – требование-накладную по форме № М-11 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а).

Оплата жилья работнику: налогообложение, НДФЛ, страховые взносы

Некоторые работодатели принимают к себе на работу сотрудника из другого города и арендуют в своем городе для него квартиру. Но как в этом случае быть с НДФЛ? Включается ли стоимость арендованного жилья в налогооблагаемую базу и нужно ли на эту сумму начислять страховые взносы? В статье рассмотрим как должна оформляться оплата жилья работнику.

Оплата жилья работнику

Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи.

Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде.

Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.

Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.

Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@).

НДЛФ

Для того, чтобы определить нужно ли удерживать НДФЛ со стоимость аренды квартиры, необходимо изучить условия трудового договора с работником. Если в договоре предусматривается оплата жилья, то НДФЛ удерживать не нужно ( статью ⇒ НДФЛ с суммы подаренных работнику денежных средств в 2021).

Если оплата жилья предусмотрена трудовым договором, значит такие выплаты напрямую связаны с трудовыми обязанностями работника и представляют собой компенсацию. Соответственно, в доход, подлежащий обложению НДФЛ включаться оплата не должна.

Страховые взносы

Страховые взносы на эту сумму также не нужно будет начислять. Однако по поводу страховых взносов ситуации могут быть разными.

С одной стороны оплата работнику жилья не входит в перечень сумм, на которые не начисляют страховые взносы (№212-ФЗ и №125-ФЗ).

Такие выплаты работодатель производит в рамках трудового договора с работником, а значит на них должны начисляться страховые взносы ( статью⇒ Задолженность по страховым взносам).

Однако с другой стороны, компенсация расходов по оплате жилья не должна рассматриваться как выплата, облагаемая страховыми взносами. Начисляются взносы на вознаграждение, выплачиваемое в рамках трудового договора с работником, либо гражданско-правового договора.

Рассматривать расходы по оплате жилья в качестве оплаты труда неправильно, так как размер такой оплаты не будет зависеть от квалификации работника, либо от сложности работ, выполняемых им.

Соответственно, такая компенсация не признается как вознаграждение за труд и страховые взносы на нее начислять не надо.

Порядок отражения в налоговом учете

В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены.

Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы.

Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей.

Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.

Оплата жилья как часть зарплаты

Все расходы компании можно подразделить на две основные группы: на связанные с производством или реализацией, а также внереализационные расходы. Такого рода платежи, как аренда имущества для целей налогообложения относят к первой группе расходов. Вместе с тем возникает вопрос, можно ли отнести аренду жилого имущества к расходам, связанным с производством и реализацией.

Если привлечение высокоэффективного специалиста производят для интересов компании, то признать их входящими в такую группу можно. Специалист, проживающий в другом городе самостоятельно бы не стал изменять свое место жительство.

Прописывается порядок, по которому происходит возмещение расходов по оплате жилья, а также размер компенсации в коллективном, трудовом договоре, либо в ином нормативном акте компании.

Таким образом, если в одном из перечисленных документов компания предусмотрит порядок возмещения расходов по найму жилья, то они могут признаваться как расходы, связанные с оплатой труда.

Обосновать это можно так: под расходами по оплате труда признают любые начисления как в денежной, так и в натуральной форме, производимые в пользу работников, если они предусмотрены в трудовом договоре или ином контракте. Затраты по оплате труда признают расходом, связанным с производством и квалификацией.

Читайте также:  Справка для больничного с предыдущего места работы

Учесть такие расходы можно в том случае, если они признаются оплатой труда, а также прописаны в условиях трудового договора. Иначе такие затраты носят лишь социальный характер и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.

Ограничение при оплате за жилье сотруднику

При оплате жилья также следует учитывать условия двадцатипроцентного ограничения для зарплаты в натуральной форме. К учету расходов по оплате труда, произведены которые не в денежной форме принять можно только не более 20% от месячной заработной платы.

Важно! Если работник арендует себе жилье сам, а работодатель только компенсирует оплату жилья и самостоятельно ничего за аренду не перечисляет, то получается, что работник получает эту выплату деньгами. И доля зарплаты в натуральной форме в этом случае отсутствует.

Однако превышать это ограничение в 20% также рискованно, иначе это может привести к спорам с проверяющими налоговыми органами.

Иные способы отражения затрат по оплате жилья

К затратам по оплате труда в целях налогообложения можно также отнести стоимость коммунальных услуг, а также бесплатно предоставляемого жилья. Но такие затраты по мнению налоговых органов к иногородним работникам относить не нужно.

Важно! На основании трудового кодекса (168 ТК РФ), компании должны нести расходы, связанные с наймом жилья только если работник направлен в командировку, либо его работа представляет собой разъездной характер.

Исходя из этого, оплата жилья для иногороднего сотрудника по месту нахождения компании работодателя не должна относиться к выплатам, предусмотренным ТК РФ.

письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@ «О порядке учета в целях налогообложения расходов организации, связанных с предоставлением иногородним работникам жилого помещения»
Закон №212-ФЗ от 24.07.2009 «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС и ФОМС»

Налоговые риски работы с физическими лицами

В статье рассмотрим налоговые риски, которые возникают при работе с физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и лицами, которые платят налог на профессиональный доход. Умение оценить эти риски поможет избежать их или хотя бы минимизировать.

ВАРИАНТ 1: ВАШ КОНТРАГЕНТ — ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Возможные доначисления

С обычным физическим лицом может быть заключен как трудовой договор, так и договор гражданско-правового характера (договор подряда, поручения, оказания услуг, аренды, агентский и т. д.).

В некоторых случаях гражданско-правовой договор можно переквалифицировать в трудовой. Тогда налоговому агенту придется заплатить дополнительные страховые взносы. Размер доплаты зависит от того, какой вид гражданско-правового договора переквалифицируется в трудовой.

  • Если взять для примера договор подряда, то страхователю доначислят страховые взносы на травматизм и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
  • Если речь пойдет о переквалификации договора аренды (с экипажем/без экипажа), а с выплат по такому договору удерживается только НДФЛ, то страховые взносы нужно будет заплатить полностью.
  • Чтобы была произведена переквалификация, гражданско-правовой договор должен обладать рядом специфичных черт, характерных для трудового договора.

Отличия трудовых отношений от гражданско-правовых

Признаки, по которым трудовые отношения отличаются от гражданско-правовых, сформулированы в различных источниках:

  • учебниках по трудовому праву;
  • судебной практике, касающейся споров между:

– работником и работодателем;

– страхователем (налогоплательщиком) и фискальными органами;

По трудовому договору работодатель оплачивает работнику как процесс труда, так и его результат. Работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, соблюдает трудовую дисциплину, работает под контролем работодателя и обязан выполнять его распоряжения.

Верховный Суд РФ в своем определении от 25.09.2017 № 66-КГ17-10 называет и другие отличия трудового договора от гражданско-правового. В частности, по трудовому договору работник:

  • обязуется выполнять определенную трудовую функцию;
  • включается в состав персонала;
  • не несет риска, связанного с трудом.

Если лицу, с которым заключен договор, ежемесячно выплачивается одинаковая сумма, а вы его единственный заказчик, фискальные органы могут заподозрить, что речь идет о завуалированных трудовых отношениях. Приведем примеры из судебной практики.

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.06.2019 № Ф08-4718/19 по делу № А53-27069/2018

Отделение ФСС РФ провело выездную проверку ООО «Югспецинжстрой», по результатам которой принято решение о доначислении страхователю страховых взносов, пени, наложении штрафа. Основанием для доначисления послужило то, что ФСС счел договоры подряда между страхователем и физическим лицом Каприз О. В. трудовыми, а не гражданско-правовыми.

Пытаясь оспорить решение, ООО «Югспецинжстрой» прошло несколько инстанций, но суды поддержали ФСС РФ, указав, что де-факто был заключен трудовой договор, а не договор гражданско-правового характера. Сделать подобный вывод суду позволил сравнительный анализ норм Гражданского кодекса РФ и Трудового кодекса РФ.

Из норм ГК РФ следует, что целью договора подряда является не выполнение работы как таковой (в отличие от трудового договора), а получение результата, который может быть передан заказчику. Именно получение подрядчиком определенного передаваемого (то есть материализованного, отделяемого от самой работы) результата позволяет отличить договор подряда от других договоров.

Договору между страхователем и Каприз О. В. не были свойственны перечисленные черты договора гражданско-правового характера. Ведь предметом периодически заключаемых между страхователем и Каприз О. В.

договоров подряда было взаимодействие с подрядными организациями-поставщиками, приобретение и доставка ТМЦ, оформление договоров, проведение анализа цен закупаемых ТМЦ, организация и контроль своевременной оплаты счетов на покупку ТМЦ, расценка поступающих заявок и уточнение параметров ТМЦ, то есть выполнение определенной трудовой функции.

В договорах установлена фиксированная стоимость выполняемых работ, которая не ставилась в зависимость от конкретного объема (результата) выполненных работ или оказанных услуг, а производится за их выполнение в течение срока действия договора.

Суды установили, что отношения сторон носили систематический характер. Оценив доказательства в целом, они сделали вывод, что фактически Каприз О. В. состояла в трудовых отношениях с обществом.

Не помог доказать свою правоту страхователю и тот факт, что в период действия договоров подряда с обществом Каприз О. В. состояла в трудовых отношениях с ООО «Ростовэнергоспецремонт».

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 25.12.2015 № Ф01-5326/15 по делу № А79-9190/2014

ФСС РФ провел выездную проверку страхователя, в результате которой установил занижение базы по страховым взносам на сумму выплат, произведенных физическим лицам на основании гражданско-правовых договоров, которые, по мнению Фонда, фактически являются трудовыми договорами.

В решении, вынесенном по результатам проверки, на страхователя наложен штраф в сумме 102 626 руб. 29 коп. В этом же решении страхователю предложено уплатить 513 134 руб. 27 коп. страховых взносов и соответствующие пени.

Страхователь обратился в суд, пытаясь обжаловать решение, однако суды трех инстанций не поддержали его. Суды установили, что страхователь заключал с физическими лицами договоры на:

  • выполнение организационно-методических работ по охране труда в течение года;
  • оказание услуг по обеспечению пропускного режима;
  • выполнение исследовательских и опытно-конструкторских работ, консультирование;
  • оказание услуг и выполнение работ по обеспечению ежемесячной сверки расчетов, по оценке состояния деятельности, связанной с учетом затрат на качество, аудит сервисных центров;
  • выполнение организационно-методических работ по направлению роботизации, консультационно-справочное обслуживание;
  • оказание консультационных услуг;
  • выполнение организационно-методических работ по вопросам внутреннего ценообразования.
  1. Данными договорами предусмотрена ежемесячная и твердо установленная оплата, размер которой не зависел от объема и качества выполненных работ, оказанных услуг, так как договоры и акты не содержат количественных и качественных характеристик выполняемых работ и оказанных услуг.
  2. Договорами предусмотрена обязанность заявителя создать исполнителям необходимые условия для оказания услуг и выполнения работ.
  3. Акты, составляемые ежемесячно, содержат одинаковый перечень работ и услуг.
  4. Для расчетов с лицами, с которыми заключены договоры, использовался счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
  5. Договорами на выполнение исследовательских и опытно-конструкторских работ предусмотрена компенсация транспортных расходов при выезде в другие организации, расходов по проживанию, что свидетельствует о компенсации работникам расходов при командировании их за пределы места нахождения организации.
  6. Предметом заключенных договоров является определенная трудовая функция, связанная с деятельностью страхователя, а не результат определенной работы.
  7. Исследовав и оценив имеющиеся в деле доказательства, суды пришли к выводам о том, что заключенные страхователем с физическими лицами договоры по своей правовой природе являются трудовыми договорами; выплаты по указанным договорам являлись скрытой формой оплаты труда.

Абсолютно четкого критерия, по которому можно разграничить трудовые отношения от гражданско-правовых, нет. Поэтому иногда встречаются ситуации, когда сложно определить, трудовой или гражданско-правовой договор нужно заключать с физическим лицом.

ПРИМЕР 1

Предполагается, что в фитнес-центре будет работать несколько тренеров. Каждый из них будет приходить на работу два раза в неделю на полтора часа по графику тренировок. Какой договор правильнее заключить в данном случае: трудовой или договор об оказании услуг? Этот вопрос наверняка вызовет дискуссии.

Немаловажное значение при определении того, идет речь о трудовом или гражданско-правовом договоре, может иметь основной вид деятельности организации.

ПРИМЕР 2

Организация — генеральный подрядчик нанимает по трудовым договорам только офисных сотрудников (бухгалтеров, юристов, менеджеров и т. д.), а все строители трудятся по договору подряда. Лиц, работающих по договору подряда, в компании намного больше, чем тех, кто трудится по трудовому договору.

Другой вариант: тот же самый договор подряда, по которому строители должны провести капитальный ремонт здания. Заказчик — образовательная организация, максимальный срок для проведения работ — 4 месяца.

Ситуации вроде бы похожи, но в первом случае все же усматривается маскировка трудовых договоров под видом договора подряда.

Некоторые страхователи во избежание споров с фискальными органами предпочитают добровольно платить страховые взносы в полном объеме (включая взносы на травматизм, на страхование на случай временной нетрудоспособности) и при заключении гражданско-правового договора.

Ю. А. Хачатурян, генеральный директор компании Nika, risk plan

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *