Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Счет 71 в бухгалтерии предназначен для отражения расчетов компании с подотчетниками, т. е. с лицами, которые получили деньги под отчет от компании для оплаты каких-либо ее нужд.

К таким расходам можно отнести:

  • закупки ТМЦ;
  • оплата работ или услуг;
  • расходы, связанные с командировками.

Подотчетниками могут быть только лица, работающие в компании по трудовому договору или в рамках ГПД. Выдача денег под отчет может осуществляться на постоянной основе или в разовом порядке.

Список сотрудников, получающих деньги регулярно, утверждается в приказе руководителя. В нем также указывается срок, на который работнику выдаются деньги фирмы. Для разового получения денег работнику необходимо написать заявление с указанием суммы и срока, на который она требуется.

Получивший деньги сотрудник, в соответствии с п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У, должен отчитаться по расходам не позднее 3 дней:

  • после окончания срока, на который выдавались деньги;
  • завершения командировки;
  • окончания периода нетрудоспособности;
  • выхода из отпуска.

Отчитываются подотчетные лица путем заполнения авансового отчета. А как отразить в бухгалтерском учете расходы подотчетного лица и курсовые разницы по авансовому отчету в иностранной валюте? Ответ на данный вопрос можно найти в готовом решении от экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведутся согласно требованиям Плана счетов бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.10.2000 № 94н.

Счет 71 активный или пассивный

Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.

Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.

При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.

Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Малые предприятия, имеющие право вести учет в упрощенном порядке согласно п. 4 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, отражают кредитовые остатки в строке 1230 «Финансовые и другие активы», а кредитовые сальдо — в строке 1520 «Кредиторская задолженность».

Что показывает дебет счета 71

Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:

  • Дт 71 Кт 50 — работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
  • Дт 71 Кт 51 (52) — сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы,

где:

счета 50, 51, 52 — счета, на которых ведется учет денежных средств.Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)Операция показывает авансирование расходов, совершаемых работником в интересах компании. Такие операции отражаются в левой таблице лицевой стороны авансового отчета. Дебетовое сальдо по 71 счету складывается из денежных средств, оставшихся на руках у подотчетников.Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Что показывает кредит счета 71

Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

  • Дт 10, 11, 41 Кт 71 — оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
  • Дт 19 Кт 71 — принят к учету выставленный поставщиками НДС;
  • Дт 76 Кт 71 — оплачены услуги сторонней организации;
  • Дт 20, 26, 44 Кт 71 — отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
  • Дт 50 (51) Кт 71 — подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании,

где:

  • счета 10, 11, 41 — счета учета материальных ценностей;
  • счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;
  • счета 20, 26, 44 — счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров;
  • счет 76 — «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.

Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Проводки и учет невозвращенных подотчетных сумм

Не возращенные вовремя подотчетным лицом суммы показываются по кредиту 71 счета в корреспонденции с 94 счетом «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Дт 94 Кт 71 — списание невозвращенных подотчетником сумм на недостачи.

После чего, в зависимости от обстоятельств, такие суммы могут отражаться в составе:

  • удержаний из заработной платы работника — Дт 70 Дт 94;
  • прочих расчетов с сотрудниками — Дт 73 Дт 94.

Удержать из заработной платы сотрудника неизрасходованную сумму подотчета можно только в течение одного месяца после даты, до которой должен быть возвращен аванс (ст. 137 ТК РФ). Удержание делается на основании письменного распоряжения руководителя с согласия работника.

Во всех остальных случаях эта сумма относится на прочие расходы с сотрудником.

Обратите внимание! Согласно ст. 138 ТК РФ сумма вычета не может превышать 20% от выплаченной сотруднику заработной платы.

Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

  • Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики.
  • Аналитическим признаком (субконто), по которому строится ведомость, выступают подотчетные лица.
  • Оборотно-сальдовая ведомость формируется за некоторый промежуток времени и позволяет проконтролировать:
  • входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед организацией;
  • входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
  • суммы, полученные под отчет;
  • суммы, по которым отчитались подотчетники.

Она состоит из 7 столбцов:

  • в первом указываются счет и его аналитический признак;
  • во 2-м и 3-м — сальдо на начало периода;
  • в 4-м и 5-м — дебетовые и кредитовые обороты счета 71;
  • в 6-м и 7-м — сальдо на конец периода.

По каждому столбцу таблицы выводится отдельный итоговый результат.

У подотчетника Симонова С. на 01.04.2020 есть перерасход по одной сумме, полученной под отчет, в размере 1000 руб. и задолженность по второй в размере 5000 руб. Срок отчета по ней еще не наступил. Суммы отражаются на начальных остатках.

Во втором квартале Симонов С. получил из кассы 1000 руб. (дебетовый оборот) и составил авансовый отчет на вторую сумму в размере 4500 руб. (кредитовый оборот).

После этого другой подотчетник Васильев А. получил сумму на хознужды — 2800 руб. (дебетовый оборот).

Теперь конечное сальдо в ведомости примет вид:

Симонов С. — конечное дебетовое сальдо: 500 руб.

Васильев А. — конечное дебетовое сальдо: 2800 руб.

Учет расчетов с подотчетниками компания ведет с использованием субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетниками в рублях».Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Обратите внимание! Получить под отчет новую денежную сумму работник может до полного расчета по предыдущей.

***

На счете 71 отражаются расчеты между организацией и подотчетными лицами. В дебете счета показываются суммы, выданные на оплату нужд компании, а по кредиту счета отражаются оплаченные товары, работы, услуги. Для наглядности контроля движения сумм по счету используется оборотно-сальдовая ведомость.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Истребование подотчетных сумм

Выданные под отчет суммы сотрудник должен своевременно вернуть работодателю. Но что, если работник этого не сделал? Как отразить этот факт в бухгалтерском учете? Как оказалось, такие суммы можно даже списать по сроку исковой давности.

С 1 января 2012 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П; далее — Положение № 373-П).

А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты.

Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату.

А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено.

Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Таким образом, неистраченные средства работник обязан вернуть в срок, указанный в заявлении. После чего на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих дня.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный руководителем. На практике такой срок принимается одинаковым для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике (п.

2 и 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). А с другой стороны – срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Поэтому, во избежание разногласий, подотчетных лиц нужно ознакомить и с этим организационным решением (под роспись).

Обратите внимание – для авансового отчета Положение № 373-П не закрепляет применение унифицированной формы № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД (0302001), в действующий классификатор она не включена.

Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее — ПВБУ). Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.

Читайте также:  Списание кредиторской задолженности при УСН - доходы

Пример 1

Работник получил на командировку 30 000 руб. По возвращении он внес в кассу неиспользованные средства в сумме 1000 руб. и представил авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 29 000 руб.

Однако из нее к учету (в качестве расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица) было принято только 20 000 руб. В этой ситуации бухгалтер произвел записи: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 — 30 000 руб.

– выданы наличные на командировку;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 1000 руб. – внесен в кассу неизрасходованный остаток;

ДЕБЕТ 20 (10, 08, …) КРЕДИТ 71

— 20 000 руб. – утвержден авансовый отчет.

В итоге за работником будет числиться дебиторская задолженность в сумме 9000 руб. (30 000 – 1000 – 20 000).

По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его необходимо официально известить. Из Положения № 373-П можно сделать вывод, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Работник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней.

В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы – в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71 — остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).

Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Причем разногласия сторон разрешаются в судебном порядке.

За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность. Основание – пункт 2 статьи 243 Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру.

Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов (утв.

приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Работнику было предъявлено требование о возврате денежных средств, расходование которых не было согласовано с работодателем, в сумме 9000 руб. Деньги в кассу он внести не смог.

Поэтому бухгалтер сделал проводку: ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 — 9000 руб. – выявлена недостача у материально ответственного лица.

На этом расчеты с работником в статусе подотчетного лица завершены, счет 71 закрыт. Далее следует применять процедуры истребования задолженности материально ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом.

Дальнейшие действия работодателя регламентирует трудовое законодательство. Ему причинен действительный ущерб в форме реального уменьшения наличных денег, который подотчетник обязан возместить в полном размере (ст. 238, 242 ТК РФ).

Но прежде чем принимать решение о возмещении ущерба, работодатель обязан провести проверку для установления причин его возникновения. Для этого необходимо потребовать от работника письменное объяснение для установления причины невозврата денег. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ).

Важно

Суммы, числящиеся на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», требуют контроля и принятия решений о направлении их списания.

Работник либо представит объяснения, либо от дачи таковых может воздержаться. А в своем объяснении он может либо признать свою вину, то есть числящийся за ним долг, либо с наличием задолженности не согласиться. Второй вариант для работодателя равнозначен отказу или уклонению от представления объяснения. В этих случаях он принимает решение самостоятельно.

Начнем с исхода, благоприятного для работника. Материальная ответственность исключается в случаях утраты денег вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны (ст. 239 ТК РФ).

Кроме того, работодатель может простить долг работнику – как полностью, так и частично. Такое право ему предоставляет статья 240 Трудового кодекса, если это не запрещено учредительными документами вашей фирмы.

И то, и другое решение руководителя бухгалтер отразит записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94

— недостача списана на финансовый результат (подп. «б» п. 28 ПВБУ).

Но прощение долга означает, что работник получил экономическую выгоду. В связи с получением дохода придется начислить ему НДФЛ.

Пример 3

Продолжим анализ ситуации, описанной в примерах 1 и 2. Предположим, работодатель решил отказаться от взыскания ущерба работника в отсутствие ситуаций, перечисленных в статье 239 Трудового кодекса.

Эти операции бухгалтер отразит записями: ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 — 9000 руб. – отражено решение руководителя об отказе о взыскании ущерба с работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

— 1170 руб. (9000 руб. х 13%) – начислен к удержанию НДФЛ.

Правда, работник может оспорить и удержание НДФЛ. А кроме того, удерживаемая сумма налога не должна превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Напомним также: прощение долга допустимо оформить как дарение. Тогда оно освобождается от налогообложения НДФЛ в пределах 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

  • А вот если работодатель намерен возместить понесенный ущерб, недостача списывается на работника вне зависимости от наличия или отсутствия его согласия:
  • ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
  • Сумма, отнесенная на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», образует дебиторскую задолженность.

— недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Если отражать все хозяйственные операции последовательно, то «дебиторки» на счете 71 оставаться не должно. Но ее наличие не является ошибкой. Ведь Инструкция по применению Плана счетов носит рекомендательный характер и порядок использования счетов жестко не регламентирует.

Наличие задолженности за работником не является препятствием к его увольнению. А вот утрата доверия, если вина работника установлена судом, – основание для его увольнения по инициативе работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). В случае расторжения трудового договора с должником бухгалтер произведет запись:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73

— переклассифицирована задолженность в связи с увольнением работника.

Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом.

На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года (ст. 196 и 199 ГК РФ).

Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов (п. 70 ПБУ). В такой ситуации бухгалтер сделает проводки:

  1. ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
  2. ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73, 76

— начислен резерв сомнительных долгов по задолженности по подотчетной сумме; —списана задолженность по истечении общего срока исковой давности.

Удерживать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, поскольку причиной списания неплатежеспособность не является (абз. 2 п. 77 ПБУ).

Счет 71 — проводки по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
71 50 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер
71 51 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение
71 55 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка
71 52 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка
71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка
Читайте также:  Можно ли учесть в расходах отпускные за неиспользованную часть отпуска?

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы
29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение

Бухгалтерский учет по счету 71: проводки и примеры

Счет 71 предназначен для отражения расчетов с лицами, которым выданы деньги под отчет. Рассмотрим, какие делаются бухгалтерские записи с помощью этого счета и разберем несколько примеров.

Счет 71 — для каких операций?

На счете 71 показывают три основных типа хозяйственных операций:

  • по выдаче подотчетных сумм;
  • по признанию обоснованного расходования сумм;
  • по взаимным расчетам работника и работодателя после проверки авансового отчета.

Рассмотрим примеры проводок, соответствующих перечисленным хозяйственным операциям.

Выдача подотчетных сумм: проводки

Работник может получить деньги под отчет:

  • наличными;
  • в безналичном виде (например, на корпоративную, зарплатную карту).

Передача денег работнику показывается проводкой Дт 71 Кт 50, где:

  • 50 — счет, используемый при наличной выдаче;
  • 51 — счет для безналичных переводов.

Работнику могут быть выданы билеты на поезд или самолет в «натуральном» виде. Они считаются денежными документами, отражаемыми на субсчете 50.3.

Пример 1

Иванов А. С. в августе 2019 года 3 раза ездил в командировки — в Санкт-Петербург, Нижний Новгород и Казань. Авиабилет на первую поездку он должен был купить сам наличными деньгами, на вторую — на деньги с зарплатной карты, на третью командировку готовый билет выдал работодатель.

Бухгалтер отразит эти операции в регистрах:

  • выдача под отчет денег на билет в Санкт-Петербург: Дт 71 Кт 50;
  • перечисление средств на карту для покупки билета в Нижний Новгород: Дт 71 Кт 51;
  • выдача билета в Казань: Дт 71 Кт 50.3.

Далее сотрудник расходует полученные средства. Рассмотрим, какие проводки применяются в целях учета такого расходования.

Расходование подотчетных сумм: проводки

Работник может израсходовать полученные средства на разные цели, разрешенные законом и работодателем. Признанный обоснованным расход показывается по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом по счетам:

  • 08 — если расходы связаны с покупкой основных фондов;
  • 10 — если работник купил материальные запасы;
  • 41 — если работник приобрел для своей фирмы товары;
  • 20, 26, 44 и иными производственными (связанными с основной деятельностью) счетами — если совершены расходы, необходимые для решения хозяйственных задач организации-работодателя.

Покупка авиабилетов из примера выше — как раз производственные расходы. Иванов в первой и второй командировке, как мы уже знаем, сам покупал билеты. Несмотря на разный способ расчетов с авиакомпанией (наличными и безналично), бухгалтер составит две одинаковые корреспонденции:

  • по покупке билета в Санкт-Петербург работником в кассе авиакомпании: Дт 20 Кт 71;
  • по покупке билета в Нижний Новгород через сайт авиакомпании по карте: Дт 20 Кт 71.

  Новости и события на «Блоге кадровика» (20-26 июля 2020)

После третьей командировки (в Казань) Иванов должен подтвердить, что использовал авиабилет по назначению (приложив посадочный талон к авансовому отчету). Тогда бухгалтер:

  • фиксирует использование билета по назначению: Дт 50.3 Кт 71;
  • относит стоимость билета на производственные расходы: Дт 20 Кт 50.3.

Если те или иные расходы не удается однозначно отнести к производственным, их можно отнести в дебет счета 91. Пример таких расходов — оплата услуг нотариуса на заверение правомочий представителя организации в целях совершения им юридически значимых действий.

Пример 2

Иванову А. С. поручили оплатить государственную пошлину в размере 800 руб. на изменение устава организации. Организация:

  • выдала Иванову деньги на государственную пошлину наличными под отчет: Дт 71 Кт 50 (800);
  • на основании авансового отчета и кватанции об уплате пошлины признала расходы: Дт 91.2 Кт 71 (800).

На счете 91 также есть субсчет 91.1, где могут отражаться не связанные с основной деятельностью доходы. Например — курсовые разницы при операциях с оборотом подотчетных сумм в валюте.

Пример 3

Иванова А. С. направили в командировку в Германию и выдали ему под отчет 1 000 евро (по курсу 72 рубля на момент выдачи). За день до этого указанная сумма была снята с валютного счета работодателя в его кассу по курсу 71 рубль.

Бухгалтерия фиксирует в регистрах:

  • факт снятия наличных денег со счета в кассу: Дт 50 (субсчет «евро») Кт 52 (71 000);
  • положительную курсовую разницу: Дт 50 (субсчет «евро») Кт 91.1 (1 000);
  • выдачу Иванову подотчетной суммы: Дт 71 Кт 50 (субсчет «евро») (72 000).

Если бы на момент выдачи Иванову евро, наоборот, подешевел, то образовалась бы отрицательная курсовая разница. Например, если бы евро стоил 70 руб., то бухгалтерия отразила бы в проводках:

  • отрицательную разницу в прочих расходах: Дт 91.2 Кт 50 (субсчет «евро») (1 000);
  • выдачу Иванову уменьшенной суммы в рублях: Дт 71 Кт 50 (субсчет «евро») (70 000).

Отрицательная курсовая разница в рассматриваемом случае включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу (подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Расчеты работодателя и работника по подотчету: проводки

Находясь в командировке, человек может:

  • израсходовать точно ту сумму, что выдана работодателем;
  • израсходовать меньше;
  • израсходовать больше (доплатив за свой счет).

В первом случае учет ограничивается признанием расходов — по схемам, рассмотренным выше. Во втором и третьем случаях работодатель осуществляет удержание или компенсацию денежных средств.

Как правило, после командировки остается что-то должен именно работник: работодатели стараются выдавать подотчетные деньги с запасом. Излишек он возвращает:

  • внося денежные средства через кассу;
  • внося оставшуюся за ним сумму на расчетный счет;
  • соглашаясь на удержание с зарплаты в счет погашения долга (если сумма им не была вовремя возвращена).

  Подотчетные лица — это…

Пример 4

Иванов А. С. съездил в 3 командировки.

Для совершения первой он получил подотчетные деньги в сумме 10 000 руб. (Дт 71 Кт 50 (10 000)). Израсходовал — на покупку товаров на нужды работодателя 7 000 руб. (Дт 41 Кт 71 (7 000)). Затем — вернул остаток в кассу организации (Дт 50 Кт 71 (3 000)).

Для совершения второй командировки он получил столько же и закупил аналогичный товар. Но излишек вернул, зачислив деньги на расчетный счет организации (Дт 51 Кт 71 (3 000)).

При третьей командировке Иванов получил и потратил на товары столько же. Но при этом не вернул вовремя остаток неизрасходованных средств и согласился, чтобы работодатель удерживал долг с заработной платы.

Тогда бухгалтерия:

  • списывает не возвращенную работником сумму на недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
  • отражает удержание из зарплаты: Дт 70 Кт 94 (3 000).

Бывает, что работник, не рассчитавшись с работодателем, увольняется — и за ним остается долг. В определенных случаях у работодателя может не получиться его взыскать. Например, если единственный способ это сделать — подать иск в суд, а срок давности работодатель пропустил.

Пример 5

Иванов А. С., не расплатившись с работодателем по невозвращенному подотчетному долгу, увольняется. Условимся, что работодатель утратил право на взыскание долга.

Тогда бухгалтерия:

  • при просрочке возврата суммы включает долг в недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
  • при увольнении работника — переводит долг в расчеты с дебиторами и кредиторами: Дт 76 Кт 94 (3 000);
  • при утрате права на взыскание долга списывает его в прочие расходы: Дт 91.2 Кт 76 (3 000).

Бывает, что работник, потратив подотчетную сумму, вынужден доплачивать по командировочным расходам из своего кармана. Работодатель при этом обязан возместить расходы.

Пример 6

Иванов А. С., находясь в командировке, потратил 3 000 руб., выданных работодателем, и еще 2 000 руб. своих. Работодатель признал его расходы обоснованными и соглашается компенсировать их.

Бухгалтерия сделает записи:

  • выдан аванс под отчет: Дт 71 Кт 50 (3 000);
  • включены расходы по авансовому отчету в производственные: Дт 20 Кт 71 (5 000);
  • выдана Иванову компенсация из кассы: Дт 71 Кт 50 (2 000).

При безналичной компенсации проводка будет такой: Дт 71 Кт 51 (2 000).

Возможен и неприятный для работника сценарий — когда фирма остается должной, но рассчитаться она не может (в силу банкротства). Сумма непогашенного долга в этом случае включается в прочий доход: Дт 71 Кт 91.1.

Читайте также:  В Реестре появился фискальный накопитель для онлайн касс со сроком действия до 3 лет

  Кассовые поблажки по курортному сбору при командировке

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Расчеты по подотчетным суммам могут предусматривать участие не только работодателя и работника, но и большего количества сторон. Например, когда работнику поручено наличными рассчитаться с контрагентом в счет будущей поставки (или наоборот — по ранее полученному товару).

Пример 7

Иванову А. С. поручили оплатить за поставленный товар наличными, выдав 60 000 руб. для оплаты поставщику. Работодатель и его контрагент-поставщик — плательщики НДС.

Бухгалтерия работодателя, получившего товар:

  • отражает наличие обязательств перед контрагентом — в сумме, соответствующей стоимости товара без НДС: Дт 41 Кт 60 (50 000);
  • отражает НДС по товару: Дт 19 Кт 60 (10 000);
  • принимает НДС к вычету: Дт 68 (субсчет «НДС) Кт 19 (10 000);
  • отражает выдачу Иванову подотчетной суммы: Дт 71 Кт 50 (60 000);
  • отражает факт оплаты Ивановым поставки товара: Дт 60 Кт 71 (60 000).

Если говорить о случаях, когда работодатель остается что-то должен работнику по подотчету — можно рассмотреть обязательства, связанные с появлением курсовой разницы, если подотчетная сумма — в валюте.

Пример 8

Вспомним Иванова, отправившегося в Германию. У него есть 1 000 евро от работодателя, и он тратит их. Представим, что он тратит еще 200 евро от себя, которые работодатель ему компенсирует.

Курсы ЦБ РФ:

  • на день выдачи аванса в валюте перед командировкой — 72 руб.;
  • на день оформления авансового отчета — 73 руб.;
  • на день выдачи компенсации по авансовому отчету — 74 руб.
  • Бухгалтерия сделает записи:
  • Дт 71 Кт 50 — выдано под отчет 1000 евро по курсу 72 руб. (72 000);
  • Дт 44 Кт 71 — отражены затраты по авансовому отчету 1 200 евро по курсу 73 руб. (87 600);
  • Дт 71 Кт 50 — выданы из кассы 200 евро работнику по курсу 74 руб. (14 800);

Дт 71 Кт 91.1 — определена курсовая разница 800 руб.

Подводим итоги

  • Счет 71 используется в трех основных видах хозопераций: выдача подотчетных сумм, признание обоснованного расходования сумм, взаиморасчеты работника и работодателя после проверки авансового отчета.
  • В проводках вместе с бухгалтерским счетом 71 чаще всего используются счета движения денежных средств, счета учета затрат и активов.

Счет 71 в бухгалтерском учете: значение, проводки и пример

В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.

В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.

Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета

71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.

Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.

По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

В последнем случае речь идет о задолженности организации перед работником по причине того, что полученных под отчет ресурсов не хватило для покрытия понесенных расходов.

Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.

Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.

Порядок получения денег под отчет

Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.

Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.

После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.

Теперь при наличии заявления с подписью руководства оформляется расходный кассовый ордер, который должен быть завизирован главным бухгалтером, кассиром и руководителем, когда бухгалтера нет.

После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.

Корреспондирующие позиции

В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом.  Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.

Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.

Типовые записи

  • Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:
  • 1) Дт 71
  • Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;
  • 2) Дт 08
  • Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;
  • 3) Дт 10
  • Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;
  • 4) Дт 20
  • Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;
  • 5) Дт 50

Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.

Практический пример

Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:

  1. 1) Дт 71
  2. Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;
  3. 2) Дт 10
  4. Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;
  5. 3) Дт 50

Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.

Заключение

Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.

uma-sovsem.net

Практически в каждой организации деньги выдаются сотрудникам под отчет на покупку материалов или в качестве командировочных, для учета этих операций и служит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Напомним, что до 2015 года получить деньги под отчет могли лица, назначенные приказом, теперь же подотчет может взять любой работник организации, главное правило при выдаче денег, чтобы он отчитался за прошлую подотчетную сумму.

Счет 71 является активно — пассивный. О различиях между активными и пассивными счетами я писала в уроке №1.

Напомню, сальдо по пассивному счету может быть ТОЛЬКО ПО КРЕДИТУ, по активному ТОЛЬКО по дебету. А по активно-пассивным счетам сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Что отражать по дебету и кредиту счет 71?

Наложим данное правило на счет 71, что же это значит, если сотрудник взял денежные средства, НО ЕЩЕ ИХ НЕ ПОТРАТИЛ, то у него возникает долг перед организацией на эту сумму, т.е. возникает дебиторская задолженность, сальдо по счету 71 будет по ДЕБЕТУ.

Если сотрудник взял под отчет сумму и не уложился в нее, а истратил на 300 рублей больше, то организация должна будет возместить ему 300 рублей, а эта задолженность найдет свое отражение по КРЕДИТУ счета 71.

Пример.

Сотрудник организации взял из кассы 5000 рублей под отчет на покупку стройматериалов. 1) Проводка Д – 71 К – 50.

2) Сотрудник купил материалов на 4000 – Д – 10 К – 71.

Остаток по счету 71 дебетовый, т.е. сотрудник должен нам тысячу рублей. 3) Он сдает в кассу 1 000 руб. – проводка Д – 50 К — 71. Сальдо нет.

Составим самолетик по счету 71 на основе примера.

Бухгалтер должна составить авансовый отчет, в котором отражено, на что сотрудник потратил подотчетные суммы, документ подписывается кассиром, гл. бухгалтером и директором или иными утвержденными лицами.

Для получения денежных средств под отчет работник должен ОБЯЗАТЕЛЬНО написать заявление на имя директора. На заявление директор должен написать, какую сумму следует выдать и на какой срок.

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/п Хоз. операция Дебет Кредит
1 Сотруднику выдано под отчет из кассы/с расчетного счета 71 50/51
2 Выданы / Перечислены командировочные 71 50/51
3 Оприходованы материалы, купленные подотчет 10 71
4 Учет НДС по приобретенным ТМЦ 19 71
5 Учет расходов на основное производство 20 71
6 Возврат неизрасходованных подотчетных средств в кассу 50 71
7 Возмещение перерасходованных средств подотчетному лицу 71 50
8 Списана сумма, не возращённая подотчетным лицом 94 71
9 Удержаны денежные средства из заработной планы, не возвращенные подотчетным лицом 70 94

Это основные типовые проводки, в хозяйственной практике вам придется использовать субсчета, например, чтобы оприходовать бензин нужно составить проводку Д 10:03 К 71, чтобы оприходовать стройматериалы Д 10.08 К 71 и так далее.

Если у вас остались вопросы — не стесняйтесь!

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *