Виза оплачена, а командировка отменена: налоговые последствия

Виза оплачена, а командировка отменена: налоговые последствия В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.

После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.

Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.

Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.

Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Виза оплачена, а командировка отменена: налоговые последствия

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Налог на прибыль: как учесть расходы на визу, если командировка отменена

Нормы законодательства

При служебной командировке за границу наниматель обязан выдать работнику аванс и возместить ему определенные расходы. Их перечень закреплен в ч. 2 ст. 95 ТК, а также в Инструкции N 115. К таким расходам относятся, в частности, расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз .

Расходы на командировки включаются в состав затрат при налогообложении прибыли. Но затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных законодательством, не учитываются при налогообложении прибыли .

  • Другие расходы плательщика при осуществлении своей деятельности, непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав включаются в состав внереализационных расходов .
  • Вместе с тем с 2013 года НК дополнен нормой о том, что затраты, не учитываемые при налогообложении в соответствии с законодательством, не могут быть включены в состав внереализационных расходов .
  • Но если расходы по оформлению визы понесены организацией, а командировка не состоялась, указанные расходы не рассматриваются как командировочные расходы.
  • В связи с этим возникает вопрос: в таком случае вправе ли наниматель учесть при налогообложении прибыли расходы по оформлению визы как общехозяйственные расходы или как другие расходы, не связанные с производством и реализацией?
  • Позиция специалистов налоговых органов
  • Если командировка не состоялась, расходы по оформлению визы не включаются в состав затрат при налогообложении прибыли.

Подробнее:
— см. онлайн-конференцию «Практика применения законодательства по налогообложению прибыли организаций» (О.А.Тарасевич, начальник управления прямого налогообложения главного управления методологии налогообложения организаций МНС). — 2017.

Разъясняется, что безусловным основанием для включения расходов по оформлению визы в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является сам факт командировки.

При этом не уточняется, вправе ли плательщики указанные расходы учесть при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов.

Аналогичные выводы содержит:
— статья «О включении расходов на оплату услуг организаций, оказывающих услуги по приему документов на получение виз в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении» (Инспекция МНС по Витебской области). — 2017.

  1. Позиция экспертов
  2. Эксперты придерживаются трех позиций по данному вопросу.
  3. Позиция экспертов 1
  4. Если командировка не состоялась, а работник воспользовался визой в личных целях (например для осуществления туристической поездки), то расходы на получение визы подлежат возмещению работником и соответственно не учитываются при налогообложении прибыли.
  5. Позиция экспертов 2
  6. Если командировка за границу не состоится по не зависящим от работника причинам, стоимость визы может учитываться при налогообложении прибыли при наличии визы в паспорте и распоряжения (приказа) руководителя об отмене командировки.
  7. Позиция экспертов 3

Вместе с тем отдельные аудиторы высказывают иную точку зрения по данному вопросу. Они считают, что расходы по оформлению визы не учитываются при налогообложении прибыли ни в составе затрат, ни в составе внереализационных расходов на основании подп. 1.6 п. 1 ст. 131 и п. 3 ст. 131 НК не зависимо от причин, по которым командировка отменена.

Заключение

Как видим, законодательство не содержит прямого ответа на вопрос: учитываются ли расходы по оформлении виз в случае отмены командировки. По данному вопросу имеются разные мнения.

Полагаем, что в сложившейся ситуации организациям целесообразнее придерживаться более «безопасной» позиции, то есть в случае отмены командировки не учитывать расходы по оформлению визы ни в составе затрат, ни в составе внереализационных расходов.

При принятии решения об отражении указанных расходов следует также учесть, что разъяснение по вопросам применения налогового законодательства находится в компетенции МНС .

Командировочные расходы: нюансы учета | «Гарант-Сервис-Екатеринбург»

Если сотрудник направлен в командировку в выходной, то этот день оплачивается в двойном размере. Если он снимает жилье, затраты на коммуналку можно принять в расходах. Как и оплату визы, даже если командировку отменили.

Среди всех видов расходов, которые несет компания при отправлении работников в командировку, есть много спорных. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

В командировку в выходной или праздничный день

Направляемому в командировку работнику гарантируют сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов*(1). К их числу относят и дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства — суточные*(2).

Суточные возмещают работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути*(3).

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, вылета самолета и т.д. от места постоянной работы сотрудника. Днем приезда — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие.

День приезда работника в место постоянной работы определяют аналогично*(4).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяют по отметкам о дате приезда и дате выезда. Отметки делают в командировочном удостоверении*(5).

В общем случае суточные выплачивают за весь период командировки начиная со дня выезда в командировку и по день возвращения.

Срок считают с даты отправления транспортного средства от места постоянной работы (в отдельных случаях от места проживания или фактического нахождения работника) по дату прибытия транспортного средства из места командирования в место постоянной работы (место проживания). Следовательно, суточные выплачиваются сотруднику за день отъезда и приезда.

Если сотрудник уезжает в выходной или праздничный день, возникает вопрос: каким образом оплачивать такой день?
Средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути сохраняют за все дни работы по графику, установленному в компании*(6). При этом время вынужденной остановки в пути тоже входит в расчет. Средний заработок выплачивается работнику только за рабочие дни. За приходящиеся на период командировки выходные и праздничные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством*(7). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные Трудовым кодексом*(8).

Но вопрос об оплате выходных или праздничных дней, которые работник провел в пути, в том числе дня отъезда (приезда), Положением не урегулирован.

Согласно позиции Верховного Суда РФ день выезда работника по распоряжению работодателя в командировку в выходной или праздник подлежит оплате по общим правилам, установленным статьей 153 Трудового кодекса*(9):

— не менее чем в двойном размере (конкретные размеры оплаты можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором);
— по желанию работника за такой день ему может быть предоставлен другой день отдыха (в этом случае сам день отъезда (приезда) будет оплачен в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит).

Как быть компании, если ее работник отправляется в командировку, например, в 21:00 в выходной день (время отправления транспорта)? В каком размере оплатить ему день отъезда — в полном объеме ли пропорционально?

Из норм Трудового кодекса нельзя сделать вывод о том, сколько часов, приходящихся на дни в пути, следует оплатить в двойном размере. Будут ли это только часы нахождения в пути в этот день? Или следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда независимо от того, сколько часов он провел в пути? Официальных разъяснений по данному вопросу нет.

По нашему мнению, эту проблему нужно решить следующим образом. Зарплата каждого сотрудника компании зависит и от количества затраченного труда*(10).

За выходные и праздники, в которые работник отправляется в командировку и прибывает из нее, выплачивается не средний заработок, а зарплата в двойном размере.

Когда речь идет об оплате за исполнение работником трудовых обязанностей, очевидно, что оплачивать надо только фактически отработанные часы. Поэтому, на наш взгляд, в двойном размере надо оплачивать каждый час нахождения в пути.

Читайте также:  Имущественный вычет при покупке квартиры в ипотеку — какие нюансы?

В рассматриваемом случае оплате подлежат три часа того выходного дня, в который работник выехал в командировку.

Аренда квартиры за границей: оплачиваем коммуналку

Обычно во время командировок работники останавливаются в гостиницах. Иногда, например при длительных командировках за пределы страны, выгоднее арендовать квартиру.

Как правило, коммунальные услуги (электроэнергия, газ, вода) в стоимость аренды жилого помещения не включают. Их оплачивают на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг.

Квитанции выставляют коммунальные компании и через арендодателя передают их арендатору (работнику).

Расходы по найму жилья учитывают при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(11). Расходы на коммунальные услуги в Налоговом кодексе прямо не поименованы.

По мнению Минфина России, если фирма возмещает сотрудникам затраты по оплате коммунальных услуг за арендованное жилье на период командировки за пределами страны, то они могут быть учтены на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса*(12). Такие расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

При признании коммунальных платежей надо учесть, что арендованная квартира может использоваться сотрудниками не все время. По мнению финансового и налоговых ведомств, расходы на содержание квартиры (арендная плата, а также коммунальные платежи), начисленные за время, когда квартира не использовалась, не могут быть признаны в составе расходов*(13).

Документы, которые подтвердят коммунальные затраты в командировке за рубежом, будут составлены на иностранном языке. Их нужно построчно перевести на русский язык*(14).

Расходы на визу при отмене командировки

Для поездки за границу работнику нужна виза. Оформляют ее, как правило, заранее. По общему правилу затраты на оформление и выдачу виз учитывают в составе прочих расходов*(15). Но может произойти так, что виза уже получена, а командировка отменилась. Сможет ли в этом случае компания признать в составе затрат расходы, связанные с оформлением визы?

По мнению Минфина России, не может*(16).

В то же время налоговики указывают, что расходы на командировки можно учесть, если есть первичные документы, которые подтвердят расходы на командировку в целом на определенный срок (в т.ч. на оформление и выдачу виз)*(17).
Налоговый кодекс не ставит признание расходов на оформление и выдачу виз в зависимость от того, состоялась командировка или нет.

Определения Конституционного Суда РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П и 366-О-П

Позицию Конституционного Суда РФ подтверждает и Минфин России*(18).

То есть для признания затрат в составе налоговых важна направленность деятельности компании на получение дохода, а не на его фактическое получение. В рассматриваемой ситуации это условие соблюдается.

Ведь изначально виза оформлялась, чтобы направить сотрудника в командировку, то есть с целью получения доходов. Значит, данные затраты являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Расходы, связанные с оформлением визы, могут быть учтены при расчете налога на прибыль, даже если командировка по каким-либо причинам не состоялась. Эти расходы целесообразнее учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(19).

Фирме следует запастись документами, которые подтвердят направленность понесенных расходов на получение дохода. Например, подготовить приказ руководителя с указанием целей командировки и обоснованием производственного характера таких затрат.

Также документально подтвердить причины отмены командировки могут переписка об отмене переговоров или переносе их срока, отсутствие контрагента в период предполагаемой поездки, больничный листок и т.д.

В бухгалтерском учете затраты, связанные с оформлением виз по несостоявшимся командировкам, надо учитывать в составе прочих расходов*(20).

Пример
С целью заключения контракта на поставку оборудования организация планировала направить сотрудника в командировку в Финляндию с 15 по 26 февраля 2012 г. Заранее была оплачена и получена виза.

Ввиду отсутствия контрагента в период предполагаемой поездки было принято решение перенести командировку на неопределенное время.

Расходы, связанные с оформлением визы по несостоявшейся командировке, в налоговом учете организация решила не учитывать.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 76 Кредит 51
— 4500 руб. — оплачена виза;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76
— 4500 руб. — расходы, связанные с оплатой визы, признаны в качестве прочих.

Не принятые к налоговому учету расходы образуют постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство в сумме:
4500 руб. х 20% = 900 руб.

Оно отражается в учете:
Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— 900 руб. — признано постоянное налоговое обязательство.

  • Я. Степовая,
    эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,
  • член Палаты налоговых консультантов

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберем, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всем
по порядку.

  • Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
    командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
    могут быть разные:
  • — потеря актуальности поездки;
  • — болезнь сотрудника;
  • — семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:

В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно
указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять еще несколько
шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, если перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении.

Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата
электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор)
придут на эл.

почту, также их можно скачать в личном
кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги. 

Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно
тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет
надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.

Подробнее про
заполнение авансового отчета

4. Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах
в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчетный счет организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учете
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жилье
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счета (например в Туту Командировки), то деньги
возвращаются напрямую на счет компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Можно ли перенести
запланированную командировку на другое время? Отвечаем.

Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную
записку, в которой надо указать причину переноса командировки.
После согласования служебной записки с гендиректором нужно
отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием
других дат. Работник должен ознакомиться с документом
и подписать его.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет
тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы
о поездке приходят на эл. почту и доступны
в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки

Читайте также:  Депутаты предлагают новые льготы для сельхозпроизводителей

Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные?

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о направлении в командировку.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) целесообразно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д.). Копии упомянутых документов должны быть приложены к приказу.

Что касается командировочных, работник, безусловно, должен их вернуть в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 11 Порядкаведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.

1993 № 18, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась.

Чтобы не возникало спорных ситуаций, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Надо отметить, что здесь может быть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно будет учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение может быть принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Особо хотелось бы отметить о расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства.

Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток.

При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни внереализационных расходов и убытков в ст. ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют две вещи:

  • командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода; причина ее отмены не была надуманной, а была связана с независящими от организации обстоятельствами.

Арбитражные суды опираются на определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности.

Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность».

Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

Минфин России признал оправданными расходы на билеты:

Возврат денег работнику при отмене командировки — Правовед.RU

472 юриста сейчас на сайте

Мы — ваш онлайн-юрист

Объясним пошагово, что делать в вашей ситуации. Разработаем документы и ответим на любой вопрос, даже самый маленький. Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.

Проконсультироваться

На 23 июня в Москве запланирован семинар, в связи с чем была направлена в служебную командировку (основание приказ). 16.06 приобрела билет на самолет за свой счет. 17.06 сообщили что семинар не состоится. Я понесла расходы. бухгалтер считает что оснований для возмещения моих расходов нет.

Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Задать вопрос

Ответы юристов (1)

Работники направляются в командировки на основании решения

работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне местапостоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решениюработодателя в обособленное подразделение командирующей организации(представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, такжепризнается командировкой.( п.3).

Днем выезда в командировку считается датаотправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства отместа постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — датаприбытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Приотправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда вкомандировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие

сутки.

После издания приказа по компании о направлении работника в

командировку, ему выдаются два документа: служебное задание и командировочноеудостоверение (если командировка в пределах СНГ) (пп. 6, 7 Положения обособенностях направления работников в служебные командировки, утв.постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение).

Выдаются также командировочные — денежный аванс на проезд, проживание идополнительные расходы (суточные) (п. 10 Положения). На дату утверждения авансового отчета командировочныерасходы в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным спроизводством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст.

264, подп. 5 п. 7 ст. 272НК РФ). Разумеется, если эти расходы обоснованы, документально подтверждены«первичкой» и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Но есликомандировка не состоялась, а расходы по ней уже осуществлены, то и такиерасходы можно попытаться признать в налоговом учете.

Главное, чтобы все

документы были правильно оформлены.

В вашем случаи, если Вы оплатили за свой счет билет, то работник

не может вернуть всю сумму аванса по командировке в кассу. В авансовом отчетеон должен указать суммы произведенных расходов или штрафа за возврат билета. Котчету прилагаются билеты или другие подтверждающие расходы документы.Компаниядолжна издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных

билетов, виз, страховок.

Налогообложение командировочных расходов

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, бухгалтеру необходимо знать, как грамотно оформлять служебные поездки, и как учитывать затраты на командировки в целях налогообложения.

В данной статье мы рассказываем про налогообложение командировочных расходов – о том, как определенные расходы, которые понесла компания при направлении подчиненного в командировочную поездку, повлияют на расчет налога на прибыль, НДФЛ, страховых взносов во внебюджетные фонды, платежей на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве и НДС.

Налогообложение командировочных расходов: налог на добавленную стоимость (НДС)

Бухгалтер имеет возможность оформить вычет по налогу на добавленную стоимость, только если товары (работы, услуги), которые были приобретены командированным сотрудником в поездке, были куплены на территории одного из субъектов России.

  В том случае, если маршрут начинается или заканчивается за границей РФ, услуги по транспортировке багажа или перевозке пассажиров, которые были оформлены по единым международным перевозочным документам, будут облагаться НДС по нулевой ставке.

Соответственно, не требуется включать НДС в стоимость проездного билета (на поезд или самолет) к пункту назначения командированного сотрудника, находящемуся за границей, и назад к месту постоянной работы.

Важно! В том случае, если сумма НДС в проездных документах, купленных в одной из государств СНГ, прописана отдельной строкой, налоговый вычет оформить нельзя.

Отсутствие возможности предъявления к налоговому вычету суммы НДС, прописанной в проездном документе отдельной строкой, объясняется тем, что:

  • Местом реализации услуг, по общему правилу, признается место осуществления деятельности компании или оказания услуг ИП.
  • Исключением из данного правила являются ситуации, о которых говорится в пп. 1-4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса (то есть, в каждом из таких случаев услуга по-прежнему считается реализованной на территории РФ).
  • Железнодорожные перевозки не входят в перечень исключений из общего правила, поскольку о них ничего не сказано в упомянутой статье НК РФ (значит, услуги по перевозке будут реализованы в той стране, в котором компания-перевозчик ведет деятельность).
Читайте также:  Какие делают проводки по больничному листу?

В связи со всем вышесказанным, билет, купленный в кассе авиакомпании или железнодорожного вокзала другой страны, дает понять, что услуги компании-перевозчика оказываются не на территории России, а за ее границей. Именно поэтому «входной» НДС, пописанный отдельной строкой в проездном документу, не предъявляется бухгалтером предприятия к налоговому вычету.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве

Исчерпывающий перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются в ФСС, приводится в специальном Перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765.

В остальных случаях страховые отчисления на случай возникновения профессионального заболевания или получения сотрудником травмы на рабочем месте должны начисляться на доходы работников предприятия.

Страховые платежи не нужно переводить на счет Фонда социального страхования, если речь идет о следующих суммах (которые выдаются командированному сотруднику в пределах норм, утвержденных законом, в порядке компенсации и возмещения):

  • компенсационных выплатах в счет затрат на приобретение проездных билетов;
  • средствах на оплату съемного жилого помещения;
  • суточных (выплаченных в рамках законодательно утвержденных норм);
  • средствах на возмещение других затрат, понесенных в командировке работником в ходе выполнения его служебного задания.

Важно! Норма выплаты суточных командированным сотрудника (100 рублей в день) была отменена.

Бухгалтер должен проверить размер суточных, прописанный в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре и сверить сумму с фактически выплаченными командированному работнику средствами.

Если денег было выдано больше, чем предусмотрено упомянутыми выше актами компании, на ту сумму, что превышает внутрикорпоративную норму, нужно начислять страховые взносы на случай профессиональных заболеваний или производственных травм.

Командировка отменена из-за коронавируса. Можно ли учесть расходы?

Прежде всего разберемся, какие бывают поводы для отмены командировки.

К наиболее частым и распространенным относят:

  • семейные обстоятельства;
  • перенос сроков командировки;
  • болезнь;
  • отпуск сотрудника;
  • непредвиденные ситуации;
  • форс-мажорные обстоятельства (например, природные катаклизмы).

Введенные разными странами ограничения из-за пандемии тоже можно рассматривать как уважительную причину отмены служебных поездок.

Как оформить отмену командировки сотрудника?

Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить.

После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате.

Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

ФАЙЛЫ

Приказ об отмене командировки

Для того, чтобы отменить командировку, следует составить приказ. В нем необходимо указать прямую причину отмены командировки.

Помимо этого, в приказе нужно указать основание для отмены. Под основанием подразумевают служебную записку, акт или пункт закона, которые имеют непосредственное отношение к распоряжению об отмене.

  • Что же касается формы приказа, его (как и иной подобный документ) оформляют произвольно, поскольку на сегодняшний день установленный образец заполнения документа отсутствует.
  • Если в организации есть унифицированный шаблон заполнения документа, приказ оформляют в соответствии с установленными локальными правилами.
  • С образцом приказа об отмене командировки вы можете ознакомиться и бесплатно скачать далее.
  • ПРИКАЗ ОБ ОТМЕНЕ КОМАНДИРОВКИ: ОБРАЗЕЦ

Таким образом, в приказе необходимо указывать причину отмены командировки. Например, ограничение въезда на территорию страны командирования или ограничение выезда из РФ по решению Правительства.

Отмена и перенос командировки — приказ как оформить причины

Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные? Фотогалерея: образец приказа о продлении командировки.

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки. Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Если организация подготовила такое обоснование, то сумму, удержанную при возврате билетов, можно включить в состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 №03-03-04/1/338.

Чтобы налоговики не прицепились к затратам, их нужно обосновать и подтвердить документами. Причина, из-за которой сорвалась командировка, должна быть уважительной. Например, сотрудник заболел, а выполнить служебное задание в поездке мог только он. Эти факты сможете подтвердить листком нетрудоспособности и приказом директора об отмене командировки.

Удержанная сумма не является доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ), в бухгалтерском учете признается прочим расходом (п. 12 ПБУ 10/99), однако признать ее в расходах по налогу на прибыль не так просто. Для этого необходимо экономически оправдать и документально подтвердить и командировку, и ее отмену.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

Командировку следует отменить: издать приказ об отмене командировки, аннулировании командировочного удостоверения и служебного задания.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами. Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Распоряжение о переносе или аннулировании издается только тогда, когда отправка сотрудника оформлена документально. При устной договоренности дополнительные документы не нужны.

Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д. Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет.

Этапы оформления отмены командировки в связи с пандемией коронавируса

Далее рассмотрим, какие основные этапы отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в 2020 году.

Во-первых, необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Есть 2 варианта: аннулирование и создание нового приказа. Аннулирование ранее изданного приказа можно сделать при условии, что ни выплаты суточных, ни оплаты проживания не было.

Новый же приказ формируют, если была оплата суточных и проживания, проезда.

Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса прикреплен ниже. Его можно бесплатно скачать.

ПРИКАЗА ОБ ОТМЕНЕ КОМАНДИРОВКИ ИЗ-ЗА КОРОНАВИРУСА: ОБРАЗЕЦ

Следующий этап – отмена бронирования билетов и отелей.

Возврат билетов при командировке актуален в сегодняшней мировой обстановке. После того, как приказ издали, необходимо отменить бронирования и сдать билеты. В большинстве случаев за отмену бронирования взимают штрафы или компенсации (в т. ч. это делают гостиницы). В данном случае такие выплаты можно учесть в расходах.

Возврат авиабилетов

Для начала стоит различать вынужденный и добровольный отказы от авиабилетов.

Под добровольным отказом принято понимать прекращение договора по инициативе пассажира, забронировавшего место на самолет. Вынужденный же отказ происходит, если рейс, указанный в билете, отменен или задержан; если не удалось предоставить пассажиру место, рейс или дату, и по другим причинам.

Отмена суточных при командировках в 2020 году

В 2020 году Министерство финансов издало согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

  • Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
  • Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
  • Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

Сотрудник вернулся из командировки на день позже

ОТВЕТ: Действия зависят от обстоятельств задержки работника в командировке.

ОБОСНОВАНИЕ: Действия зависят от обстоятельств задержки работника в командировке. Если сотрудник задержался в связи с переносом рейса, допустим из-за плохих метеоусловий или по другим уважительным причинам, то работник должен представить документ, подтверждающий причину задержки, например справку ж/д вокзала или аэропорта о задержке поезда либо рейса.

Если сотрудник представляет подобный документ, работодатель обязан оплатить дополнительный день (день задержки) — сохранить средний заработок и суточные.

Если сотрудник в командировке заболел, то в соответствии с п. 25 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»).

В частности, в случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, сотруднику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме ситуаций, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается соответствующее пособие в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *