Начиная с 2015 года, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должен вестись исключительно посредниками, выступающими в роли лиц, которые представляют интересы заказчиков. Чаще всего, в данном случае идет речь про агентов и комиссионеров.
Кто сдает и когда в 2018 году
Помимо этого, к ним можно приравнять:
- Экспедиторов, которые организовывают исполнение услуг с привлечением третьих лиц.
- Застройщиков, которые организовывают строительство с привлечением подрядчиков.
Данный порядок следует из положений налогового законодательства Российской Федерации. Именно по этой причине торговые компании, которые ведут розничную торговлю и выступают в роли агентов, не должны вести документацию данного характера.
Отметим, что организации, которые ведут торговлю розничного типа, не должны осуществлять выставление счетов-фактур во время реализации товаров. В данном случае покупателям предоставляется чек или аналогичный документ, позволяющий подтвердить отчетность. Сюда также относят квитанции, ленты, выданные в контрольно-кассовом аппарате, и прочие доступные способы.
Помимо этого, покупатели товара в розницу не могут предъявлять НДС к вычету. Это говорит о том, что у налоговой инспекции отсутствует необходимость осуществлять контроль соответствия между вычетами и суммами, которые начисляются в бюджет по таким операциям.
В налоговом законодательстве РФ есть пункт, устанавливающий обязанности, предъявляемые к процедуре ведения журнала учета. В нем идет речь про лиц, которые выступают в роли посредников и имеют право на выставление подобных счетов. Просто же на лиц, являющихся посредниками, положения данного вида не распространяются.
Посредники осуществляют ведение журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур с одной целью – информирование налоговой инспекции. Они должны передать в соответствующую организацию журнал. Их выставляют покупателям, а также получают от реализаторов в соответствии с посреднической деятельностью.
На основании документации компетентные лица могут осуществлять контроль того, насколько соответствует сумма НДС и начисления при реализации товаров суммам налогообложения, которые покупатели товаров данного вида принимают дополнительно к вычету. Точно также и наоборот, на основании информации из журнала можно узнать соответствие суммы покупок, НДС, которые были уплачены.
Исходя из вышеизложенной информации, следует отметить, что в журнале посредники должны осуществлять регистрацию следующей информации:
- Счета-фактуры, в которых посредники выступают покупателям от своего имени при продаже товаров, владельцами которых являются заказчики. Заказчики должны осуществлять начисление налога на добавленную стоимость. Покупатели же имеют право осуществлять принятие налога к вычету.
- Те счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам, проданных лицами-посредниками. Сюда также может относиться не только непосредственно сама продукция, но и услуги, которые предоставляются.
- Счета-фактуры, которые реализаторы решают выставить на имя посредников в процессе покупки товаров или же выполнения работ (предоставления услуг). На основании этих данных начисляется НДС.
- Данные, которые посредники выставляют по товарам, купленным у продавцов. Помимо этого, под товарами также можно подразумевать услуги имущественного характера.
В том случае, если счет выставляется в размере вознаграждения, то его не нужно подвергать процедуре обязательно регистрации. Необходимо отметить, что выполнение проверки соответствия суммы НДС можно осуществить и без использования информации из журнала.
В данном случае контроль может быть выполнен посредством использования налоговых деклараций. Эти правила также регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации. Следует отметить, что журнал учета счетов-фактур, которые были выставлены или получены, нужно вести каждый квартал. В начале нового квартала заводится новый журнал.
Предназначение и необходимость
Необходимо отметить, что ранее ведение данной документации должно было осуществляться исключительно на бумажных носителях. При этом, в 2011 году ситуация несколько изменилась. Согласно законодательству, была введена возможность оформления журнала в электронном виде, что в значительной степени упростило работу.
К тому же, сдача отчетов налогового вида в соответствующую инстанцию также должна осуществляться в электронном варианте. То есть если вы ведете бумажный журнал, то в процессе подготовки для сдачи отчетности в любом случае потребуется перенести их на электронный носитель. Отметим, что в данном случае целесообразнее сразу же вести журнал в электронном виде.
В журнале необходимо осуществлять регистрацию всех счетов, как первичных, так и исправленных, а также корректировочных. Вся информация должна регистрироваться в порядке хронологии. Здесь идет речь про:
- Дату, когда было произведено выставление электронного счета-фактуры.
- Дату, когда было произведено составление бумажного счета-фактуры.
- Дату проведения исправления.
Во время налогового периода полученных или выставленных счетов-фактур быть не может. Также происходят ситуации, когда они были составлены, но еще не передавались покупателю.
В подобных случаях следует осуществлять заполнение только отдельных строк в документе. В данном случае имеется ввиду заполнение названия плательщика налогов, идентификационного кода и так далее.
Части журнала, которые выполнены в виде таблицы, должны остаться пустыми.
Как обеспечить правильность
В целом сложностей в процессе ведения таких документов нет. Квалифицированные специалисты могут без проблем осуществлять ведение как бумажных, так и электронных типов журналов. При этом все же возникают ситуации, когда в документах возникают определенные ошибки или недочеты.
Чтобы подобной ситуации избежать, в штате должен работать специалист, который длительное время специализируется на ведении таких документов, регулярно изучает нововведения и требования, а также знает, каким образом правильно вести ту или иную счет-фактуру. Только в том случае, если ведение записей будет осуществлять квалифицированный специалист, каких-либо проблем с налоговой службой в процессе сдачи отчетности не возникнет.
Как и кому следует вести подобный журнал, можно узнать из данного видео.
Рекомендуем другие статьи по теме
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — кто сдает, правила ведения, образец заполнения
Как правильно заполнить журнал учета счетов-фактур?
Фирмы и ИП, применяющие во время работы НДС, должны непременно выставлять контрагентам счета-фактуры, которые позволяют грамотно определить, какой НДС может использоваться для вычета. Эти документы должны правильно составляться и своевременно учитываться, для чего сведения о них заносятся в специальный журнал.
Понятие и нюансы журнала учета счетов-фактур
Если выявляются работниками ФНС какие-либо ошибки или недочеты, то не получится для налогоплательщика возместить НДС.
Документы, которые были выданы или получены компаниями или ИП, непременно фиксируются в специальном журнале учета, а также в книге покупок и продаж. Журнал учета выступает в качестве специального регистра, поэтому не допускается, чтобы в нем были какие-либо ошибки или недочеты.
- В ПП №1137 прописывается дата и основания введения данного журнала, причем он предназначается для фиксации счетов-фактур, которые выдаются покупателям и иным контрагентам, а также документов, которые были получены компанией от разных партнеров.
- Структура данного документа представлена двумя частями, причем первая предназначается для счетов-фактур, которые были выставлены другим лицам, а вторая фиксирует полученные документы.
- Какие предусмотрены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – смотрите в этом видео:
Кем и когда заполняется журнал, когда сдается
В 2017 году было введено особое изменение, по которому не все плательщики НДС обязаны вести этот специфический журнал. Отменяется эта надобность для многих компаний и частников, но исключением выступают застройщики, посреднические организации и экспедиторы.
Важно! Не требуется регистрировать счета-фактуры за вознаграждения, которые перечисляются при исполнении агентских договоров, контрактов комиссии и актов, составляемых в отношении транспортных экспедиций.
Правильно составленный журнал со всеми зарегистрированными счетами, должен сдаваться в отделение ФНС до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, что указывается в ст. 174 НК. Сдавать его допускается как в письменном виде, так и в электронном.
Какие документы подлежат обязательной регистрации
Регистрируются как поступающие, так и выдающиеся счета. При этом учитываются особенности:
- Первая часть журнала предназначается для выставленных документов. Они непременно вносятся в хронологическом порядке, а ориентироваться надо на ту дату, когда был сделан или выставлен счет.
- Вторая часть содержит все полученные бланки. Они так же фиксируются в хронологическом порядке, для чего учитываются даты их получения компанией.
Форма, структура и бланки журнала учета
Для ведения журнала применяется специальная форма, которая была создана на основании ПП №1137. Его структура считается достаточно простой, так как он состоит из двух частей:
- 1 часть, в которой учитываются выданные документы;
- 2 часть, предназначенная для учета всех полученных документов.
Некоторые организации обязаны вписывать в этот журнал исключительно выставленные счета-фактуры. К ним относятся:
- налоговые агенты, которым не требуется уплачивать НДС. Тут вы узнаете, какие права и обязанности у налоговых агентов и налогоплательщиков;
- банковские и страховые компании;
- многочисленные НПФ;
- разные биржи или фирмы, занимающиеся организацией торговой деятельности;
- профессиональные трейдеры, работающие на рынках ценных бумаг. Что такое именная ценная бумага и в чем ее ключевые особенности – узнайте в этой статье;
- компании, занимающиеся клирингом;
- ПИФы.
Образец заполнения учетного журнала. www.glavbukh.ru
Важно! Допускается не заполнять вышеуказанным компаниям журнал, если за квартал не было выставлено ни одного счета-фактуры.
В ПП №1137 четко прописывается, что заполнять документ надо за каждый квартал. Взять образец можно на разных сайтах в интернете, а также допускается запросить его в отделении ФНС.
Правила составления журнала
К основным правилам формирования данного документа относится:
- первая часть предназначается для выставленных документов;
- вторая применяется для фиксации полученных актов;
- непременно в первой части надо прописывать счета, выставленные за продажу продукции или передачу ее безвозмездно, за авансовые платежи, поступившие от покупателей и связанные с продажей товаров, например штрафы;
- в первую часть вносятся счета, выставляемые за возврат товаров, которые уже были поставлены на учет, на СМР на продукцию или для личного применения;
- дополнительно в первый раздел входят счета, сделанные налоговыми агентами или появляющиеся во время приобретения товаров у иностранных организаций, а также образующихся при аренде разных объектов, принадлежащих государству или муниципальным властям;
- во второй раздел вносятся сведения о счетах-фактурах, которые были получены во время возврата товаров и по купленным товарам и продукции;
- во время заполнения второго раздела не надо указывать счета, выписанные самой компанией или представленные корректировочными бланками, которые формируются во время предоставления различных скидок;
- дополнительно не надо заносить во вторую часть журнала счета, выписываемые налоговым агентом или являющиеся авансовыми счетами продавцов;
- не требуется отражать данные в журнале о разных таможенных декларациях, платежках при возврате товаров или о БСО, а также о бухгалтерских справках.
Во время заполнения документа учитывается правильная последовательность действий:
- когда производится выставление счета-фактуры, присваивается этому документу определенный номер в зависимости от очередности, имеющейся в журнале;
- в шапке документа вносятся данные о счете-фактуре;
- экземпляр данной бумаги подшивается в журнале;
- если надо начислить определенную сумму, то непременно информация дополнительно заносится в Книгу продаж.
Как не допустить ошибок в процессе ведения документа
Чтобы не допустить ошибки в этом важном документе, учитываются особенности его ведения:
- он требуется только в случае, если компания выступает посредником, обладающим обязанностью работать с НДС;
- ежеквартально оформляются и передаются данные журналы в ФНС;
- желательно вести журнал в электронном виде;
- записи делаются в хронологическом порядке;
- во время процесса надо учитывать правила, которые прописываются в ПП №1137;
- проверке должны подвергаться прописывающиеся коды операций;
- после каждого квартала журнал заверяется руководителем фирмы.
Бланк журнала учета счетов-фактур.
При выявлении нестыковок работниками ФНС велика вероятность, что к фирме будут применены разные меры наказания, а также не будет возвращен ранее уплаченный НДС.
Сколько хранится журнал
Правильно составленный документ должен храниться на предприятии не меньше 4 лет. Начинается этот срок с того дня, когда в него была внесена последняя запись.
Заключение
- От правильности ведения и заполнения документа зависит возможность возвращения НДС, уплаченного ранее.
- Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур – смотрите в этом видео:
Журнал учета счетов фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — что он из себя представляет и все ли налогоплательщики его должны заполнять в 2018 году? Нюансам оформления этого важного регистра по НДС посвящена данная статьи. В публикации также рассмотрен пример движения первичной документации, отражающей НДС, и представлен образец заполнения журнала счетов-фактур.
- Что такое журнал учета и кому он нужен
- Подача журнала учета счетов-фактур в 2017 году
- Заполнение журнала учета полученных и выданных счетов-фактур
- Нюансы оформления документа
Что такое журнал учета и кому он нужен
Журнал регистрации счетов-фактур — это отчетный документ, являющийся методом контроля по НДС, заполняемый и предоставляемый в ФНС предприятиями (предпринимателями), ведущими посредническую деятельность, которые при заключении договоров (контрактов) с третьими лицами в интересах своего комитента (принципала, доверителя) выступают от своего имени. При этом система налогообложения, применяемая компанией-посредником, значения не имеет.
Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен
К перечню предприятий, которым не избежать обязательства по заполнению и подаче журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, также причисляются: субъекты, занимающиеся транспортным экспедированием и определяющие налоговую базу как доходы, получаемые в виде вознаграждения по данной деятельности; а также предприятия, выступающие в роли застройщика.
Подача журнала учета счетов-фактур в 2017 году
Журнал учета счетов-фактур заполняется в те кварталы, в которых фирма, действуя как посредник, выдавала или принимала счета-фактуры. Отчет подается в ФНС по месту регистрации предприятия исключительно в электронном виде, не позже 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.
Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности!
Если обнаружена ошибка после фактической подачи журнала в налоговую, то законодательно закрепленной обязанности подать уточненный отчет у организации нет, но лучше это сделать, чтобы в будущем избежать ненужных вопросов при налоговой проверке.
Заполнение журнала учета полученных и выданных счетов-фактур
- Регистр содержит два раздела: первый предназначен для внесения данных о выданных счетах-фактурах, второй — о счетах-фактурах, поступивших в организацию.
- Заполним регистр на конкретном примере:
- Пример
ООО «Стройторг» (заказчик, ОСНО) подписало договор на организацию погрузочно-разгрузочных работ с ООО «Транзит» (исполнитель на упрощенке) и заказало организовать перегрузку принадлежащего ему товара за вознаграждение в размере 19 500 руб. (без НДС).
Исполнитель в лице ООО «Транзит» осуществил перегрузку товара через ООО «Грузчик», подписав с ним договор на погрузочно-разгрузочные работы. Сумма договора составила 275 500 руб., в том числе НДС 42 025,42 руб. Движение первичной документации:
- От ООО «Грузчик» получены: счет-фактура авансовый, акт выполненных работ и счет-фактура на ООО «Транзит», сумма — 275 500 руб. в том числе НДС 42 025, 42 руб.
- ООО «Транзит» перевыставляет счет-фактуру и акт выполненных работ в адрес своего заказчика, ООО «Стройторг» — 275 500 руб., в т. ч. НДС 42 025,42 руб.; оформляет акт на посредническое вознаграждение, сумма — 19500 руб. (без НДС), заполняет отчет о проделанной работе, прилагая к нему копии первички, полученные от ООО «Грузчик».
Нюансы оформления документа
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур: кто сдает в 2018 году
Организации и ИП, связанные с НДС, должны вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Кто сдает в 2018 году этот журнал в налоговые инспекции? На каком бланке его заполнять? В какие сроки передавать в ИФНС заполненный бланк? Ответим на вопросы.
Кто в 2018 году должен вести журнал счетов-фактур?
В 2018 году журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны формировать посредники. Кто к ним относится? Если коротко, то это компании и ИП, работающие от своего имени, но в интересах третьих лиц (то есть, сторонних фирм). Такими посредниками считаются:
- комиссионеры (п. 1 ст. 990 ГК);
- агенты (п. 1 ст. 1005 ГК);
- экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвующие (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК);
- застройщики, организующие строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвующие (ст. 740 ГК).
Скачать бланк журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году (Excel)
Заметим, что система налогообложения значения не имеет. Даже если ООО или ИП применяют УСН и являются посредниками, то они обязаны заполнять в 2018 году журнал полученных и выставленных счетов-фактур.
Однако есть случаи, когда комиссионеры и агенты должны вести журнал учета счетов-фактур. Так, например, если они продают товары покупателям на спецрежиме или физическим лицам, то могут и не выставлять им счета-фактуры. А раз так, то и журнал в 2018 году вести не требуется.
Но кто сдает журнал в ИФНС и в какие сроки? Об этом расскажем далее.
Кто сдает журнал счетов-фактур в 2018 году: правила
В 2018 году посредники передают в ИФНС журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Таким образом, ответ на вопрос «кто сдает журнал 2018 году» – все, кто обязан его вести!
Получив журнал, налоговые инспекции в 2018 году смогут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот -соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Сдавать журнал в ИФНС требуется нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это можно делать только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п.
5.2 ст. 174 НК РФ, письмо ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880). Если же вы плательщик НДС или налоговый агент по НДС, то журнал допускается обобщать «на бумаге». Тогда передавать его в ИФНС не требуется.
Вот таблица со сроками сдачи журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:
| Отчетный период | Срок сдачи журнала |
| 4 кв. 2017 года | 22 января 2018 г. (перенос с 20 января) |
| 1 кв. 2018 года | 20 апреля 2018 г. |
| 2 кв. 2018 года | 20 июля 2018 г. |
| 3 кв. 2018 года | 22 октября 2018 г. (перенос с 20 октября) |
| 4 кв. 2018 года | 21 января 2019 г |
Бланк журнала счетов-фактур 2018
Форма (бланк) журнала содержится в приложении № 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Электронный формат журнала ФНС определен приказом от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
| Часть 2 журнала |
В части 2 журнала регистрируют полученные счета-фактуры. Тут нужно зафиксировать счета-фактуры, которые компания получила:
|
| Часть 1 журнала |
| В части 1 отражают счета-фактуры, которые компания составила за отчетный квартал. Экспедиторы и застройщики показывают в этой части документы, которые выставляли клиенту или инвестору. |
Главное: бухгалтеру на заметку
Далее обобщим главные правила о ведении журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:
- журнал ведется только в тех кварталах, когда вы выставляли или получали счета-фактуры, действуя в интересах третьих лиц. И регистрировать в нем надо только такие счета-фактуры, т.е. те, по которым вы сами НДС не начисляете и не принимаете к вычету. Счета-фактуры на свое вознаграждение в журнале не регистрируйте (п. 1(2) Правил ведения журнала);
- счета-фактуры, выставленные вами при продаже или приобретении товаров (работ, услуг) в качестве посредника, регистрируйте в ч. 1 журнала на дату их составления (п. 3 Правил ведения журнала);
- счета-фактуры, полученные вами в качестве посредника при приобретении или продаже товаров (работ, услуг), записывайте в ч. 2 журнала по дате их составления (п. п. 3, 12 Правил ведения журнала);
- если ваша компания – плательщик НДС или налоговый агент по НДС, включите сведения из журнала в разд. 10 и 11 декларации по НДС. Отдельно сдавать журнал в налоговую инспекцию не надо (п. п. 49, 50 Порядка заполнения декларации по НДС, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).
- если ваша компания не является ни плательщиком НДС, ни налоговым агентом по НДС, то вы должны сдавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется в 2017-2018 годах
Журнал учета счетов-фактур в 2017 году нужно вести не всем — у большинства организаций и предпринимателей эта обязанность отсутствует. Однако есть ряд лиц, для которых ведение этого журнала по-прежнему обязательно. Узнайте о них из нашего материала.
Кто обязан вести журнал учета в 2017 году?
С 4-го квартала 2017 года действует обновленная редакция постановления Правительства № 1137, определяющего форму журнала учета счетов-фактур (далее — Журнал) и порядок его заполнения. В указанном постановлении список лиц, обязанных вести Журнал, слегка подкорректировали — сейчас его должны оформлять действующие от своего имени посредники, а именно:
- агенты и субагенты;
- комиссионеры и субкомиссионеры;
- экспедиторы, привлекающие для исполнения услуг третьих лиц;
- застройщики, осуществляющие строительство силами подрядчиков.
Указанным лицам и ранее нужно было оформлять Журнал, хотя напрямую в списке лиц, обязанных вести Журнал, часть из них не упоминалась.
Вести Журнал должны не только плательщики НДС, но и осуществляющие упомянутую выше деятельность:
- лица, освобожденные от обязанностей плательщика по ст. 145, 145.1 НК РФ,
- неплательщики данного налога в связи с применением спецрежимов.
Во всех остальных случаях вести Журнал не нужно.
О правилах заполнения журнала читайте в статье «Журнал регистрации счетов-фактур — образец-2017».
Кто должен представлять журнал учета в налоговый орган в 2017 году?
Представлять Журнал в налоговые органы обязаны только действующие от своего имени посредники (их полный список смотрите в предыдущем разделе), если в отчетном периоде они получали или выставляли счета-фактуры.
Журнал должен попасть к налоговикам не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, в электронном виде по ТКС через оператора ЭДО. Вести Журнал можно не только электронно, но и на бумаге.
Фактически в данном случае Журнал представляется взамен декларации, ведь подавать ее указанные лица не обязаны. С его помощью налоговики осуществляют контроль за уплатой НДС при использовании посреднических схем, в которых участвуют лица, этот налог не уплачивающие.
О том, какая форма декларации действительна для 2017 года, читайте в материале «Официально опубликована обновленная декларация по НДС».
В отдельных случаях действующий от своего имени посредник освобождается от ведения Журнала и представления его в налоговую инспекцию. Исходя из текста новой редакции постановления № 1137 это возможно, если посредники:
- реализуют товары иностранным компаниям, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
- продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и по договоренности с ними не выписывают счета-фактуры (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
- по условиям договора с заказчиком включают в расходы стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг).
Если в Журнале обнаружена ошибочная запись, при ее исправлении используйте новые правила — узнайте о них здесь.
Итоги
Журнал учета счетов-фактур в 2017 году ведут действующие от своего имени посредники. Если они в течение квартала получали или оформляли счета-фактуры, журнал учета нужно отправить в электронном виде налоговикам. Сделать это необходимо не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Детали содержания журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Действующее правовое регулирование тщательно предусматривает порядок использования счетов-фактур, а также правила ведения их учета. В частности, все субъекты предпринимательства, которые являются плательщиками НДС, а также все налоговые агенты обязаны вести журнал учета счетов-фактур.
Это документ, в котором указываются данные о всех выставленных и полученных счетах-фактурах, Журнал должен вестись за каждый налоговый год. Он должен быть составлен и в соответствии с определенными законодательными требованиями.
А какие именно требования предъявляются к данному документу, и как он должен быть составлен?
Общие положения
Ниже приведены общие сведения о том, кем и когда составляется журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, какое значение имеет данный документ для компании или индивидуального предпринимателя.
Кто и когда должен готовить
Не все субъекты предпринимательства обязаны вести журнал учета счетов-фактур. В частности, с 01.01.2015г. были введены некоторые изменения в налоговое законодательство, согласно которым был уточнен список тех субъектов, которые обязаны составлять данный документ.
Действующее законодательство гласит, что вести подобный регистр обязаны все те лица, которые выступают в качестве посредников во время заключения определенных гражданско-правовых сделок.
Наиболее часто в качестве подобных субъектов выступают:
- агент;
- комиссионер;
- экспедитор и застройщик, которые привлекают третьих лиц без своего участия.
При этом необходимо знать о том, что даже в тех случаях, когда вышеуказанные субъекты освобождены от обязанности выплаты НДС, они все равно должны составлять данный документ. Бывают и ситуации, когда они могут вообще не считаться плательщиками данного налога.
Также необходимо помнить о том, то посредники не должны отражать в журнале те фактуры, которые были выписаны им в качестве оплаты услуг. При ведении журнала учета счетов-фактур необходимо помнить о том, что обе ее части должны быть сданы в уполномоченный орган вместе.
Данный документ имеет очень важное значение для плательщиков НДС. Именно поэтому его нужно сдавать в указанные законодательством сроки. В частности, Налоговый кодекс РФ гласит, что крайний срок сдачи регистра составляет 20-ое число того месяца, который идет за отчетным кварталом.
Ниже приведены сроки сдачи журнала в 2020 году:
| За 4-ый квартал 2020 года | До 20.01.2017 г |
| За 1-ый квартал 2020 года |
Кому нужно вести Журнал учета счетов-фактур
После выхода Положения о формах счетов-фактур и порядке их заполнения, представления и приема (утв. ПКМ №489 от 14.08.2020 г.) у бухгалтеров появились вопросы: для чего нужен Журнал учета счетов-фактур, какие данные он должен содержать? На что обратить внимание при его оформлении?
Buxgalter.uz разъяснил ситуацию.
Счет-фактура – многофункциональный документ, который:
- подтверждает факт поставки товаров (услуг);
- влияет на взаиморасчеты между сторонами сделок;
- является основанием для учета доходов и расходов предприятия;
- позволяет начислять и брать в зачет НДС, начислять акцизный налог.
Журнал счетов-фактур поможет обеспечить сохранность документов и их отражение в учете, а, следовательно, – исключить занижение выручки (оборотов) или расходов, неправильное начисление налогов и другие проблемы, связанные с потерей первички.
Особенно нужен журнал предприятиям с большим документооборотом. Он поможет быстро найти нужный документ, существенно упростит работу аудиторам и другим проверяющим.
Чтобы журнал эффективно выполнял перечисленные функции, продумайте, какие данные счетов-фактур вам необходимо в нем отразить.
Обычно это:
- номер и дата документа;
- номер и дата договора;
- данные покупателя или продавца (ИНН, наименование);
- сумма без НДС;
- сумма НДС;
- сумма с НДС.
При необходимости содержание журнала можно расширить. Например, добавить:
- вид счета-фактуры (основной, дополнительный, исправленный);
- номер и дату документа, к которому делается дополнение;
- краткое наименование товаров (услуг);
- проводку, сделанную на основании счета-фактуры.
Тогда журнал становится полноценным регистром бухгалтерского учета. Дополнительная информация в журнале может помочь вам решить оперативный вопрос с контрагентом, не поднимая счет-фактуру.
Какие данные отражать в журнале – решать вам, исходя из целесообразности, необходимости, удобства работы с документами. При этом придерживайтесь Положения о документах и документообороте в бухучете (рег. МЮ №1297 от 14.01.2004 г.).
Конечно, документы должны отражаться в журнале в хронологическом порядке. Должна быть продумана их нумерация. Она может быть сквозной, с привязкой к номеру договора или содержать какие-то другие символы, обозначающие проект, партию, подразделение и т.д.
Распределение ответственности за формирование счетов-фактур, порядок нумерации, формирование журнала отразите и утвердите в системе документооборота предприятия.
В электронных системах бухучета журналы документов формируются автоматически. Их в любой момент можно сохранить или распечатать. Содержание журнала настраивается или самостоятельно, или с привлечением специалиста.
Обязательно ли вести журнал счетов-фактур
Внимание
Плательщики НДС обязаны вести журнал (реестры) счетов-фактур по приобретенным и реализованным товарам (услугам) .
Поскольку счета-фактуры оформляются в электронном виде (за небольшим исключением), в том числе – неплательщиками НДС, журналы (реестры) счетов-фактур формируются автоматически в электронной системе, где обеспечивается их хранение и учет . Их можно в любое время сохранить в виде файла в формате Excel и распечатать.
Чем отличаются журналы и реестры счетов-фактур
И реестр, и журнал – это регистратор документов, их перечень. Эти понятия схожи по смыслу.
В целях налогообложения нужно различать журнал, формируемый электронной системой счетов-фактур, и реестры, формируемые при отправке налоговой отчетности по НДС:
- реестр счетов-фактур по приобретенным товарам (услугам) (приложение №4 к Расчету НДС);
- реестр счетов-фактур по реализованным товарам (услугам) (приложение №5 к Расчету НДС);
- реестр счетов-фактур по реализованным товарам (услугам) на основании договора комиссии (приложение №6 к Расчету НДС).
По содержанию они также могут не совпадать. Например, – по договорам комиссии.
Комиссионер, реализующий товары комитента, выставляет счета-фактуры покупателю и отражает их в журнале учета выставленных счетов-фактур.
При этом в Реестре продаж комиссионера они не регистрируются, так как подтверждают не его реализацию, а комитента . Сумма НДС по данному счету-фактуре у комиссионера не начисляется.
Аналогичная ситуация складывается при приобретении и передаче товара комитенту .
Счета-фактуры, полученные от продавца товаров (услуг), предназначенных для комитента, отражаются у комиссионера в Журнале учета полученных счетов-фактур. При этом комиссионер не регистрирует эти счета-фактуры в Реестре покупок и не принимает к зачету выделенную в них сумму НДС .
В отличие от журналов реестры счетов-фактур в составе налоговой отчетности имеют установленную форму. Но если вы не представляете отчетность по НДС, понятия журнала и реестра счетов-фактур имеют для вас одинаковый смысл.
- Наталья МЕМЕТОВА,
- эксперт «Нормы»
- Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.